新型コロナウイルスの流行に伴い対面での営業が困難になり、オンライン商談を取り入れる企業が増加しました。今では、数多くのオンライン商談ツールが普及しています。
テレワークを推進するためにオンライン商談ツールを導入したい、あるいは既存のオンライン商談ツールから変更したいけれど、機能や料金などがわからず、なかなか選定できないと悩む企業担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、オンライン商談ツールの概要やメリット・デメリット、機能、選定する際の注意点について紹介します。後半では、おすすめのオンライン商談ツールを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
オンライン商談ツールとは、Web上で商談をするためのツールです。スマホやパソコン、タブレットなどのICT（情報通信技術）ツールとインターネット環境さえあれば、顧客と直接対面することなく対話できます。顧客との商談以外においても、自宅でのテレワークや出張先での報告など、社内での業務にも活用されることがあります。
オンライン商談ツールは、BtoBとBtoC向けの大きく2種類に分けられ、機能に違いがあります。製品によって異なりますが、BtoB向けの場合は名刺の交換や資料共有など、商談に便利な機能があることが多いです。
一方、BtoC向けの場合、ワンクリック接続やステータス管理など、個人とのやり取りに特化しています。目的に適したオンライン商談ツールを選ぶことによって、業務全体の効率化につながります。
この項目では、オンライン商談ツールに備わっている基本的な機能を解説します。
オンライン上で相手と自分との音声と映像をつなぐ機能です。Web会議ツールでも映像と音声のやりとりはできますが、オンライン商談ツールの方がセキュリティ面と音質が優れています。 Web会議システムがネット回線を利用しているのに対し、オンライン商談ツールは電話回線を使用しているからです。
カメラで撮影した映像とマイクで取り込んだ音声を端末で受けて、双方に遅延なく再生する仕組みです。そのため、オンライン商談ツールは音声トラブルが少なく、1対1または少人数での会議に適しています。
顧客がオンライン商談ツールを所持していない場合、招待機能により相手に手間をかけずともオンライン商談がおこなえます。
通常、Web会議に参加するには、使用するツールを双方が事前にインストールしておかなければならない場合が多いですが、オンライン商談ツールであればブラウザ上で使用できるため、相手に煩雑な準備をお願いする必要がありません。URLや接続番号などを相手に通知することにより、容易にオンラインで対話ができます。
スマホやパソコン、タブレットなどの画面で資料を共有する機能です。音声と映像だけではなく、資料を共有しながらわかりやすく商談を進められます。
ツールによっては画面でヴィジュアルを共有するだけではなく、資料の受け渡しができます。商談では、事前に渡している資料以外の範囲に話題が及ぶこともあります。話の流れで出てきたトピックについて瞬時にデータや資料を共有できれば、商談の成功につながるでしょう。
テキストによるチャット機能です。会話だけではわかりにくい部分を、テキストチャットで伝えられます。たとえば、メールアドレスや商品の詳細など、オンライン商談中に口頭で伝えることが難しい内容を伝達するために使用します。
オンライン商談ツールによっては、ペンタブレットなどを使用して、手書きで記述できる機能もあります。情報を可視化することにより、顧客にわかりやすい提案ができます。
オンライン商談ツールでおこなわれた相手とのやり取りを、録画・録音する機能です。録画や録音した記録を振り返ることによって、記事録を作成したり商談の改善点などを分析したりできます。商談スキルの高い社員の記録を、新人研修の教材として利用することも可能です。
この項目では、オンライン商談ツールを導入する以下5点のメリットについて解説します。
オンライン商談ツールの利用によって移動時間の削減や広範囲へのアプローチ、リードタイムの短縮が可能になるため、営業活動を効率化できます。商談にかかっていた移動時間がなくなれば、より多くの顧客との商談が可能になったり、地域に関係なく広範囲に営業できたりするなど、ターゲットが増え、営業の幅が広がります。
