最終更新日: 2023.09.01

商談を成功させるために必要不可欠なものが、営業資料です。営業トークが苦手な担当者も、資料を活用することで受注に繋げられます。

本記事では、商談の営業資料が重要な理由や、主な構成、作成時の注意点について解説していきます。受注率の低い営業資料の特徴についても紹介するので、受注率を向上させたいと考えている人はぜひ参考にしてください。

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商談の営業資料の作成に力を入れるべき理由

商談の営業資料の作成に力を入れるべき理由は、主に以下の3つです。

  • サービスや商品についての理解を深められるから
  • 営業スキルの標準化を図れるから
  • 顧客の社内で共有される可能性があるから

商談の営業資料を作成すると、効率的に自社サービス・商品の情報を伝えられます。さらには、顧客の社内稟議で活用され、受注に繋がりやすくなります。

また、資料の作成は営業スキルの標準化にも寄与します。それが営業チームの脱属人化に繋がり、資料がブラッシュアップされることで提案力が向上、営業スキルが再度標準化されるという好サイクルも期待できます。

サービスや商品についての理解を深められるから

営業資料は、提案先の課題を自社のサービス・商品でどのように解決できるのかを提示する資料です。資料にサービスの特徴や価格、導入期間などの情報を掲載することで、顧客は費用対効果を把握できて、意思決定をしやすくなります。

また、資料を渡すことで、商談中には伝えられなかった自社の商品・サービスの魅力を詳しく伝えられたり、商品がどのような問題を解決できるのかということなどを深く理解してもらえたりします。

営業スキルの標準化を図れるから

商品・サービスが同じであっても、営業担当者の説明次第では顧客の受ける印象は異なります。営業担当者Aの説明では多くの導入メリットがあると感じても、営業担当者Bの説明では導入のメリットがないと感じる人もいるでしょう。

商談で営業資料を活用することで、どの営業担当者も説得力のある説明を行えるようになり、営業スキルの標準化を期待できます。さらには、営業成績の良い担当者が保有する知識やノウハウを資料に反映させると、特定の担当者に依存せずに契約獲得数を伸ばすことが可能です。

顧客の社内で共有される可能性があるから

商談相手が決裁者でない場合、その場で意思決定できないことがほとんどです。どれだけうまく自社の商品・サービスの魅力を伝えられても、商談の相手が決裁者にうまく伝えられなければ、なかなか受注には繋がりません。

担当窓口が決裁者を説得して意思決定が行われるケースは少なく、一般的には決裁者と再度商談を行って、意思決定が行われます。担当窓口に営業資料を渡しておくと、決済者との商談前に導入イメージをある程度持ってもらえて、決裁者との商談をスムーズに進めることが可能です。

そのため、商談の営業資料は商談中に使うためのものだけではなく、顧客の社内で展開されることも想定して作成する必要があります。

商談で活用する営業資料の作り方

ここでは、商談で活用する営業資料の作り方について説明します。

商談で使う営業資料の構成・流れ

構成は、以下の流れに沿って作ることがおすすめです。

NO.項目詳細
1表紙「何について記載している資料なのか」を伝える
2サービスの概要自社の商品・サービスが誰に向けた、どのようなサービスなのかをわかりやすく伝える
3よくある課題「このような悩みを抱えていませんか?」という流れで顧客に課題を認識してもらう
4サービス紹介自社の商品・サービスで課題をどのように解決できるのか解決策を説明する
5サービス紹介の詳細「サービス紹介」で紹介した課題に対する解決策をひとつずつ説明する
6競合他社との比較自社の商品・サービスを複数の項目に分けて他社のものと比較する
7導入効果「サービス紹介の詳細」で紹介した解決策によって、どのような効果があるのか説明する
8選ばれる理由自社の商品・サービスが選ばれる理由について説明する
9事例紹介商談相手の同じ業種・業界、または近い業界の事例を紹介する
10料金自社の商品・サービスの料金プランについて説明する
11費用対効果かけた費用に対してどれほどの効果を得られるのかを理解してもらう
12利用の流れ問い合わせから契約までの流れがひと目でわかるように説明する
13よくある質問商談でよく質問されることについてまとめておく
14会社概要サービスの提供会社はどのような会社なのかを伝える
15問い合わせ先興味を持った顧客が連絡できるように、問い合わせ先をまとめておく

