監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

アポイントのお願いメールを送っても、なかなか返信がもらえないと感じている営業担当者の方は多いはずです。

件名の付け方や候補日の出し方といった細部が、相手の返信しやすさを大きく左右します。

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ご面談・アポイントのお願いメールを送る 3 つのメリット

「ご面談のお願い」メールは、営業における最重要コミュニケーションの 1 つです。

電話や手紙に比べ、情報を正確に・確実に・効率よく届けられる点で BtoB 営業では欠かせない手段となります。

ここでは、メールを使ってアポイントを依頼するメリットを3つ紹介します。

• 情報を齟齬なく伝えられる
• 口頭では説明が難しい情報も伝えられる
• テンプレートを作成すれば効率的にアプローチできる

情報を齟齬なく伝えられる

メールであれば、企業名やサービス名、担当者の氏名といった情報を文面で残せるため、情報を齟齬なく伝えられるのがメリットです。

また、送信前にメールの内容を確認できるため、ミスリードな表現を変更できたり、伝え漏れを防げたりします。

アポを獲得した後に、やりとりしたメールを見返して内容を確認できるのも利点の1つです。

一方、テレアポの場合は、相手に聞き間違えられてしまったり、アポイントの日時が間違って伝わってしまったりするリスクがあります。

情報を正しくやりとりできる点において、メールでアポイント依頼をするのは効果的と言えます。

口頭では説明が難しい情報も伝えられる

メールであれば、口頭では説明が難しい情報も、文面でわかりやすく伝えられるのが魅力です。

特に、無形商材の場合は、サービスの内容や導入するメリットを伝えるのは難しく、電話口では十分に魅力を伝えられない可能性が否めません。

メールなら、資料を添付したり、WebサイトのURLを送れたりするため、電話よりもさまざまな情報を正確に伝えられます。

テンプレートを作成すれば効率的にアプローチできる

アポイント依頼メールのテンプレートを作成しておけば、メール作成の時間を短縮でき、効率的にアプローチできます。

テレアポの場合は、毎回電話をかけ、取り次いでもらった上でトークしなければなりません。

時間がかかるだけでなく、担当者につないでもらえる可能性も低いため、効率が悪いのが難点です。

一方、メールであれば、テンプレートを作成し、送り先に応じて内容を変更できるようにすることにより、短い時間で多くの顧客にアプローチでき、アポイント依頼が効率化します。

ご面談のお願いメールの基本構造

1. 件名: 用件を 20 字以内で明示
2. 宛名: 会社名 → 部署 → 役職 → 氏名
3. 挨拶: 「突然のご連絡失礼いたします」等 (新規) / 「お世話になっております」(既存)
4. 自己紹介: 会社名と氏名を 1 行で
5. 本題: 面談依頼の目的と相手にとってのメリット
6. 候補日時: 3 つ以上の具体的な日時を提示
7. 結び: 返信期限 + お礼

開封率を上げる件名テンプレ 3 選

経営層・決裁者は毎日数十〜数百通のメールを受け取ります。

件名が「ご面談のお願い」だけでは埋もれるため、具体性を加えた件名にします。

・【ご面談のお願い】◯◯についてのご提案 | 貴社 ●月●日 ●時の空き状況：→ 用件と候補日を件名に入れる最強の型です。
・◯◯ のご相談の件 (ご紹介)：→ 紹介経由の場合は「紹介」を明示します。信頼度が一気に上がります。
・【●月のご連絡】貴社 ◯◯ 部門への無料診断のご案内：→ 月を明示し、期間限定感を出します。

