営業担当者必見！電話やメール・Webのアポ取りのコツを解説 - 決裁者同士が繋がる審査制プラットフォーム

最終更新日: 2023.09.22

顧客とのアポ取りは、営業活動に欠かせない重要なステップです。アポ取りには電話やメール、Webといった方法があります。しかし、どの方法が効果的か分からない営業担当者の方も多いでしょう。また、なかなかアポが取れなくて悩む方も少なくありません。

この記事では、営業におけるアポ取りのコツを、電話・メール・Webの方法ごとに解説します。また、アポを取得したあとに気をつけるべきポイントも解説しています。自社の営業力を向上させたい方は、ぜひ参考にしてください。

Table of Contents

アポイントを取得する3つの方法

アポイントの取得方法は、大きく分けて以下の3つがあります。

電話
メール
Web

それぞれにメリット・デメリットがあり、商材ごとに適切なアポ取りの方法は異なります。方法ごとの特徴を理解し、効果的な手段を選択することが大切です。

電話

電話はアポ取りの代表的な手段であり、「テレアポ」とも呼ばれます。電話でアポ取りをする最大のメリットは、直接顧客とコミュニケーションを取れることです。顧客から簡単な質問があった場合は電話口ですぐに回答できます。また、相手の反応に合わせて情報を伝えられるため、臨機応変に提案できるのもメリットです。

一方、一定の営業スキルがないと、アポイントを効率的に取得するのは難しいです。忙しい担当者に電話をかけても、受付で断られる場合もあります。また、事前に話す内容を簡潔にまとめ丁寧な言葉遣いを心がけるなど、話し方を工夫しないとアポイントには至りません。

メール

メールも、電話と並ぶ代表的なアポ取りの手段です。顧客の公式サイトや名刺に掲載してあるメールアドレスへ営業メールを送信し、アプローチします。

メールはテキストでやりとりできるため商談の候補日を伝えやすく、日程調整をスムーズに行える点がメリットです。また、電話がつながらない担当者にもアプローチすることができます。さらに、URLの記載や資料の添付ができるため、メールから自社サイトに誘導したりクーポンを配布したり、さまざまな活用方法があります。

一方、顧客と直接話せるわけではないため、メールを読んでもらえたかを確認できない点がデメリットです。また、顧客のもとには毎日たくさんのメールが届くため、件名を工夫しないと、そもそも開封してもらえない可能性があります。

Web

Webでのアポ取りは、問合せフォームを利用するのが主流です。自社のサイトやアプリなどに設けた問合せフォームにメールアドレスや面談の希望日程などを入力し、その情報をもとにアポを取得します。自社の商材に興味を持った人が問合せフォームから連絡してくるため、アポを獲得しやすい手段です。

また、見込み顧客のサイトを訪問し、問合せフォームから提案文を送るのも有効です。このような問合せフォームを利用した営業活動は、テレアポやメールに次ぐ新しいアポ取得方法として注目されています。

電話でアポ取りをするコツ

テレアポで成功するためには、以下のコツを心がけるとよいです。

テレアポリストを作成する
テレアポする時間帯を工夫する
明るいトーンでゆっくり話す
電話をかけた理由を最初に伝える
話が長くなりすぎないようにする

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

テレアポリストを作成する

まずは、自社商品・サービスに興味を持ってくれそうな顧客をリストアップすることから始めます。むやみに電話をかけるのは非効率的です。テレアポの対象となる顧客リストを作成することにより、商談につながりやすい顧客から優先的にアプローチでき、効率的にアポ取りできます。

テレアポのリストには、以下の情報を記載し、一覧にまとめます。

顧客の社名
電話番号
担当者の名前と部署や役職
ホームページのURL
簡単な企業概要

リストにする企業の選定には、自社のホームページへのアクセス履歴や問い合わせ履歴の情報を元にリスト作成ツールを活用するのがおすすめです。また、帝国データバンクや東京商工リサーチなどからリストを購入する方法もあります。

テレアポをする時間帯を工夫する

テレアポでは、担当者につないでもらうことが非常に重要です。そのため、担当者が電話に出やすい時間帯を考えて電話をかける必要があります。一般的に始業直後や昼休み前後を避けた「10～11時」と「14～16時」の時間帯を狙うと効果的だとされています。

ただし、業種や担当者の役職によって、電話がつながりやすい時間帯は異なります。14～16時であっても、会議や外回りが多い担当者は席を外しているかもしれません。また、業種によっても電話がつながりやすい時間は異なります。飲食店にテレアポをする際は、オープン前の10〜11時は避けて、ランチ終わりからディナーまでの客の出入りが落ち着く時間にかけるとよいでしょう。