以下でそれぞれについて解説します。

1.表紙

表紙では、「何について記載している資料なのか」を伝えます。誰に何を伝えたいのかわかるように、「○○様 △△のご提案」といったようにタイトルと宛名を記載しましょう。専門用語を使用すると伝わりにくいので、誰にとっても理解しやすい言葉を使用することが重要です。

商談前に顧客に営業資料を送る場合には、営業資料の表紙が自社の商品・サービスの第一印象となります。デザインにも力を抜かず、自社の商品・サービスをイメージできるようなデザインにしましょう。

2.サービスの概要

サービスの概要ページでは、自社の商品・サービスが誰に向けた、どのようなサービスなのかをわかりやすく伝えるページです。

デモ画像を挿入することで、利用している場面をイメージしてもらいやすくなります。また、導入企業の推移や取引先企業などの実績を数字を用いてわかりやすく説明すると、信頼を獲得しやすいです。

3.よくある課題

自社の商品・サービスの導入メリットをより理解してもらえるように、このページでは「このような悩みを抱えていませんか?」という流れで顧客に課題を認識してもらいます。抽象度が高く、誰にでも当てはまるような内容の場合は効果が薄れるので、顧客が自社に当てはめて考えられるように具体的な内容にしましょう。

なお、記載する課題は自社の商品・サービスで解決できるものでなければなりません。

4.サービス紹介

「よくある課題」で紹介した課題を、自社の商品・サービスでどのように解決できるのか解決策を説明します。小見出しを設定したり、イラストを挿入したりすることで、飛ばし読みされても理解してもらいやすくなります。

5.サービス紹介の詳細

「サービス紹介」で紹介した課題に対する解決策をひとつずつ説明していきます。自社の商品・サービスの特徴や他社にはない強みを踏まえて、どのように解決できるのか詳しく記載します。そして、ただ課題を解決できるだけではなく、解決した先にはさらにどのようなメリットがあるのかまで説明できれば、より魅力が伝わるでしょう。

6.競合他社との比較

他社との違いがわかるように、自社の商品・サービスを複数の項目に分けて他社のものと比較します。レーダーチャートや表などを使用すれば、一目でどの点が他社よりも優れているのかを伝えやすいです。設定する項目は、顧客からよく質問されることに関する項目を設定することがおすすめです。

7.導入効果

「サービス紹介の詳細」で紹介した解決策によって、どのような効果があるのか説明していきます。単に「コスト削減」と説明するのではなく、「○%コスト削減」といったように具体的な数字を用いて具体的に説明することが重要です。

また、文章のみでは数字を用いても伝わりにくいので、グラフなどを活用して視覚的にもわかるように説明しましょう。

8.選ばれる理由

顧客の信頼を獲得するために、自社の商品・サービスが選ばれる理由について説明します。ただメリットを記載するのではなく、アンケートやヒアリングなどで既存顧客の受注理由を把握することで、どの情報を記載すれば顧客の興味をひけるのかがわかります。

選ばれる理由のページに記載する内容の例は、以下の通りです。

  • ○○で国内No.1
  • サポート体制が充実
  • 導入の手間が少ない
  • 導入実績が○○社を突破
  • ○○に特化している
  • 満足度が○○%以上 など

9.事例紹介

あらかじめ事例を多めに用意しておき、商談を行う企業に応じて、紹介する事例を変更します。導入前の課題と導入後の効果を記載して、実際にどれほどの効果があったのかをわかりやすく伝えます。

導入企業の名前に加えて、業界や従業員数、部署、担当業務なども記載すると、顧客が自社に当てはめて考えやすいためおすすめです。また、顧客のリアルな声も記載しておくと、さらに信憑性を高められます。

