アポイントを取得した後や面談を実施した後は、速やかにお礼メールを送ることが重要です。お礼メールを送ることにより、相手と信頼関係を構築でき、ビジネスチャンスにつなげられることが期待できます。お礼メールでは、定型文をそのまま送ればよいというわけではありません。工夫しなければほかのメールに埋もれてしまうでしょう。

今回は、ほかの営業担当者や競合と差をつけられるお礼メールの書き方や、実際にメールを作成する際に参考になる文例を紹介します。

アポイント取得後や面談後はお礼メールを送ることが大切

アポイントを取得した後や、面談後にはお礼メールを送りましょう。お礼メールを送ると、相手に良い印象を与えられ、信頼関係を構築できます。

テレアポ後のお礼メールで情報を正確に伝える

テレアポでアポイントを取得した後には、忘れずにお礼メールを送りましょう。お礼メールを送ることにより、日時や場所といった重要な情報をミスなく伝えられ、認識のズレを防げる効果があります。

テレアポでは、口頭で面談の概要について決めるため、日時や場所を聞き間違えられてしまったり、相手に忘れられてしまったりする可能性があります。お礼メールを送り、日時を確保してくれることへの感謝を伝えると同時に、アポイントの詳細を文面で伝えましょう。

面談後のお礼メールで次のアポイントにつなげる

面談後にもお礼メールを送りましょう。面談後のお礼メールでは、感謝を伝える文面のほか、面談中に説明した重要な情報や補足情報、合意した内容などを記載することが大切です。認識のズレを防いだり、次のアポイントにつなげられたりします。

特に、初めて面談した後のお礼メールは、信頼関係を構築するために非常に重要です。ここで良い印象を与えられれば、今後のビジネスチャンスにつながる可能性が期待できます。

アポイント取得後のお礼メールに書く内容

アポイント取得後、オンライン面談や訪問前に送るお礼メールには、以下の内容を記載しましょう。

• 件名
• 宛名
• 挨拶
• 日時を確保してくれることへの感謝
• アポイントの詳細（日時・所要時間・場所・面談の形式など）
• 日時変更への配慮

アポイントへのお礼を伝えるだけでなく、アポイントの詳細と日時変更への配慮を伝えることがポイントです。アポイントの詳細を記載することにより、日時や場所の勘違いが発生することを防ぎ、機会損失を防止できます。

また、「ご都合により日時の変更をご希望の場合は、お気軽にお申し付けください」のように、日時変更への配慮について記載することも欠かせません。アポイント取得後に相手の都合がつかなくなった際に、気を遣わせずにすみます。

面談後のお礼メールに書く内容

オンライン面談や訪問後のお礼メールには、以下の内容を記載しましょう。

• 件名
• 宛名
• 挨拶
• アポイントに応じてくれたことへの感謝
• 面談時に先方からもらった質問や課題
• 次回のアポイントの詳細
• 参考資料や見積書などの添付資料

面談時に先方からされた質問に答えられなかったり、新たに課題が見つかったりした際は、速やかに返答する旨や、次回の面談時に提案する旨を伝えると丁寧です。

また、面談時に次回のアポイントを設定した場合は、アポイント取得後のお礼メールと同様に、日時や場所などの情報を記載しておきましょう。

アポイント取得後・面談後のお礼メールのマナー

アポイント取得後や面談後に送るお礼メールでは、以下の5つを心がけましょう。

• メールは遅くても翌日までに送信する
• メールの内容が伝わるような件名を設定する
• 誤字脱字や記載ミスがないかを確認する
• テンプレートをそのまま送らない
• 「取り急ぎ」は使わない

それぞれのマナーについて詳しく解説します。

メールは遅くても翌日までに送信する

お礼メールは、アポイント取得や面談後すぐに送るのがマナーです。すぐにお礼メールを送ることにより、顧客のことを大事に思っていることが伝わり、信頼関係を構築できます。

基本的には、当日の営業時間内、遅くとも翌日までに送信しましょう。2〜3日空いてしまうと、「なぜ今？」と思われ、逆に印象が悪くなってしまう可能性があります。

ただし、当日の夜遅くに送信するのもマナー違反であるため、注意が必要です。メール送信がどうしても夜になってしまう場合は、翌日の午前9時に送信できるよう、送信予約をしておきましょう。

