多くの日本企業が成果を追い求めるようになり、効率化の観点から受発注に必要な手続きをWeb化するケースが目立つようになりました。
Web受注をするためには、専用のシステムが必要です。しかし、システムにはさまざまな種類があるため、自社に合うものがわからない方もいるでしょう。
そこでこの記事では、Web受注のメリット、システムを比較する際のポイント、システムの種類、導入にあたっての注意点を解説します。Web受注への切り替えを検討している場合は参考にしてください。
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Web受注とは
Web受注とは、受注に関わるさまざまな業務をWeb上で実施することです。多くの場合、専用のシステムを介して受注作業を行います。システムによるWeb受注を導入すると、ヒューマンエラーが起こりにくく二度手間を省くことができるため、BtoB受注業務の効率化が可能です。
Webを通したBtoB受発注業務は、一般的に以下のような流れで行われます。
- 発注側：システム上で見積依頼、商品情報（単価・納品時期・最小ロット数など）の問合せ
- 受注側：システムから見積や問合せへの回答
- 発注側：システム上で注文書・発注
- 受注側：システムで受注内容の確認、出荷対応、請求書の作成・送付
Web受注のメリット
Web受注には、以下のようなメリットがあります。
- 受注業務の負担軽減
- 機会損失の防止
- 属人化の解消
- 顧客満足度の向上
それぞれについて解説します。
1.受注業務の負担軽減
Web受注は、受注業務の負担を軽減します。
電話やFAXによる受注は、フォーマットがあっても人によって書き方が異なっていたり、商品項目や取引先名の記入ミスがあったりするため、確認作業が発生します。取引先ごとに請求書送付時期など細かい指定があると、対応漏れがないようにチェックしなければならないでしょう。
Web受注を導入しシステム上で商品や取引先をマスター管理すれば、入力ミスをなくせます。細かい指定もデータに反映されるため照合作業が減り、対応漏れも防げます。
2.機会損失の防止
Web受注へ切り替えると機会損失を防げます。
Web受注によりデータで情報を一元管理すれば、照合作業などの月次作業を自動化できます。受注から納品までのスピードも向上します。そのため、顧客数を増やすことができ受注機会の拡大が期待できます。
手作業で起票していると受注数に比例して対応業務が増えてしまうため、取引先を増やせないという企業もあるでしょう。取引履歴や取引先情報は紙資料で管理し、納品書や請求書もまとまっていない状況では書類管理が煩雑になります。データで管理すると月末の集計や照合作業の手間を省けるため、新規顧客を増やせます。
3.属人化の解消
Web受注は業務の属人化を解消します。
Web受注では履歴がデータで残るため、これまでの受注内容をいつでも確認でき、誰でも同じように対応できます。
特定の人のみが受注業務を担当していると、その人にしかわからない受発注が定着してしまう場合があります。電話による「いつもの商品をいつもの時期にお願い」といった抽象的な発注が成立していると、担当者の不在時に対応が困難です。
4.顧客満足度の向上
Web受注により、クレームやトラブルが生じることを防ぐことが可能です。
受注から出荷までをシステムで一本化することにより、在庫反映のタイムラグがなくなります。発注可能な情報がシステム上で確認できるためトラブルが少なくなり、顧客満足度の向上が期待できます。
FAXやメール、電話注文では、翌日の到着希望など無理な依頼をされることもあるでしょう。その都度日程の再調整の依頼や、内容の確認業務が発生してしまいます。Web受注では、FAX受注における読み間違いや電話での聞き間違いが起こらず、トラブルを軽減できます。
Web受発注システムを比較する際のポイント
Web受注には専用のシステムの導入が必須です。ここではシステムの比較ポイントを2つ解説します。
使いやすさ
実務を行う現場社員が使いやすいシステムを選ぶことが大切です。
実際に使う現場社員にとって使い勝手が良くないと、次第にシステムを敬遠するようになる可能性があります。現場社員が操作しやすいか、画面が見やすいかといった視点で選ぶことが重要です。無料トライアルを活用して実務を担う社員に使い勝手をヒアリングするのがおすすめです。
カスタマイズできるか
システムの既存機能だけでは使い勝手が悪い場合、カスタマイズが可能かどうかを確認しましょう。
オプションで機能を搭載できたり、部分的にカスタマイズできたりすれば、自社の業務に合わせて使いやすい仕様にすることができます。既存のシステムをベースにカスタマイズできれば、ゼロから自社専用のシステムを開発する場合に比べて、費用を抑えられます。
