「商談設定メールを送っているものの、なかなか次につながらない」と悩んでいる営業担当者もいるでしょう。企業には毎日数多くのメールが届くため、適切なアピールをしなければ商談に繫げるのは困難です。

そこで本記事では、商談設定メールの例文を紹介します。メールを作成する際のポイントや注意点なども紹介しているので、併せて参考にしてください。

商談設定メールを作成する際のポイント

商談設定メールを作成する際のポイントは、以下の通りです。

• 興味を惹く件名にする
• 用件を絞る
• 読みやすいメールを作成する
• 返信しやすい流れを作る
• 相手の業務時間内に送信する

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

興味を惹く件名にする

商談設定メールを作成する際は、興味を引く件名にしましょう。相手の興味・関心を引きつける件名をつけることで、開封率を上げられます。

以下のポイントを意識するのがおすすめです。

• メールの内容を簡潔にまとめる
• 具体的に表記する
• 相手のメリットを提示する

相手に不信感を与えないように気をつけながら、わかりやすい件名を考えましょう。情報を詰め込みすぎてしまうと、後半が省略されて画面に表示されないことがあります。20～30文字程度を目安に見やすい件名に設定するのがポイントです。

【悪い例】 ・商談について ・弊社が新サービスの提供を開始しました。ぜひ商談の機会を設けていただきたく、ご連絡いたしました。 ・メール配信サービスの開始

【良い例】 ・面談のお願い：〇〇に関する新サービスのご案内 ・〇〇を解決するサービスのご提案 ・メール配信業務のコストを削減できるツールのご紹介

用件を絞る

商談設定メールでは、用件を絞って作成しましょう。商談につなげるために複数の情報を詰め込むと、結局は何が言いたいのかわからなくなります。相手にメールの意図が伝わらなければ、返信率も下がるでしょう。

そのため、商談設定メールを作成する際は、何を伝えたいかを明確にしておき、その内容に特化したメールを作ることがポイントです。

【悪い例】 弊社では、〇〇と△△、◇◇などのサービスを提供しております。 〇〇は～～～を解決できるツールとなっており、多くの企業に導入していただいております。△△は～～～のコストを削減することを目的としており、年間45％のコストダウンを実現しています。◇◇は人員不足で悩む企業の～～～を解決しており、豊富な実績を持っております。 つきましては、貴社のお役に立てるのではないかと思っております。

【良い例】 弊社では、〇〇という新サービスの提供を開始しました。 〇〇を導入していただければ、～～～に関するコストを最大45％削減できます。そのため、～～～でお悩みの貴社のお役に立てるのではないかと考えております。 つきましては、〇〇の詳細を説明させていただく時間を設けさせていただきたく、ご連絡いたしました。

読みやすいメールを作成する

読みやすいメールを作成するのもポイントの1つです。文字だけで情報を伝えるメールは、読みやすさを考慮しなければ最後まで読んでもらえません。直感的に内容を理解してもらうためにも適度に改行をしたり、箇条書きを活用するのがおすすめです。

メールは40～120文字程度で改行を行うと読みやすくなります。並列な情報を書く際には箇条書きを使用すると、読み手が要点を理解しやすくなります。「自分がメールを受け取った場合に読みやすいと感じるか」といった点を意識しながら作成するといいでしょう。

【悪い例】 〇〇を導入するメリットは人員不足を解消できること、チーム内で情報を共有できること、リアルタイムで情報を更新できること、チーム内で知識や経験を蓄積できることの4つです。

【良い例】 〇〇を導入するメリットは、以下の4つです。 1.人員不足を解消できる 2.チーム内で情報を共有できる 3.リアルタイムで情報を更新できる 4.チーム内で知識や経験を蓄積できる

返信しやすい流れを作る

商談設定メールを作成する場合は、返信しやすい流れを作っておくのもおすすめです。メールの最後に自社の連絡先を記載したり「興味があればご連絡ください」といった一文を追加したりするだけではなく、相手に次の行動を起こさせる文章を追加するのがポイントです。

