「ご面談のお願い」メールは、件名と冒頭 3 行で開封率が決まる と言われています。本文がどれだけ丁寧でも、件名が凡庸だと読まれないため、送るメール文面は戦略的に設計する必要があります。
本記事では、新規顧客・既存顧客・決裁者宛など 8 シーン別にそのまま使える「ご面談のお願い」メールの例文 を紹介します。あわせて開封率を上げる件名テンプレ・書き方の 6 ポイント・よくある FAQ も解説するので、営業担当者の方がすぐに活用できる形でまとめました。
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「ご面談のお願い」メールは、営業における最重要コミュニケーションの 1 つです。電話や手紙に比べ、情報を正確に・確実に・効率よく届けられる点で BtoB 営業では欠かせない手段となります。
ここでは、メールを使ってアポイントを依頼するメリットを3つ紹介します。
メールであれば、企業名やサービス名、担当者の氏名といった情報を文面で残せるため、情報を齟齬なく伝えられるのがメリットです。
また、送信前にメールの内容を確認できるため、ミスリードな表現を変更できたり、伝え漏れを防げたりします。アポを獲得した後に、やりとりしたメールを見返して内容を確認できるのも利点の1つです。
一方、テレアポの場合は、相手に聞き間違えられてしまったり、アポイントの日時が間違って伝わってしまったりするリスクがあります。
情報を正しくやりとりできる点において、メールでアポイント依頼をするのは効果的と言えます。
メールであれば、口頭では説明が難しい情報も、文面でわかりやすく伝えられるのが魅力です。
特に、無形商材の場合は、サービスの内容や導入するメリットを伝えるのは難しく、電話口では十分に魅力を伝えられない可能性が否めません。
メールなら、資料を添付したり、WebサイトのURLを送れたりするため、電話よりもさまざまな情報を正確に伝えられます。
アポイント依頼メールのテンプレートを作成しておけば、メール作成の時間を短縮でき、効率的にアプローチできます。
テレアポの場合は、毎回電話をかけ、取り次いでもらった上でトークしなければなりません。時間がかかるだけでなく、担当者につないでもらえる可能性も低いため、効率が悪いのが難点です。
一方、メールであれば、テンプレートを作成し、送り先に応じて内容を変更できるようにすることにより、短い時間で多くの顧客にアプローチでき、アポイント依頼が効率化します。
経営層・決裁者は毎日数十〜数百通のメールを受け取ります。件名が「ご面談のお願い」だけでは埋もれるため、具体性を加えた件名にします。
・【ご面談のお願い】◯◯についてのご提案 | 貴社 ●月●日 ●時の空き状況：→ 用件と候補日を件名に入れる最強の型です。
・◯◯ のご相談の件 (ご紹介)：→ 紹介経由の場合は「紹介」を明示します。信頼度が一気に上がります。
・【●月のご連絡】貴社 ◯◯ 部門への無料診断のご案内：→ 月を明示し、期間限定感を出します。
アポイント依頼メールは、以下の手順で書きましょう。
ここでは、アポイント依頼メールの基本的な書き方を、文例とともに紹介します。
ビジネスメールでは、冒頭に挨拶と自己紹介を記載するのがマナーです。長々と記載すると用件が伝わりにくくなるため、簡潔に記載しましょう。
新規顧客の場合は、自己紹介の後にメールを送った背景について軽く説明することにより、信用してもらいやすくなります。
例）
| 突然のご連絡誠に失礼いたします。 株式会社〇〇の〇〇と申します。 この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社が取り組まれている〇〇事業に弊社がお力になれるのではと考え、ご連絡を差し上げました。 |
メールは結論から書き、要点がわかりやすくなるよう工夫することが大切です。結論が最後に来るメールは、わかりにくく途中で読んでもらえなくなる可能性があります。
まずは「アポイントを依頼したい」という旨を明記し、その後に自社サービスの説明や候補日時などを記載しましょう。
| 貴社の〇〇事業について、直接お話を伺える機会をいただければと存じます。 御社では〇〇というサービスを提供しており、〜という点にて、貴社の〇〇事業のお役に立てるかと考えております。 |
メールの後半には、アポイントの候補日時を記載しましょう。日程調整の負担をなるべく減らすため、複数の日時を提案することが大切です。所要時間も記載すれば、相手がスケジュールを調整しやすくなります。
| 下記の中で、ご都合のよろしい日時はございますか。 ◯月◯日（◯曜日） ◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日） ◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（◯曜日） ◯：◯◯〜◯：◯◯ ※所要時間は1時間程度を予定しております。 |