これまで、移動時間を理由に遠方の顧客への営業や商談を断念していた場合も、ツールを使うことにより効率的にアプローチできます。このように、オンライン商談ツールによって商談件数を増やせば、新規顧客の獲得につながるでしょう。
さらに、移動が不要なため商談のアポイントを獲得してから商談までのスケジュールを最短で組めます。自社サービスに対する先方の関心が高いうちに商談にて詳しくアプローチできるため、成約率の向上が見込めます。
オンライン商談ツールを利用すれば、今までかかっていたコストを大幅に削減できる可能性があります。
顧客の元へ訪問して商談を行う場合、交通費や宿泊費などコストがかかります。しかし、オンライン商談ツールを利用すれば顧客の元を訪問しなくても商談が実施できるため、交通費や宿泊費がかかりません。また、データ形式で資料を作成しオンライン商談ツールで共有すれば、印刷代や紙代など消耗品のコスト削減にもつながります。
これらの作業工数が減ることによって、人件費も含めた全体的なコスト削減が可能になります。
前述した招待機能や画面共有機能により、商談をスムーズに進行できます。オンライン商談のアポ獲得後、ログインやアプリのインストール作業を面倒に感じる顧客も少なくないため、商談の機会を逃してしまうことが懸念されます。しかし、オンライン商談ツールを利用すれば、手間のかかるログインやアプリのインストール作業が不要です。
訪問商談の場合、手元に必要な資料がなくてもすぐに対応できず、後から資料を提供することもあります。ですが、オンライン商談であれば、あらゆる資料を顧客の関心が高いうちに提示でき、より魅力的なアプローチができます。
オンライン商談ツールの録画・録音機能を活用することにより、属人的な営業から脱却できます。録画・録音した商談を振り返り、営業担当者の課題を可視化すれば、部署全体での商談スキルの共有や改善につながります。成績が優秀な営業担当者のトークスクリプトを共有することも可能です。
対面での商談は営業担当者と顧客である程度のプロセスが進むため、実際にどのような内容をやり取りしているのか把握できず、自社に営業ノウハウが蓄積しづらいことが課題とされていました。しかし、オンライン商談ツールを活用すれば各担当者の商談の様子をチームで共有し分析することによって、自社のノウハウとして蓄積できます。
オンライン商談ツールを導入することにより、対面が難しい状況でも商談が可能になります。
新型コロナウイルスの状況下、あるいは遠方の顧客への訪問商談が行えなくなった際、業績が低下した企業も少なくありません。東京商工会議所の「中小企業の経営課題に関するアンケート」によると、緊急事態宣言発令前後の2020年3月〜5月は68.6％の中小企業で前年同月比の売上が減少しています。
オンライン商談ツールを利用すれば、感染症の流行などの顧客を訪問する営業が難しい状況下でも営業活動を継続できます。ツールを事前に導入しておくことにより、再び営業が難しくなった際に売上の減少を食い止める武器となるでしょう。
また、オンライン商談ツールの導入により、遠方の顧客にも柔軟に商談の形式を選択できるようになります。近年はリモートワークが定着してきているため、先方がオンラインでの商談を望むことも少なくありません。そのような場合も、ツールを導入しておけばスムーズに対応できます。
オンライン商談ツールには多くのメリットがある一方、次のようなデメリットが挙げられます。
サービス・製品をカメラ越しで見せることはできますが、実物を手に取り確認してもらえないため、魅力を伝えにくいという懸念点があります。特に飲食物のような有形商材を提示する場合、大きさや細かな形状、香り、味、感触や食感などを伝えきれません。
これらのデメリットは、事前に製品のサンプルを送ることによって解消できます。サンプルを送ることが困難な大型商品や希少性の高い商品などの場合、手に取らないとわからない部分まで詳細に記載した資料を作成し、顧客に提示しましょう。
オンライン商談は実際の対話と比べ、顧客の仕草や反応を把握しづらい場合があります。いくら映像を共有しているとはいえ、視覚は固定されており、相手の微細な動作やその周囲の状況までは共有できないためです。実際、必要な情報を伝えることだけに集中しすぎて、機械的に用件を説明するだけになりがちです。
このようなコミュニケーションの問題は、オンライン商談と訪問商談を使い分けて対策しましょう。顧客とあまり面識がない場合、訪問商談にて信頼関係を構築してからオンライン商談へと移行することによって、非対面でもスムーズに意思疎通できるでしょう。
