【例文あり】アポイント確認メールの書き方｜送付タイミングも解説 - 決裁者同士が繋がる審査制プラットフォーム

最終更新日: 2023.09.01

アポイントを獲得してから商談を行うまでの期間は、数日から数週間、あるいは数ヶ月などさまざまです。

相手の担当者が数ヶ月後のアポイントや多数の案件を抱えている場合、商談を忘れられないようアポイント確認メールを送信しましょう。

この記事では、アポ確認メールの書き方や例文、送信するタイミング、記載時の注意点など、アポ確認メールを送信する方法を解説します。

Table of Contents

アポイント確認メールの重要性

アポイント確認メールは、取引相手との円滑なコミュニケーションのために重要です。メールを送り、先方に予定を確認してもらうことで、アポイントが忘れられる可能性を防止します。

予定の詳細をまとめて記載したアポ確認メールを送付すれば、先方は過去のやり取りを振り返る必要がなく、簡単に予定を確認できます。スケジュール管理をスムーズにして、誤った日時や場所に集まるトラブルを回避できるでしょう。

また、アポ確認メールにおいて丁寧で親切な表現や、感謝の意を示すメッセージを添えることにより、相手に対する配慮と尊重が伝わります。

商談に必要な情報や資料を事前に添付しておけば、相手は余裕をもって準備を行えるでしょう。配慮が行き届いたメールを送信することにより、相手と良好な関係を構築できます。

アポイント確認メールは2〜3営業日前に送信する

アポイント確認メールは、2〜3営業日前に送信するのが一般的なビジネスマナーです。

アポの確認では、商談の日時や場所などの基本的な情報はもちろん、変更点を知らせることも目的の1つです。直前に変更を伝えると相手が対応できないため、前日や当日に確認メールを送るのは控えましょう。

日時や場所、参加者および参加人数などの打ち合わせ内容に変更がある場合は、早めに伝えることによって顧客は余裕を持って準備できます。

しかし、早く送りすぎると、アポ確認メールの意味が薄れます。2〜3営業日前であれば、当日までに面談内容を忘れられてしまうリスクも減らせるでしょう。

アポイント確認メールの書き方｜6つのポイント

アポ確認メールの作成時は、顧客に対して失礼のないように注意しましょう。この項目では、アポ確認メールの書き方について次の6点のポイントを解説します。

内容を把握できる件名を記載する
本文には宛名と挨拶文を記載する
本文は内容・目的を200文字程度で簡潔に記載する
変更に柔軟に対応できる旨を記載する
変更点を記載する
本文の最後は結びの挨拶で締める

1.内容を把握できる件名を記載する

メールの内容を一目で把握できる件名を記載しておくと、早期に確認してもらいやすくなります。日常的に多数のメールを確認する大手企業の担当者などは、送信元や件名で優先順位を決めてメールを判断する場合があるため、件名のわかりやすさは重要です。

例えば「【〇月〇日】お打合せの件」など、日時と目的が明確にわかる件名にしておくと、メールを確認する上での優先度が高まります。

件名無し、あるいは件名が長すぎるメールは、内容の確認を後回しにされる可能性があるため、簡潔に記載しましょう。重要部分をカギカッコなどの記号で強調するのも効果的です。

件名には会社名を含める

アポ確認メールの件名には、会社名も記載しておきましょう。自社との打ち合わせと同じ日時や近い日時などに、顧客が別の打ち合わせ予定を控えている可能性があります。会社名を記載することによって、他のメールと差別化して確認してもらいやすくなります。

2.本文には宛名と挨拶文を記載する

アポ確認メールの本文では、冒頭に宛名と挨拶文を記載します。

宛名に記載するのは、以下です。

会社名や部署名
挨拶文
送信者の会社名
部署
名前

顧客の部署や名前がわからない場合は「ご担当者様」と記載しましょう。

挨拶文は「平素よりお世話になっております。」や「突然のご連絡申し訳ありません。」など、丁寧な言葉遣いを心掛けます。挨拶文で丁寧な印象を与えられれば、顧客とよい関係を築くことにつながります。

