業務自動化ツールである「RPA」を導入することで、応募者への連絡や日程調整など、採用周りの事務作業を効率化できます。事務作業を効率化できれば従業員の手を空けられるため、「採用基準の策定」「生産能力の見直し」など、より重要な業務への注力が可能です。

本記事では、RPAツールによって効率化できる業務内容や導入手順、利用する際の注意点について解説します。業務効率化のためにRPAツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略です。ホワイトカラーが行うデスクワーク業務を、ロボットによって自動化する取り組みを指します。

RPA化に向いている業務は、以下のような「ルール化しやすい反復業務」です。

• データ入力や転記
• Webサイトを活用した情報収集
• 書類の不備チェック
• メール転送
• 受注案件の事務処理
• 営業実績データのレポート作成

AIに業務ルールを学習させることで、上記の業務を人力から機械化できます。ただし、AIは学習した範囲内でしか業務ができないため、最終チェックは人力で行う企業も少なくありません。あくまでも業務の一部を補完してくれる存在であると考えましょう。

RPAの導入で自動化が可能な採用業務

採用業務においては、最終的に人の目で採用可否を判断するため、完全な自動化は難しいイメージがあるかもしれません。しかし、RPAの導入によって自動化できる部分は多く存在します。RPAの導入で自動化が可能な代表的な採用業務は以下のとおりです。

• 一次選考のエントリーを確認する
• 説明会や面接への参加者リストを作成する
• 複数の募集媒体に集まった応募者データを振り分ける
• 応募者データを人事担当者へ送信する
• 説明会や面接の日程を媒体へ掲載する
• 面接前日に担当者へリマインドメールを送信する
• エントリー者を随時お知らせする

説明会や面接当日前後の事務作業などは、基本的にRPA化が可能です。すべてを自動化するわけにはいかないものの、一部の業務を自動化するだけでも採用業務がグッと楽になる可能性があります。

採用業務にRPAを導入して得られる効果

採用業務にRPAを導入すると得られる具体的な効果は以下の3つです。

• 業務効率化
• コスト削減
• 作業品質の向上

「人と人のやり取りだから」と自動化に消極的な姿勢を見せている企業も少なくありません。しかし、一部の業務はRPAによる自動化で、大きなメリットを受けられる可能性があるのも事実です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務効率化

RPA化によって、採用業務の効率化を図れます。採用業務においては、説明会や面接といった「応募者と直接関わる部分」は、人の手によって行う必要があります。直接応募者と接するにあたり、本来であれば「どのような人物を採用すべきか」などの部分に業務時間を割くべきです。

しかし実際は、応募者のスクリーニング作業や日程調整の連絡、説明会参加者リストの作成など、膨大な事務作業が発生するため重要な業務に時間を割けません。RPAを導入することによって上記の事務作業を自動化できるため、業務効率化につながり、より重要な「採用者を決めるための話し合い」などに注力できます。

コスト削減

RPA化によってコストの削減も可能です。採用に関わる事務作業を人の手で行う場合、業務量が膨大であるほど多くの人件費が必要です。追加でスタッフに作業を依頼したり残業が発生したりと、人的コストは膨らみやすいため、人の手からシステムへの置き換えによるコスト削減は大きなメリットです。

RPAの導入によって、採用業務における事務作業を自動化できれば、人的コストを削減して、24時間365日いつでも仕事を捌けます。

作業品質の向上

RPAの導入は、採用業務における作業品質の向上にも貢献します。人力で事務作業を行う場合、どうしても以下のようなヒューマンエラーが発生しがちです。

• 応募者にリマインドメールを送信し忘れる
• 応募者の登録データを間違えて入力する
• 人事と採用担当者間の情報共有が漏れる

ヒューマンエラーの発生は、業務のスムーズな進行を妨げます。RPAの場合は、定められたルールに沿って作業を進めるため、基本的にエラーが発生しません。エラーが発生しなければ余計な修正も不要なため、作業品質を向上できます。

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RPAを採用業務に導入する手順

RPAを採用業務に導入する際、4つのポイントを把握しておく必要があります。手順にも通ずるものであり、以下の順番に導入を進めていきます。

1. 業務プロセスの可視化と見直し
2. RPAを導入する業務の決定
3. RPAツールの決定、テスト導入
4. RPA化

それぞれの順番でどんなことが獲得できるのかを知っておくといいでしょう。詳しく解説します。

１.業務プロセスの可視化と見直し

RPAの導入にあたり「どの業務を自動化すべきか？」の判断が必要です。適切に判断するため、まずは担当業務をすべて可視化しましょう。実際の業務を可視化することで、採用に係る進行全体を見直して課題を発見し、自動化すべき箇所を発見できます。