例えば、商談の候補となる日程をあらかじめ記載する、お得なキャンペーン情報を知らせておくと、相手は行動しやすくなります。次の選択肢を狭めておくと、迷うことなく行動に移せます。相手が「はい」か「いいえ」で判断しやすいようなメールを作成するといいでしょう。

相手の業務時間内に送信する

商談設定メールを送る際は、相手の業務時間内に送信しましょう。深夜や休日など相手の営業時間外にメールを送信すると、非常識な印象を与えます。緊急時以外は、相手の営業時間をチェックしたうえでメールを送信するのがマナーです。

また、相手のスケジュールを把握していれば、メールをチェックをする可能性が高い時間帯に狙いをつけて送信するのも1つの作戦です。始業開始直後の午前中やお昼休憩明けの午後1時頃はメールを確認する人が多いでしょう。

外回りを担当する人であれば、会社に戻ってきたタイミングでメールをチェックする可能性があるため、終業前に送るのがおすすめです。

【既存顧客編】商談設定に使える例文

既存顧客宛に使える商談設定メールの例文は、以下の通りです。

〇〇株式会社営業担当　〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 先日はZoomにて面談のお時間をいただき、誠にありがとうございました。その際に問い合わせいただきました弊社の新サービスについて、より詳しく説明する機会をいただければと思い、メールをお送りしました。 もしよろしければ、御社にお伺いする、もしくはZoomを使って1時間ほどお時間をいただければ幸いです。 下記の日程でご都合の良い日時はありますでしょうか。 ①3月15日　午前中 ②3月17日　13時～15時 ③3月20日　15時～17時 もしどの日程も都合が悪いようであれば、〇〇様の調整が付く日をお知らせいただけると幸いです。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社営業担当　〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 先日は弊社が提供する新サービスについて、お話をする時間を作っていただき、誠にありがとうございました。 お話をお伺いした際に、〇〇というお悩みをお持ちとお聞きしたのですが、その後いかがでしょうか。 弊社では新サービス以外に、〇〇を解決する〇〇も提供しており、貴社のお役に立てるのではないかと考えております。 もしよろしければ、改めて問題解決のご提案をさせていただければ幸いです。 下記の日程でご都合の良い日時はありますでしょうか。 ①3月15日　午前中 ②3月17日　13時～15時 ③3月20日　15時～17時 もしどの日程も都合が悪いようであれば、〇〇様の調整が付く日をお知らせいただけると幸いです。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

【新規顧客編】商談設定に使える例文

新規顧客宛に使える商談設定メールの例文は、以下の通りです。

〇〇株式会社営業担当　〇〇様 突然のご連絡、大変失礼いたします。株式会社〇〇で営業担当をしております、〇〇と申します。 この度、弊社で〇〇という新サービスの提供を開始しました。弊社のテストによると、〇〇のコストが最大〇％削減するとの結果が出ております。そのため、貴社が抱える〇〇という課題の解決に必ずお役に立てると確信しております。 つきましては、新サービスである〇〇の詳細を説明させていただきたいのですが、いかがでしょうか。デモ製品は、いつでもご利用いただけます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 なお、来週の月曜日11時頃に、改めてお電話させていただければと思っております。何かご不明点があれば、その際にお申し付けください。 何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社営業担当　〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の営業担当をしております、〇〇と申します。 この度は、弊社の新サービスである〇〇の資料をダウンロードしていただき、ありがとうございます。 今回ダウンロードしていただいた資料は、弊社が試験を何度も繰り返し行った結果をまとめたものでございます。〇〇の分野で役立てていただける内容となっていますので、ぜひ業務にご活用ください。 なお、〇〇に関するご質問やご興味がございましたら、お気軽に弊社までお問い合わせいただけると幸いです。貴社が抱える問題や課題を解決できる方法を提案させていただきます。 つきましては、以下の電話番号よりお電話をいただき、ご都合の良い日程をお知らせしていただければと思います。 何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社〇〇様 突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇にて営業を担当しております、〇〇と申します。 貴社のホームページを拝見し、現在展開されている〇〇という事業において、弊社が開発しました新サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。 弊社が開発した新サービスは、〇〇に関する業務効率化を目的としており、コストダウンを図りながら業務をスムーズに進めていただけます。 サービスの提供から半年ではありますが、52社に導入いただいており、貴社と同業種となる導入企業様では、稼働時間が〇％削減されたという報告も受けております。 もしご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ直接ご説明する機会をいただけると幸いです。 下記の日時でご都合の良い日はありますでしょうか。 ①3月15日　午前中 ②3月17日　13時～15時 ③3月20日　15時～17時 ご面談は1時間程度を想定しております。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