メールを開封してもらうためには、メールの内容が伝わるような件名を設定することが必要です。件名が設定されていないメールや、誰から送られたのかわからないメールは、怪しいと感じられ、開封してもらえない可能性があります。
どのような用件で、誰から送られたメールなのかがわかるよう、以下のようにわかりやすい件名を設定しましょう。
| 〇〇についてのお打ち合わせのお願い【株式会社〇〇〇〇（名前）】 |
また、興味を惹くワードや、メリットがわかる数字を盛り込むことにより、より開封してもらいやすくなるでしょう。
| 期間限定30%オフプランのご案内【株式会社〇〇〇〇（名前）】 |
| 人事業務を◯◯時間短縮できるサービスについて【株式会社〇〇〇〇（名前）】 |
ここでは、アポイントにつながる依頼メールを作成するための6つのポイントを紹介します。
アポイントを依頼する際は「アポイント」という言葉を使うのは避け、「ご面談」や「お打ち合わせ」のような丁寧な表現を用いるようにしましょう。
そもそもアポイントとは、アポイントメントの略であり、取引先や商談相手と会って話す約束を取り付けることです。アポイントを依頼する側が相手に対して使うのは不適切と言えます。
丁寧な表現を用いれば、礼儀正しい印象を与えられ、好感度アップが期待できます。
メールを読んで面談に応じたいと思ってもらうためには、面談するメリットを感じさせる文章を記載することがポイントです。
「面談で御社の課題を解決するプランを提案する」「業界のトレンドをまとめた資料をプレゼントする」などのメリットを具体的に提示し、直接会って話したいと思わせることが重要です。
事業について説明したり、サービスについて紹介したりするだけであれば、資料のやり取りだけですむため、わざわざ時間を使って面談したいとは思わないでしょう。
候補日時は、相手に挙げてもらうのではなく、こちらから提案しましょう。
相手に候補日を提示するようお願いすると、日程調整に時間がかかってしまうことがあります。日程調整を面倒に感じ、返信が来ない可能性もゼロではありません。
アポイント依頼メールでは、相手が返信するのをストレスに感じないよう、工夫することが大切です。こちらから日程を複数提示し、都合のよいものを選んでもらいましょう。
アポイント依頼メールに返信してもらえる確率を高めるために、返信期限を設定しましょう。
期限を設定することにより、相手が「返信しなくては」という気持ちになり、返信を後回しにしにくくなります。
メールを送る側にとっても、期限を決めておかなければ、提示した日時をいつまで空けておけばよいかがわからず、他の業務に支障をきたしてしまうでしょう。
返信期限を定めた上で、アポイント依頼メールを送信してください。
日程調整を効率化したい場合は、日程調整ツールを活用するのがおすすめです。
日程調整ツールなら、空いている日時をピックアップし、その中から相手に選んでもらうだけで日程調整が完了します。
空き状況をリアルタイムで反映させられるツールを使えば、日程調整をめぐるメールのやりとりを減らせ、複数人との日程調整も容易に行えます。
アポイント依頼メールは、テンプレートを用いることにより効率的に作成できますが、送り先に合わせて内容を変えることも欠かせません。
テンプレートをそのままコピペしたかのようなメールを送ると、一斉送信の営業メールと判断され、印象が悪くなってしまいます。
送り先の事業や業績などを調べた上で、自社のサービスがどのように貢献できるかを記載しましょう。相手のことをきちんと調べたうえで送っているメールであることが伝わり、話を聞いてみようと思ってもらいやすくなります。
また、業界のトレンドについて調べてメールに盛り込めば、信頼を獲得でき、さらに返信してもらえる可能性が高まります。
ここでは、アポイント依頼メール作成時に参考にできる文例を、新規顧客と既存顧客の場合、それぞれに分けて見ていきましょう。
| 件名: 【ご紹介】◯◯ 様からのご紹介の件 | ご面談のお願い 株式会社▲▲ ▲▲様 突然のご連絡失礼いたします。株式会社●●の●●と申します。 貴社 ◯◯ 部門の取り組みについて、共通の知人である ◯◯ 様よりお話を伺い、 ぜひ一度情報交換のご面談をお願いしたくご連絡差し上げました。 弊社は BtoB 営業支援サービスを提供しており、 貴社のような◯◯業界の企業様にご導入いただいております。 下記のいずれかでお時間いただけますと幸いです。 ・●月●日 (●) ●:●〜 ・●月●日 (●) ●:●〜 ・●月●日 (●) ●:●〜 所要時間は 30 分程度を予定しております。 ご返信は ●月●日 (●) までにいただけますと幸いです。 |
