決裁者とのアポイントを獲得するための施策の1つに、営業メールが挙げられます。「決裁者アポイント獲得メールを送っているものの、なかなかアポイントにつながらない」「効果的な決裁者アポイント獲得メールの文例を知りたい」という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、決裁者とのアポイント獲得につながる営業メールの作成ポイント・注意点を解説します。また、シーン別の営業メール文例を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

決裁者とのアポ獲得に営業メールが重要な3つの理由

決裁者とのアポイントを獲得するために営業メールが重要な理由は、以下の3つが挙げられます。

• 相手の時間を奪わない
• 具体的な提案ができる
• 内容を再確認しやすい

1つずつ解説します。

相手の時間を奪わない

営業メールは、相手の時間を奪わない点がメリットの1つです。飛び込み営業やテレアポといった営業方法は、相手の業務を中断するケースがあります。営業メールであれば、相手の都合のいい時間に確認でき、心象を悪くすることがありません。自社の印象が悪くなると再度アプローチしづらくなるため、決裁者に配慮できることは大きなメリットです。

また、手の空いた時間にメールに目を通してもらえるため、多忙な決裁者にも内容を理解してもらいやすいでしょう。

具体的な提案ができる

メールには、資料やURLなど、口頭では伝えきれない情報を添付できます。そのため、テレアポや手紙営業などに比べ、商材について詳しく説明できます。商材の機能やメリットなどを理解してもらいやすく、商談までスムーズに進むでしょう。

また、アポイントを取るためのやり取りも減るため、営業担当者の負担軽減にもつながります。

内容をくり返し確認できる

営業メールは履歴が残るため、アポイント依頼の内容をくり返し確認できます。例えば、自社の商品やサービスの訴求内容を相手側が忘れてしまっても、メールを見返すことでくり返し確認できます。

電話や対面に比べてメールは確実に自社サービスや商品のアピールポイントを伝えられるため、興味を持ってもらいやすくなるでしょう。口頭で「言った」「言っていない」といった認識のズレも避けられます。

決裁者とのアポ獲得につながる営業メール4つの作成ポイント

決裁者とのアポイント獲得につながる営業メールを作成するためには、以下4つのポイントを押さえておくとよいでしょう。

1. タイトルは短文・分かりやすくする
2. 要点をまとめる
3. 商談の候補日を3つ挙げる
4. 返信期限を設定する

1つずつ解説します。

タイトルは短文・分かりやすくする

営業メールのタイトルは、見ただけで理解できるよう、短文で分かりやすくするのがポイントです。決裁者は毎日大量のメールを受け取っています。相手側が求めている情報を盛り込み、インパクトのあるタイトルであれば、開封してもらえる可能性が高まります。

タイトルが長すぎて文字が途中で切れてしまわないよう、20文字以内に収めるといいでしょう。

例えば「〇〇のご相談・〇〇の紹介」など、本文の内容を簡単にまとめたり「導入実績〇〇社突破〇〇のご紹介」などの数字を入れたりすると効果的です。

要点をまとめる

営業メールでは、伝えたい内容の要点をまとめることが大切です。メールは一度に多くの情報を送付できるため情報を盛り込みがちですが、メール本文がまわりくどいと、忙しい相手は読むことをやめてしまう可能性があります。また、内容を理解してもらえなければ返信をもらえず、アポイントが取れない可能性もあるでしょう。

伝えたい内容は分かりやすくまとめつつ、自社サービスや商品の詳細は細かく説明する必要はありません。あくまでも、決裁者とのアポイントを獲得するための営業メールなので、相手の興味を引く内容にするといいでしょう。

商談の候補日を3つほど挙げる

営業メールには、あらかじめ商談の候補日を3つほど挙げておくとよいでしょう。

こちらから候補日を指定しておけば、相手は日程を選択するだけで済み、手間が省けます。スムーズに商談の日程が決まれば、自社の商品への興味関心も薄くなりません。また、「ご都合はいつがよろしいでしょうか？」といったやりとりも減り、お互いに効率的です。