お礼メールの送り忘れを防げるよう、「アポイントを取得したらメールを送る」「面談後オフィスに戻ったらメールを送る」というように、すぐにお礼メールを送ることを習慣づけることが大切です。

メールの内容が伝わるような件名を設定する

メールを送る際は、メールの内容がすぐにわかるような件名を設定しましょう。

顧客のもとには、日々さまざまなメールが届くため、件名が空欄のまま送信すると、ほかのメールに埋もれて開封してもらえない可能性があります。また、メールを開封しないと内容がわからないようなメールは、相手の時間を奪うことにもつながります。

以下のように、件名を見ただけでメールの主旨がわかるように工夫しましょう。

【株式会社〇〇／〇〇】本日のご面談のお礼

【株式会社〇〇／〇〇】来週のお打ち合わせについて

誤字脱字や記載ミスがないかを確認する

ビジネスメール全般に言えることではありますが、誤字脱字や内容にミスがないかを必ず確認してください。特に、相手の会社名や名前を間違えてしまうと、信頼を失いかねません。メールを作成したら入念にチェックし、問題ないことを確かめた上で送信するよう心がけましょう。

できあがったメールを見返し、見やすくなるよう工夫することも大切です。漢字とひらがなのバランスを調整する、長い文章は途中で区切る、適宜段落を分ける、などの工夫が効果的です。

テンプレートをそのまま送らない

お礼メールを送る際は、テンプレートをそのまま送らないようにしましょう。テンプレートを送ると、メールがありきたりな内容になり、機械的にメールを送っているような印象を与えてしまいます。

また、テンプレート用の「〇〇様」という部分を修正せずに送ってしまったり、面談で話していない内容を消すのを忘れたまま送ってしまったりといった、ミスの原因にもなります。

テンプレートを活用してメール作成にかかる時間を短縮することは重要ですが、そのまま送るのではなく、送り先に合わせて内容を変更することを意識してください。

「取り急ぎ」は使わない

メールの最後に「取り急ぎ」を使う方は多いですが、「取り急ぎ」の記載は基本的には不要です。

「取り急ぎ」は、「さしあたって」という意味であり、「今は時間がないため、詳しい説明は省略します」というニュアンスがあります。急を要する事態が発生した際には適切ですが、メールを作成する時間が十分にある状態で「取り急ぎ」を使用するのは不適切です。

特に、感謝を伝えるためのお礼メールでは相応しくなく、失礼な印象を与えてしまうリスクもあるため注意しましょう。

お礼メールで差をつけるための3つのポイント

ここでは、お礼メールでほかの営業担当者や競合と差をつけるためのポイントを3つ紹介します。

• 相手のメールアドレスを登録してから送る
• 「Re：」をつけたまま返信する
• 顧客が求める情報を盛り込む

相手のメールアドレスを登録してから送る

メールを送る際、相手のメールアドレスをそのまま打ち込むのではなく、アドレス帳に登録してから送るのがおすすめです。

社名、部署名、名前を登録した状態で送ると、相手がメールを受け取った時、To欄に登録した名前が表示されます。メールアドレスがそのまま表示されるよりも、「株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様」と表示される方が、丁寧な印象を与えられるでしょう。

メールアドレスをそのまま入力している営業担当者は少なくありません。このひと工夫によって、「わざわざ自分のメールアドレスを登録してくれた」という事実から、好感度を上げられる可能性が期待できます。

「Re：」をつけたまま返信する

相手のメールに返信する際は、件名に「「Re：」をつけたまま返信することが望ましいです。「Re:」をつけると、どのメールへの返信なのかが一目でわかり、相手が過去のやりとりをわざわざ確認する手間を防げるためです。

