新規顧客や既存顧客へのアポ取りにはさまざまな手段があります。中でも、情報を正確に伝え、相手に確実に届けるためには、アポイントの依頼メールを作成するのがおすすめです。しかし、メールを送付しても開封してもらえなかったり、他の営業メールと同じように扱われてしまったりするリスクもあります。

今回は、アポイント依頼メールの基本的な書き方や、アポイントにつながる依頼メールを作成するポイントを、文例とともに紹介します。メール営業を成功させたい方は、ぜひ参考にしてください。

アポイント依頼メールを送るメリット

新規顧客や既存顧客にアポイントを依頼する際は、主に電話、メール、手紙の3つの方法があります。

ここでは、メールを使ってアポイントを依頼するメリットを3つ紹介します。

• 情報を齟齬なく伝えられる
• 口頭では説明が難しい情報も伝えられる
• テンプレートを作成すれば効率的にアプローチできる

情報を齟齬なく伝えられる

メールであれば、企業名やサービス名、担当者の氏名といった情報を文面で残せるため、情報を齟齬なく伝えられるのがメリットです。

また、送信前にメールの内容を確認できるため、ミスリードな表現を変更できたり、伝え漏れを防げたりします。アポを獲得した後に、やりとりしたメールを見返して内容を確認できるのも利点の1つです。

一方、テレアポの場合は、相手に聞き間違えられてしまったり、アポイントの日時が間違って伝わってしまったりするリスクがあります。

情報を正しくやりとりできる点において、メールでアポイント依頼をするのは効果的と言えます。

口頭では説明が難しい情報も伝えられる

メールであれば、口頭では説明が難しい情報も、文面でわかりやすく伝えられるのが魅力です。

特に、無形商材の場合は、サービスの内容や導入するメリットを伝えるのは難しく、電話口では十分に魅力を伝えられない可能性が否めません。

メールなら、資料を添付したり、WebサイトのURLを送れたりするため、電話よりもさまざまな情報を正確に伝えられます。

テンプレートを作成すれば効率的にアプローチできる

アポイント依頼メールのテンプレートを作成しておけば、メール作成の時間を短縮でき、効率的にアプローチできます。

テレアポの場合は、毎回電話をかけ、取り次いでもらった上でトークしなければなりません。時間がかかるだけでなく、担当者につないでもらえる可能性も低いため、効率が悪いのが難点です。

一方、メールであれば、テンプレートを作成し、送り先に応じて内容を変更できるようにすることにより、短い時間で多くの顧客にアプローチでき、アポイント依頼が効率化します。

アポイント依頼メールの基本的な書き方

アポイント依頼メールは、以下の手順で書きましょう。

• 挨拶と自己紹介は簡潔に記載する
• 結論から書く
• 候補日時を複数提案する

ここでは、アポイント依頼メールの基本的な書き方を、文例とともに紹介します。

挨拶と自己紹介は簡潔に記載する

ビジネスメールでは、冒頭に挨拶と自己紹介を記載するのがマナーです。長々と記載すると用件が伝わりにくくなるため、簡潔に記載しましょう。

新規顧客の場合は、自己紹介の後にメールを送った背景について軽く説明することにより、信用してもらいやすくなります。

例）

突然のご連絡誠に失礼いたします。 株式会社〇〇の〇〇と申します。  この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社が取り組まれている〇〇事業に弊社がお力になれるのではと考え、ご連絡を差し上げました。

結論から書く

メールは結論から書き、要点がわかりやすくなるよう工夫することが大切です。結論が最後に来るメールは、わかりにくく途中で読んでもらえなくなる可能性があります。

まずは「アポイントを依頼したい」という旨を明記し、その後に自社サービスの説明や候補日時などを記載しましょう。

貴社の〇〇事業について、直接お話を伺える機会をいただければと存じます。 御社では〇〇というサービスを提供しており、〜という点にて、貴社の〇〇事業のお役に立てるかと考えております。

候補日時を複数提案する

メールの後半には、アポイントの候補日時を記載しましょう。日程調整の負担をなるべく減らすため、複数の日時を提案することが大切です。所要時間も記載すれば、相手がスケジュールを調整しやすくなります。

下記の中で、ご都合のよろしい日時はございますか。 ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日） ◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ※所要時間は1時間程度を予定しております。

アポ依頼メールの件名の書き方

メールを開封してもらうためには、メールの内容が伝わるような件名を設定することが必要です。件名が設定されていないメールや、誰から送られたのかわからないメールは、怪しいと感じられ、開封してもらえない可能性があります。

