営業活動を頑張ってはいるものの、売上がなかなか上がらないと悩んでいる方もいるでしょう。そういった場合、効率の良い営業をおこなうことで売上を上げられる可能性があります。

そこで、本記事では営業業務を効率化する方法を11個解説します。

効率化に成功した事例も紹介するため、仕事を効率化したいと考える営業職の方は参考にしてください。

営業業務の効率化とは

営業業務の効率化とは、外回り営業だけではなく、営業活動に関わるすべての業務の効率を上げることです。見積書の作成といった事務作業から顧客との商談まで、効率化できる業務は多岐にわたります。

営業業務の効率化には手間や費用がかかるため、効率化に向けた準備をしたがらない営業部門の担当者もいるでしょう。しかし、営業業務の効率化は売上を増加させられるなどさまざまな効果を期待できます。

そのため、「売上を増加させたい」「営業担当者（営業マン）の負担を減らしたい」といった悩みがあるのであれば、手間を惜しまずに効率化を図りましょう。

営業業務の効率化が重要な理由

営業業務の効率化には手間がかかりますが、手間をかけてでも効率化を図るべき理由が3つあります。

【営業業務の効率化が重要な理由】

• 売上を増加させられるから
• 営業担当者の負担を軽減できるから
• 営業の質を向上させられるから

売上を増加させられる

一般的に売上は顧客数と客単価で計算されるため、売上を伸ばすためには顧客数を増やすか客単価を高くする必要があります。

営業業務の効率化で時間を削減すると、一日にアプローチできる見込顧客数が増加します。そして、より多くの新規顧客を獲得できるようになるため、売上を増加させられるのです。

営業担当者の負担を軽減できる

営業担当者の業務には、さまざまなものがあります。肉体的疲労を感じる外回り営業だけではなく、契約書や見積書の作成といった事務作業もあります。

一日のうちに事務作業をして、長時間の外回り営業をするとなると、営業担当者には相当な負担がかかります。

効率化によって外回りや事務作業にかかる時間を減らすことができれば、疲労やストレスを軽減でき、それらを理由とした離職を減らせる点も魅力でしょう。

営業の質を向上させられる

効率化によって営業業務にかかる時間を削減できれば、他の業務に使える時間が増えます。そして、新たに増えた時間を顧客の課題を見つけることやヒアリングの方法の改善に費やすことが可能になります。

そのため、営業業務の効率化で新たに時間を作れれば、ひいては顧客満足度の向上にもつながります。

営業業務の効率化を図る流れ

いきなり目の前の業務を効率化しようとするのではなく、きちんと手順を踏むことで、効率化による効果をより期待できます。具体的には以下の手順で効率化を図っていきます。

1. 現状の業務を把握する
2. 業務に優先順位をつける
3. 業務を効率化する方法を検討する

現状の業務を把握する

まずは現状の業務を把握しましょう。現状をきちんと把握できていないと、営業担当者が本当に負担と感じている業務に気付けません。

そのため、営業担当者から各業務にかかる時間や工数などをヒアリングして、どういった課題があるのか把握しましょう。

業務に優先順位をつける

営業担当者からヒアリングして現状を把握できたら、次は業務に優先順位をつけましょう。自社だけでは効率化できない業務の改善に時間を費やす恐れがあります。

そのため、改善すべき業務を書き出したら、以下の3つに分類してください。

• 自社ですぐ対応すべき業務
• 自社で計画的に対応すべき業務
• 外部組織に依頼すべき業務

業務によっては自社だけでは改善できない場合があります。必要に応じて、外部組織への依頼を検討しましょう。

業務を効率化する方法を検討する

業務に優先順位をつけたら、次は業務を効率化する方法を検討しましょう。自社ですぐ対応すべき業務から順番に、どの部署がどのような方法でいつまでに対応するか決めていきます。

業務ごとに業務改善の担当者を決めておくと、責任の所在を明らかにできるため、業務改善が放置されることを防げます。定期的にミーティングを開いて、業務改善の進捗を確認することも重要です。

仕組みの改善で営業業務を効率化する方法

営業業務を効率化する方法にはさまざまなものがありますが、仕組みから改善して効率化する方法には以下のようなものがあります。

【仕組みの改善で営業業務を効率化する方法】

• ダウンロード資料やFAQを充実させる
• 営業支援ツールを活用する
• インサイドセールスを導入する
• 顧客リストを作成する
• 商談前に顧客の温度感を把握する
• 営業マニュアルを作成する
• フォローアップの引き際を決める
• 業務の一部を外部に委託する