繁忙期はどの時間帯でもつながりにくいため、テレアポの効率が悪くなります。運送・引っ越しや不動産業界は2〜3月、ブライダル・ウェディング関連は4〜5月と10〜11月というように、業界・業種によって繁忙期はさまざまです。ターゲットの繁忙期を調べ、なるべく閑散期を狙うようにしましょう。

明るいトーンでゆっくり話す

テレアポでは、相手によい印象を与えることが重要です。そのため、電話口でも聞こえやすいよう明るいトーンではっきり、ゆっくり話すことを意識しましょう。印象がよくなるだけではなく、内容も正確に伝わり、アポ獲得につながりやすくなります。

緊張して早口になってしまう方も多いですが、早口になると会話が聞き取りづらくなります。また、敬語が正しく使えていないと「マナーがない人」という悪い印象を与える場合があるので注意しましょう。

電話をかけた理由を最初に伝える

テレアポでは、自分が誰かを名乗り挨拶をしてから、電話に至った理由を簡潔に伝えることが大切です。知らない相手から電話がかかってきた場合、受け手は警戒心を抱くのが普通です。始めに電話した理由を伝えることで、相手の警戒心を解きやすくなります。

また、いきなり営業トークを始めると印象が悪くなる可能性があります。電話をかけた理由を伝えたあとは、相手の反応を伺いながら適切なタイミングでサービスの紹介やアポイントの依頼をしましょう。

話が長くなりすぎないようにする

忙しい担当者は、貴重な時間を割いて電話に出ます。要点を簡潔に伝え、電話が長くならないように意識しましょう。

アポを取るためには、相手に自社サービスを導入するメリットを理解してもらうことが重要です。何とかしてアポを取ろうと話を引き延ばしたり、一方的に話し続けたりすると、メリットが明確に伝わりません。また、営業感が出て失敗に終わる可能性が高いです。

メールでアポ取りをするコツ

担当者が忙しくて電話がつながらない場合や、リモートワークでそもそも電話がつながらない場合もあります。そのようなときは、メールを送ってアポ取りをすることがおすすめです。

ここでは、メールでアポ取りをする以下のコツを解説します。

わかりやすい件名をつける
結論とメールを送った理由をわかりやすく記載する
日程調整の方法やり方を工夫する

わかりやすい件名をつける

メールの件名は、用件がわかりやすいものにしましょう。顧客には、1日に何件もメールが届きます。メールの件名を見て、重要そうと判断したものから開封するのが一般的です。メールの内容がわかる件名をつけないと、そもそも開封すらしてもらえない可能性があります。

メールを開封してもらうためには、以下のように内容や差出人がわかりやすい件名をつけることが望ましいです。

〇〇についての打ち合わせのお願い【株式会社〇〇　△△（名前）】

【株式会社◯◯　△△（名前）】商談日程のご相談

結論とメールを送った理由をわかりやすく記載する

メールを送る場合、読んですぐにメールを送った目的と用件がわかる本文を書きましょう。名前とメールを送った背景、そして用件を冒頭部分に簡潔に記載することで、初めてのコンタクトでも信用してもらいやすくなります。

熱意のあまり、情報を詰め込みすぎて文章が長くなってしまうことが多いです。しかし、長々と内容を記載したメールは、何が言いたいのか伝わりにくくなります。最後まで読んでもらえず逆効果です。用件を最初に書き、わかりやすい文面を作成することを心がけましょう。

文面例は以下のとおりです。

株式会社○○△△様／ご担当者様
突然のご連絡、誠に失礼いたします。株式会社○○の△△と申します。貴社のホームページを拝見し、貴社の人材採用や人事業務において、弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
弊社では、人材採用や従業員管理といった人事業務を一括で管理できるクラウドサービス〇〇を提供しており、〇〇社以上の導入実績があります。
貴社が人事業務の効率化を検討されているのでしたら、ぜひ1時間ほどお打ち合わせの機会をいただけませんでしょうか。
オンラインでのご面談でも構いません。ご希望の形式をお教えください。
以下に候補日時を記載させていただきます。大変お手数ですが、ご都合のいい日時をお教えいただけると幸いです。
=====================＜候補日時＞
・○月○日（曜日）　○：○○〜○：○○・○月○日（曜日）　○：○○〜○：○○・○月○日（曜日）　○：○○〜○：○○=====================
ご多忙の中大変恐縮ですが、ぜひお打ち合わせの機会をいただけると幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