どのような用件で、誰から送られたメールなのかがわかるよう、以下のようにわかりやすい件名を設定しましょう。

〇〇についてのお打ち合わせのお願い【株式会社〇〇〇〇（名前）】

また、興味を惹くワードや、メリットがわかる数字を盛り込むことにより、より開封してもらいやすくなるでしょう。

期間限定30%オフプランのご案内【株式会社〇〇〇〇（名前）】

人事業務を◯◯時間短縮できるサービスについて【株式会社〇〇〇〇（名前）】

アポイントにつながる依頼メールを作成する6つのポイント

ここでは、アポイントにつながる依頼メールを作成するための6つのポイントを紹介します。

1. 「アポイント」という言葉は使わない
2. 面談するメリットを感じさせる
3. 候補日時はこちらから提案する
4. 返信期限を設定する
5. 日程調整ツールを活用する
6. 送り先に合わせて内容を工夫する

1.「アポイント」という言葉は使わない

アポイントを依頼する際は「アポイント」という言葉を使うのは避け、「ご面談」や「お打ち合わせ」のような丁寧な表現を用いるようにしましょう。

そもそもアポイントとは、アポイントメントの略であり、取引先や商談相手と会って話す約束を取り付けることです。アポイントを依頼する側が相手に対して使うのは不適切と言えます。

丁寧な表現を用いれば、礼儀正しい印象を与えられ、好感度アップが期待できます。

2.面談するメリットを感じさせる

メールを読んで面談に応じたいと思ってもらうためには、面談するメリットを感じさせる文章を記載することがポイントです。

「面談で御社の課題を解決するプランを提案する」「業界のトレンドをまとめた資料をプレゼントする」などのメリットを具体的に提示し、直接会って話したいと思わせることが重要です。

事業について説明したり、サービスについて紹介したりするだけであれば、資料のやり取りだけですむため、わざわざ時間を使って面談したいとは思わないでしょう。

3.候補日時はこちらから提案する

候補日時は、相手に挙げてもらうのではなく、こちらから提案しましょう。

相手に候補日を提示するようお願いすると、日程調整に時間がかかってしまうことがあります。日程調整を面倒に感じ、返信が来ない可能性もゼロではありません。

アポイント依頼メールでは、相手が返信するのをストレスに感じないよう、工夫することが大切です。こちらから日程を複数提示し、都合のよいものを選んでもらいましょう。

4.返信期限を設定する

アポイント依頼メールに返信してもらえる確率を高めるために、返信期限を設定しましょう。

期限を設定することにより、相手が「返信しなくては」という気持ちになり、返信を後回しにしにくくなります。

メールを送る側にとっても、期限を決めておかなければ、提示した日時をいつまで空けておけばよいかがわからず、他の業務に支障をきたしてしまうでしょう。

返信期限を定めた上で、アポイント依頼メールを送信してください。

5.日程調整ツールを活用する

日程調整を効率化したい場合は、日程調整ツールを活用するのがおすすめです。

日程調整ツールなら、空いている日時をピックアップし、その中から相手に選んでもらうだけで日程調整が完了します。

空き状況をリアルタイムで反映させられるツールを使えば、日程調整をめぐるメールのやりとりを減らせ、複数人との日程調整も容易に行えます。

6.送り先に合わせて内容を工夫する

アポイント依頼メールは、テンプレートを用いることにより効率的に作成できますが、送り先に合わせて内容を変えることも欠かせません。

テンプレートをそのままコピペしたかのようなメールを送ると、一斉送信の営業メールと判断され、印象が悪くなってしまいます。

送り先の事業や業績などを調べた上で、自社のサービスがどのように貢献できるかを記載しましょう。相手のことをきちんと調べたうえで送っているメールであることが伝わり、話を聞いてみようと思ってもらいやすくなります。

また、業界のトレンドについて調べてメールに盛り込めば、信頼を獲得でき、さらに返信してもらえる可能性が高まります。

【シーン別】アポイント依頼メールの文例

ここでは、アポイント依頼メール作成時に参考にできる文例を、新規顧客と既存顧客の場合、それぞれに分けて見ていきましょう。

新規顧客へのアポイント依頼時

新規顧客へのアポイント依頼メールでは、警戒されないよう、メールを送った背景を記載することが大切です。また、送り先についてきちんと調べていることが伝わるよう内容を工夫し、面談に応じるメリットを記載してください。

