営業におけるアポ取りにはさまざまな手段があります。なかでも、手紙は担当者に目を通してもらえる可能性が高く、効果的な手段です。手紙を使った営業のアポ取りでは、どのような文面を作成するかが成功の鍵となります。とはいえ、どのように手紙を書けば良いのかわからない営業担当者も多いでしょう。
この記事では、手紙の文例をパターン別に5つ紹介します。また、手紙の作成や送付の際のポイントや、手紙営業のメリット・デメリットなども詳しく解説しています。営業に手紙を活用したいと考えている場合は、ぜひ参考にしてください。
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電話、メール、Webを使った手軽な営業活動が主流になるなか、手紙を活用したアポ取りが近年再び注目を集めています。手紙の活用法は、大きく以下の2つのパターンがあります。
手紙に連絡先を記載すると、手紙を見た担当者が折り返しの連絡をくれることがあります。また、手紙とテレアポを組み合わせる方法も効果的です。手紙を送ったあとに架電することで、担当者につないでもらいやすくなり、アポを取得できる可能性が高まります。
メールやWebマーケティングが注目されている現在、アナログな方法である手紙は、一見非効率に思えるでしょう。しかし、デジタルでのコミュニケーションが一般的な現在だからこそ、アナログな手紙は目に留まりやすいのです。
アポ取りで手紙を活用することには、以下の3つのメリットがあります。
ここでは、アポ取りにおける手紙のメリットについて解説します。
手紙には、内容を確認するために開封してもらえる可能性が高いというメリットがあります。
メールは、送信者のアドレスや件名で内容の予想がつくことから、営業メールだと判断されて開封されないことがあります。一方、手紙の場合は中身を確認されずに破棄されることは少ないです。手紙の内容が開封者の興味をひくものであれば、担当者につないでもらえたり、面談をセッティングしてもらえたりする可能性があります。
手紙は、自社の商品やサービスの魅力を文章で整理して伝えられます。
テレアポでは、全てを口頭でアピールする必要があります。電話口だとうまく説明できない場合や、咄嗟の質問に上手く切り返せず失敗する場合も多いでしょう。商材の詳細や導入実績について、口頭では説明が難しいこともあります。
手紙なら、商品やサービスの魅力を整理したうえで送れます。また、図や表を組み合わせて説明することもできます。そのため、商材の魅力を効果的にアピールしやすい方法と言えます。
手紙はほかの手段に比べ、決裁者に直接アプローチしやすい手段です。
テレアポの場合、決裁者の所属部署や名前がわかっていても、決裁者個人の電話番号がわからなければ直接アプローチすることはできません。また、受付を通して決裁者につないでもらう必要があります。メールも同様に、決裁者個人のメールアドレスを知らなければ、直接アプローチすることは難しいです。
一方、手紙は、決裁者の所属部署や名前がわかっていれば、直接届けられます。そのため、ほかの手段に比べて決裁者にアプローチしやすい方法といえます。
紙というアナログな方法を使うことで、テレアポやメールでのアプローチと差別化できます。作成・送付には手間がかかりますが、担当者に丁寧な印象を与えられます。封筒や手書きの文字などで個性を出せるため、相手の記憶に残りやすいのもメリットです。
テレアポやメールは手軽にアプローチできる手段ですが、他社のテレアポやメールと差別化しにくく、担当者の印象に残る可能性は低いです。
アポ取りに手紙を活用することには、以下のようなデメリットがあります。
ここでは、手紙のデメリットについて解説します。
電話やメールと違い、手紙は郵送して届くまでに時間がかかります。また、担当者が内容を確認してから決裁者に届けられる場合もあり、企業に郵便物が届いたあとに決裁者が確認するまでにさらに時間がかかることも予想されます。
手紙を送ってから決裁者に届くまでには、1週間ほどかかると思っておきましょう。その点で、中長期的な関係性を構築するためには有効な手段ですが、すぐにアポイントを取るにはあまり適さない手段と言えます。
手紙は文面の作成や宛名の記載、送付の手続きなど、作成から送付までに時間や手間がかかるのが難点です。特に手書きで作成する場合は、文章を書くだけでかなりの時間がかかります。しかし、効率化のために文面を印刷すると、手紙の魅力である特別感がなくなりまいます。そのため、手紙で営業を行う場合はリソースを確保することが必要です。
テレアポでは、電話口で相手の反応が直接わかります。しかし、手紙の場合、きちんと相手に届いたのか、開封してもらえたか、内容は伝わったのかなど、相手の反応がわかりにくい点がデメリットです。