アポイント依頼メールの基本的な書き方

アポイント依頼メールは、以下の手順で書きましょう。

• 挨拶と自己紹介は簡潔に記載する
• 結論から書く
• 候補日時を複数提案する

ここでは、アポイント依頼メールの基本的な書き方を、文例とともに紹介します。

挨拶と自己紹介は簡潔に記載する

ビジネスメールでは、冒頭に挨拶と自己紹介を記載するのがマナーです。

長々と記載すると用件が伝わりにくくなるため、簡潔に記載しましょう。

新規顧客の場合は、自己紹介の後にメールを送った背景について軽く説明することにより、信用してもらいやすくなります。

例）

結論から書く

メールは結論から書き、要点がわかりやすくなるよう工夫することが大切です。

結論が最後に来るメールは、わかりにくく途中で読んでもらえなくなる可能性があります。

まずは「アポイントを依頼したい」という旨を明記し、その後に自社サービスの説明や候補日時などを記載しましょう。

候補日時を複数提案する

メールの後半には、アポイントの候補日時を記載しましょう。

日程調整の負担をなるべく減らすため、複数の日時を提案することが大切です。

所要時間も記載すれば、相手がスケジュールを調整しやすくなります。

アポ依頼メールの件名の書き方

メールを開封してもらうためには、メールの内容が伝わるような件名を設定することが必要です。

件名が設定されていないメールや、誰から送られたのかわからないメールは、怪しいと感じられ、開封してもらえない可能性があります。

どのような用件で、誰から送られたメールなのかがわかるよう、以下のようにわかりやすい件名を設定しましょう。

また、興味を惹くワードや、メリットがわかる数字を盛り込むことにより、より開封してもらいやすくなるでしょう。

アポイントにつながる依頼メールを作成する6つのポイント

ここでは、アポイントにつながる依頼メールを作成するための6つのポイントを紹介します。

1. 「アポイント」という言葉は使わない
2. 面談するメリットを感じさせる
3. 候補日時はこちらから提案する
4. 返信期限を設定する
5. 日程調整ツールを活用する
6. 送り先に合わせて内容を工夫する

1.「アポイント」という言葉は使わない

アポイントを依頼する際は「アポイント」という言葉を使うのは避け、「ご面談」や「お打ち合わせ」のような丁寧な表現を用いるようにしましょう。

そもそもアポイントとは、アポイントメントの略であり、取引先や商談相手と会って話す約束を取り付けることです。

アポイントを依頼する側が相手に対して使うのは不適切と言えます。

丁寧な表現を用いれば、礼儀正しい印象を与えられ、好感度アップが期待できます。

2.面談するメリットを感じさせる

メールを読んで面談に応じたいと思ってもらうためには、面談するメリットを感じさせる文章を記載することがポイントです。

「面談で御社の課題を解決するプランを提案する」「業界のトレンドをまとめた資料をプレゼントする」などのメリットを具体的に提示し、直接会って話したいと思わせることが重要です。

事業について説明したり、サービスについて紹介したりするだけであれば、資料のやり取りだけですむため、わざわざ時間を使って面談したいとは思わないでしょう。

3.候補日時はこちらから提案する

候補日時は、相手に挙げてもらうのではなく、こちらから提案しましょう。

相手に候補日を提示するようお願いすると、日程調整に時間がかかってしまうことがあります。

日程調整を面倒に感じ、返信が来ない可能性もゼロではありません。

アポイント依頼メールでは、相手が返信するのをストレスに感じないよう、工夫することが大切です。

こちらから日程を複数提示し、都合のよいものを選んでもらいましょう。

4.返信期限を設定する

アポイント依頼メールに返信してもらえる確率を高めるために、返信期限を設定しましょう。

期限を設定することにより、相手が「返信しなくては」という気持ちになり、返信を後回しにしにくくなります。

メールを送る側にとっても、期限を決めておかなければ、提示した日時をいつまで空けておけばよいかがわからず、他の業務に支障をきたしてしまうでしょう。

返信期限を定めた上で、アポイント依頼メールを送信してください。

5.日程調整ツールを活用する

日程調整を効率化したい場合は、日程調整ツールを活用するのがおすすめです。

日程調整ツールなら、空いている日時をピックアップし、その中から相手に選んでもらうだけで日程調整が完了します。

空き状況をリアルタイムで反映させられるツールを使えば、日程調整をめぐるメールのやりとりを減らせ、複数人との日程調整も容易に行えます。

6.送り先に合わせて内容を工夫する

アポイント依頼メールは、テンプレートを用いることにより効率的に作成できますが、送り先に合わせて内容を変えることも欠かせません。

テンプレートをそのままコピペしたかのようなメールを送ると、一斉送信の営業メールと判断され、印象が悪くなってしまいます。

送り先の事業や業績などを調べた上で、自社のサービスがどのように貢献できるかを記載しましょう。

相手のことをきちんと調べたうえで送っているメールであることが伝わり、話を聞いてみようと思ってもらいやすくなります。

また、業界のトレンドについて調べてメールに盛り込めば、信頼を獲得でき、さらに返信してもらえる可能性が高まります。

【例文 8 選】シーン別ご面談のお願いメール

ここでは、アポイント依頼メール作成時に参考にできる文例を、新規顧客と既存顧客の場合、それぞれに分けて見ていきましょう。

新規顧客宛 (紹介経由)

新規顧客宛 (コールド)

既存顧客宛 (定期フォロー)

既存顧客宛 (新提案)

決裁者宛 (初回)

