ドロップダウンリストとは、データ入力を効率的におこなえるエクセルの機能です。うまく活用すれば営業業務にかかる時間を削減できるため、操作方法を確認しておきましょう。
そこで、本記事ではエクセルのドロップダウンリストの作成方法を3つ説明します。
また、ドロップダウンリストに項目を追加する方法も紹介するため、営業業務を効率的におこないたい方は参考にしてください。
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エクセルのドロップダウンリストとは
エクセルのドロップダウンリスト（プルダウン）とは、特定のセルを選択した際に、入力項目が選択肢として表示される機能です。プルダウンを作成したセルの右下に表示される▼ボタンをクリックすると、設定した項目が一覧で表示されます。
セルに直接値を入力しないため、入力する書式を統一できたり、誤字を防止できたりする点が魅力です。例えば、エクセルの顧客管理表で顧客の性別を「女性」と「女」の2通りで入力した場合、重複データが発生する可能性があります。そのときに、性別を入力するセルに「女」や「男」といったドロップダウンリストを作成しておくと、入力書式にばらつきは生まれません。
また、ドロップダウンリストには入力作業にかかる時間を削減できるといったメリットもあります。例えば、エクセルの案件管理表で進捗状況のセルにドロップダウンリストを作成しておくと、「未着手」「対応中」といった項目を選ぶだけで簡単に進捗状況を記録することが可能です。
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エクセルでドロップダウンリストを作成する方法3つ
エクセルでドロップダウンリストを作成する方法には、以下の3つがあります。
【エクセルでドロップダウンリストを作成する方法】
- 値を直接入力する方法
- 範囲を指定する方法
- 名前を付けて指定する方法
それぞれ手順が異なるため、どの方法が自分の業務に合っているか判断しましょう。
値を直接入力する方法
エクセルでドロップダウンリストを作成する方法の一つに、値を直接入力する方法があります。項目数が増えると管理しづらいため、項目数が少ない場合に向いている方法です。
- ドロップダウンリストを作成したいセルを選択します。
- 上部に表示されている「データ」タブを選択して「データの入力規則」ボタンをクリックします。
- データの入力規則ボックスが表示されるため「設定」タブを選択して、入力値の種類から「リスト」を選択します。
- 元の値欄に項目を入力します。項目を「,（コンマ）」で区切って入力したら、下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。
以下の画像は、性別のセルに「男」「女」という項目のドロップダウンリストを作成した場合の完成例です。
範囲を指定する方法
項目リストとなるセルを範囲指定して、ドロップダウンリストを作成する方法を紹介します。項目数が増えても管理しやすいため、項目数が多い場合に向いている方法です。
- ドロップダウンリストの選択肢に設定したい項目をシートの空いている場所にまとめます。同じシートだけではなく、別シートにまとめても問題ありません。また、以下の画像では項目を縦に並べていますが、横に並べることも可能です。
- ドロップダウンリストを作成したいセルを指定した状態で、上部に表示される「データ」タブを選択して「データの入力規則」をクリックします。
- データの入力規則ボックスが表示されるため「設定」タブを選択して、入力値の種類から「リスト」を選択します。
- 元の値欄の右側に表示されているセルのマークを選択します。
- ①で作成した項目リストの項目部分を選択して、データ入力規則欄の右側に表示されるマークをクリックします。きちんと範囲を指定できていれば、データ入力規則欄に項目リストのセル範囲が表示されます。
- 「ドロップダウンリストから選択する」のボックスにチェックを入れて、下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。
以下の画像は「男」「女」といった項目リストを範囲指定して、ドロップダウンリストを作成した場合の完成例です。
名前を付けて指定する方法
項目リストに名前を付けて、ドロップダウンリストを作成する方法を紹介します。項目数が増えても管理しやすいため、項目数が多い場合に向いている方法です。
- エクセルの空いている場所に項目リストを作成します。同じシートだけではなく、別シートに作成しても問題ありません。以下の画像では、別シートに項目リストを作成しています。
なお、別シートで項目リストを管理する場合、ドロップダウンリストを設定しているシートで行や列を追加する際に、影響を受けません。
- 項目となるセルを指定した状態で、左上の名前入力欄に任意の名前を入力します。
- 別シートに項目リストを作成している場合、ドロップダウンリストを作成するシートに戻ります。ドロップダウンリストを作成したいセルを指定した状態で、上部の「データ」タブを選択して「データの入力規則」をクリックします。
- データの入力規則ボックスが表示されるため「設定」タブを選択して、入力値の種類から「リスト」を選択します。
- 元の値欄に「=（イコール）」と入力して、②で設定した名前を入力したら、下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。
以下の画像は、別シートに用意した項目リストに名前を付けて、ドロップダウンリストを作成した場合の完成例です。
作成したドロップダウンリストに手動で項目を追加する方法3つ
業務でドロップダウンリストを使用していると、項目を追加したい場面が訪れるでしょう。そこで、ドロップダウンリストに値を追加する方法を3つ紹介します。
【ドロップダウンリストに値を追加する方法】
- 直接入力して追加する方法
- セルに値を追加する方法