手紙を送りっぱなしにせず、相手に読んでもらえたかを確認するためにフォローコールをかけ、追加でアプローチしましょう。フォローコールとは、アフターフォローのための電話のことです。手紙の存在に気づいてもらえるうえ、アポイント獲得につながる可能性が高まります。
手紙での営業のアポ取りは、新規顧客の開拓か既存顧客に向けての営業かで文面の作り方が異なります。ここでは、新規顧客・既存顧客への手紙それぞれで文面を作成する際に気をつけるポイントと実際の文例を紹介します。
面識のない新規の担当者への手紙は、好印象を与えられるよう、挨拶文や自社の紹介を丁寧に書くことが重要です。また、自社のサービス内容や先方に提供できるメリットを簡潔に伝えられれば、興味を持ってもらえる可能性が高まります。
以下では、新規開拓の際に使える文例を3つ紹介します。
| （宛名）拝啓（時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。 この度は、突然のお手紙、失礼いたします。株式会社〇〇の△△と申します。 貴社のホームページを拝見し、貴社の人材採用や人事業務において、弊社がお力になれるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。 弊社は、人事業務を一括で管理できるクラウドサービスを提供しています。人材採用から雇用契約・従業員管理まで、さまざまな業務を一気通貫で行え、3,000社以上の導入実績を誇ります。 もしご興味がおありでしたら、是非とも一度、詳しくお話しできればと存じます。〇月〇日〇時頃に、弊社の△△よりご連絡差し上げます。その際、ご商談の可否をご回答いただけると幸いです。お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。（署名） |
| 平素は格別のご高配をいただき心から感謝申し上げます。株式会社〇〇の△△と申します。 先日は、お忙しい中弊社サービス〇〇についてのお問い合わせをいただきまして、誠にありがとうございました。ぜひ一度、お打ち合わせの機会をいただき、サービスについて詳細をお話できればと存じます。 つきましては、お打ち合わせ可能な日時をお教えいただけると幸いです。〇月〇日〇時頃に、△△（担当者名）よりお電話をさせいただく予定です。その際に、ご希望の日時を提示していただければ幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、ご確認・ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。（署名） |
| 拝啓（時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。突然のお手紙、誠に失礼いたします。 私は、株式会社〇〇の△△と申します。弊社は、人事業務の支援事業を行っております。この度、人事業務を一括で管理できるクラウドサービスをリリースいたしました。人材採用から雇用契約・従業員管理まで、さまざまな業務を一気通貫で行えるサービスとなっております。弊社なら、貴社の業務効率化と更なる発展に貢献できるのではと思い、この度お手紙をお送りした次第です。 つきましては、貴社の人事業務の状況につきまして、詳しくお話をお伺いする機会をいただければ幸いです。また、弊社のサービスについて、直接ご紹介できればと存じます。 ご多忙の中誠に恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。（署名） |
既存顧客へ向けた手紙は、関係性を構築することを重視して作成しましょう。日頃の感謝を述べた後に本題に入るのが、一般的な流れです。
また、アポ取りだけではなく、面談後や契約後のお礼として手紙を送ることも効果的です。丁寧な印象を与えられ、その後の関係性構築に役立ちます。
以下では、既存顧客宛の手紙に使える文例を2つ紹介します。
| 拝啓（時候の挨拶）、平素は格別のご愛顧をいただき、厚くお礼申し上げます。株式会社〇〇の△△でございます。 以前メールでもご紹介させていただいた弊社の新しいクラウドサービスについて、是非とも〇〇様に直接ご紹介できればと思い、ご連絡を差し上げました。人材採用から雇用契約・従業員管理まで、さまざまな業務を一気通貫で行えるサービスとなっています。以前のご面談でお話をお伺いしました、貴社の採用業務における課題を解決し、貴社のさらなる発展に貢献できるサービスであると自負しております。 つきましては、是非ともまたお打ち合わせの機会をいただければと存じます。〇月〇日〇時頃に、私△△よりお電話をさせていただきます。その際に、ご都合のよろしい日時をお教えいただけると幸いです。 お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。（署名） |