以下のような内容を可視化することで、RPA導入箇所の適切な判断が可能です。

• 具体的な業務量
• 実際にかかった作業時間
• 実際に取り組んだ業務の流れ

２.RPAを導入する業務の決定

業務プロセスを見直したら、具体的にRPAを導入する仕事について決定します。

RPAは、以下のような「ルールが定められている業務」に導入することがオススメです。

• 応募者へのリマインドメール送信
• 説明会や面接参加者リストの作成
• 指定条件による応募者のデータ抽出

RPA化の際は、以下の点もチェックしましょう。

• RPA化によってどれだけ時間を削減できるか？
• 導入に必要なコストはどれくらい発生するか？
• 導入後の生産性はどれだけ向上するか？

上記の3点は、RPAツールを導入する際の判断材料となります。例えば、「コスト負担が大きい割にあまり業務時間を削減できていない」という場合、費用対効果が悪いため、慎重に導入を検討すべきです。時間や費用など「定量的な要素」だけでなく、生産性向上による従業員負担の軽減など「定性的な要素」もチェックしましょう。

３.RPAツールの決定、テスト導入

導入箇所を確定したら、具体的に利用するRPAツールを決定します。

RPAツールには多くの種類があるため、各ツールの特徴を比較して自社システムに合わせた製品を選択することが大切です。具体的には、以下のような選定基準が挙げられます。

• ツールの価格および初期費用
• 運用や保守にかかる費用
• システム変更時の手間
• 通常業務における使い勝手の良さ
• クラウド型orオンプレミス型

本格的な利用開始前にテスト導入をしておきましょう。RPAツールによっては、無料トライアル期間を設けている場合があります。無料トライアル期間に業務へ組み込めれば、「期待できる効果の大きさ」「費用対効果の高さ」「操作のしやすさ」などを明確にイメージできるため、ツールを比較する際の大きな参考となります。

もしかするとテスト導入の結果によって、他に導入すべき箇所が見つかったり、RPA化に向かない業務が判明したりするかもしれません。出力された改善案をもとに、RPAの本格導入前に効率化する業務を検討しましょう。

４.RPA化

テストを経て導入箇所を決定しツールを選定したら、いよいよRPA化を実施します。本格的にRPA化を実施する際は、以下の2点を意識しましょう。

1. RPAを操作する機会が多いメンバーに利用方法を落とし込む
2. まずは一部業務への導入から始める

RPAを実際に利用する従業員に対して、具体的な操作方法を落とし込みましょう。最初の段階で操作方法を周知しておかないと、本格的な採用時期で多忙になった際、うまく活用できない可能性があります。

導入する際は、まず一部のみ自動化することもポイントです。慣れないツールをいきなり全社で導入すると、万が一エラーが発生した際に大きな影響を与えます。導入初期はマニュアルもまだ固まりきっておらず対処も大変なため、一部の業務から導入し操作方法や成果を確認してから、徐々に範囲を広げましょう。

全体に導入できたあとは、「他の部門における活用の検討」「効率化を上げるためのシステム改善」など、より高い効果を得るため検証を繰り返すことが重要です。

RPAを採用業務に導入する際の注意点

RPAは採用業務を効率化する優れたツールですが、導入する際は以下について注意が必要です。

• 業務内容をきちんと整理しておく

RPAを導入する際は、業務全体を整理することが重要となる。業務を整理して可視化できないと、不適切な箇所を自動化して業務の流れを断ち切ってしまい、かえって非効率になってしまう可能性が考えられる。業務内容を整理し、各課題に合わせたツールを検討できる状態を整えるとよい。

• RPA化の範囲を吟味する

RPAを適用するうえで必要なルールの内容は企業ごとで異なるため、あらかじめどの部分をRPA化するのかを考えておくこと。「自動化できるが念の為目視で確認したい業務」など完全自動化に不安がある場合、すべてをRPA化させるかどうかを検討しなければならない。

• RPAを運用できる人材を確保しておく

特別な知識がなくても運用できる製品が多いものの、ツールに問題が発生した場合に備えて運用できる人材がいるのが望ましい。業務変更時にはRPAツールの再設定が必要なケースもあるため、人員確保は必須ともいえる。ツールによっては、普段の運用を管理会社に一任できる場合もあるが、自社内にノウハウが蓄積されないため社内の細かい問題なども逐一頼らなければならなくなる。

RPAは非常に便利なツールであることに間違いありません。しかし、ただ導入するだけですべての問題が解決するわけではないのです。導入にあたってどの部分でRPAを使用するのか、どのように運用するのかを決めておく必要があるでしょう。

まとめ

RPAを活用することで、自社の採用業務を効率化できるため、より重要な「採用基準の検討」などに時間を割けます。RPAを導入する際は、業務を明確にしたうえで、自社の状況に合わせたツールの選定を心がけましょう。

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