インサイドセールスにおいて、メールは新規顧客開拓や既存顧客のフォローなどに活用できる有用な手段です。しかし、メールをただ作成しても、相手に読んでもらえない場合や、内容がわかりづらくその後の関係構築につながらないケースが多く見られます。

この記事では、インサイドセールスにおけるメールの書き方のポイントを例文とともに解説します。例文は場面ごとに紹介しているため、メールを活用したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

インサイドセールスにおけるメールの書き方のポイント

インサイドセールスでメールを活用する際に理解しておきたいポイントは、以下の4つです。

• メールの要点がわかりやすい件名をつける
• 宛名は正しく記載する
• 導入ではメールを送った理由を記載する
• 本文は要点を簡潔に記載し、有益な情報提供を心がける

ここでは、インサイドセールスにおけるメールの書き方のポイントを紹介します。

メールの要点がわかりやすい件名をつける

メールの件名は、要点がわかりやすいものにしましょう。顧客の元には、1日に何件もメールが届きます。忙しい業務の中でメールをさばくに、メールの件名を見て、重要そうと判断したものから開封するのが一般的です。

メールの要点がわかる件名をつけなければ、開封さえしてもらえない可能性があるため、以下のように、メールの要点や差出人がわかりやすい件名をつけることが望ましいでしょう。

〇〇についての打ち合わせのお願い【株式会社〇〇　△△（名前）】

【株式会社◯◯　△△（名前）】商談日程のご相談

宛名は正しく記載する

メールでは、必ず宛名を記載しましょう。宛名がないと、間違いメールや迷惑メールだと思われてしまう可能性があります。

宛名には、相手の所属と氏名（フルネーム）、役職があれば役職もミスなく記載します。宛名を間違えてしまうと印象が悪くなり、商談化しづらくなるため注意が必要です。記載例は

以下の通りです。

株式会社〇〇人事部 〇〇〇〇様

導入ではメールを送った理由を記載する

導入部分では、自己紹介のほかにメールを送った理由を記載します。知らない人からのメールは警戒されやすいですが、冒頭部分に自己紹介とメールを送った背景を簡潔に記載することによって、初めてのコンタクトでも信用してもらいやすくなるでしょう。

また、先方がメールを最後まで読む可能性も高くなります。導入部分の記載例は、以下の通りです。

突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の〇〇と申します。  この度は、貴社が取り組まれている〇〇事業に、弊社がお力になれるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。

本文は要点を簡潔に記載し、有益な情報提供を心がける

ビジネスにおいては、簡潔で要点がわかりやすいメールを作成することが求められます。さまざまな情報を伝えようとすると、どうしてもメールが長くなる傾向にあります。長いメールは読む相手の時間を奪ってしまい、最後まで読んでもらえない可能性があります。

メールを作成する際は、PREP法を用いるのがおすすめです。PREP法とは、結論・理由・具体例・結論の流れで伝える、ロジカルライティングの手法です。読み手に負担をかけず、メール内容に興味関心を持ってもらいやすいと言われています。伝えたい点を箇条書きで記載すると、より伝わりやすいでしょう。

また、メールには顧客にとって有益な情報を記載することが大切です。商材を売り込む内容だけを記載したメールは相手にとって魅力的に映らず、興味を持ちにくいです。

送付先の決算資料やプレスリリースが公開されている場合、資料に目を通して企業の課題を見つけ、ニーズに沿った提案をできるように準備しておきましょう。

さらに、ネクストアクションにつなげやすいよう、日時候補、LPへの遷移や問い合わせフォームのリンク挿入などの工夫を行うと効果的です。

インサイドセールスにおけるメールの例文

ここでは、インサイドセールスのメールの例文を、以下の3つの場面ごとに紹介します。

• 初回アプローチ時
• 提案時
• 提案後

メール作成時、ぜひ参考にしてください。

初回アプローチ時のメール例文

初回アプローチ時のメール例文を書く際は、メールを送った背景と要点を簡潔に伝えることを心がけましょう。また、アポイントの候補日をこちらから提示することで、相手にとって日程調整の手間が省けるため、返信してもらえる可能性が高まります。

以下、記載例です。

（件名）人事業務を効率化できるクラウドシステムのご案内【株式会社〇〇】 株式会社●● ●●様  突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の〇〇と申します。 この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社の人材採用や人事業務において、弊社がお力になれるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。 弊社は、人事業務を一括で管理できるクラウドサービスを提供しています。 人材採用から雇用契約・従業員管理まで、人事に関するさまざまな業務を一括で管理できます。3,000社以上の導入実績を誇り、顧客満足度97%と、多くのお客様に満足していただいております。 もしご興味がおありでしたら、まずは貴社のニーズについて伺う機会をいただければ幸いです。下記日程のご都合はいかがでしょうか。  －－－－－－－－－－－－－－－ ・〇月〇日（□）　□時〜 ・〇月〇日（□）　□時〜 ・〇月〇日（□）　□時〜 －－－－－－－－－－－－－－－ 上記以外の日程でも調整可能ですので、遠慮なくお申し付けください。 突然のご連絡となってしまい恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 （署名）