- 名前を付けている範囲を修正して追加する方法
直接入力して追加する方法
ドロップダウンリストの項目を「データの入力規則」ボックスに直接入力している場合、追加も「データの入力規則」ボックスでおこないます。
- ドロップダウンリストを作成しているセルを指定した状態で、上部の「データ」タブを選択して「データの入力規則」をクリックしてください。
- データの入力規則ボックスが表示されるため、元の値欄の項目を修正して、下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。リストに追加する場合は項目を増やし、リストから削除する場合は該当の項目を欄から削除します。
下の画像は「男」「女」という項目のドロップダウンリストに「その他」を直接追加した場合の完成例です。
セルに値を追加する方法
項目リストとなるセルを範囲指定してドロップダウンリストを作成した場合、セルに項目を追加して修正をおこないます。
- 項目リストとして範囲指定しているセルに、増やしたい項目を追加します。横に項目リストを並べている場合は、横に項目を追加します。
- ドロップダウンリストを修正したいセルを指定した状態で、上部の「データ」タブを選択して「入力規則」ボタンをクリックします。
- 入力規則ボックスが表示されるため、元の値欄の右側に表示されるマークをクリックします。
- 新しく範囲指定したいセルの範囲をドラッグで選択し直して、データの入力規則欄の右側に表示されるマークをクリックします。
- 元の値欄に選択し直したセルの範囲が表示されるため、間違えていなければ下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。
下の画像は、同じシートに用意した項目リストに項目を追加した場合の完成例です。
名前を付けている範囲を修正して追加する方法
項目リストに名前を付けて、ドロップダウンリストを作成した場合の修正方法を紹介します。
- 名前を付けた範囲に項目を追加して、上部の「数式」タブを選択後「名前の管理」をクリックします。
- 名前の管理ボックスが表示されるため、項目を修正したい名前の行を選択して、上部の「編集」ボタンをクリックします。
- 名前の編集ボックスが表示されるため、参照範囲欄の右側に表示されているマークをクリックします。
- 追加した項目が含まれるようにドラッグで範囲を指定し直して、名前の編集という欄の右側に表示されているマークをクリックします。
- 参照範囲欄に選択し直したセルの範囲が表示されるため、間違えていなければ下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。
下の画像は、名前を付けている範囲を指定し直した場合の完成例です。
作成したドロップダウンリストの項目を自動で追加する方法2つ
ドロップダウンリストの項目を頻繁に追加したい場合、手動で追加する作業を面倒に感じるでしょう。その場合におすすめする、自動で項目を追加する方法を紹介します。
【ドロップダウンリストの項目を自動で追加する方法2つ】
- 同じシートにある項目リストの変更を自動で反映させる方法
- 別シートにある項目リストの変更を自動で反映させる方法
なお、ドロップダウンリストを作成した際に、データの入力規則ボックスに値を直接入力した場合は、自動追加はおこなえません。
同じシートにある項目リストの変更を自動で反映させる方法
同じシートに設置している項目リストに項目を追加した際、自動でドロップダウンリストにも項目を追加する方法を紹介します。
- 同じシートの項目リストを範囲指定した状態で、上部の「ホーム」タブを選択して「テーブルとして書式設定」ボタンをクリックします。お好みのテーブルデザインを選択してください。
- テーブルとして書式設定というボックスが表示されるため、項目リストが範囲指定されているか確認して、下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。
項目リストの下に項目を追加すると自動でテーブルが拡張されて、ドロップダウンリストの項目にも自動で反映されます。
別シートにある項目リストの変更を自動で反映させる方法
別シートに設置している項目リストに項目を追加した際、自動でドロップダウンリストにも項目を追加する方法を紹介します。
- 別シートの項目リストを範囲指定した状態で、上部の「ホーム」タブを選択して「テーブルとして書式設定」ボタンをクリックします。お好みのテーブルデザインを選択してください。
- テーブルとして書式設定というボックスが表示されるため、項目リストが範囲指定されているか確認して、下部の「OK」ボタンをクリックして完了です。
- 項目リストを範囲指定した状態で、左上の名前入力欄に名前を設定します。既にテーブルという名前の表示がされていますが、その表記を削除して、新しい名前を入力してください。
- 名前を入力しても、元の「テーブル」という名前で表示されます。名前入力欄をクリックして、一覧に③で入力した名前が表示されるか確認してください。以下の画像では「項目リスト」という名前を設定しています。
- ドロップダウンリストを設定しているシートに戻ります。ドロップダウンリストを設定しているセルを指定した状態で、上部の「データ」タブを選択して「データの入力規則」をクリックします。
- 入力値の種類から「リスト」を選択して、元の値欄に「＝」を入力した後、③で設定した名前を入力して完了です。
別シートの項目リストの下に項目を追加した場合も、自動でテーブルが拡張されて、ドロップダウンリストの項目にも自動で反映されます。
まとめ
エクセルのドロップダウンリストを作成する手順を理解しておくと、業務効率を上げられます。簡単に作成できるため、エクセルで顧客管理や案件管理をおこなう方は、ぜひ活用してください。
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