日程調整の方法を工夫する

日程調整の際は、基本的にこちらから日程を複数提示し、都合のよいものを選んでもらいましょう。

顧客に希望日時を出してもらうのは、相手に合わせられるため一見よさそうに思えます。しかし、都合の良い日程を見つけて返信する作業は手間がかかるため、アポイントにつながりにくいです。相手が日程調整を面倒に感じれば、返信が途切れる場合もあります。こちらから複数の日時を提示することで、アポイントの依頼に応じてもらいやすくなります。

オンラインで面談を実施する場合は、面談日程を簡単に調整できるツールを利用すると、円滑に日程調整が進みます。

Webでアポ取りをするコツ

Webでのアポ取りは、Webを見た顧客に自社へ興味を持ってもらい、問合せの数を増やすことが重要です。魅力的なWebコンテンツを継続的に発信し、興味を持ってもらえる工夫をしましょう。

例えば、自社のサービスを導入している顧客にインタビューして「お客様の声」をまとめて自社サイトで紹介すると、サービスに興味を持ってもらえる可能性が高まります。そのほか、商材について詳しくまとめられた資料を公開したり、業界動向のような役立つ情報をまとめたりと、ユーザーのニーズに応えるコンテンツを充実させると効果的です。

また、Webセミナーを開催してアンケートを実施し、自社商品に興味を持っている顧客に絞ってアプローチする方法もおすすめです。

Webでのアポ取りに成功するためには内容の充実度だけでなく、Webサイトの見やすさや問合せフォームの送りやすさといったUIもポイントとなります。いくら魅力的なコンテンツを用意していても、フォームの場所がわかりづらければ問合せにはつながりません。

さらに、フォームに記入する必要事項が多いと、面倒に感じて離脱する可能性が高いです。アポにつなげるためには、Webサイトやお問い合わせフォームの設計・デザインも工夫する必要があります。

アポ取りに成功する人の特徴

アポ取りに成功する営業担当者の特徴は、以下のとおりです。

話の論点がわかりやすい
スクリプト（台本）を用意している

この項目では、それぞれの特徴について解説します。アポ取りに苦戦している場合は、自身と照らし合わせ、改善できるポイントをチェックしてみましょう。

話の論点がわかりやすい

アポ取りに成功する人は、話の論点がわかりやすいという特徴があります。特にテレアポでは論点を明確に伝えられると、相手が話を聞いてくれる可能性が高まります。

逆に、さまざまな情報を詰め込むと話の論点が見えなくなり、相手には響きません。相手の時間を奪ってしまうため、悪い印象を与えてしまう可能性もあります。結論ファーストで論点をわかりやすく伝えたり、相手が興味を持ちそうな情報に絞ってシンプルに説明したりすることが重要です。

スクリプト（台本）を用意している

営業トークとして話す内容は、ある程度スクリプトにまとめておくと効率的です。もちろん、スクリプトどおりに話が進むとは限りません。しかし、顧客からくると想定される質問と適切な回答をまとめておけば、相手が望んでいる情報を適切に提供できる可能性が高いです。

また、質問への切り返しをまとめておくことによって、電話口で焦ることなく受け答えができます。余裕を持って堂々と電話対応ができれば、相手からの印象も良くなるでしょう。

アポを取った後に気をつけるべきポイント

営業活動はアポを取得して終わりではありません。商談を成約させるためには、アポ獲得後の工夫が重要です。ここでは、面談前・面談中・面談後に気をつけるべきポイントについて解説します。

面談前にリマインドの連絡を送る

せっかく面談をセッティングしても、相手が日時を忘れてしまう、またはダブルブッキングで面談がキャンセルになってしまう可能性もあります。そのため、面談前には日時の詳細を記載したメールを送り、リマインドすることが大切です。

特に、電話でアポを取得した場合は、先方が日時を勘違いしていることがあります。電話口で相手のメールアドレスを教えてもらい、面談の日が近づいたら必ず確認のメールを送るようにしましょう。

面談では相手のニーズを的確に理解する

1度の面談で契約を取れるとは限りません。面談をきっかけに、さらに次のアポイントにつなげ、顧客と長期的な関係性を築くことが重要です。そのためには、面談で相手のニーズを把握し、適切な提案をする必要があります。

顧客も気づいていない課題を汲み取り、的確な提案をするためには、面談におけるヒアリングが重要です。ヒアリングは、ただ聞き役に徹するだけでは不十分です。話を聞きながら、顧客が抱えている潜在的なニーズまで捉え、アプローチしていきます。相手のニーズを理解したうえで、商品・サービスが顧客にどう役立つかを具体的に説明できるようにしましょう。