| 件名: 【ご面談のお願い】◯◯ についてのご提案 | 株式会社●● ▲▲様 突然のご連絡失礼いたします。株式会社●●の●●と申します。 弊社は BtoB 営業支援サービスを提供しており、貴社の◯◯について お役に立てる情報をお届けしたくご連絡いたしました。 貴社 HP の◯◯の取り組みを拝見し、弊社のサービスがお役に立てる可能性があると考えております。 30 分だけお時間いただき、ご説明の機会をいただけませんでしょうか。 候補日時: ・●月●日 (●) 14:00〜 ・●月●日 (●) 10:00〜 ・●月●日 (●) 15:00〜 ご都合の良い日程をお知らせください。 |
| 件名: 【定期ご連絡】●月の状況共有のお願い ▲▲様 いつもお世話になっております、株式会社●●の●●です。 定期的な状況共有のお時間をいただきたく、ご連絡差し上げました。 現在ご利用いただいている ◯◯ の運用状況と、今後の展開について 30 分ほどお話しできればと考えております。 ●月のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。 |
| 件名: 【新機能ご紹介】貴社 ◯◯ のさらなる効率化について ▲▲様 いつも大変お世話になっております、●●の●●です。 ご利用中の ◯◯ に、貴社の業務にお役立ていただける新機能が追加されました。 運用のポイントと活用事例を 30 分でお伝えしたく、 以下のいずれかでお時間いただけますと幸いです。 ・●月●日 (●) ●時〜 ・●月●日 (●) ●時〜 |
| 件名: 【ご面談のお願い】◯◯ 業界の営業 DX について | ●●代表よりご相談 ▲▲ 代表取締役 ▲▲様 突然のご連絡失礼いたします。株式会社●● 代表の●●と申します。 貴社の◯◯事業の取り組みを拝見し、同じ経営者の立場から 一度お話しさせていただきたくご連絡差し上げました。 弊社は経営者向けのマッチングサービスを運営しており、 貴社の◯◯ 分野でシナジーを生める可能性があると考えております。 お忙しいところ恐縮ですが、30 分だけお時間いただけませんでしょうか。 候補日時: ・●月●日 (●) ●時〜 ・●月●日 (●) ●時〜 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 |
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| 件名: 【共同プロジェクトのご相談】◯◯分野での連携について ▲▲様 いつもお世話になっております、●●の●●です。 先日の◯◯イベントでお話しさせていただいた件に関連して、 具体的な共同プロジェクトのご相談をさせていただきたくご連絡いたしました。 ●月中旬頃でご面談のお時間をいただけますと幸いです。 |
| 件名: 【●月●日 ◯◯展示会の御礼】ご面談のお願い ▲▲様 先日は◯◯展示会にお越しいただき、ありがとうございました。 株式会社●●の●●です。 展示会でお話しさせていただいた◯◯について、 より詳しい資料をご用意しましたので、ぜひご面談の機会をいただけますと幸いです。 候補日時: ・●月●日 (●) ●時〜 ・●月●日 (●) ●時〜 |
ここでは、アポイント依頼メールに関するよくある質問を紹介します。
A.メール作成の時間を短縮できるよう、メールを送信するシーンごとにテンプレートを作っておきましょう。
アポイント依頼メールは、アポイントを獲得するために非常に重要ですが、メール作成に時間をかけすぎないことも同様に重要です。メールの開封率や、メール営業によるアポイント獲得率はあまり高くありません。時間をかけたからといって成果につながるとは限らないため、テンプレートを活用して、メール作成にかかる時間を短縮するべきです。
メール作成を効率化した分、商談相手のリサーチや提案などに時間をかけましょう。
A.メールを送る頻度や送り先リストを管理する際は、MAツールやメール配信システムの活用がおすすめです。
MAツールやメール配信システムを活用することにより、指定した間隔や日時で自動的にメールを送信できます。中には、休眠リストを掘り起こして、新たなリードを獲得できる便利なツールもあります。
さらに、同一人物や同一企業の重複を防げる機能もあり、手動でリストを管理する場合と異なり、同じメールを重複して送ってしまうリスクを避けられるのも魅力です。過去に営業を断られた相手はシステム上で送信先リストから外すことにより、誤ってメールを送ってしまう事態を防げます。
アポイントにつながる依頼メールを作成するためには、以下のポイントを押さえることが望ましいです。
アポイント依頼メールを作成することにより、情報を正しく確実に伝えられます。テンプレートを活用すれば、メール作成業務も効率化できるでしょう。今回紹介した文例も参考に、送り先に合わせて内容を工夫しながら、面談に応じたいと思ってもらえるようなメールを作成してください。
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オンリーストーリー代表 平野からのメッセージ