提案時のメール例文

提案時のメール例文について、新規顧客への提案と既存顧客へのアップセル提案の2パターンの例文をご紹介します。

新規顧客への提案

新規顧客への提案時は、商材に興味を持ってもらえるよう、商材の魅力を具体的な数値とともにアピールしましょう。

以下、記載例です。

（件名）人事業務を効率化できるクラウドシステムのご案内【株式会社〇〇】  株式会社●● ●●様 突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の〇〇と申します。 この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社の人材採用や人事業務において、弊社がお力になれるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。 弊社は、人事業務を一括で管理できるクラウドサービスを提供しています。 人材採用から雇用契約・従業員管理まで、人事に関するさまざまな業務を一括で管理できる便利なシステムです。3,000社以上の導入実績を誇り、顧客満足度97%と、多くのお客様に満足していただいております。 【サービス概要】 人材採用から雇用契約・従業員管理まで、人事業務を一気通貫で管理できるクラウドサービス  【料金】 月額〇〇円※初期費用0円  【特徴】 ・クラウド型なので初期費用0円、すぐにご利用いただけます ・1つで、採用から管理まで人事業務を幅広くサポート ・Web面談機能も搭載 ・従業員の健康管理も楽々 本メールに、サービス紹介資料と導入事例集を添付しておりますので、併せてご覧ください。 もしご興味がございましたら、以下のメールまでご連絡いただければ幸いです。 〜〜〜〜＠〜〜〜.com 突然のご連絡で大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 （署名）

既存顧客へのアップセル提案

既存顧客へのアップセル提案の際は、商材に関する情報を簡潔にまとめつつ、利用を検討した相手がすぐに次の行動に移れるように購入ページ等のリンクを貼り付けましょう。

以下、記載例です。

（件名）「〇〇」新プラン提供開始のご案内 ●●様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 いつも、弊社サービス〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。 この度、現在ご利用いただいている〇〇に、新しく「ハイグレードプラン」が登場いたしました。ベーシックプランでご利用いただいている機能に加え、日報機能と契約書管理機能が追加されました。人事業務をさらに効率化したい方におすすめのプランです。  【プラン概要】 料金：月額5,000円対応 サービス：従業員管理機能、採用管理機能、日報機能、契約書管理機能 ぜひご活用いただければと思いご案内いたしました。 ご希望の場合は、下記のURLからご連絡ください。 URL：～～～～～～～ ご不明点などございましたら、遠慮なくお申し付けください。 今後ともよろしくお願いいたします。  （署名）

提案後のメール例文

顧客への提案後は、直後に面談の機会を設けてもらったことへの感謝を伝えるメールを送り、さらに数日後にフォローメールを送りましょう。

提案直後

顧客への提案直後は、面談のお礼を述べるメールを送ります。メールはその日のうちに送るのがベストですが、遅くても翌日までには必ず送り、丁寧な印象を与えることが大切です。

（件名）本日のご面談の御礼 ●●様 いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 本日は、ご多忙の中貴重な機会を頂きまして、誠にありがとうございました。 本日ご紹介した資料と、導入事例集をお送りいたします。 弊社サービス〇〇は、貴社のご要望に従ってプランを選択することが可能です。本日お伺いした貴社の〜〜という課題にも、柔軟に対応できると自負しております。 追加で何かご不明点などございましたら、遠慮なくお聞きいただければ幸いです。引き続きよろしくお願い申し上げます。 （署名）

提案数日後のフォローメール

提案から数日後、検討状況をヒアリングするフォローメールを送ります。フォローメールでは、次のアポイントを無理に取得しようとしたり、見積もりにつなげたりしようとすると、感じが悪くなりがちです。

あくまでも、顧客の悩みや疑問に寄り添う顧客ファーストの姿勢を見せるようにしましょう。

（件名）先日のご面談の御礼と今後につきまして ●●様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 先日は貴重なお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。少し日が空いてしまいましたが、その後ご意見やご不明点などはございますでしょうか。貴社のご意向を伺えれば幸いです。 不足点がございましたら、代替案も用意いたしますので、忌憚ないご意見を賜りたく存じます。 何卒よろしくお願いいたします。 （署名）