「Re：」を消すと、ほかのメールに埋もれてしまったり、新しい営業メールだと勘違いされて開封されなかったりする可能性があります。

ただし、何度もやりとりをして「Re：」が続くと件名が長くなってしまうため、2つ目以降の「Re：」は削除しましょう。

顧客が求める情報を盛り込む

お礼メールには、ただ感謝の気持ちを記載するのではなく、顧客が求める情報をプラスアルファで盛り込むことにより、ほかの営業担当者と差をつけられます。

具体的には、以下のような情報を記載するのがおすすめです。

• 面談時の質問への回答
• 面談の補足となる追加資料
• 導入するメリットや費用対効果といった具体的なデータ

面談中に、相手が欲しがっている情報は何かを考え、意識的に盛り込むようにすることがポイントです。

アポイント取得後のお礼メールの文例

ここでは、アポイント取得後のお礼メールの文例と、アポイント取得後に日時変更を依頼する場合のメールの文例を紹介します。

適宜編集し、お礼メールを作成する際の参考にしてください。

テレアポでアポイントを取得した場合

テレアポでアポイントを取得した場合のお礼メールの文例は、以下の通りです。

（件名）本日のお礼と〇月〇日のお打ち合わせについて 株式会社〇〇〇〇〇〇部　〇〇様 お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。 先ほどはご多忙の中、お電話に対応していただき、誠にありがとうございました。 また、お忙しい中説明の機会をいただけるとのこと、大変光栄に存じます。 お電話の通り、下記の日時に貴社にお伺いいたしますので、何卒よろしくお願いいたします。 ===================== 日時：〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜場所：貴社本社ビル（〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番）===================== ご都合により日時の変更をご希望の場合には、お気軽にお申し付けください。 それでは、〇〇月〇〇日に〇〇様にお会いできますこと、心より楽しみにしております。 （署名）

アポイントの日時や場所を改めて確認できるように記載しましょう。箇条書き形式で記載すると、面談の概要がわかりやすくなります。

また、相手、あるいは自社のオフィスで面談する場合は、念のため住所も記載すると確実です。「貴社オフィス」のみ記載すると、オフィスが複数ある場合に混乱につながるためです。

メールでアポイントを取得した場合

メールでアポイントを取得した場合のお礼メールの文例は、以下の通りです。

（件名）Re：ご面談のお願い【株式会社〇〇】 株式会社〇〇〇〇〇〇部　〇〇様 お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。 お忙しい中、メールにお返事をいただきまして、誠にありがとうございました。また、お打ち合わせの機会をいただけるとのこと、重ねて御礼申し上げます。 それでは、下記の日時にオンラインでのご面談を実施いたします。 ===================== 日時：〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜 形式：オンラインで面談ツール〇〇 オンライン面談のリンク：〜〜〜〜 パスワード：〇〇〇〇 ===================== ご都合により日時の変更をご希望の場合には、〇〇月〇〇日までにご連絡いただけますと幸いです。 不明な点などございましたら、お気軽にお申し付けください。 それでは、〇〇月〇〇日に〇〇様にお会いできますこと、心より楽しみにしております。 （署名）

メールでアポイントを取得する場合も、面談の日時や形式等を、改めて箇条書き形式でまとめましょう。オンラインで実施する場合は、ツール名やリンク、パスワードを記載してください。ツールの使い方マニュアルがある場合は、そのリンクやファイルを送ると親切です。

メールに返信する際は、何に対する返信なのかがすぐわかるよう、件名の「Re：」を残しておきましょう。

アポイント取得後に日時変更を依頼する場合

アポイント取得後に、こちらの都合でどうしても日時変更を依頼しなければならない場合は、すぐに連絡する必要があります。アポイント当日のギリギリに断ると、忙しい中予定を確保してくれた相手に失礼になってしまいます。

日時変更の依頼は、齟齬が生まれないようメールで行い、申し訳ないという気持ちが伝わるよう、丁寧に文面を作成することが大切です。

文例は、以下の通りです。

（件名）〇〇月〇〇日のご面談について【株式会社〇〇】 株式会社〇〇〇〇〇〇部　〇〇様 お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。 〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇時〜のご面談について、日程変更のご相談をしたくご連絡差し上げました。 〇〇（断る理由）により、〇〇時に貴社を伺うのが難しくなりました。 大変申し訳ございませんが、以下のいずれかの日程に変更していただくことは可能でしょうか。 ===================== ・◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ・◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ・◯月◯日（◯曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯ ===================== お忙しい中、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。 お手数をおかけしてしまい恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 （署名）

そもそも、こちらの事情でアポイントの日時を変更してもらうことは、できる限り避けなければなりません。その上で、どうしても変更しなければならない場合は、相手が納得できるようその理由を簡潔に記載することが大切です。