候補日は、直近の日時にしないことも重要です。相手の予定がすでに埋まっており、商談の日程が決まらない可能性があるためです。あくまで目安ですが、1週間ほど先の日程を提示するとよいでしょう。

返信期限を設定する

営業メールでは、返信期限を設定することも大切です。いつ返信してもいいと判断されてしまうと、緊急度が下がり、返信率が下がってしまいます。

返信期限は1週間程度にします。期限を過ぎても返信がなければ、リマインドメールを送って確認してみるとよいでしょう。また、メールが埋もれて開封されていない可能性もあるため、電話をかけて決裁者に確認を促すのもおすすめです。

決裁者とのアポ依頼メールを送信する際の注意点

決裁者とのアポイント依頼メールを送信する際の注意点は以下の2点です。

1. 誤字脱字がないか見直す
2. 営業メールお断りの企業を把握しておく

この項目では、それぞれについて解説します。

誤字脱字がないか見直す

営業メールの本文に誤字脱字があると、相手に失礼な印象を与えてしまったり、信用を失ったりする可能性があります。メールを配信する前に、宛名・件名・本文内容に誤字脱字がないか見直すようにするとよいでしょう。また、文章表現の誤りにも注意が必要です。

見直しの際、校正・校閲ツールを使うと、簡単に誤字脱字や文章表現の誤りを発見してくれます。WordやGoogleドキュメントには、無料で使える校正・校閲機能が付いています。また、無料の校正・校閲機能が利用できるサイトもあるので、うまく活用するとよいでしょう。

営業メールお断りの企業を把握しておく

営業メールを受け付けている企業かどうか、把握しておくことが重要です。相手側が必要としていないメールを配信すると、信用を失ってしまうリスクがあります。

営業メールを受け付けているか判断するためには、相手企業のプライバシーポリシーに「フォームからの営業はお断り」の文言がないか確認するといいでしょう。また、問合せフォームの上部に「営業メールお断り」の文言や「営業メールではない」のチェックボックスが設けられていることもあります。

営業メールお断りの企業の場合は、電話や手紙を使った営業方法を選択するといいでしょう。

決裁者とのアポ獲得メールの文章構成

営業メールの文章にまとまりがないと読みづらく、削除されてしまう可能性があります。一般的なメールの文章構成は、以下の流れです。

1. 宛名：相手の会社名・フルネームを記載する
2. 挨拶・自己紹介：メールを送った経緯・自分は何者なのか記載する
3. メールの目的・理由：メールを送った理由を説明する
4. 本文：アポイントの詳細や訪問日時などを提示する
5. クロージング：最後の締めの言葉を記載する
6. 署名：会社名・名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載する

この流れを意識してメールの本文を作成すると、まとまりが生まれ、最後まで読んでもらえる可能性が高まります。

【シーン別】決裁者とのアポ獲得メールの例文

営業メールは、新規顧客、既存顧客に送るケースなど、シーン別にごとに内容を書き分ける必要があります。ここでは、次の6つのシーン別に決裁者とのアポイント獲得メールの例文を紹介します。

1. 新規顧客へ営業メールを送る場合
2. 既存顧客へ営業メールを送る場合
3. 日程再調整の営業メールを送る場合
4. リマインドメールを送る場合
5. アポ獲得後のお礼のメールを送る場合
6. アポを断られた場合の返信メールを送る場合

1.新規顧客へ営業メールを送る場合

新規顧客の場合、急に知らない相手からメールが届くと「なぜ連絡先を知っているんだろう」と、不信感や警戒心を与えかねません。まずは「自分が何者なのか」しっかり分かるように自己紹介をし、どういった経緯でメールを送ったのかを伝えます。