インサイドセールスでメールを送る際の注意点

インサイドセールスでメールを送る際は、以下の点に注意しましょう。

• メール作成に時間をかけすぎない
• 返信漏れ・返信遅れに注意する
• しつこくメールを送らない
• 特定電子メール法に注意する

メール作成に時間をかけすぎない

メールはインサイドセールスにおいて非常に重要なツールですが、メール作成に時間をかけすぎないよう注意しましょう。

メールを作成して送付する目的は、アポイントの獲得や顧客との関係性を構築することです。メールを作成する作業に時間をかけすぎても、成果につながるとは限りません。そのため、メール作成に時間をかけすぎないよう、冒頭の挨拶や署名などはテンプレート化して、効率化を図る必要があります。

返信漏れ・返信遅れに注意する

顧客からせっかく返信が来たのに返信を忘れたり、返信が遅れたりすると、関係性を構築しづらくなってしまいます。返信が遅いと印象が悪くなり、その間相手の興味関心が薄れて、商機を逃してしまう危険性があります。

メールに適切に対応できるよう、インサイドセールス部隊とは別に、メールのリスト管理と返信状況を確認する担当者を設けるのが望ましいでしょう。

しつこくメールを送らない

何度もメールを送ると、迷惑に感じられ、しつこい印象を与えてしまいます。メールを最後に送信した日時を記録して、適切な間隔でメールを送ることが大切です。MAツールを利用すれば、指定した間隔で自動的にメールを送信できます。

また、過去に営業を断られた企業に再びメールを送る行為は、トラブルの原因になりかねないため、できるだけ避けましょう。メールを送付する先のリストを作成したら、過去に営業をかけたことがないかを必ずチェックしてください。

特定電子メール法に注意する

特定電子メール法は、迷惑メールを規制することを目的に2002年に施行された法律です。特定電子メールとは、広告・宣伝を目的としたメールのことであり、営業メールが該当することもあります。そのため、特定電子メール法に抵触しないように注意してメールを作成・送信しましょう。

特定電子メール法に違反しないためには、以下の要件を満たすことが義務付けられています。

• 受信者から特定メール送信に関しての同意を得る
• 送信者を特定できる項目を表示する

違反して改善措置命令に対応しなかった場合、法人には3,000万以下の罰金を課される可能性があるため、注意が必要です。

詳細については、ガイドラインを参考にしてください。

参考：総務省「特定電子メールの送信等に関するガイドライン 」

インサイドセールスのメールで成果を出すコツ

インサイドセールスのメールで成果を出すコツは以下のとおりです。

• 配信する曜日は火曜日か水曜日がおすすめ
• KPI・KGIを設定する

配信する曜日は火曜日か水曜日がおすすめ

月曜日は、週明けで多くのメールが溜まっているため、メールが埋もれやすくなってしまいます。また、週末は忙しいため、ゆっくりメールを見てもらえない可能性があります。

以上の理由から、火曜日か水曜日にメールを配信するのが望ましいでしょう。

もちろん、開封・返信してもらいやすい曜日というのは顧客によって異なります。そのため、返信率や開封率などのデータを分析し、リアクションしてもらいやすい曜日・時間帯を特定することが大切です。

KPI・KGIを設定する

インサイドセールスは、顧客との関係性構築が主な目的です。そのため、メールを一度送って終わりではありません。

インサイドセールスの効果を上げるためには、KGIやKPIを設定し、常に分析・改善する必要があります。インサイドセールスのメールでは、以下のような項目をKPIとして設定するケースが多く見られます。

• メール配信数
• メール開封率
• メール読了率
• 商品ページへのCTR
• 商品ページからのCVR

上記のようなKPIを設定し、PDCAサイクルを継続的に回すことで、メール配信の効果を最大限高められるのです。

インサイドセールスでメールを送るならMAツールの活用がおすすめ

インサイドセールスでメールを活用する場合は、MA（Marketing Automation）ツールの利用がおすすめです。MAツールは、マーケティングの最適化ツールであり、リードの獲得から商談獲得までのマーケティング活動を一括で管理できるシステムのことを指します。

顧客の属性や興味関心に合わせたメールのナーチャリングメールやDMなどの自動送付、リードの管理やスコアリング、アクセスログ収集などが可能です。顧客の行動に合った適切なアプローチ・施策の検討が可能になるほか、既存顧客の定期的なフォローにも役立ちます。

メールを使ったアプローチにおいて非常に役立つため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

メールの書き方を理解してインサイドセールスに活かす

メールは、新規顧客開拓や既存顧客のフォローなどで活用できる手段であり、相手に読んでもらうための工夫が必要です。また、顧客との良好な関係を築くためには、注意すべきポイントがいくつかあります。