また、この日程調整についても、こちらから候補日時を提示しましょう。相手に委ねると、そこでやりとりが止まってしまい、せっかく獲得したアポイントがなくなってしまうリスクが高いためです。

アポイント後のお礼メールの文例

ここでは、アポイント後に送るお礼メールの文例を2つ紹介します。

＜文例1＞

（件名）本日のご面談のお礼株式会社〇〇〇〇〇〇部　〇〇様 お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。 本日はご多忙のところ、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。 〇〇様にお会いできたこと、大変光栄に存じます。 本日ご紹介いたしましたサービスについて、何かご不明な点やご要望などがございましたら、私〇〇（携帯電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）までお気軽にご連絡くださいませ。 是非、貴社のお役に立ちたく存じます。 今後とも末永くお付き合いくださいますよう、何卒お願い申し上げます。 （署名）

アポイント後のお礼メールでは、アポイントに応じてもらった感謝の気持ちを簡潔に伝えることが大切です。そして、今後も関係性を構築できるよう、担当者の名前や連絡先を明記しましょう。

また、面談で説明しきれなかった事項があったり、契約するかの検討に役立つ資料があったりする場合は、資料を添付してください。

＜文例2＞

（件名）本日のご面談のお礼と資料送付について株式会社〇〇〇〇〇〇部　〇〇様 お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。貴社の〇〇事業について詳細を伺えたこと、大変光栄に存じます。 〇〇様から本日頂戴したご指摘については、できるだけ速やかにご返答いたします。大変申し訳ございませんが、少々お時間をいただけると幸いです。 また、プランの詳細についての参考資料を添付しております。ご査収くださいますようお願い申し上げます。 ご不明な点などございましたら、お気軽にお申し付けくださいませ。 今後ともよろしくお願い申し上げます。 （署名）

アポイント時に相手の質問に答えられなかった場合は、お礼メールで速やかに回答することが望ましいです。すぐには答えられなかったり、課題が見つかったりした場合は、近いうちに返事をする旨を記載し、真摯に対応する姿勢を見せましょう。

アポイントのお礼メールでよくある質問

最後に、アポイントのお礼メールでよくある質問を2つ紹介します。

• Q.アポイントのお礼メールを送った後に気をつけるべきことは？
• Q.お礼メールをわかりやすく書くためのコツは？

Q.アポイントのお礼メールを送った後に気をつけるべきことは？

A.アポイントのお礼メールを送ってからアポイント当日まで日数がある場合は、お礼メールとは別にリマインドメールを送りましょう。

リマインドメールを送ることにより、相手がアポイントを忘れ、アポイントが流れてしまうリスクを避けられます。前日〜3日前にリマインドメールを送って、商談を確実に実施できるよう努めましょう。

なお、リマインドには催促というニュアンスがあるため、件名や本文中に「リマインド

」という言葉を使うのは避けてください。

さらに、リマインドメールの文中にも、貴重な時間を割いてくれることへの感謝を短く記載すると丁寧です。

Q.お礼メールをわかりやすく書くためのコツは？

A.お礼のほか、アポイントの概要を記載したり、面談時に話せなかった内容を記載したりすると、どうしてもメールが冗長になりがちです。

お礼メールをわかりやすく書くためには、「5W1H」を意識しましょう。

Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）の5つを記載すると、伝えるべき情報を漏れなく簡潔に伝えられます。

さらに、漢字や丁寧な表現を使いすぎないことも大切です。ビジネスメールとなると、固く考えてしまい、熟語や回りくどい表現を多用してしまう方は少なくありません。しかし、かえってメールが読みにくくなり、逆効果となってしまいます。

あくまでも、読みやすさ・わかりやすさを重視してメールを作成することが欠かせません。

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丁寧で有益なアポイントお礼メールを送って差をつけよう

アポイント取得後や面談後に送るお礼メールでは、以下の点を意識することにより、ほかのメールと差をつけられます。

• 相手のメールアドレスをアドレス帳に登録してから送る
• 返信の際は件名に「Re：」をつけたまま送る
• 顧客が求める有益な情報を盛り込む

丁寧で相手にとって有益なお礼メールを送ることができれば、信頼関係を構築でき、今後のビジネスチャンスにつながる可能性が期待できます。テレアポでアポイントを取得した後や、メールでアポイントを取得した際のお礼、面談後のお礼として、その日中にメールを送りましょう。

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