ビジネスにおいて、決裁者とのアポイントメントを取ることは、新規顧客の獲得や重要な契約の締結など、ビジネスの成果に大きく影響します。しかし、決裁者とアポを取ることは簡単なことではありません。難易度の高い受付を突破し、決裁者との円滑なコミュニケーションを図ってアポをとるには、トークスクリプトの作成が効果的です。
トークスクリプトを作成すると、テレアポや訪問営業、商談時の会話の品質を向上し、提案内容を標準化できます。また、成約率を上げられるだけでなく、社員教育にかかるコストの低減が図れるようになります。
本記事では、決裁者とアポを効果的に取るためのコツやポイント、さらには魅力的なトークスクリプトの作り方を紹介します。また、よくある失敗例とその回避方法についても解説します。
トークスクリプトの作成は、決裁者とアポを取るために大いに役立ちます。ここでは、決裁者とアポを取るためにトークスクリプトを作るメリットを3つ紹介します。
それぞれの項目について詳しく説明します。
トークスクリプトがあれば、決裁者にどのようなメッセージを伝えるべきか、どのような質問をするべきかなど、商談時に話す内容を事前に考えられます。そのため、自社の商品やサービスの特徴やメリットを伝えやすくなります。落ち着いて簡潔に商材について説明できれば、相手に商材の魅力を理解してもらえるでしょう。
また、事前に想定させる質問を考えておけば、質疑応答もスムーズに進みます。相手の疑問点を解消しやすくなるため、より商材の特徴や機能について理解してもらいやすくなります。
トークスクリプトを作成しておけば、社内で営業ノウハウを共有できます。営業成績の良い担当者のトークを共有すれば、アポ獲得率やクロージングの精度が高まります。また、事前に話す内容を組み立てておけるため、営業経験の浅い担当者でも自信をもって決裁者との営業に臨めます。
即戦力として活躍できる担当者が増えるため、多くの企業にアプローチしやすくなるでしょう。
さらに、トークスクリプトがあれば営業経験の浅い担当者にノウハウをイチから教える必要がなくなり、研修時間の削減にもつながります。リソースに余裕が生まれるため、コア業務に集中しやすくなります。
営業トークを改善しやすくなる点も、トークスクリプトを作成するメリットです。トークスクリプトがあれば、どこで相手に断られたかなどを記録してトークの品質を高められます。
例えば、商品の紹介を終えて次回のアポイントの申し込みを断られた場合には、商品の説明が分かりづらかったことが考えられます。該当箇所のトークスクリプトを改善し、特徴や機能などをより簡潔に説明する流れに変更しましょう。
このように、トークスクリプトがあれば、トークの弱点を見直し、相手のニーズを的確にくみ取った提案や商材の分かりやすい説明を行いやすくなります。
トークスクリプトを具体的に考え始める前に、まずは簡単な構成を組み立てておきましょう。トークフローの骨子を作っておくことで、会話の流れが自然でスムーズなトークを展開できます。トークスクリプトの構成を考える際は、以下のようなステップで構築することをおすすめします。
トークは相手に自分自身を紹介し、挨拶をするところから始めます。自分の名前や所属する企業名、職種などを簡潔に説明することで、相手に自分自身を覚えてもらいやすくなります。
決裁者は多忙であることが多いため「お時間いただきありがとうございます。」など、感謝の言葉があると丁寧な印象を与えられます。また、これから話す内容も簡単に紹介しておくと、話を聞いてもらいやすくなるでしょう。
挨拶と自己紹介が済んだらヒアリングを行い、相手の持つ課題について詳しく聞きます。まずは「何かお悩みのことはございますか？」とストレートに聞いてみると良いでしょう。もし明確な回答が得られなければ、「〇〇にお悩みかと考えていたのですが、合っていますでしょうか？」など、想定される課題をこちらから提示するとニーズを引き出しやすくなります。
なお、ビジネスパートナーなどから紹介を受けて決裁者と商談する場合には、事前にニーズが把握できるチャンスもあります。「〇〇にお悩みとのことですが、具体的にどこに課題を感じていらっしゃいますか？」など、事前調査をもとに、ニーズを深く探る質問をすると良いでしょう。
続いて、自社の商品やサービスについて紹介を行います。商材の特徴やメリット、価格などについて簡潔に説明しましょう。特に、メリットは決裁者が重要視する部分であるため、なるべく分かりやすく説明できるように準備しておくことがポイントです。
また、ヒアリングした課題をもとに、「自社の製品が御社の課題を解決できる」と伝えることが重要となります。
「当社の商品Aを導入いただいた企業様は平均で△が〇〇％向上した」など、具体的な数字や実績を出して説明すると興味を引きます。もし、ターゲットの業種と近い企業に商材が導入された実績があれば、その旨を伝えることも効果的でしょう。