| （宛名）拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。株式会社〇〇の△△でございます。 先日は、弊社サービス〇〇にご契約いただき、誠にありがとうございました。その後、特に不具合などございませんでしょうか。ご不明な点やお困りごとなどございましたら、私△△がいつでもサポートいたしますので、ご気軽にお申し付けください。 この度、〇〇様に弊社サービスを選んでいただけましたこと、誠に光栄に存じます。今後も末永くお付き合いをさせていただければ幸いです。取り急ぎ、書中にて御礼申し上げます。この度は、誠にありがとうございました。（署名） |
手紙を使ってアポ取りを行う場合は、以下の5つのポイントを心がけましょう。
手紙は手書きで作成すると効果的です。手間がかかりますが、その分心のこもった特別な手紙であることをアピールできます。
印刷した手紙は「不特定多数に送付している」という印象を与えかねません。一斉送信の営業メールやDMが多いなか、あえて手書きの手紙を送ることで、ほかの営業メールと差別化できます。開封してもらえる可能性も高くなるでしょう。
字の綺麗さに自信がなくても、大きくわかりやすい字で丁寧に書くことが重要です。
手紙を送る際は、上質なレターセットや切手を用意することで、相手に特別感が伝わります。コストはかかりますが、「自分宛に特別に送られた手紙である」と思ってもらえれば開封される可能性が高まります。
また、新規顧客の場合は封筒に入れて送ることが望ましいです。ハガキは不特定多数に内容が見られてしまうため、ビジネスマナーがなっていないと思われる可能性もあります。
手紙の冒頭は、1番最初に目に入る重要な部分です。手紙を最後まで読んでもらえるかどうかは、冒頭の文章に左右されます。
ビジネスにおいては、時候の挨拶から始めることがマナーです。しかし、定型文だけではありきたりな手紙になってしまいます。冒頭部分をかしこまった定型文だけで終わらせるのではなく、自己紹介や商材の説明など興味を引く内容を入れることが大切です。
手紙をテンプレート化すると効率的に作成できる一方で、誰にでも送っているセールスレターという印象を与える恐れがあります。また、テンプレートでは訴求力も減ってしまうため、アポイントを取得しづらくなります。
「自社のためにわざわざ書いた特別な文章」という印象を与えられるように、顧客によって文章を変えることが望ましいです。例えば、なぜ手紙を送ったか、自社の商品が顧客にどう役立つかなどは、顧客ごとにカスタマイズして作成しましょう。
しかし、全文を顧客ごとに変えるとかなりの時間や手間がかかります。効率的かつ効果的な手紙を書くためには、会社紹介や商品紹介などの基本的な部分はテンプレートを作成しておくと良いでしょう。それを基に、それぞれの顧客に合わせた文章を付け足すのがおすすめです。
手紙を使った営業は自社でも取り入れやすい方法ですが、実は手紙の営業を代行するサービスも存在します。
代行サービスが担当する主な業務範囲は、以下のとおりです。
手紙の代筆は、手紙の営業代行の基本的なサービスです。宛名と本文どちらも手書き対応する企業、宛名のみを手書き対応する企業、本文も宛名もどちらも印刷で対応する企業など、会社によって対応はさまざまです。
手書き風フォントを利用したり手書きロボットを活用したりと、開封してもらえる工夫を行うところも増えています。
また、送付先の選定を代行する会社も多いです。手紙の営業のプロが効果的なリストを作成し、企業によってはキーマンを正確に特定してくれます。送付リストを自社で用意できない場合は、送付先を選定してくれるサービスを利用するのがおすすめです。
中には、送付後のフォローも含めた手紙営業に関するあらゆる業務をフルでサポートしてくれるサービスも存在します。費用はかかりますが、業務のほぼ全てを依頼できるため、手紙の営業に力を入れたい場合におすすめです。
手紙は担当者の目に留まりやすく丁寧な印象を与えられるため、アポ取りには効果的な手段です。手紙を書く際には、内容を簡潔にまとめ、商材の魅力が伝わるように工夫しましょう。また、なるべく手書きで書き、顧客に合わせて文章を変えるのがポイントです。
紹介した例文も参考に、効果的な手紙の書き方を身につけましょう。
