最終更新日: 2023.09.01

商談メールは、インサイドセールスの手法のひとつです。新規顧客へのアポイント依頼だけでなく、資料請求や問合せのお礼、セミナーやイベントの案内、既存顧客へのアポイント依頼など、さまざまな場面で活躍します。

今回は、相手に開封してもらえて商談につなげられるメールの書き方について、文例とポイントを紹介します。商談メールを送信しているものの成果が出ていない方は、ぜひ参考にしてください。

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商談メールとは

商談メールは、自社の商品やサービスを提案しアプローチするためのメールであり、インサイドセールスの手法のひとつです。メールで見込み顧客を育成し、商談へつなげることを目的としています。また、既存顧客にアプローチし、アップセルを狙う際にも利用されます。

これまで、顧客にアプローチしてアポイントを獲得する方法といえば、テレアポが主流でした。しかし、コロナ禍の影響でテレワークが進んだことにより、相手の都合に合わせて内容を確認してもらえる商談メールを活用する企業が増えています。

商談メールに記載する基本的な内容

商談メールを送るシチュエーションは多岐にわたり、それぞれ適切な書き方が異なります。

しかし、いずれの場合でも、基本的に以下の内容を記載します。

  • 件名
  • 宛名
  • 挨拶
  • 自己紹介(新規顧客の場合)
  • メールを送った背景
  • 用件
  • 商談の候補日時(アポ取りの場合)
  • 結びの挨拶
  • 問合せ先
  • 署名

商談メールを送る際には、上記をベースに、シチュエーションやターゲットに合わせて内容を調整しましょう。

商談につながるメールの文例

以下のタイミングでメールを送ることにより、商談につながる可能性が高まります。

  • 資料請求やお問合せのお礼
  • セミナーやイベントの紹介
  • セミナーやイベント参加者へのお礼
  • 新規顧客へのアポイント依頼
  • 既存顧客へのアポイント依頼

ここでは、商談につながるメールの文例を、タイミング別に紹介します。

資料請求や問合せのお礼

商品・サービスについて、資料請求や問合せをしてくれた相手には、すぐにお礼メールを送信しましょう。

資料請求や問合せをしてくれたということは、少なからず自社の商品・サービスに興味があるということです。ビジネスチャンスを無駄にしないためにも、丁寧なお礼メールを作成し、次のアクションを促すことが大切です。

文例は以下の通りです。

(件名)資料請求のお礼【株式会社〇〇/〇〇】

株式会社〇〇〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
この度は、弊社サービス「〇〇」の資料請求をしていただき、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、資料を添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
サービス紹介動画もございますので、よろしければご覧ください。
(動画のリンク)


また、もしご興味がございましたら、ぜひ一度直接お話しさせていただけると幸いです。
貴社にマッチしたプランのご提案と、お見積もりも可能です。

お忙しい中恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
(署名)

セミナーやイベントの紹介

セミナーやイベントを開催する際は、見込み客に紹介メールを送り、参加を促しましょう。セミナーやイベントの概要の他、参加するメリットも記載することにより、参加意欲を高められます。

文例は、以下の通りです。

(件名)限定イベントのご案内【株式会社〇〇/〇〇】

株式会社〇〇〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

この度、〇〇業の方に向けて、〇〇に関するイベントを開催する運びとなりました。

当日は、〇〇社労士事務所の〇〇先生をお招きして、〇〇に関する最新情報と今後の動向についてのパネルディスカッションを実施します。
詳細は以下をご確認ください。

=====================
イベント名:〇〇〇〇開催
日時:〇月〇日〇時〜〇時
開催場所:オンライン
内容:〇〇〇〇
登壇者:〇〇〇〇
参加費:無料
=====================

なお、参加していただいた方には、弊社サービス〇〇の14日間無料トライアルチケットを配布いたします。
もしご興味がございましたら、以下のリンクよりお申し込みいただけると幸いです。
(申し込みページのリンク)
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
(署名)

セミナーやイベント参加者へのお礼

セミナーやイベントに参加してくれた方には、お礼メールを送信し、次の行動につなげましょう。参加者へのお礼メールは、開封率が高い傾向にあるため、チャンスを無駄にしないことが大切です。

アンケートを用意している場合は、アンケートへの回答をお願いし、次回以降のセミナーやイベント運営に役立てましょう。

文例は、以下の通りです。

(件名)本日のセミナーのお礼とアンケートのお願い【株式会社〇〇】

株式会社〇〇〇〇様 お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

本日は、お忙しい中弊社主催セミナー「〇〇」にご参加いただき、誠にありがとうございました。
お話しした内容が、〇〇様の業務効率化のお役に立てれば幸いです。

参加者の皆様にアンケートのご協力をお願いしております。
お忙しいところ恐縮ですが、次回のセミナーをよりよいものにできるよう、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
(アンケートのリンク)
※所要時間は2分程度です。