商品やサービスの紹介が終わればクロージングを行います。商談したお礼を伝え、次回のアポの日程を調整します。アポ取りの際は、こちらからいくつか候補日を提示して日時を調整してもらいます。
もし決裁者が自社の商品やサービスに強い興味を示していれば、ここでさらに導入の検討を促すといいでしょう。
どれだけ構成を考えていても、イレギュラーな方向に話が進むことがあります。トークスクリプトを作成する際は、いくつかの分岐点を考えておくのがおすすめです。
など、最終的に決裁者のアポにつなげるためのフローチャートを作っておくと、会話がどのような流れになっても、決裁者とのアポが取れる確率が高まります。
フローチャートとは複雑なプロセスを整理したもので、相手の出方に応じた対処法を示すことができます。新人でも咄嗟の判断がしやすくなり、スムーズに対応できます。ただし、相手の対応を網羅しようとすると却って複雑なものになるので注意が必要です。
ここでは、決裁者とアポを取るための具体的なトークスクリプトの例を紹介します。トークスクリプトを作る際の参考にしてください。
【最初の挨拶】
| いつもお世話になっております。 〇〇のサポートをおこなっております、株式会社〇〇の営業担当の△△と申します。お時間いただきありがとうございます。本日は〇〇についてお話しさせていただきます。 |
| いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の営業担当の△△と申します。先日お送りさせていただいた〇〇というツールについてご説明させていただきたく、ご多忙中に恐れ入りますが、〇〇様（決裁者）とお話しできるでしょうか。 |
【受付を突破できた時】
| お忙しいところお時間をいただきありがとうございます。 株式会社〇〇の営業担当の△△と申します。 本日は弊社の提供する〇〇（サービス・商品名）についてお話させていただきたく、（決裁者）様にご連絡させていただきました。 お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただけるでしょうか？ |
| お世話になっております、株式会社〇〇の営業担当の△△と申します。 （決裁者）様に繋いでいただき、誠にありがとうございます。 本日は、弊社からの〇〇（サービス・商品名）に関するご提案をさせていただきたく、ご連絡させていただきました。 簡単にご説明をさせていただいてもよろしいでしょうか？ |
【受付を突破できなかった時】
| 承知致しました。お忙しいところ恐縮です。 申し訳ありませんが、責任者の方に株式会社〇〇からの連絡であることをお伝えいただけますか？ 後ほど改めてご連絡させていただきますので、お時間をいただけるようお願いいたします。 |
| 承知致しました。本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。 また、機会がございましたら、弊社の（提供するサービス・商品名）のご紹介をさせていただきたく存じますので、責任者の方にお伝えくださいませ。. ありがとうございました。 |
【相手の興味を引く導入】
| 弊社は、□□という分野で長年の実績を持ち、最近では、〇〇に力を入れております。 100社以上の企業様が導入している、弊社の〇〇というサービスについてご提案したいのですが、お時間をいただけますでしょうか。 |
| 弊社では、〇〇という商品（サービス）を提供しています。 この商品（サービス）は、〇〇の課題を解決するために開発されました。御社では現在、〇〇の課題に直面していらっしゃいますか？ |
【本題（課題の説明や提供する価値）】
| 私どもの〇〇というサービスなら、△△のような課題を解決することが可能です。 御社のビジネスの効率化やコスト削減にも繋がり、お役に立てることができると確信しております。 〇〇という機能もありますので、〇〇を実現することができます。 |
| この商品（サービス）の最大の特徴は、〇〇です。 これにより、〇〇が実現され、〇〇を実現できます。また、この商品（サービス）には、〇〇という利点があります。 御社では、現在具体的にどのような課題がありますか？ |
【決裁者とのアポ取り】
| （決裁者）様、本日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。 （提供するサービス・商品名）について、ご理解いただけましたでしょうか？ もしもお検討いただけるようでしたら、是非（日程や場所など）での面談のアポイントメントをいただければと思います。 |