また、なぜ連絡先を知っているのかを明記しておくといいでしょう。

【例文】

株式会社　〇〇様 突然のメール失礼致します。〇〇会社営業部の〇〇と申します。 〇〇社の〇〇様より、ご紹介をいただいてメールさせていただきました。 〇〇管理に関わる業務負荷が高く、悩んでいらっしゃると伺っています。 当社のサービスが御社の課題解決に役立つのではと思い、ご連絡差し上げた次第です。 弊社サービス〇〇は、現在まで〇〇社にてご利用いただき、〇〇を◯％向上させた実績がございます。〇〇の導入で、貴社の〇〇の効率化に貢献できると確信しております。 詳細な資料につきましては、下記URLよりご覧いただけます。 【URL】 もし弊社の〇〇にご興味をお持ちいただけましたら、一度貴社へお伺いし、30分ほどお話しするお時間をいただけないでしょうか。 誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な日程を記載いたしますので、1週間以内にご連絡いただけますと幸いです。 【候補日時】 ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、お気軽にお申し付けください。 ご多忙の折、大変恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。 【署名】

2.既存顧客へ営業メールを送る場合

既存顧客の場合、なぜ商談をしたいのか、具体的な理由とメリットを伝えるとよいでしょう。また、以前取引をした内容のお礼から書き始めると、相手に丁寧な印象を与えられ、好印象につながります。

【例文】

株式会社〇〇〇〇様 ご無沙汰しております、〇〇株式会社営業部〇〇です。弊社サービス〇〇をご利用いただき誠にありがとうございます。 この度、弊社が新たに開始したサービス〇〇の導入を検討していただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。 〇〇は、多く企業が抱える課題解決に寄与するサービスとなっており、貴社の事業のお役に立てるのではないかと自負しております。 〇〇に関する資料を添付致しましたので、ぜひご一読くださいませ。詳細についてご興味をお持ちいただけましたら、直接お会いしてご案内させていただきたい所存です。 誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な日程を記載いたしますので、1週間以内にご連絡いただけますと幸いです。 【候補日時】 ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、お気軽にお申し付けください。 ご多忙の折、大変恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。 【署名】

3.日程再調整の営業メールを送る場合

日程の再調整の場合、相手にスケジュールを再調整してもらわなければならず、迷惑をかけてしまいます。可能な限り早めに返信をすることが大切です。候補日を増やし、相手の都合に沿わせる意思を見せることが大切です。

【例文】

株式会社◯◯様 お世話になっております。〇〇株式会社営業部〇〇です。 先日頂戴した訪問の件でご連絡させていただきました。こちらの都合で誠に恐縮でございますが、別日程で再調整をさせていただけないでしょうか。 こちらから打診したにも関わらず、大変申し訳ございません。 【候補日時】 ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ ◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ 上記以外でも、〇〇様のご都合がいい日程をご提示いただけますと幸いです。ご多忙の折、大変恐れ入りますが何卒よろしくお願い申し上げます。 【署名】

4.リマインドメールを送る場合

アポイント獲得から訪問予定日まで日数がある場合、決裁者のスケジュール変更などによってキャンセルになってしまう可能性があります。また、訪問先で長時間待つことも考えられます。そのため、アポ予定の3日前〜前日には、必ずリマインドメールを送っておくといいでしょう。

【例文】

件名：◯月◯日（曜日）のご面談について 株式会社〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社営業部の〇〇です。 〇〇のご面談につきまして、あらためてご連絡させていただきました。 日程：◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ 訪問者：営業部◯◯、◯◯ ご予定にお変わりあれば、こちらのメールに返信いただくか、電話にてご連絡いただけますと幸いです。 それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。 【署名】

5.アポ獲得後のお礼メールを送る場合

決裁者とのアポイントを獲得できたら、日程調整のお礼とともに、再確認のメールを送るといいでしょう。お礼のメールは、24時間以内に送るようにします。

【例文】

件名：◯月◯日（曜日）のご面談について 株式会社◯◯様 お世話になっております。◯◯株式会社営業部の◯◯です。 この度は、お忙しい中ご面談の機会をいただき誠にありがとうございます。 ご連絡いただきました下記日程にて、御社へお伺いさせていただきます。 日程：◯月◯日（曜日）◯：◯◯〜◯：◯◯ 訪問者：営業部◯◯、◯◯ もしご都合が悪くなった場合は、こちらのメールに返信いただくか、電話にてご連絡いただけますと幸いです。それでは、当日どうぞよろしくお願いいたします。 【署名】