オンライン商談ツールを選定する際は、次の5点を基準に検討しましょう。
それぞれについて解説します。
オンライン商談ツールの料金体系は、定額課金型がほとんどです。定額料金は、企業内でルーム（インターネット上の専用空間）をシェアする「ルームタイプ」や、個別に専用のルームが確保できる「ユーザータイプ」など、種類によって異なります。オンライン商談ツールによっては、両者のタイプから利用形態、使用頻度に合わせて料金体系を選択できる場合もあります。
ルーム課金のタイプは、時間帯をずらすことで1つのルームで何名でも利用ができるため、複数人で利用する場合にコストが抑えられます。一方、ユーザータイプは、人数上限がなく各営業担当者が自由に商談をできますが、利用人数に応じて料金が高くなるため、高頻度で利用する人が限定されている場合におすすめです。
できるだけコストを抑えたい場合はルームタイプ、1人ずつ徹底して商談を行いたい場合はユーザータイプを選択しましょう。
オンライン商談ツールの基本的な機能のクオリティや、そのほかのサポート機能があるかを確認します。自社サービスを魅力的に提示できる機能を選ぶことにより、商談を効率的におこなえます。
たとえば、商談で先方に伝えたい要旨をまとめたカンペを自分だけに表示する「トークスクリプト機能」や、互いに相手の資料を操作できる「資料共有機能」などがあります。トークスクリプト機能は、視線をPCの画面に向けたまま、トークスクリプトを確認でき、自然な対話をサポートしてくれるため、営業に不慣れな社員におすすめです。
資料共有機能は、顧客に資料を提示し商品やサービスを理解してもらうために欠かせません。フィールドセールスではすぐに出せない資料も、オンライン商談ツールの資料共有機能を使えばその場でスムーズに提示できます。
各機能の使いやすさやトラブル時のサポートについても事前に確認しておきましょう。
オンライン商談ツールの接続方式は、URL接続とナンバー接続の2方式が一般的です。URL接続の場合、メールやチャットなどで事前に顧客にURLを通知し、指定した日時に接続してもらいます。
ナンバー接続の場合は、先方に通知したワンタイムパスワードをWebサイトへ入力してもらいます。ナンバー接続もURL同様に、事前に顧客にナンバーを通知するシステムである場合がほとんどです。ナンバー接続タイプの中には顧客との通話中にナンバーを発して、その場で画面共有ができる便利なツールもあります。この機能を利用すればテレアポからスムーズに商談に移行できます。
オンライン商談ツール上でやり取りする内容を保護するため、厳重なセキュリティが必要です。商談でやり取りする情報には顧客に提示する自社サービスの資料だけでなく、契約書など企業の機密情報や顧客情報などが含まれています。
接続元のIPアドレスの制限や認証、通信や送信ファイルの暗号化機能など、情報セキュリティ機能が備わっているのかを確認しておきましょう。
音質や画質は、お互いの印象を左右します。音声や映像の質が悪ければ会話が途切れ、オンライン商談をスムーズに進行できない可能性があります。
主に通話回線を使用するため音声のよいとされるオンライン商談ツールですが、画質が悪かったり乱れたりすることは考えられます。不明瞭な音声や画質では、相手からの信頼を得られない恐れがあります。カメラやマイクの精度をこだわりたい場合、有料で提供されている外付けの製品の利用を検討しましょう。
現在、オンライン商談ツールは数多く存在します。この項目では、BtoB向けでおすすめのオンライン商談ツールを4つ、紹介します。
ベルフェイスは発売から5年で3,000社以上の企業に導入されている国内シェアNo.1のオンライン商談ツールです。
使いやすさが魅力のベルフェイスは、CRM（顧客管理ツール）連携機能により商談の記録や顧客管理、営業進捗の数字管理が容易におこなえます。通話回線を使用するため、電話がつながる環境があればネットが苦手な顧客でも接続ボタンを押してもらうだけで簡単に商談が始められます。
機能面では、基本的な機能のほか、デジタルカンペが表示できるトークスクリプト機能、顧客がスマホで閲覧しているWebサイトをホスト側に表示するスマホ画面サポート機能、ホスト側のブラウザ画面を顧客が一部操作できるリモートコントロール機能が利用できます。