10.料金

自社の商品・サービスの料金プランについて説明します。料金プランごとに、利用できるサービスや利用期間について記載していきます。おすすめの企業の特徴やおすすめのプランを記載しておくと、顧客が選びやすくなるためおすすめです。

月額費用とは別に、導入費用やサポート費用などのオプション費用が発生する場合にはそれらも明記しておきましょう。

11.費用対効果

かけた費用に対してどれほどの効果を得られるのかを理解してもらうために、費用対効果について説明します。多くの費用をかけても効果が低ければ、導入しても損になります。「導入すると費用以上に効果があるの?」といった顧客の疑問や不安を解消するために、実際の事例の数値を用いて説明します。

「自社の商品・サービスを○○円で導入すれば、1か月あたり○○円のコストを削減できる」といったことを伝えられれば、受注確度を高められます。

12.利用の流れ

顧客が契約までの流れをイメージできるように、問い合わせから契約までの流れがひと目でわかるような画像を挿入します。複数の段階に分けて、段階ごとに何を行うのか、金額が発生するタイミングについても記載すると、よりイメージしてもらいやすいです。

13.よくある質問

よくある質問ページに、商談でよく質問されることについてまとめておくと、さらに顧客の理解を深められます。商品・サービスに関する利用者からの質問ではなく、商談時に頻出する質問を記載する点に注意が必要です。

相手の業種や企業規模によって質問は異なるので、多めに質問を用意しておき、相手に応じて記載する質問を変更することがおすすめです。また、商談を重ねるごとに質問も変化するので、定期的に質問や回答のアップデートを行いましょう。

14.会社概要

サービスの提供会社はどのような会社なのかを伝えるために、会社の情報を記載します。記載する項目には、以下のようなものが挙げられます。

  • 会社名
  • 所在地
  • 代表者名
  • 設立年
  • 従業員数
  • 事業内容
  • 資本金
  • 拠点
  • WebサイトのURL

会社のイメージを想起させるような画像を挿入しておくと、より信頼を獲得しやすいです。

15.問い合わせ先

興味を持った顧客が連絡できるように、問い合わせ先をまとめておく必要があります。電話番号やメールアドレス、公式サイトのURLなど、さまざまな連絡手段を記載します。データで営業資料を送る場合には、すぐに公式サイトを開けるようにリンクを設定しておきましょう。

受注率の低い営業資料の特徴

ここでは、受注率の低い営業資料の特徴を紹介します。なぜ受注率が低いのか理由を理解して、営業資料を作成する際の参考にしてください。

顧客がほしい情報を記載していない

サービスの提供会社は自社の商品・サービスについて多くの知識を有しており、その中から営業資料に記載する情報を選ぶ必要があります。その際、自社が説明したい情報と顧客が求める情報が必ずしも一致しているとは限らない点に注意が必要です。

顧客が自分自身に当てはめて考えるためには、どのような情報が必要なのかヒアリングを行いましょう。

決裁の判断に必要な情報を記載していない

商談の相手が決裁者でない場合、相手が会社に帰ってから稟議に回されることが一般的です。どれほど商談の相手に魅力を伝えても、決裁者に導入するメリットがあると判断してもらえなければ、受注に繋がりません。

決裁者が営業資料を見て導入するか判断できるように、意思決定に必要な情報を記載しておく必要があります。意思決定に必要な情報には、費用効果を把握できる費用の情報や導入事例などが挙げられます。

成約につながる営業資料を作成するポイント

顧客に営業資料を読んでもらうことがゴールではなく、営業資料を読んで導入の意思決定をしてもらうことが作成の目的です。最後まで読んでもらうために、できるだけ負担をかけないような読みやすい内容にする必要があります。