| （決裁者）様、誠にありがとうございました。 この度は（提供するサービス・商品名）について、ご興味を持っていただけたようで大変嬉しく思います。 改めて、（日程や場所など）でお会いし、より詳しいご説明をさせていただければ幸いです。可能でしたら、アポイントメントをいただければと存じます。 |
【アポが取れた場合】
| （決裁者）様、本日はお忙しい中、誠にありがとうございました。 改めて（日程や場所など）でお会いする機会をいただけたことを心より感謝申し上げます。 当日は、より詳しい情報をご提供いたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。 |
【アポが取れなかった場合】
| 承知いたしました。お忙しい中、お時間をいただきましてありがとうございました。 もし機会がありましたら、改めてご連絡させていただければと思います。それでは、失礼いたします。 |
この項目では、トークスクリプトを作成するコツを紹介します。
トークスクリプトを作成する際は、いくつかの分岐点を考えておくのがおすすめです。
いくつか場面を想定してスクリプトを用意しておけば、様々な状況で落ち着いて対応できます。また、想定していない質問にあいまいな回答をしてしまい、不誠実な印象を与えることも少なくなるでしょう。
フローチャートを作成する際は、話の流れを意識して、右から左（もしくは上から下）に向けて書くとよいでしょう。
トークスクリプトの内容はターゲットの課題やニーズに合わせて柔軟に変更しましょう。相手の課題に沿った提案ができなければ、商品やサービスの魅力がうまく伝わらず、成約率が下がってしまいます。
ターゲットごとにスクリプトの内容を調整することを心がけましょう。ただし、イチからスクリプトを見直すのは時間と手間がかかってしまうため、挨拶や自己紹介など、基本的な部分はテンプレート化するのがおすすめです。課題のヒアリングや商品のメリットの説明などをターゲットごとに調整してましょう。
トークスクリプトはツールを使って作成すると便利です。ツールの中にはトークスクリプトを自動で生成してくれるものがあり、スクリプトを作成する手間や時間が省けます。また、スクリプトの変更も容易に行えるため、トーク内容の改善も行いやすくなります。
ツールにはフローチャートを作成するものや文章を生成するものなど様々な種類があり、目的に合ったものを選ぶことが重要です。無料で利用できるツールもあるため、いくつか試してから選択すると良いでしょう。
トークスクリプト用のテンプレートを配布しているサイトもあるため、スクリプトの作り方が分からないときには活用すると効果的です。
営業活動において、決裁者とのアポ取りは重要なビジネスチャンスの第一歩です。ここでは、決裁者とのアポを効率よく取るためのコツについて紹介します。
決裁者と直接話すためには、本人が所属する部署の直通電話にかけるのがおすすめです。テレアポの場合、代表番号にかけると窓口担当者のところで切られてしまう可能性もあり、決裁者とのアポを獲得するのに時間がかかります。
企業のホームページや組織図、過去のプレスリリースなどを参考にして決裁者にもっとも繋がりやすい連絡先を見つけましょう。
電話の相手が決裁権を持たない場合や、決裁者と話すことができなかった場合は、アポの際に決裁者の同席をお願いするのがベストです。自社の上長も同席する旨を伝えると、決裁者の同席をお願いしやすくなります。
また、同席してもらう確度を高めるために、緊急性や説得力のあるトークを展開することも重要となります。決裁者以外と話す可能性も考慮して、事前に戦略を考えておきましょう。
営業の電話をかける際には「ご担当者様はいらっしゃいますか？」と聞くより「責任者の方はいらっしゃいますか？」と聞くようにしましょう。担当ではなく、最初から責任者を指名することで、決裁者とつながる可能性が高まります。
しかし、決裁者は日々多くの業務に追われており、全くのゼロから決裁者に直接話を聞いてもらうことは難しいでしょう。前もって決裁者にメールやセールスレターを送付することにより、事前に興味をもってもらったり、担当者と日頃からコミュニケーションをとって、決裁者に繋がりやすいように根回しすることが重要となります。
決裁者のアポを取得することは、営業活動において非常に重要なポイントです。決裁者のアポを取得するために必要な情報を的確に伝えることができるようにするには、トークスクリプトの作成がおすすめです。
最後に、当社オンリーストーリーでは決裁者限定マッチング支援サービス「ONLY STORY」を提供しています。独自審査を通過した企業のみ利用可能で、現在は5,000社以上の企業の決済者が利用中です。
決済者同士でマッチングできるため、社内確認が少なく、スピーディーに商談に進めるといった魅力があります。
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