セミナーの中で弊社サービス「〇〇」について紹介いたしました。
詳しい機能や無料トライアルにご興味がある方は、ぜひ添付のサービス紹介資料をご覧いただけますと幸いです。
ご不明な点や質問等ございましたら、お気軽にお知らせください。
それでは、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
(署名)

新規顧客へのアポイント依頼

新規顧客へのアポイントを依頼する際は、商品やサービスの魅力を具体的な数値とともにアピールし、興味を持ってもらうことがポイントです。また、アポイントの日時をこちらから提示し、商談につなげましょう。

文例は、以下の通りです。

(件名)人事業務を効率化できるクラウドシステムのご案内【株式会社〇〇】

株式会社〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。 

この度は、貴社の〇〇事業についてホームページを拝見し、ぜひ一度お打ち合わせの機会をいただければと思い、ご連絡差し上げました。

弊社は、〇〇業向けの業務効率化サービス「〇〇」を提供しております。
煩雑な業務を一括で管理し、効率化できる便利なサービスです。
これまで〇〇社以上に導入されてきた実績を持ち、〇〇にかかる時間を最大で〇〇時間削減できます。 
貴社の〇〇事業の発展に、弊社がお力になれるのではないかと存じます。

もしご興味がおありでしたら、ぜひ一度直接お話しする機会をいただけると幸いです。
以下に、候補日時を記載させていただきます。
ご都合のよろしい日時をお教えいただけますでしょうか。

=====================
◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯
◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯
◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯
※所要時間は1時間程度を予定しております。
=====================

上記の日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をご提示いただけると幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
(署名)

既存顧客へのアップセル・クロスセル提案

既存顧客のアップセル・クロスセルを狙う場合は、商品やサービスの情報を簡潔にまとめるだけでなく、商品ページや購入ページなどのリンクを貼り付けましょう。次の行動を促せます。

アップセルを提案する場合は、現在の商品やプランにはないメリットを示します。クロスセルを提案する場合は、現在使ってもらっている商品やサービスと合わせて使うメリットをアピールしましょう。

文例は、以下の通りです。

(件名)「〇〇」新プラン提供開始のご案内【株式会社〇〇/〇〇】

株式会社〇〇〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

いつも、弊社サービス「〇〇」をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、「〇〇」に新プランが登場いたしました。
現在お使いいただいているベーシックプランに加えて、〇〇や〇〇といった機能が追加されました。
料金は月額5,000円ですが、ベーシックプランからの乗り換えの場合は、30%オフとなります。
ぜひ、この機会にお試しください。
 ご希望の場合は、下記のURLよりお申し込みいただけます。

ご不明点などございましたら、遠慮なくお申し付けください。
今後とも、末長くよろしくお願いいたします。 
(署名)

商談につなげるメールの書き方

商談につなげるメールを作成するためには、以下の4つのポイントを押さえておくことが大切です。

  • 件名をわかりやすく設定する
  • 商品やサービス紹介は簡潔に記載する
  • 相手にとってほしいアクションとそのメリットを明記する
  • アポイント依頼では複数日時をこちらから提案する

効果的な商談メールを書く4つのポイントを、文例とともに解説します。

件名をわかりやすく設定する

商談メールを開封してもらうためには、わかりやすい件名をつけることが重要です。

魅力的なワードを件名に含めることも大切ですが、件名が長くなってしまうと、胡散臭い営業メールのような印象を与えてしまいます。また、一目で内容が判別できないというデメリットもあります。

逆に、件名が短すぎても内容が伝わらないため、開封してもらえない可能性が高いです。

簡潔な表現で、メールの主旨と送り先が伝わる件名を設定しましょう。また、件名をつける際には、以下のポイントに気をつけてください。

  • 一目でメールの内容が伝わる件名にする
  • 送信者がわかるように記載する
  • 件名は30文字前後に収める
  • 「チャンス」「イベント」「キャンセル」といった目に留まるワードを入れる
  • 「事前登録」のように、メールの受信者が面倒に感じるようなワードは入れない
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商品やサービス紹介は簡潔に記載する

商談メールに記載する商品やサービス紹介文はなるべく簡潔にし、重要なポイントをわかりやすくします。

商談につなげようとするあまり、メールの文字数が増えてしまったり、長くて読みにくい文章になってしまったりしがちです。しかし、長文メールは、相手の読む気を削いでしまい、返信をもらえない可能性があります。

一方で、メールが短すぎても、「熱意がない」または「無作為にアプローチした手抜きの営業メール」といった印象を与えかねません。

商品やサービスの概要と魅力を効果的にアピールできるよう、伝えたいことを絞り、コンパクトで無駄のないメールを作成しましょう。

弊社は、人事業務を一元管理できるクラウドサービス「〇〇」を提供しています。
人材採用から従業員管理まで、人事業務を一括で管理でき、人事担当者の負担を最大〇〇%軽減することが可能です。導入社数は2,000社を超え、顧客満足度は98%と、多くのお客様に活用していただいております。