成約につながる営業資料を作成するために、以下のポイントを踏まえて作成することがおすすめです。

  • 読みやすい文字サイズやフォントを使用する
  • 意味のない画像は挿入しない
  • 目線の動きを意識して図や画像の配置場所を考える

文字サイズやフォントに関するルールを定める

作成者によって文字サイズやフォントが異なると、読みにくい印象を与えてしまいます。誰が作成・更新しても統一したデザインとなるように、文字サイズやフォントに関するルールを定めておきましょう。

意味のない画像を挿入しない

文字だらけの営業資料を提示して商談を行うと、朗読になりやすいです。さらに、持ち帰って導入を検討する際に、伝えたいことが伝わらない場合もあるので、営業資料に画像を使用することは重要です。

しかし、意味のない画像を挿入すると、中身のある文章や画像に充てられるスペースが減ってしまったり、ページ数が必要以上に増えてしまったりするので、意味のない画像は挿入しないようにしましょう。

目線の動きを意識してデザインを決める

また、人間は資料を見る際、「Z」の書き順同様、左上→右上→左下→右下の順に視線を動かすと言われています。視線の動きとは異なる場所に図や画像を配置しても読みにくい印象を与えてしまうので、目線の動きを意識したデザインも重要です。

商談の資料作成に関するよくある質問

商談の資料に関するよくある質問を4つ紹介します。

  • 商談の資料はどのようなソフトで作成できる?
  • 商談の資料を作成する目的は?
  • 商談資料は印刷して渡すべき?
  • 商談資料はパワポのままメールで送ってよい?

商談の資料はどのようなソフトで作成できる?

A.PowerPointやGoogleスライド、Keynoteなどで作成できます。

資料を作成するソフトは決まっていないので、自社で使いやすいものを選んでください。

商談の資料を作成する目的は?

A.商談の資料を作成する目的は商談のフェーズによって異なるので、フェーズに合わせて目的を設定する必要があります。

例えば、提案時の目的は導入の意思決定であり、課題をヒアリングする際の目的はサービス紹介です。

商談資料は印刷して渡すべき?

A.資料を印刷する、PC画面で資料を提示することのうち、どちらが優れているとは一概に言えません。

それぞれのメリット・デメリットを把握して、商談のフェーズに応じて使い分ける必要があります。

印刷して持参するメリットには、資料を相手の手元に残せることが挙げられます。しかし、あらかじめ用意しておいた紙の資料以外は商談で使用できない点がデメリットです。

一方、PC画面で資料を提示すると、アニメーションを使用できたり、資料以外に書類が必要となった際に臨機応変に対応できたりするメリットがあります。商談後に相手に資料が残らないので、データを送る対応が必要です。

商談資料はパワポのままメールで送ってよい?

A.相手のPCにパワーポイントがインストールされているとは限らないので、PDFに変換して送る方がよいです。

商談の営業資料を作成して受注率を向上させよう

商談の営業資料を作成すると、サービスや商品の理解を深められる、営業スキルを標準化できる、顧客の社内展開資料として活用できるなどのメリットがあります。資料作成に手間はかかるものの、商談前に準備をしておきましょう。

商談の営業資料の構成は、以下の通りです。

  1. 表紙
  2. サービスの概要
  3. よくある課題
  4. サービス紹介
  5. サービス紹介の詳細
  6. 競合他社との比較
  7. 導入効果
  8. 選ばれる理由
  9. 事例紹介
  10. 料金
  11. 費用対効果
  12. 利用の流れ
  13. よくある質問
  14. 会社概要
  15. 問い合わせ先

ただし、作成すれば必ずしも効果が得られるわけではありません。効果的な資料を作成するためには、顧客の求める情報を記載することが重要です。また、できるだけ読むことが負担とならないように読みやすいようにデザインを整えましょう。

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自分で気になる決裁者にアプローチできるだけではなく、カスタマーサクセスからおすすめの決裁者を紹介してもらえたり、直接アプローチできるプレゼン会に参加できたりするなど、決裁者とのつながりを作る機会が多く用意されています。より商談率を高めたい場合や、商談までをスムーズに進めたい場合にはぜひ利用を検討してください。

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