Web受注システム15選
ここでは、15のWeb受注システムについてそれぞれの特徴を紹介します。システムを導入する際の参考にしてください。
- 楽楽B2B
- Bカート
- 楽楽販売
- アラジンEC
- BtoBプラットフォーム受発注
- COREC
- TS-BASE受発注
- Spes
- CO-NECT
- ASPIT
- MOS
- AnyForm OCR
- ecbeing BtoB
- TEMPOSTAR
- マルチプラットフォームシステム（MPS）
1.楽楽B2B
| システムの特徴 | BtoB専用のECサイトを作ることにより販売活動の機会損失を回避 |
| 費用 | 月額5万円（ライトプラン）〜 |
| 無料トライアル | 無料でデモ画面を試せる |
| カスタマイズ対応の可否 | ECサイトのレイアウトデザインのカスタマイズは可能 |
| 運営会社 | 株式会社ネットショップ支援室 |
| URL | https://raku2bb.com/ |
楽楽B2Bは取引先ごとに受注価格や決済手段、納品数などを管理できるシステムです。大企業に導入された実績があり、幅広い業種で利用されています。注文書をpdfに変換してアップロードすれば自動でデータ化してくれるため、繁雑な業務を減らせます。
編集部のおすすめポイント
BtoB専用のECサイトを制作でき、営業支援やメルマガ、アップセル・クロスセル機能など、売上アップに繋がる機能が充実しています。業務効率化とともに売上拡大を目指せます。
2.Bカート
| システムの特徴 | BtoB取引を前提として開発された、BtoBのためのECサイト構築サービス |
| 費用 | 月額9,800円〜 |
| 無料トライアル | 30日間無料トライアル申し込み可能 |
| カスタマイズ対応の可否 | ECサイトのデザインはCSS記述でカスタマイズ可能 |
| 運営会社 | 株式会社Dai（ダイ） |
| URL | https://bcart.jp/ |
Bカートでは、取引開始の際承認制のフローを設け、取引先ごとに商品の表示・非表示の設定をするなど、販路を管理できます。販売価格や特定の商品画像などを商品カタログのように見せることができ、対面営業においても活用できます。
編集部のおすすめポイント
Bカートは即日サービス開始できるため、スピーディにシステムを導入したい企業におすすめです。業務規模に応じてスモールスタートできます。
3.楽楽販売
| システムの特徴 | エクセルやメールで管理している販売管理に関する社内業務をシステム化する |
| 費用 | 初期費用：15万円月額：費用：6万円〜 |
| 無料トライアル | 無料トライアル申し込み可能 |
| カスタマイズ対応の可否 | 自社専用のデータベースの構築、入力項目や各種画面の設定が可能 |
| 運営会社 | 株式会社ラクス |
| URL | https://www.rakurakuhanbai.jp/ |
楽楽販売は請求業務を管理するシステムです。請求業務は、請求書をプリントし、担当者や上長の押印後、経理部で押印後、請求書を郵送、紙資料の控えをファイリングといった流れが一般的です。この一連の流れを取引先ごとに行わなければなりません。
システムで一元化すれば、膨大な取引先がある企業ほど業務時間とコストを削減できるでしょう。また、承認作業はリモートでも可能で、押印待ちでフローが滞るといったロスを削減できます。
編集部のおすすめポイント
表示項目や入力画面、操作メニューのカスタマイズなどの変更がマウス1つでできます。はじめて利用する場合でも直感的に使うことができ操作性が高いです。
4.アラジンEC
| システムの特徴 | 株式会社アイル社の基幹システムのユーザーの要望より開発されたシステム |
| 費用 | 初期費用：300万円～月額費用：6万円～ |
| 無料トライアル | なし |
| カスタマイズ対応の可否 | 基幹システムとの連携など柔軟なカスタマイズが可能 |
| 運営会社 | 株式会社アイル |
| URL | https://aladdin-ec.jp/ |
アラジンECは、BtoB企業向けに開発されたBtoB専用のシステムです。長年にわたってBtoBの基幹システムを自社開発してきた実績とノウハウがあるため、様々な決裁システムや倉庫管理システムとスムーズに連携できます。
編集部のおすすめポイント
業界の習慣や独自の取引方法、要望などに合わせて柔軟にカスタマイズできます。初期投資がかかっても自由にカスタマイズしたい企業におすすめです。また、BtoBに特化したシステムであるため、企業間の取引に役立つ機能が多数備わっています。
5.BtoBプラットフォーム受発注