相手にとってほしいアクションとメリットを明記する

商談メールでは、ただ商品やサービス、イベントなどの紹介を書くだけでなく、相手にとってほしいアクションを明記することが大切です。

「以下のリンクよりご参加ください」や「ご都合のいい日時をお教えいただけますでしょうか」のように、具体的に何をすべきかが伝わるよう記載しましょう。

さらに、アクションするメリットを記載するのも効果的です。相手側のメリットを明記することにより、ビジネスチャンスにつながると思ってもらえ、興味を持ってもらえる可能性が高まります。

よろしければ、直接〇〇についてお話する機会をいただけないでしょうか。
ご面談の場で、貴社にマッチしたプランのご提案も可能です。
デモ画面もお見せするため、サービスの使い勝手を直接確かめていただければと存じます。

アポイント依頼では複数日時をこちらから提案する

アポイントを依頼する際は、こちらから複数日時を提案しましょう。

相手に日時を挙げてもらうと、相手が日程調整を億劫に感じて、返信してくれないリスクがあります。こちらから候補日時を提示すれば、相手は選ぶだけでいいため、アポイントを獲得しやすくなります。

候補日時は2〜3個提示し、日程調整にかかるやりとりをなるべく減らすことを心がけましょう。さらに、所要時間も記載すると、相手がスケジュールを調整しやすくなり親切です。

以下に、候補日時を記載させていただきます。
お手数ですが、〇〇様のご都合がつく日時をお教えいただけますでしょうか。
=====================
<候補日時>
◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯
◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯
◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯
※所要時間は1時間程度を予定しております。
=====================

商談メールで成果を出すためのポイント

商談メールで成果を出すためには、以下3つのポイントがあります。

  • テンプレートを活用する
  • KGI・KPIを設定して効果測定を行う
  • MAツールを活用する

それぞれについて、解説します。

テンプレートを活用する

メール作成では、テンプレートを活用するのがおすすめです。

時間をかけてメールを作成したからといって、必ず商談につなげられるとは限りません。開封すらしてもらえないこともあるため、1件1件に時間をかけすぎないようにしましょう。各メールに共通している部分にはテンプレートを用い、適宜アレンジしてすぐに送信できる工夫が必要です。

ただし、テンプレートをそのまま全ての取引先に使うのは控えましょう。一斉送信の営業メールのような印象を与えてしまいます。相手の事業や強みなどを踏まえてテンプレートをアレンジしたメールを作成すると、相手に誠意を感じさせ反応してもらいやすくなります。

KGI・KPIを設定して効果測定を行う

商談メールで成果を上げるためには、KGI・KPIを設定して、随時効果測定を行うことが欠かせません。

KGIとは重要目標達成指標のことで、成約数や売上高といった最終的なゴールを指します。

一方、KPIは重要業績評価指標のことで、KGIを達成するためにクリアすべき中間指標です。

KGIのみ設定しても、KGIを達成するために何をすればよいのか、現状のままでKGIを達成できそうか、などを判断するのは困難です。KGIとKPIをセットで設定し、効果測定と課題の分析、改善を繰り返しましょう。

インサイドセールスが商談メールを送る際は、以下のような項目をKPIとして設定するケースが多く見られます。

  • メール配信数
  • メール到達率
  • メール開封率
  • メール読了率
  • 商品ページへのCTR
  • 商品ページからのCVR

成約数のようなKGIから逆算して、KPIを設定しましょう。

MAツールを活用する

インサイドセールスが商談メールを活用する際は、MAツールを利用するのがおすすめです。

MA(Marketing Automation)ツールは、マーケティングを最適化できるツールです。ナーチャリングメールの自動配信や見込み客(リード)の管理、リードのスコアリングなどを行えます。

自社の商品やサービスに興味関心があると考えられるリードに対して、商談につなげるためのメールを効率的に送信できるのが魅力です。ツールで管理することにより、宛先を間違えたり、同じ内容のメールを重複して送ってしまったりするミスも防げます。

メール開封率や、メール内に記載したリンクのクリック数といったデータも自動で集計できるため、効果分析や改善にも役立つでしょう。

商談メールを送る際の注意点

商談メールを送る際は、以下の点に注意が必要です。

  • 開封してもらえない可能性がある
  • 営業色を出しすぎない
  • 添付ファイルの容量やセキュリティに注意する

それぞれの注意点について解説します。

開封してもらえない可能性がある

メールを相手に送信したとしても、開封してもらえるとは限りません。他のメールに埋もれてしまったり、営業メールと判断した瞬間にゴミ箱に入れられてしまったりすることもあります。