リモートコントロール機能を利用すればオンライン商談中に顧客に書類確認や署名をしてもらえるため、対面と同じようにその場で契約手続きを完結できます。セキュリティ面はIPアドレスの制限機能があり、大手金融機関でも導入実績があるため安心です。
料金は初期費用＋月額費用の定額課金型で、IDの利用数によって月額費用が異なります。オンライン商談ツールを導入すれば、運用支援費用やオンライン商談のコンサルティング、他ツールとの連携サポート、デスクサポート、各種無料のウェブセミナーの受講は全て無料です。
VCRMは、効率的な商談管理ができる「オンライン商談予約ツール」を提供しています。基本的なオンライン商談ツールの機能に加えて、カレンダーをクリックするだけで簡単に商談の日程予約ができる予約専用カレンダーがあることが特徴です。VCRMを利用すると予約専用カレンダーと連動した商談の予約と顧客へのURL通知、担当者の割り振りの自動化、システム化ができます。
ナンバー接続とURL接続との両方に対応しており、顧客によって柔軟に対応し、尚且つ電話音声かPCマイクによる音声を、シーンによって切り替えもできます。
料金はユーザー登録数無制限で月額5,000円/1ルーム、1ルームを追加するごとに5,000円がかかります。また、導入にあたって初期費用98,000円が必要です。
B-Room（ブルーム）は、高品質な音声と画像により対面と変わらない商談が手軽にできることが魅力のオンライン商談ツールです。最高レベルのビデオコーデックを採用したことにより、相手の表情や反応がはっきりとうかがえるため、スムーズな商談が可能です。録画した映像を分析し改善することにより、自社のノウハウを蓄積できます。
相手やシーンに合わせてURLやナンバーから接続方式が選べて、双方インストールせずにパソコンやスマホ、タブレットがあればすぐに商談がスタートできます。利用デバイスや端末に合わせた最適な通信方式で自動接続し、ネットワークの状況に対応する仕組みを採用しており、途切れる心配がありません。1対1の商談だけではなく、最大4拠点の複数拠点から同時接続もできます。
また、音声自動テキスト化機能により話した言葉が全て自動でテキスト化されるため、商談中にメモを取る必要がありません。
料金は1ルーム月額35,000円、3ルーム月額69,000円、20ルーム以上月額400,000円のほか、100ルーム以上になる場合は特別価格プランがあります。
meet in（ミートイン）は、2019年から5,768社が業務を効率化した実績を持つ国産オンライン商談ツールです。セキュリティ対策が万全でありながら、手間のかかるログインやアプリダウンロード不要で、URL接続により商談がスタートできる簡単さが魅力です。
資料・画面共有などの基本的な機能に加えて、契約書捺印、複数人接続、名刺表示、チャット、文字起こしなど、便利な機能が多数内蔵されています。オンラインの活用が初めての方でもサポート機能がついているため、使い方が不明であればすぐに問い合わせできます。
料金は月額33,000円〜がかかりますが、初期費用は無料です。
オンライン商談ツールを導入すれば、オンラインで音声や映像だけでなく、資料を共有しわかりやすく自社サービスを提示できます。加えて、移動にかかる交通費、旅費などのコスト削減や移動時間も削減できます。
個別のスキルやノウハウに依存した営業に悩まされてきた企業も、録画機能を利用し分析すれば、属人的な営業から脱却できます。録画した映像を映像研修資料として研修に活用するなど、自社にノウハウを蓄積することが可能です。
ただし、自社サービスが対面でしか伝わりにくいサービスである場合や顧客との信頼関係を築けていない場合、初めからオンラインでやり取りをするのは難しいこともあります。そのため、サンプルを事前に送ったり、初めのうちは対面商談をしたりして対応するとよいでしょう。
ツールの進化や新型コロナウイルスをきっかけとしたリモートワークの普及などにより、商談や営業活動のスタイルは変わりつつあります。以前と同じ営業方法ではなかなか成果が出ず、悩む企業も少なくありません。自社が抱える問題点を洗い出して解決しなければ、オンライン商談ツールを導入しても成果は上がらないでしょう。
大手アポ獲りサービスでは、大手企業に特化してアポイント獲得を実行します。ナショナルクライアントや大手企業とのアポがなかなか獲得できない、顧問サービスを使ってもすぐにリストに当たりきってしまうなど、企業のアポイント獲得における課題をサポートします。
もし営業活動でお悩みなら、ぜひご連絡ください。