商談設定メールを作成する際の注意点

商談設定メールを作成する際の注意点は、以下の通りです。

• 基本的なミスは起こさない
• 目的を間違えない
• 相手によって本文の長さを変える
• 自社ドメインからメールを送信する
• 添付資料は圧縮ファイルに変換する

それぞれの注意点を詳しく見ていきましょう。

基本的なミスは起こさない

商談設定メールを作成する際は、誤字脱字や文字化けなど基本的なミスは起こさないように気をつけましょう。これは商談設定メールに限らず、企業へメールを送る際に遵守すべきマナーです。

顔を合わせないからこそ、メールの内容で自社の評判を判断されてしまいます。メールを送る際は間違った表現や誤字脱字、文字化けなどがないかよく確認することが大切です。特に相手の企業名や部署名、名前などは間違えないように注意しましょう。

なお、機種依存文字や特殊な記号、見慣れない漢字なども相手の理解度を下げる要因になってしまうため、原則避けるべきです。

目的を間違えない

商談設定メールは、商談につなげることが目的であることを認識しましょう。メールの作成に時間をかけすぎて、商談設定メールの送信が目的になってしまうと意味がありません。1通のメールに何十分もの時間をかけたからといって、商談が成立するわけではないからです。

そのため、自社の連絡先などをテンプレートにしておき、必要に応じてアレンジしながらメールを送信するといった工夫が必要です。効率よく自社の魅力をアピールしていきましょう。

相手によって本文の長さを変える

商談設定メールを送る際は、相手によって本文の長さを変えましょう。比較的見込み度の高い相手には長文メールを作成して、自社の商品やサービスの魅力をアピールします。長文メールであれば、自社に関する情報をより多く伝えられるため関心度を上げやすくなります。

反対に、見込み度の低い相手に対しては短文メールを送信して、自社を知るきっかけにつなげましょう。文章量が少ないため、関心がない状態でも最後までメールを読んでもらいやすくなります。

商品やサービスの魅力を詳しく説明できないものの、次につなげられれば紹介できるチャンスが訪れるでしょう。つまり、相手によって本文の長さを変えることで、反応のもらいやすさが変わるのです。

自社ドメインからメールを送信する

商談設定メールを送信する際は、自社ドメインを利用しましょう。GmailやYahoo!mailなどをはじめ、フリーメールで商談設定メールを送ると、迷惑メールやなりすましと判断される可能性があります。

たとえ件名や差出人名に会社名や担当者名を入れていたとしても、相手からの信頼は得にくいでしょう。自社のドメインを使ってメールをすれば、相手から信頼されやすくメールも読んでもらいやすくなります。

相手の不信感を買わないためにも、自社ドメインを活用して商談設定メールを送信しましょう。

添付資料は圧縮ファイルに変換する

商談設定メールに資料を添付する際は、圧縮ファイルに変換しましょう。添付ファイルのデータが大きいと相手のサーバーでは内容を確認できなかったり、送信が遅れたりする原因になります。