6.アポを断られたときの返信メールの場合

決裁者からアポイントを断られた場合でも、承諾したことを伝えるために必ず返信メールを送るようにします。返信メールには、今後のアポ獲得の可能性を残しておくために、決裁者との関係性が壊れないよう配慮が大切です。

断りのメールを送って頂いたことに対し、感謝の気持ちを伝えるといいでしょう。

【例文】

件名：◯月◯日（曜日）のご面談について 株式会社◯◯様 お世話になっております。◯◯株式会社営業部の◯◯です。 この度はお忙しい中、ご丁寧な返信誠にありがとうございます。今回は〇〇とのこと、承知いたしました。〇〇様のご状況を考えず、無理を申し上げてしまい大変失礼いたしました。 またの機会がございましたら、何卒よろしくお願いいたします。今後ともよろしくお願いいたします。 【署名】

決裁者のメールアドレスを入手する方法

決裁者のメールアドレスは、以下の4つの方法で入手できます。

• 企業のホームページを確認する
• セミナーなどのイベントに参加する
• 企業リストを購入する
• 決裁者アポ獲得サービスを利用する

企業のホームページを確認する

インターネット上で検索すれば、自社の営業対象となる企業が表示されます。企業のホームページには、重要な役職の情報が記載されていることがあります。必要な情報を逃さないよう、確認してみるといいでしょう。

また、求人サイトや決裁者同士でマッチングできるプラットフォームを活用するのもひとつの手です。企業情報だけでなく、役職者の情報も記載されているケースがあります。

セミナーなどのイベントに参加する

セミナー展示会に参加し、出展している企業情報を入手します。決裁者が実際に参加している保証はありませんが、直接名刺交換し、メールアドレスを入手できる可能性があります。

また、名刺交換ができなかった場合でも、企業名をもとにホームページへアクセスし、決裁者のメールアドレスがないか確認するといいでしょう。

決裁者リストを購入する

決裁者情報を収集している専門業者から購入すれば、効率的に情報を入手できます。さまざまな業種の決裁者を見つけられたり、アプローチしたい決裁者情報を一度に入手したりすることが可能です。

大量のリストを一度に入手でき、イベントなどに参加する手間も省けるのもメリットだといえます。とはいえ、リスト購入にはある程度コストがかかるものです。無料トライアルの有無や取得可能なリスト数など、事前に確認して検討するといいでしょう。

決裁者アポ獲得サービスを利用する

決裁者とのマッチングサービスを利用するのも、アポ獲得につながる有効な手だてです。マッチングサービスを利用している経営者や決裁者は、自社が抱える経営課題を解決するために登録しているケースが多く、ニーズが顕在化しています。そのため、提案がしやすいうえに、決裁者を探す手間を省ける点も魅力だといえるでしょう。

また、業務提携や代理店契約など、サービス導入という枠組みに留まらずにビジネスを拡大できるチャンスがあります。

ただし、サービスの登録には審査が必要で、手数料が発生します。費用対効果を見極めたうえで利用を検討するといいでしょう。

弊社では、決裁者限定マッチング支援サービス「チラCEO」を提供しています。独自の審査を通過した決裁者のみやりとりでき、新たなパートナー創出の機会が期待できます。

まとめ：メール作成のポイントを押さえて決裁者とのアポ獲得につなげよう

決裁者とのアポイントを獲得するためには、相手の都合に合わせやすいメール営業は有効な手法です。メール作成のポイントを押さえれば、アポイント獲得につながりやすくなるでしょう。

今回ご紹介した例文を参考に、アプローチしたい顧客の特徴に合わせた営業メールを作成してみてください。

最後に、当社オンリーストーリーでは決裁者限定マッチング支援サービス「ONLY STORY」を提供しています。独自審査を通過した企業のみ利用可能で、現在は5,000社以上の企業の決済者が利用中です。

決済者同士でマッチングできるため、社内確認が少なく、スピーディーに商談に進めるといった魅力があります。

「手軽に商談を行いたい」と考えている方は「ONLY STORY」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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