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代理店候補宛

パートナー企業宛

展示会後フォロー

アポイント依頼メールはテンプレートを活用して効率よく作成しよう

アポイントにつながる依頼メールを作成するためには、以下のポイントを押さえることが望ましいです。

• 「アポイント」という言葉は使わない
• 面談するメリットを感じさせる内容にする
• 候補日時はこちらから提案する
• 返信期限を設定する
• 日程調整ツールを活用する
• 送り先に合わせて内容を工夫する

アポイント依頼メールを作成することにより、情報を正しく確実に伝えられます。

テンプレートを活用すれば、メール作成業務も効率化できるでしょう。

今回紹介した文例も参考に、送り先に合わせて内容を工夫しながら、面談に応じたいと思ってもらえるようなメールを作成してください。

効率よくアポイントを獲得したい方には、「チラCEO」の利用がおすすめです。

チラCEOは、決裁者とマッチングできるプラットフォームです。

決裁者とマッチできれば、成約までスピーディーに進められ、営業担当者との商談を繰り返す必要がなくなります。

チラCEOには、さまざまな業種の決裁者が6,000名以上登録しているため、自社が求める人材を見つけやすいのも魅力です。

興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

よくある質問

Q. アポイント依頼メールの件名はどう書けばよいですか？

A. 誰から何の用件で送られたメールかが一目でわかる件名にします。

「〇〇についてのお打ち合わせのお願い【株式会社〇〇〇〇（名前）】」のように、用件と社名・氏名をセットで入れるのが基本です。

さらに興味を惹くワードやメリットがわかる数字を盛り込むと、開封してもらいやすくなります。

Q. 候補日時はいくつ提示するのが適切ですか？

A. 候補日時は複数提示するのが基本です。

相手に候補日を挙げてもらうと日程調整に時間がかかり、面倒に感じて返信が来ないこともあるため、こちらから日程を提示して選んでもらいます。

あわせて所要時間も記載しておくと、相手がスケジュールを調整しやすくなります。

Q. メールで「アポイント」という言葉を使ってもよいですか？

A. アポイントを依頼する側が使うのは避けたほうが無難です。

アポイントはアポイントメントの略で、取引先や商談相手と会って話す約束を取り付けることを指すため、依頼する立場で用いるのは不適切とされています。

「ご面談」「お打ち合わせ」といった丁寧な表現に言い換えましょう。

Q. 返信期限は書いたほうがよいのでしょうか？

A. 返信率を高めたい場合は設定してください。

期限があると相手も返信を後回しにしにくくなります。

送る側にとっても、期限がなければ提示した日時をいつまで空けておくべきか判断できず、ほかの業務に支障が出ます。

返信期限を定めたうえで送信しましょう。

Q. メールの作成に時間がかかる場合はどうすればよいですか？

A. メールを送信するシーンごとにテンプレートを作っておくのが有効です。

メールの開封率やメール営業でのアポ獲得率は高くないため、1通に時間をかけても成果に直結するとは限りません。

効率化して浮いた時間は、商談相手のリサーチや提案の作り込みに充てましょう。

Q. メールを送る頻度や送り先リストを管理する方法は？

A.メールを送る頻度や送り先リストを管理する際は、MAツールやメール配信システムの活用がおすすめです。

MAツールやメール配信システムを活用することにより、指定した間隔や日時で自動的にメールを送信できます。

中には、休眠リストを掘り起こして、新たなリードを獲得できる便利なツールもあります。

さらに、同一人物や同一企業の重複を防げる機能もあり、手動でリストを管理する場合と異なり、同じメールを重複して送ってしまうリスクを避けられるのも魅力です。

過去に営業を断られた相手はシステム上で送信先リストから外すことにより、誤ってメールを送ってしまう事態を防げます。

場面別｜営業メール例文の記事一覧

営業メールは、アポイントの依頼から受注後のお礼まで、工程ごとに書き方の勘所が変わります。

自社がいまどの工程にいるかを確かめてから、該当する例文記事を開くと手戻りが起きません。

下記は営業メールの流れに沿って、場面別の例文記事を並べたものです。

この記事の監修者

平野 哲也（ひらの てつや）

株式会社オンリーストーリー 代表取締役

BtoB営業と決裁者マッチングの領域に12年間携わり、決裁者同士をつなぐマッチングサービスを運営。

累計26億円の資金調達を実施し、「ベストベンチャー100」にも選出されている。

「つよいい会社をつくる」を掲げ、経営の中でのしくじりや営業の現場で得た知見を発信中。