『Cloud Staff』導入事例・販売会社事例

エンジニアの勤怠管理や案件の登録・修正、クライアントの情報管理などSES事業者に不可欠なバックオフィス業務の効率化を図るクラウドサービス『Cloud Staff』。

今回は同サービスの顧客と販売会社にお話を伺い、サービスの特徴や導入後の変化、販売会社になった決め手を教えていただきました。

阿部氏：日常の管理業務で不便を感じていたことが理由です。と言うのも、弊社はこれまで、SES事業で必要になるスタッフ管理や顧客管理をExcelで行っていたんです。しかし、それでは見づらく、その上外出時にはデータが入ったパソコンを持って行くか、プリントしたものを手帖に挟んで持ち歩くしかありませんでした。この不便さを解決したいと思い、「Cloud Staff」を導入しました。

阿部氏：コストパフォーマンスと使いやすさですね。

弊社は33名の会社なのですが、「Cloud Staff」は50名まで月額利用料が5000円なんです。この価格で使えること、それでいてさまざまな機能が使えることに魅力を感じ、導入を決めました。

阿部氏：「Cloud Staff」で管理することによって、単価や契約期間、どのスタッフがどの企業に派遣されているかなどの情報がすぐにわかるようになりました。それらの必要な情報はひとつの画面に収められているので、簡単に確認ができます。

外丸氏：高機能なツールであっても、その都度開発元に質問をしないと、機能を活用できないようでは使い勝手がよくありません。しかし「Cloud Staff」は直感的に使用方法が分かり、ヘルプを見れば自分でもすぐに解決できます。

私たちが昼間は派遣先で働いているスタッフとコンタクトを取ろうとすると、どうしても夜の時間帯になってしまいます。しかし、夜間はサポートデスクが閉まっているため「操作方法がわからない」となっても、聞ける人がいないんですよね。なので、直感的にわかることが大事なんです。

阿部氏：1例をあげるとすれば、クライアントとの打ち合わせですね。クラウドなのでどこにいてもエンジニアの情報を見ることができ、とても楽になりました。

その便利さがありながらも、セキュリティも万全なので安心して使用できます。全てのデータ通信を暗号化し、個人情報や営業機密情報、入出金データなど、全ての通信に金融機関レベルの 256bit SSL 通信方式を採用しているほどなんです。

阿部氏：小規模なSES事業者はExcelでエンジニアの管理をしているところが多いと思います。しかし私の経験上、エンジニアが10名を超えるとExcelでは管理しきれなくなるもの。Excelでの管理に限界を感じている会社にはお勧めしたいですね。

E-com株式会社

伊藤氏：以前、弊社では一人の担当者が電卓を叩いて手計算で請求書を作っていたんですね。しかしその担当者が業務から外れたため、ある日突然「次からは伊藤さんが担当してね」と言われたんです。

それまで私は営業畑の人間だったので、請求業務に携わった経験がありません。はじめて請求書を作ったときは、誰が何時間、どのような業務で働いたかのデータをまとめ、勤怠表を整理し、交通費等の清算を計算するだけで5日間もかかっていました。そして「これではマズイ」と思い、「Cloud Staff」を導入することになったんです。

伊藤氏：何と言ってもサポート体制ですね。ツールは導入することではなく、それを活用して抱えている課題を解決することが目的です。便利なツールでも、使い方が分からなくなった時にサポートをしてくれる人がいなければ、その目的を果たせません。

その点、ミラクルソリューションさんは電話をするとすぐに出てくれて、場合によっては弊社に来て使用方法を教えてくれる。そして、素人の質問でもきちんと答えてくれて、その上仕事も早い。とても助かります。

伊藤氏：主に請求書作成に活用しています。弊社は月末に稼働スタッフからExcelで勤怠データが届く仕組みになっているんですね。それをチェックして、数字に間違いがないかを確認し、「Cloud Staff」に入力します。その情報を基にクライアントごとに請求書を出しています。

伊藤氏：とにかく、経理担当者でない私でも使いやすいんです。請求書はクライアントによって「人で別けてください」とか「一枚にまとめてください」とか求められる型が異なるんです。そういったそれぞれの要望にも対応できるので、作業がとても楽になりました。以前は5日もかかっていた請求書作成も今では1日で作れるほどです。

加えて、例えば300万円の請求書は、クライアントがそれを見て300万円を支払うもの。そのため、それだけの価値、ここでは300万円の価値があるように見せないといけないと思うんです。そこで数字に間違いがあったり、作成に時間がかかって送付予定を過ぎてしまったら、信用を損なうきっかけになってしまい、その価値を感じてもらえません。

「Cloud Staff」で作成することで正しい請求書になり、本来の価値を提供できるようになったと感じています。

伊藤氏：お金の関係でなかなかツールを導入できないと悩んでいる方にお勧めです。なにしろ「Cloud Staff」の最低プランは5000円ととても安い。「経費がかかってしまうから…」と言い出しにくいツール導入の提案も、この価格ならそのハードルが低く感じるのではないでしょうか。

三宅氏：弊社は従業員3名のSES会社なので、現段階では「Cloud Staff」を使わなくとも十分に管理業務を行うことができます。しかし、今後、10名、20名と従業員が増えていけば、管理ツールが必要となるでしょう。「そうなる前に」と思い、「Cloud Staff」を導入することにしました。

そして、同じように感じている会社もいるはずだと思い、販売も手掛けさせてもらうことにしました。

三宅氏：決め手は2つあります。

1つ目は「Cloud Staff」を紹介したいと思う方々との関わりがすでにあったことです。私はIT業界の交流会を主宰しているので、従業員が100名までの同じ悩みを持つ会社を多く知っており、その人たちに紹介したいと考えていました。

