メールはアポイントを取る際にも使用されます。営業メールはあらかじめ文面を用意することが多いですが、先方からのメールへの返信には臨機応変に対応する必要があります。受け取ったメールへの返信方法を間違えると相手からの印象を悪くしたり、企業に対する信用を失ったりする恐れもあるでしょう。
そこで本記事では、アポ取りのメールに返信する際のポイントを6つ紹介します。実際に使用できる例文も紹介しているので、アポ取りのメールの経験が浅い人もぜひチャレンジしてください。
▼アポ取り時に役立つ！発注者の考えを理解しよう
アポ取りメールに返信する際のポイントは、以下の6つです。
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
アポ取りのメールを受け取ったら、必ず返信しましょう。ビジネスメールを返信しないことはマナー違反であり、先方に失礼な印象を与えてしまいます。たとえ些細な内容でも、メールを受け取った以上は確認した旨を相手に伝えるため、早めに返信することが大切です。ただし、以下に該当する場合は、返信の必要はありません。
ビジネスメールを送信する場合、宛先に「to：」や「cc：」をつけることがあります。「to：」はメインの宛先を指し、「cc：」は情報共有の手段として使用されるのが一般的です。そのため、返信はメインの宛先に指定された人が行うことが普通です。
また、返信不要と記載されたメールは、「返信しなくても問題ない」との意味が込められています。しかし、目上の人やお世話になった人であれば、軽い内容でも返信しておくといいでしょう。失礼にならないよう、相手や状況を考慮しながらメールを作成することが重要です。
アポ取りのメールを受け取ったら、当日中に返信することも重要です。ビジネスシーンではレスポンスの早さが重要視されます。特に問い合わせメールや確認メールなど、返答すべき内容のメールに関しては早めの返信が大切です。メールを受け取ったら、できるだけ当日中、遅くとも翌日には返信するように心掛けましょう。
もし確認や日程調整に時間がかかる場合は、その旨を記載したメールを取り急ぎ返信します。また、休暇や出張などで長期間メール対応ができない場合は、その旨も併せて記載しておきます。ビジネスでは、相手を不安にさせない対応を心掛けることが重要です。
早めの返信が重要であるといっても、相手の営業時間内に返信することもマナーです。止むを終えず営業時間外にメールを返信する場合は、業務時間外になってしまったことをお詫びするとともに、その理由についても記載しておきましょう。
アポ取りメールに返信する場合は、相手の名前や会社名などを記載します。メールを返信しても誰宛なのかわからないと、開封してもらえない可能性があります。
また、相手の名前や会社名などを間違えると相手からの印象を悪くし、今後の取引に影響が生じる場合もあります。メールを送信する前に誤字脱字がないかを確認することが重要です。
アポ取りのメールに返信を行う場合は、用件だけではなく感謝の気持ちも併せて記載します。相手も貴重な時間を割いて商談に望んでいるため、感謝の気持ちを表すことは重要です。例えば、「お忙しい中、お時間を作っていただきありがとうございます。」など一言添えるだけで印象が良くなります。
相手へ感謝の気持ちを伝えることは、ビジネスを進めるうえで基本的です。たとえ些細なことであっても、お礼は伝えるようにしましょう。相手に「丁寧で気遣いができる人」と信頼されれば、今後の取引がスムーズに進むはずです。
アポ取りのメールを返信する際には、当日の待ち合わせ時間や予定などを再確認します。返信メールに当日の詳細を記載しておけば、相手との認識に相違がないか確認できます。もし認識に相違があると、トラブルに発展する可能性もあります。事前に日時や予定を確認しておけば、トラブルなく商談に進めるでしょう。
アポ取りのメールに返信する場合は、件名に「Re：」をつけたまま返信しましょう。ビジネスメールは1日に何件も受信するため、返信するたびに件名を変えると何の用件なのかが把握しづらくなります。
また「Re：」がついていることにより、自分が送信したメールへの返信メールだと一目で判断できます。そのため同じ話題でやり取りするのであれば、「Re：」を残して返信するのがおすすめです。
ただし「Re：」が何個も続くと読みにくくなるほか、何の話題でメールしていたのか判断しづらいため、2つ目以降の「Re：」は削除しておくといいでしょう。
アポ取りのメールを返信する際は、以下の基本構造を意識することが重要です。
ここでは、基本構造について詳しく解説します。
なお、メールでの営業が面倒、非効率だと感じる場合は、アポ代行ツールを使うことをおすすめします。以下の記事では、おすすめのアポ代行ツール、ツールの選び方などを解説していますので、あわせて確認してみましょう。
件名は、何の用件についてのメールか判断するために欠かせないものです。先述したとおり、「Re：」をつけて返信すれば「自分が送ったメールの返信」であることがわかりやすくなるため、回答をもらいやすくなります。
宛先は、誰に向けてのメールなのかを判断するために必要な項目です。担当者がわからない場合は「御担当者様」「営業部 御中」などと記載しておきましょう。