| システムの特徴 | 飲食業界の受発注システム |
| 費用 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 無料デモの申し込みが可能 |
| カスタマイズ対応の可否 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社インフォマート |
| URL | https://www.infomart.co.jp/asp/index.asp |
BtoBプラットフォーム受発注は、基幹システムとの連携により、書類を読み取って電子化できるシステムです。請求書や申込書などをシステム上で管理でき、データを手動入力する手間を省けます。また、オプションで出荷データを取り込むことも可能なため、発送処理業務の負担軽減も可能です。
編集部のおすすめポイント
BtoBプラットフォームは受発注、導入後のフォローや使い方の講習会などを行っておりサポート体制が充実しています。また、マニュアルもわかりやすく操作も簡単です。
6.COREC
| システムの特徴 | 受注から出荷・請求処理までWeb上で完結 |
| 費用 | 利用範囲が限定されるものの0円でも利用可能 |
| 無料トライアル | 伝票や請求書の作成数が限定されるが無料プランがある |
| カスタマイズ対応の可否 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社ラクーンコマース |
| URL | https://corec.jp/ |
CORECはWeb上で受注に関する様々なデータを管理できるシステムです。取引先ごとに注文書のフォームをカスタマイズでき、請求書や納品書をpdf形式で作成できます。スマートフォンやタブレットでも利用でき、外出先でも受注内容を確認できます。
編集部のおすすめポイント
CORECは、1名で受注業務をしている場合は月額料無料で利用可能です。複数名の担当者がいる場合でも月額2,980円とリーズナブルです。
7.TS-BASE受発注
| システムの特徴 | 注文から商品の手配・出荷までのさまざまな業務を、TS-BASE 受発注ひとつで一元管理 |
| 費用 | 初期費用：29万円〜月額費用：10万円〜 |
| 無料トライアル | 14日の無料期間のトライアルが可能 |
| カスタマイズ対応の可否 | 提供する以外の機能のオリジナル開発が可能 |
| 運営会社 | 竹田印刷株式会社 |
| URL | https://ts-base.jp/ |
TS-BASEは商品の在庫管理に必要な機能を搭載しているシステムです。ラベルの出力や送り状の作成を行えるため、事務作業の負担を軽減します。システム上では、過去の取引履歴を一覧で確認することが可能です。セキュリティ対策にも力を入れているため、取引情報が漏洩するリスクも少ないです。
編集部のおすすめポイント
プランは、「注文サイト+倉庫システム+管理システム」プラン、「注文サイト+管理システム」プラン、「倉庫システム+管理システム」プランの3つがあります。そのため、注文サイトは既に持っていて、倉庫システムと管理システムだけ導入したいというケースにも対応可能です。
8.Spes
| システムの特徴 | 完全無償で受発注・入出庫・在庫管理が可能 |
| 費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 完全無償 |
| カスタマイズ対応の可否 | 既存業務の業務フローに合わせた開発も可能 |
| 運営会社 | Spes株式会社 |
| URL | https://spe-s.jp/ |
Spesは、システム上で在庫管理を行えるシステムです。取引先ごとの売上や仕入、入出庫情報などを一元管理します。在庫を物流センターで預かり、システムに登録された入出庫情報をもとに、物流業務を代行依頼できるプランもあります。
編集部のおすすめポイント
このシステムは初期費用および月額費用が0円であり、基本無料で利用できます。有料プランでは電話対応のサポートや出荷作業の代行などを依頼できます。外国住所の入力を補助する機能があり、海外の企業と取引がある場合にもおすすめです。
9.CO-NECT
| システムの特徴 | 最短で申込み当日から利用できる |
| 費用 | 初期費用：0円月額費用：要問合せ |
| 無料トライアル | 無料トライアル |
| カスタマイズ対応の可否 | 別途見積もりで自由にカスタマイズ可能 |
| 運営会社 | CO-NECT株式会社 |
| URL | https://biz.conct.jp/ |