文例は以下の通りです。

（件名）ご面談のお願い【株式会社〇〇】  株式会社〇〇〇〇様 突然のご連絡失礼いたします。 株式会社〇〇の〇〇と申します。 この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社の〇〇事業に貢献できるかと存じ、ご連絡を差し上げました。 弊社は、人事業務を一括で管理できるクラウドサービス「〇〇」を提供しています。 貴社が積極的に採用活動を進めていると伺いました。 弊社のサービスによって、人事業務の負担を大幅に軽減できると存じます。 よろしければ、直接お話する機会をいただければ幸いです。 その場で、貴社にマッチしたプランのご提案も可能です。 以下に、候補日時を記載させていただきます。 大変お手数ですが、ご都合のいい日時をお教えいただけますでしょうか。 ===================== ＜候補日時＞ ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ※所要時間は1時間程度を予定しております。 ===================== 上記の日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をお申し付けください。 ご多忙のところ大変恐縮ですが、〇月〇日までにご返信をいただけると幸いです。 ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。 （署名）

既存顧客へのアポイント依頼時

既存顧客へのアポイント依頼メールでは、いつもお世話になっている感謝を述べた後に新たに紹介したいサービスや、提案したいプランの概要などを簡潔に説明しましょう。

文例は以下の通りです。

（件名）新サービス〇〇のご案内【株式会社〇〇／〇〇】  株式会社〇〇〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇でございます。 先日は、弊社のウェビナーにお申し込みいただき、誠にありがとうございました。 この度、新サービスである「〇〇」をリリースいたしました。 〇〇様にお使いいただいている「〇〇」との連携も可能で、人事業務をさらに効率化したい方におすすめのサービスです。 よろしければ、「〇〇」についてお話する機会をいただければ幸いです。 デモ画面をお見せいたしますので、直接操作性を確認していただけます。 以下に、候補日時を記載させていただきます。 〇〇様のご都合のいい日時をお教えいただけますでしょうか。 ===================== ＜候補日時＞ ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ※所要時間は1時間程度を予定しております。 ===================== 上記の日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をご提示くださいませ。 ご多忙のところ大変恐縮ですが、今後も長くお付き合いいただければと存じます。 何卒よろしくお願いいたします。  （署名）

アポイント依頼メールに関するよくある質問

ここでは、アポイント依頼メールに関するよくある質問を紹介します。

• Q.アポイント依頼メールの作成に時間がかかる際の解決法は？
• Q.メールを送る頻度や送り先リストを管理する方法は？

Q.アポイント依頼メールの作成に時間がかかる際の解決法は？

A.メール作成の時間を短縮できるよう、メールを送信するシーンごとにテンプレートを作っておきましょう。

アポイント依頼メールは、アポイントを獲得するために非常に重要ですが、メール作成に時間をかけすぎないことも同様に重要です。メールの開封率や、メール営業によるアポイント獲得率はあまり高くありません。時間をかけたからといって成果につながるとは限らないため、テンプレートを活用して、メール作成にかかる時間を短縮するべきです。

メール作成を効率化した分、商談相手のリサーチや提案などに時間をかけましょう。

Q.メールを送る頻度や送り先リストを管理する方法は？

A.メールを送る頻度や送り先リストを管理する際は、MAツールやメール配信システムの活用がおすすめです。

MAツールやメール配信システムを活用することにより、指定した間隔や日時で自動的にメールを送信できます。中には、休眠リストを掘り起こして、新たなリードを獲得できる便利なツールもあります。

さらに、同一人物や同一企業の重複を防げる機能もあり、手動でリストを管理する場合と異なり、同じメールを重複して送ってしまうリスクを避けられるのも魅力です。過去に営業を断られた相手はシステム上で送信先リストから外すことにより、誤ってメールを送ってしまう事態を防げます。

アポイント依頼メールはテンプレートを活用して効率よく作成しよう

アポイントにつながる依頼メールを作成するためには、以下のポイントを押さえることが望ましいです。

• 「アポイント」という言葉は使わない
• 面談するメリットを感じさせる内容にする
• 候補日時はこちらから提案する
• 返信期限を設定する
• 日程調整ツールを活用する
• 送り先に合わせて内容を工夫する

アポイント依頼メールを作成することにより、情報を正しく確実に伝えられます。テンプレートを活用すれば、メール作成業務も効率化できるでしょう。今回紹介した文例も参考に、送り先に合わせて内容を工夫しながら、面談に応じたいと思ってもらえるようなメールを作成してください。

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