メールの冒頭部分には、挨拶を記載することがマナーです。礼儀正しく丁寧な挨拶をすることで、相手への印象が良くなります。また、挨拶の後には、自分の会社名と名前も記載しておきます。
本文は、簡潔で短くまとめるように心掛けましょう。本文の冒頭部分でメールの結論を伝えておけば、わかりやすいメールを作成できます。
①10月2日10時～13時
②10月5日終日
③10月6日10時~16時
本文の最後に結びを記載しておきましょう。本文のみで終わってしまうと、相手に素っ気ない印象を与えてしまいます。
署名には自分の会社名や部署、名前などを記載します。メールの最後に記載しておくことで、その後の連絡がスムーズになります。
先方からのアポ取りメールに返信する際に活用できる例文を3種類に分けて紹介します。実際にメールを返信する際の参考にしてみてください。
受け取ったメールに商談日程の候補日が記載されている場合は、候補の中から選ぶようにしましょう。どの日も都合がつかない場合は、その旨を記載しておくとともに都合のつく候補日を提示することで、日程のすり合わせがスムーズになります。
【例文】
| 株式会社〇〇営業部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社・営業部の〇〇です。 ご訪問の件につきまして、承知いたしました。私のほうでもお伺いしたいことがございましたので、ぜひ面談をお願いしたく存じます。 なお、いただいた日程の中ですと、以下の日が空いております。 〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時 ご多忙のところ大変恐縮ですが、お取り計らいのほどよろしくお願い申し上げます。 |
| 株式会社〇〇営業部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社・営業部の〇〇です。 面談に関するご連絡をいただき、誠にありがとうございます。私としましても、〇〇に関して大変興味があり、ぜひお話を伺いたく存じます。 なお、日程につきましては、私のほうで特に希望はございません。〇〇様のほうでご都合の良い日時にて調整していただければ幸いです。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| 株式会社〇〇営業部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社・営業部の〇〇です。 日程候補日のご連絡、大変ありがとうございます。大変恐縮なのですが、いただいた候補日は都合がつかない状況です。 そのため、下記の日程で調整していただくことは可能でしょうか？ 【日程の候補日】〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時 ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 |
商談日程の候補日が記載されていない場合は、こちらから3日ほど都合の良い日を提示します。相手に選んでもらう形で、日程を調整するといいでしょう。
【例文】
| 株式会社〇〇営業部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社・営業部の〇〇です。ご連絡いただき、誠にありがとうございます。 さて、ご訪問の件につきまして、承知いたしました。私も久しぶりにお話したいと思っておりましたので、ぜひご面談をお願いできればと存じます。 なお、直近ですと、下記の日程でのご都合はいかがでしょうか？ 【日程の候補日】〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時〇月〇日（〇曜日） 〇時～〇時 上記の日程で差し支えなければ、ご都合の良い日時をご連絡いただけると幸いです。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
アポ取りのメールを受信したものの、すぐに日程調整ができない場合もあるでしょう。そのときは、メールを確認した旨を伝える内容を記載し、後日詳細を連絡するのがおすすめです。
詳細が決まるまで返信を控えていると、相手は「メールを確認してもらえただろうか」と疑問に思います。そのため、メールを確認した旨だけでも先に伝えておくことが大切です。
【例文】
| 株式会社〇〇営業部 〇〇様 お世話になっております。面談についてご連絡いただき、ありがとうございます。 また、日程の候補日をご提示いただき、誠にありがとうございました。 弊社としましても、ぜひ面談の時間を頂戴したいと考えております。つきましては、日程を調整いたしましたら、追ってご連絡させていただきます。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 |
日程が確定したら、了承した旨を伝えるメールを返信しましょう。メールを返信することにより、確認したことが相手に伝わりやすくなります。なお、当日の日時を再度記載しておけば確認ミスを防げるため、トラブル防止にもつながります。
【例文】