ダウンロード資料やFAQを充実させる

ダウンロード資料や公式ホームページのFAQを充実させると、効率的に営業活動を行えます。成約する確率の低い見込み客からの問い合わせを減らせるからです。

具体的な購入を検討していない見込み客の問い合わせから成約につながることもあるでしょう。しかし、受注確度の低い見込み客全員に対応していると、受注確度の高い見込み客への対応が疎かになる恐れがあります。

受注確度の高い見込み客より受注確度の低い見込み客を優先した結果、成約につなげられないなんてことにもなりかねません。

そのため、成約率を高めたいのであれば、ダウンロード資料や公式ホームページのFAQを充実させることがおすすめです。

営業支援ツールを活用する

営業業務を効率化する方法の一つに、営業支援ツールの活用があります。営業支援ツールとは、営業活動のデータを分析して効率良く売上の増加を狙うシステムです。

導入の手間や費用はかかるものの、効率的に顧客情報や商談の情報を管理できるメリットがあります。

【営業支援ツールの導入で効率的におこなえる業務の例】

• 顧客の社名や担当者といった顧客の情報を管理
• 顧客とおこなったやり取りの履歴の管理
• 営業担当者がおこなった営業活動の記録
• 売上予測
• 商談のスケジュールの管理

インサイドセールスを導入する

インサイドセールスを導入すると、1日にあたりの商談数を増やせるため、営業活動を効率的におこなえます。インサイドセールスとは、電話やメール・オンライン会議ツールを使用して顧客にアプローチする営業活動です。

顧客を訪問せずにアプローチできて移動時間がかからないため、一日におこなえる商談数を増やせます。また、少ない人員でも成果を上げやすい点も魅力でしょう。

顧客リストを作成する

顧客リストを作成すると、営業活動を効率的におこなえます。営業部門全体で顧客情報を共有できるようになり、属人的な営業活動を防止できるからです。

顧客リストとは、営業活動で使用する顧客の情報です。

【顧客リストに記載する内容】

• 企業名
• 住所
• 電話番号
• 代表者名
• 担当者名
• 案件の進捗
• やり取りの履歴

顧客リストを作成すれば、複数の営業担当者が同じ顧客にアプローチするトラブルを防げたり、受注確度の高い見込み客からアプローチできたりします。営業活動を行うのであれば、顧客リストを作成して営業活動の精度を高めましょう。

商談前に顧客の温度感を把握する

営業業務を効率化するのであれば、商談前に顧客の温度感を把握しておきましょう。顧客の温度感を把握しておけば、限られた時間で顧客に最適な提案ができるからです。

そのため、公式ホームページの問い合わせフォームに商談前に知っておきたい情報の項目を設置しましょう。また、アポイントを取る際に顧客が気になっている点をヒアリングすることもおすすめです。

営業マニュアルを作成する

営業マニュアルを作成すれば、業務の引継ぎや新人の教育にかかる時間を減らせるため、営業業務を効率化できます。

退職や異動による業務の引継ぎや新人の教育を行わないといけないときがあるでしょう。そういったときに営業マニュアルがなければ、引継ぎに無駄な時間がかかったり、教える社員によって内容にばらつきが出てしまったりします。

しかし、営業マニュアルを作成しておくと教える社員の理解度を一定化できるため、効率良く業務を教えられるのです。

フォローアップの引き際を決める

成約率を上げたいからと、見込み客を追いかけ続ける営業担当者もいるでしょう。しかし、フォローアップの引き際を決めた方が営業業務を効率的におこなえます。

フォローアップの引き際を決めておくと、営業担当者が次の顧客へのアプローチに切り替えやすくなるのです。フォローアップの回数や頻度に関する明確なルールを作成して、営業部門で共有しましょう。

業務の一部を外部に委託する

業務の一部を外部に委託すると、営業業務の効率化を期待できます。自社のみで営業活動をおこなうよりも、業務のスピードや質を向上させられる場合があるからです。

特定の業務を得意としている企業に業務の一部を委託することで、自社の営業担当者は自社が得意としている業務に集中できます。また、新人に教育する時間や費用も削減できるのです。