2つ目はSES事業だけでなく、もうひとつ柱が欲しいと思っていたことです。「Cloud Staff」はその柱になってくれると思いますし、「Cloud Staff」をセールスすることでSES事業にもシナジー効果が出ると考えました。

三宅氏：低コストで始められる。投資が必要ではない。既存のIT資産を活用できる。大きくこの3つが特徴だと思います。

「自社にはあまり投資をしない」という考えを持っている会社が多いことから、意外にもIT業界はシステムの自動化が進んでいません。しかし「Cloud Staff」は、低コストで導入でき投資額も最小限で抑えられます。その上ミラクルソリューションさんはSES事業をよく知っているので、「Cloud Staff」にはかゆいところに手が届くような機能もたくさんあります。

また、管理を行える様々な数字から経営分析や業務分析、収支分析も行うことができます。SES事業者だけでなく事業運営には、自社がどういう会社であるか客観的に見ることのできるデータが必要不可欠だと考えていますので、このような機能もお勧めしたいです。

三宅氏：規模の小さい会社ですね。小さな会社ではコンプライアンスに弱い部分がありますが、「Cloud Staff」を活用することでエンジニアの個人情報を守ることができます。

このように自社で導入する価値もありますし、その価値を体感したうえで、弊社のような小規模の事業者から100人規模の会社にもこのサービスを提案することもできます。

例えば100人規模の会社には営業担当者が5～6人はいらっしゃるかと思います。「Cloud Staff」では複数人でのデータ共有が可能ですので、情報共有のためのツールとしても活用して欲しいと思いますね。

遠藤氏：自分自身がIT業界の交流会を主催していることもあって、エンジニアの管理で悩んでいるスタートアップが多いことを知っていました。そのような方に紹介できたら喜んでいただけるだろうと思ったことが販売会社になった一番の理由ですね。

ただ実は販売会社になることよりも先に、自社での導入を考えていたんです。

弊社は設立したばかりの会社なので、現状「Cloud Staff」が必要かというと、まだそうでもありません。しかし、今後ITの需要が拡大していくことは間違いないでしょう。それに伴い、弊社も成長していくはずです。50人、100人規模の会社になってからツールを検討し、データ入力をするより、今の段階から管理面を強化しておくことが得策だと考え、導入作業も並行して進めています。

遠藤氏：SES事業を行っている会社は、それぞれ管理の方法が違い、事業年数が長い会社ほど、その文化を組みなおすのは難しいものです。例えば、就業規則や人事規定、工数管理のフローなどを変えることはなかなかできません。

大規模なソリューションを導入したことで、今までの良いところが失われてしまい、スタッフが辞めてしまったという事例もあります。なので、10人、20人規模のうちに「Cloud Staff」を導入することにメリットがあると感じました。

そして、弊社はスタートしたばかりの会社。同じようなステージにある会社であれば、説明もしやすく、相手も検討しやすいと考え、販売会社になりました。

遠藤氏：まず何より低コストであること。しかし安いだけではなく、高機能で契約管理や受発注管理もできるところにメリットを感じています。

また、ミラクルソリューションさんは常にユーザーの声に耳を傾けてくれる姿勢があります。実際に｢案件登録の備考欄の文字数を増やして欲しい｣と要望を出したところ、実装してくださいました。

一方で、大手だとリクエストを伝えにくかったり、伝えてもスピードが遅かったりすることもあります。こうして客観的に比べてみると、そのメリットは明白ですよね。

遠藤氏：やはり小規模の会社でしょう。小規模な会社がどんどん拡大していき100人規模の会社になったらその時は「Cloud Staff」だけでは不十分なのではと思うかもしれません。しかしその頃には「Cloud Staff」も進化しているはず。「Cloud Staff」は会社と共に成長するソリューションなんです。

渡部氏：導入を検討するにあたり、「導入することで今の業務がどう改善されるのか？」を考えました。

弊社ではスタッフの管理をExcelで行っているのですが、その中から改善したいところを考えていきました。例えば、セキュリティの観点からサーバーにあるデータは外部からは見られないため、営業担当者はExcelにある顧客情報を更新するときは必ず会社に戻らなければなりませんでした。

そういった場合に「Cloud Staff」なら、戻る手間を省き、時間を効率よく使える。これは大きなメリットだと考え、導入を考えるようになりました。

渡部氏：正直、「Cloud Staff」はまだ機能的に不十分だと思っています。ただそのことを営業の方に告げると「この日までにここを改善する」とおっしゃってくださったんですね。その前向きな姿勢が決め手です。導入した後もなにかあれば積極的に動いてくれるだろうという安心感がありました。

さまざまな会社からソリューションの提案を頂くのですが「機能は良いけど、この担当に任せられるだろうか」と感じることも少なくはありません。そんな中、ミラクルソリューションさんは弊社のことを考えた提案、言い換えるならば「営業先」ではなく「株式会社シスコム・テクノロジー」に対して提案をしてくださったという印象を持ちました。その1社1社に向き合う姿勢も判断材料になりましたね。

渡部氏：弊社でもシステム開発は行えますが、良いソリューションがすでにあるのであれば、時間もコストもかけて開発をするより、それを活用する方が得策だと考えています。そして同じように考える会社もたくさんあるだろうと思い、販売会社になりました。

渡部氏：SES事業者ですね。ただSES事業は売上も利益も多いわけではありませんので、ツールを検討する上では費用対効果が重要になります。その点「Cloud Staff」は低コストで導入できますし、その効果も3か月無料キャンペーンを通して試すことができます。

中でも特にスタートアップにお勧めしたいと思います。すでに管理システムを導入しているところでは切り替えるのに時間がかかってしまうと思うので、早い段階での導入をお勧めしたいですね。

取材・執筆＝大橋博之（インタビューライター）

編集＝笠原・山崎