| 株式会社〇〇営業部 〇〇様 ご連絡ありがとうございます。 面談の日程ですが、〇月〇日〇時にて承知いたしました。〇〇様にお会いできるのを心より楽しみにしております。御足労をおかけしますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。 |
アポ取りのメールを受け取ったものの、商談に応じたくない場合もあるかもしれません。しかし、商談を望まないとしても、返信は必ずすべきです。以下の例文を参考に断りを入れる旨のメールを送りましょう。
【例文】
| 株式会社〇〇営業部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社・営業部の〇〇です。ご丁寧なご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 さて、メールを拝読して精査いたしましたが、この度の訪問ご依頼につきましてはお見送りさせていただきます。 貴重なお話をいただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまったこと、深くお詫び申し上げます。 なお、いただいたご提案内容は、興味深く拝見いたしました。しかしながら、私共が行っています事業とは分野が異なると感じられるため、貴社にご協力することは極めて困難だと判断いたしました。 また機会がございましたら、その際はぜひよろしくお願い申し上げます。 |
アポ取りメールに返信する際のコツは、以下の2つです。
それぞれのコツについて詳しく解説します。
アポ取りのメールに返信する際は、文章の型を用意しておくのがおすすめです。メールを一から作成すると、多くの時間がかかってしまいます。定型文を作成しておけば、時間をかけずにメールに返信できます。
例えば、宛先やアポイントの詳細部分を空欄にしておき、結びや署名部分を登録しておけば入力作業を短縮できます。ただし、空欄を空白にしたまま送信したり、他社とのアポイントの詳細を送ったりしないように注意しましょう。
アポ取りのメールに返信する場合は、読みやすさを重視しましょう。先方の担当者が行う業務はメール対応だけではないため、メールチェックに多くの時間を使えない場合もあります。相手がメールチェックにかける時間を少しでも減らせるように、本文はできるだけ簡潔に短く文章をまとめることが重要です。
たとえば、箇条書きを使用したり、結論から記載したりすると読みやすいメールとなります。ビジネスメールだからといって格式ばった文章にする必要はありません。要点がまとまってわかりやすい文章を作成しましょう。
メールを返信する前に、相手の名前ももう一度確認しておきましょう。重要なアポ取りのシーンで相手の氏名を間違ってしまっては、印象を悪くする恐れがあります。
また、会社や部署、役職なども間違いやすいポイントなので、返信前にもう一度チェックしておきましょう。
アポが確定した後は、メールで礼を添えることも忘れないようにしましょう。たとえば、わざわざ自分のオフィスに訪問してくれる場合は、その旨お礼しておくと印象が良くなります。
また、相手が最終的に日程を調整してくれた場合は、「お忙しい中、日程調整いただきありがとうございます」などのお礼を添えましょう。
反対に、お礼がないと「気遣いができない人」「ぶっきらぼうな人」と認識されてしまい、コミュニケーションが難しくなることもあります。
アポ取りのメールに返信する際に気をつけたい敬語は、以下のとおりです。
それぞれの使い方について解説していきます。敬語の使い方に注意しながら、メールを作成しましょう。
「お手数ではございますが」は、お願いや依頼をするときに使用する敬語です。アポイントに関するメールを作成する際によく使用されます。
「承知いたしました」は、了解した旨を伝えるときに使用する敬語です。ビジネスではよく使用される言葉であるため、しっかりと使い方をマスターしておきましょう。
「お・ご～いたしかねます」は、「お・ご～いたしかねる」という謙譲語に「ます」をつけて敬語にした言葉です。「かねる」には「～できない」との意味が込められており、アポイントを断る際に使用されることが多いです。
「ご都合いかがでしょうか」は、アポ取りメールによく使用される敬語です。目上の人や取引先の相手に都合を伺うときに使用します。
「～することが叶いません」は、「本当はやりたいけど、何らかの理由によってできない」と表現したい場合に使用する敬語です。直接的にお断りするよりも、丁寧な印象を与えます。
日程調整やオンラインミーティングなど、相手の稼働時間を頂く際は、「お時間を頂戴したく存じます」が無難です。頻繁に使うこともあるので、マスターしておきましょう。
相手に余計な手間をかけさせないためにも、メールの末尾に「返信は不要です」と記載しておくと良いでしょう。例えば、長いやり取りの後の最後のメールや、リマインドメールなどに使うことができます。
「こちらの勝手ではありますが」という意味で、こちらが主導権を持って何かを決定する際に用います。「よろしくお願いいたします」「ご検討いただけますと幸いです」などと合わせて用いましょう。
メールは電話よりも相手の温度感が伝わりにくいため、丁寧な表現方法を意識したり、わかりやすい文章を作成したりすることが重要です。メールの返信内容によっては、今後の取引に影響を及ぼす可能性も否定できません。そのため細心の注意を払いながら、メールに返信することが大切です。