資料を添付する際は相手が読みやすい状態で送ることが大前提です。自社管理のサーバーにファイルをアップロードしたうえでURL化するのも1つの方法です。

商談の成功率を高める方法

商談の成功率を高める方法は、以下の5つです。

1. 顧客への理解を深めてから営業する
2. 自分が誰なのかを明確に提示する
3. メールを送付した経緯を記載する
4. 相手が得られるメリットを明らかにする
5. 返信にはすぐ対応する

それぞれの方法について詳しく解説します。

顧客への理解を深めてから営業する

商談設定メールを送る前に、顧客への理解を深めることが大切です。相手が抱える問題や悩みを理解し、メールでその解決策を提示すると商談につながる可能性は高まります。

事前に顧客に関する情報を集めて「何に悩んでいるのか」「どのような課題を抱えているのか」などを浮き彫りにする必要があります。顧客が所属している業界のニュースやSNSなどもチェックしておくことで、より相手への理解を深められるでしょう。

自分が誰なのかを明確に提示する

商談設定メールには、自分が何者なのかをしっかりと提示しましょう。自己紹介がなければ相手の不信感を買うことになり、メールを最後まで読んでもらえない可能性があります。

場合によっては、迷惑メールと判断されて受信拒否となることもあるでしょう。そのため、商談設定メールを作成する場合は、自社や自分自身についての自己紹介を簡単に記載しておくのがおすすめです。

なお、その際は具体的な数字を使って自己紹介すると、説得力が増し相手の関心を引きやすくなります。例えば「弊社はBtoB営業を支援する企業として活動しており、今まで1,000社以上の実績を持っています」と伝えることで、興味を持ってもらいやすくなります。自社のアピールできるポイントをあらかじめ書き出しておくといいでしょう。

メールを送付した経緯を記載する

商談設定メールを送信する場合は、メールを送付した経緯も記載しておきましょう。突然メールが届くと「なぜメールが来たのか」「どういった用件があるのか」といった疑問が相手に残ります。

自己紹介して相手の興味関心を惹いたのちに、メールを送信した経緯を伝えることで疑問を解消していきます。そうすることで、相手はメールを読み進める理由ができるため、最後まで目を通してもらえる確率が高くなるでしょう。

相手が得られるメリットを明らかにする

商談設定メールを作成する際は、相手が得られるメリットを明らかにしましょう。「相手が抱えている問題は何か」「相手が必要としている情報は何か」が明らかになれば、それらを解決する方法を提示できます。

例えば、顧客が営業の人員不足で困っているのであれば「営業部門の業務効率化、省人化、人材不足解消」といった内容を記載することで興味や関心を持ってもらいやすくなります。自社の商品やサービスについて一方的にアピールするのではなく「相手の問題や課題を解決できるのが自社である」ことがわかるように記載するのがポイントです。

返信にはすぐ対応する

商談設定メールの返信が来たら、すぐに対応しましょう。メールの返信を放置すると「相手にちゃんと届いたのだろうか」「あの件はいったい何だったのだろうか」などと不安やストレスを与えてしまう原因となります。

できる限り素早い行動を心掛けておき、相手の問題や課題を解決したいとの思いを伝えるようにするのがおすすめです。

すぐに回答するのが難しい内容であれば、そのまま放置するのではなく「詳細を確認してから折り返しご連絡を差し上げます」とのメールを送信しておきます。そうすることで、相手に不必要な心配をかけることもありません。

まとめ：商談設定する際の例文をチェックしよう

商談設定メールを作成する際は、基本的なポイントに注意しましょう。特に件名は相手がメールを開くかどうかを決める重要なポイントであるため、簡潔にわかりやすく記載することが大切です。

メールの本文も読み進めやすい内容を意識することで、最後まで目を通してもらいやすくなります。相手の問題や課題に寄り添った内容のメールを作成することで、返信率も上げられるでしょう。今回紹介した例文を参考に、商談設定メールを作成してください。

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（本文執筆・編集：オンリーストーリー編集部）

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（コメント：代表平野）