【外部に委託できる業務の例】

• DMの発送
• プレゼンの資料作成
• 企画書の作成
• データの入力
• テレアポ

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営業に関する事務処理を効率化する方法

営業業務を効率化する方法の中には、事務処理をすぐに効率化できる方法があります。

【営業に関する事務処理を効率化する方法】

• ショートカットキーを使用する
• ExcelのVBAを活用する
• ユーザー辞書を活用する

ショートカットキーを使用する

ショートカットキーを活用すると、事務処理の時間を簡単に削減できます。例えばテキストをコピーする際、ショートカットキーを活用すれば「Ctrl＋C」ですぐに作業が完了します。

その他にもさまざまなショートカットキーがあるため、よくおこなう作業のショートカットキーは覚えておきましょう。

【使用頻度の高いショートカットキー一覧】

Ctrl＋C	コピーする
Ctrl＋V	貼りつける
Ctrl＋X	切り取る
Ctrl＋A	全選択する
Ctrl＋S	上書き保存する
Ctrl＋F	指定した言葉を検索する
Ctrl＋Z	直前の操作を元に戻す

ExcelのVBAを活用する

Excelでルーティンの作業を頻繁におこなう場合にExcelのVBAを活用することで、業務時間を大幅に削減できます。ExcelのVBAとは、プログラムを記述することで処理を自動化できる機能です。

プログラムと聞くと難しいイメージを持つ方もいるでしょう。しかし、インターネットで簡単にコードを検索できるため、プログラミングが未経験の方でも扱えます。

【ExcelのVBAでできることの例】

• 請求書や見積書の自動作成
• 転記作業の自動化
• 売上データの加工作業の自動化
• メール送信の自動化

ユーザー辞書を活用する

ユーザー辞書を活用することで、メール送信時のタイピングにかかる時間を削減できます。

例えば「よろしくお願いいたします。」という文章を入力する際、「よろしくおねがいいたします。」と入力した後に、変換作業をおこなう必要があります。

しかし、ユーザー辞書に「よろしくお願いいたします。」を「よろ」で出るように登録しておくと、メール送信時の入力文字数を減らせるのです。また、変換ミスを防げるメリットもあります。

そのため、使用頻度の高い単語はユーザー辞書に登録しておきましょう。

【ユーザー辞書の登録におすすめの単語5選】

単語	読み
よろ	よろしくお願いいたします。
ごた	ご多忙のところ恐れ入りますが、
なに	何卒、よろしくお願いいたします。
いつ	いつもお世話になっております。
ごれ	ご連絡ありがとうございます。

営業業務の効率化に成功した事例

当社オンリーストーリーでは、決裁者に特化したアポイント獲得サービス「チラCEO」を提供しており、こちらを活用して売上が増えたり、利用初月に成約できたなど、実際に営業業務の効率化に成功した事例を紹介します。

チラCEOは、顧客開拓や営業マンによる訪問といった工程を飛ばして、いきなり決裁者と打ち合わせできるサービスとなっています。

成功事例①

株式会社ちょんまげは、中小や中堅・ベンチャー企業の社長にコーチングサービスを提供している会社です。サービスの魅力の伝え方に課題を感じたことから、チラCEOを導入しました。

その結果、1年間で新規顧客を10社獲得して、売上も550万円増加させることに成功しています。

ちょんまげ様の事例詳細はこちら

成功事例②

株式会社ユナイテッドウィルは、成長意欲のある社長と学生をマッチングするサービスの提供会社です。確度の高い経営層のリードを獲得するために、チラCEOを導入しました。

その結果、利用を始めて7ヶ月目で7件の成約を生み出しました。

ユナイテッドウィル様の事例詳細はこちら

成功事例③

後藤ブランド株式会社は、リスティング広告やWeb制作を中心として、マーケティングから広告出稿までおこなう会社です。営業アポイントの質に魅力を感じて、チラCEOを導入しました。

その結果、毎月5件ものアポイント獲得に成功しています。

後藤ブランド様の事例詳細はこちら

まとめ

営業業務の効率化には手間や費用がかかるものの、売上の増加や営業の質の向上といったさまざまな効果を期待できます。

営業業務を効率化する方法は、仕組みから改善するといった時間の要するものばかりではありません。すぐに事務処理を効率化できる方法もあるため、自社にふさわしい方法を選んで実践してください。

ちなみに、オンリーストーリーでは完全審査制のビジネスマッチングサービス「チラCEO」を提供しています。独自審査を通過した企業の経営者とマッチングできるので、高品質な商談が実現可能です。

ぜひこの機会に「チラCEO」に登録してみてはいかがでしょうか。