CO-NECTは取引先ごとに受注内容を管理できるシステムです。納品書や請求書、出荷伝票などの書類をシステム上で作成できます。取引先ごとに内容をカスタマイズして商品の注文ページを作成できる点も魅力です。また、LINEと連携する機能があり、発注側はLINEから商品を注文できるため、取引先が移行しやすいシステムと言えます。
編集部のおすすめポイント
カスタマーサポートが手厚く、困ったことがあればメールや電話で相談できます。受注業務の代行サービスも展開しているため、受注業務に割くリソースが足りない企業にもおすすめです。
10.ASPIT
| システムの特徴 | 外食産業向け業務支援システム |
| 費用 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| カスタマイズ対応の可否 | カスタマイズについては別途問合せ |
| 運営会社 | 株式会社アスピット |
| URL | https://aspit.jp/ |
ASPITは外食に特化しており、在庫状況や書類、売り上げの管理を行えます。シフト作成や給与計算などの労務管理、売上げや原価などの財務・会計上の管理も可能です。小さい店舗から大規模なチェーン店まで導入された実績があり、幅広い飲食店で利用しやすいシステムです。
編集部のおすすめポイント
カスタマーサポートが導入から運用まで全面的にサポートしてくれます。操作に関しては、365日24時間の電話サポートがあり、特別なIT知識がなくても運用しやすいです。また、直感的に利用できる設計になっており、受注管理システムに慣れていない企業も安心です。
11.MOS
| システムの特徴 | 圧倒的な発注者視点のシステム |
| 費用 | 要問合わせ |
| 無料トライアル | 体験デモが可能 |
| カスタマイズ対応の可否 | カスタマイズ対応可能 |
| 運営会社 | 株式会社アクロスソリューションズ |
| URL | https://www.mosjapan.jp/ |
MOSは自社に合わせてカスタマイズできる受注管理システムです。各種オプションの追加や画面のデザイン変更が行えます。医療や福祉、建設など幅広い業種で導入された実績があります。スマートフォンでも利用できるため、手軽に運用できる点も魅力です。
編集部のおすすめポイント
スマートフォンから商品を発注できるため、取引先がPCを使わない場合でも安心です。請求書や納品書の作成など、書類作成にも対応しています。取引先ごとに書類のテンプレートを用意できるため、書類作成の負担軽減につながります。
12.AnyForm OCR
| システムの特徴 | 信頼精度99.7%を実現する帳票データ化ソフト |
| 費用 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| カスタマイズ対応の可否 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社ハンモック |
| URL | https://www.hammock.jp/anyform/ |
AnyForm OCRは、書類を読み取ってシステム内でデータ管理できます。注文書など様々な書類を読み取ることが可能なため、紙の受注管理から脱却できます。製造業や通信、飲食など幅広い業種で利用されているシステムです。
編集部のおすすめポイント
画面のレイアウトをカスタマイズできるため、自社に合った形で運用できます。また、データをCSV形式で出力でき、エクセルなどでレポート作成をする際にも活用できます。
13.ecbeing BtoB
| システムの特徴 | システム構築はもちろん課題解決に必要な支援をワンストップで提供 |
| 費用 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| カスタマイズ対応の可否 | カスタマイズの制約なし |
| 運営会社 | 株式会社ecbeing |
| URL | https://www.ecbeing.net/b2b/ |
ecbeing BtoBは、企業ごとに受注内容を管理できるシステムです。企業ごとに商品の注文ページを作成できます。価格の調整や売掛対応、在庫データの管理など、法人との取引に必要な機能が揃っています。
編集部のおすすめポイント
プランによっては、システムを自由にカスタマイズできるため、希望に沿った運用ができます。また、多数の中小企業に導入された実績があり、中小企業におすすめのシステムだと言えます。
14.TEMPOSTAR
| システムの特徴 | ハイブリッドのカスタマイズが可能なシステム |
| 費用 | 初期費用：0円月額費用：1.1万円〜 |
| 無料トライアル | 30日間無料お試しが可能 |
| カスタマイズ対応の可否 | 個別の要望に対しても柔軟なカスタマイズで対応可能 |