そのため、重要な連絡はメールだけでなく、メール送付後に電話をかけてリマインドしておきましょう。

営業色を出しすぎない

商品やサービスをアピールしようとするあまり、営業色を出しすぎてしまうと、アポイントにはつながりません。商談につなげるためには、時間を割いてでも話を聞きたいと思わせる必要があります。

こちらの紹介を長々と記載するだけのメールではなく、相手にとって役立つ情報や、商談に応じるメリットが伝わるメールを作成することが大切です。

添付ファイルの容量やセキュリティに注意する

メールでファイルを送る際は、容量(ファイルサイズ)に注意が必要です。

送り先によっては、対応している容量に制限があり、一定の容量を超えると受信できなかったり、ダウンロードに時間がかかったりすることがあります。そのため、容量は2MB程度に抑えましょう。容量が重くなってしまう場合は、圧縮ツールを利用して、添付ファイルを圧縮してから送ります。

また、ファイルのセキュリティにも細心の注意を払いましょう。情報が漏えいしないよう、重要なファイルを送る際は、パスワードを設定する必要があります。

中には、ウイルス対策のために説明のない添付ファイルは開かないという方もいます。確実にファイルを開いてもらえるよう、メールにファイルを添付していることは簡潔に説明しておきましょう。

特定電子メール法に違反しないよう注意する

商談メールを送る際は、特定電子メール法に違反しないよう注意してください。特定電子メール法は、2002年に施行された、迷惑メールの規制を目的とした法律です。

特定電子メールとは、広告・宣伝を目的としたメールのことです。商談メールが該当する可能性もあります。特定電子メール法に違反し、改善措置命令に対応しなかった場合、法人には3,000万円以下の罰金を課される可能性があるため、特定電子メールに該当しないよう注意しましょう。

特定電子メール法に違反しないためには、以下の要件を満たすことが義務付けられています。

  • 受信者から特定メール送信に関しての同意を得る
  • 送信者を特定できる項目を表示する

参考:総務省「特定電子メールの送信等に関するガイドライン 

商談メールについてよくある質問

ここでは、商談メールについてよくある質問を紹介します。

Q.商談メールを送信するのに適した曜日・時間帯は?

A.火曜と木曜の午前10〜11時が最もおすすめです。

商談メールは、平日の営業時間内に送ることが大切です。休日や営業時間外は、そもそもメールボックスを確認してもらえず、他の営業メールや商談メールに埋もれてしまう場合があります。また、深夜のメールはクレームにつながるリスクがあるため避けましょう。

平日の中でも、火曜日と木曜日は特にメールが読まれやすい傾向にあるとされています。

時間帯は、早朝の忙しさが落ち着く、午前10〜11時のタイミングがおすすめです。他にも、1日の業務がひと段落する16時以降なら、メールをゆっくり確認してもらいやすいです。

Q.商談メールの最適な送信頻度は?

A.同じ顧客に対して商談メールを送信する頻度は、週に1~3回が目安です。

あまりにも頻繁に送りすぎると、迷惑になってしまいます。一方で、2週間に1回、1ヶ月に1回などの頻度で送信しても、アピール力が弱まってしまうでしょう。週に1〜3回が適切な頻度と言えるでしょう。

しかし、メールを送る目的や相手との関係性などによって、最適な送信頻度は異なります。頻度別に効果測定テストを行い、適切な頻度を見極めることが大切です。

例えば、週に1回送信するグループと、週に2回送信するグループに分け、開封率や返信率などを比較しましょう。この効果測定テストを繰り返すことにより、適切な頻度が明らかになります。

ただし、過去に商談を断られた相手や、「今後の連絡は一切不要」と言われた相手に対しては、繰り返しメールを送ってはいけません。見込みがない相手はリストから外し、メールを送らないように注意しましょう。

商談メールを活用してビジネスチャンスを掴もう

商談につながるメールを作成する際は、以下のポイントをふまえると効果的です。

  • わかりやすい件名を設定する
  • 商品やサービス紹介は簡潔に記載する
  • 相手にとってほしいアクションとそのメリットを明記する
  • 候補日時はこちらから提示する
  • テンプレートを活用する
  • KGI・KPIを設定して効果測定を繰り返す
  • MAツールを活用してメール送信を効率化する

商談メールを活用すると、自社の商品やサービスに興味を持ってもらい、見込み顧客を育成してビジネスチャンスを獲得できます。既存顧客のアップセルやクロスセルも狙えるため、さらなる売上アップにもつなげられるでしょう。

開封したいと思われるような件名を設定し、商品やサービスの魅力が十分に感じられるメールを作成することが大切です。メール作成を効率化するために、今回紹介した文例や、MAツールを活用してみてはいかがでしょうか。

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