| 運営会社 | SAVAWAY株式会社 |
| URL | https://commerce-star.com/ |
TEMPOSTARでは受注情報やメール配信、帳簿出力、在庫数などを一括管理できます。また、システムの画面や書類作成のテンプレートをカスタマイズ可能です。運用開始後は無償でシステムがバージョンアップされるため、常に最新の状態で利用できます。
編集部のおすすめポイント
受発注のほか、在庫管理や商品管理などネットショップ運営に必要な機能を搭載しています。複数のECサイトを運営しており、受注管理・在庫管理・商品登録などを一本化したい場合におすすめです。
15.マルチプラットフォームシステム（MPS）
| システムの特徴 | 基本から複雑な購買管理もサポートできる高機能受発注サービス |
| 費用 | 月額料金制 |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| カスタマイズ対応の可否 | 要問合せ |
| 運営会社 | オザックス株式会社 |
| URL | https://www.ozaxitlab.jp/products_search/list002/item_1 |
マルチプラットフォームシステムは、会計や売上管理など様々なシステムと連携できます。受注に関わる様々な業務をシステム上で行えるのが特徴です。月額料金制であるため、費用の見通しが立てやすいでしょう。
編集部のおすすめポイント
PCだけでなく、スマホやタブレットでも利用できるため、多数の事業所や店舗を抱える企業におすすめです。また、倉庫別に商品の在庫数をリアルタイムで確認できる機能もあります。在庫状況への問合せに対応しやすくなります。
Web受発注システム導入における注意点
Web受注を導入するにあたって、注意点を2つ解説します。
自社の受注プロセスを確認
システムの導入にあたっては、自社の受注プロセスを改めて確認しましょう。その際には、ヒューマンエラーが起きやすい点や業務が重複している点など、課題や問題点も洗い出しておきましょう。自社に必要な機能を把握しやすくなります。
システムは多機能なほど使いやすいとは限りません。導入コストを無駄にしないために、自社の業務効率化を実現できる機能があるシステムを選ぶ必要があります。
取引先への伝え方
Web受発注に切り替えるには、取引先にも了承を得なければなりません。Web受発注になることにより、これまでのアナログな発注業務より便利になることを伝えて、納得してもらう必要があります。
現場の受発注業務における課題を認識してもらうことからはじめるとよいです。例えば以下のような課題が考えられます。
- 電話だと履歴が残らずミスが起こりやすい
- FAXで送信失敗になっていることがある
- 月次作業で照合に時間がかかっている
- 発注履歴が共有できておらず二重で発注していることがある
取引先の発注業務の流れに沿って、削減できることをひとつずつ説明しましょう。
Web受注におけるよくある質問
ここでは、Web受注におけるよくある質問を紹介します。
Q.WebEDIと受注システムとの違いは？
A.EDIは受発注や請求書などの書類をデータ化し電子的に送受信できるシステムです。
一方、受注管理システムでは、書類の作成に加えて在庫管理やレポート作成が行える機能があります。受注管理システムの方が多機能であり、様々なシーンに合わせて活用できます。
Q.FAXからWeb受注に切り替える場合、顧客はスムーズに移行できる？
A.Web受注に移行してもらうためには、発注業務が今より楽になることを丁寧に伝えることが大切です。
解決できる課題を1つずつ説明し、システム導入のメリットが大きいことを理解してもらいましょう。移行が成功した顧客の事例や感想を共有し、効率化を実現できるイメージを持ってもらうことも効果的です。
まとめ：Web受注に切り替えてBtoB受注業務を効率化しよう
Web受注に切り替えることにより、受注業務の効率化とコスト削減や売り上げの拡大を目指すことが可能です。Web受発注システムには複数の種類がありますが、以下のポイントを確認すると自社にあったシステムを選定しやすいです。
- 現場社員が使いやすいシステムかどうか
- カスタマイズが可能かどうか
また、システムで受注業務が効率化できたことにより、新規顧客開拓に踏み切る企業もあるはずです。効率的に顧客開拓を進めたいなら、社外サービスの利用の検討をおすすめします。経営者同士のマッチングをサポートする「チラCEO」では、決裁権のある経営者にメッセージを送信してアプローチする機会や、決裁者に向けてプレゼンできる機会があるため受注確度の高いアポイント獲得を目指せます。
顧客開拓で、売上拡大を効率的に進めたい場合はお問合せください。