3.本文は内容・目的を200文字程度で簡潔に記載する

アポ確認メールの本文は、アポの内容や目的を200字程度でまとめると顧客が読みやすくなります。特に、ビジネス文書では結論ファーストが重要なので「5W1H」を活用するといいでしょう。「5W1H」とは、以下の要素によって趣旨を明確に伝えるフレームワークです。

Who（だれが）
When（いつ）
Where（どこで）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）

これらの要素を意識して文章を構成することにより、伝わりやすいアポ確認メールを作成できます。また、日時と場所を以下のように箇条書きにすることも内容を伝えやすくする重要なポイントです。

日程：〇月〇月
時間：△時△分
場所：◇◇◇◇

場所は名称だけでなく、URLの添付などによって地図や住所といった詳細を伝えると、より親切です。

4.変更に柔軟に対応できる旨を記載する

日程変更などがあれば柔軟に対応できる旨を記載しておくと、顧客にトラブルが生じた場合でも商談機会を失わずに済みます。日程変更に対応できる旨を伝える例文は、以下を参考にしてください。

「日程の調整にも対応いたします。日程の変更をご希望される場合は、〇日までにわたくし△△までお知らせくださいませ。」

このように記載しておけば、何らかのトラブルによって予定していた商談を行えなくなっても、そのまま商談が流れてしまう可能性を減らせます。クライアント側への配慮と自社の商談機会の創出のためにも、柔軟に対応できる旨を忘れずに記載しておきましょう。

5.変更点を記載する　　　　　

顧客に失礼のないよう、ささいな変更でも内容を記載します。例えば、参加人数を変更する場合は以下のように伝えます。

〇月〇日に訪問する人数は△名とお伝えしておりましたが、◇名での訪問となりますのでご報告致します。
【弊社の参加者：3名】
営業部
課長〇〇
部長〇〇
主任〇〇

急な変更となり大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

このように、商談の参加者や人数などを伝えておくと、商談相手が場所や席の調整に対応しやすくなります。変更点を伝えておかなければ顧客からの信用を失いかねないため、注意が必要です。

6.本文の最後は結びの挨拶で締める

本文の最後を結びの挨拶で締めます。結びの挨拶は以下を参考にしてください。

何卒よろしくお願いいたします。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
引き続きよろしくご協力を賜りたくお願いいたします。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます。
今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

こうした結びの挨拶などを丁寧にすることは、信頼関係の構築にとって重要です。1つひとつの言葉の積み重ねによって、企業や営業担当者のイメージは造られます。

アポイント確認メールの例文

具体的なメールの書き方を紹介します。本文は適宜改行して簡潔に200字程度でまとめると、可読性や視認性が高まります。「あの商談アポか」と、一目で内容や日時、場所を把握できるアポ確認メールを作成しましょう。

以下がポイントを反映したアポ確認メールの例文です。

件名：【〇月〇日】お打ち合わせの件（株式会社〇〇）

株式会社△△△△◇◇
◇◇様

平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇営業部の△△です。
先日は打ち合わせのお約束を頂き、ありがとうございました。

打ち合わせ予定日が近づいて参りましたので、ご連絡致しました。
以下の日時・場所にお伺いします。
〇月〇日（〇曜日）
△時
◇◇（場所）

日程の調整にも対応いたします。
日程の変更をご希望される場合は、〇日までにわたくし△△までお知らせくださいませ。
当日、お会いできることを楽しみにしております。
それでは、何卒よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社〇〇△△（部署）
◇◇ ◇◇（営業担当者の氏名）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

アポ確認メールの注意点3つ

アポ確認メールを送る際は、次の3点に注意しましょう。

クッション言葉を使用する
To・Cc・Bccを使い分ける
返信時は「Re：」をつけたまま送信する

それぞれについて解説します。

1.クッション言葉を使用する

ビジネスメールでは、相手に敬意を払ってクッション言葉を使用する場合があります。

クッション言葉とは、不快感やきついイメージを与えかねない内容を伝える際に、前置きとして添える言葉です。アポ確認メールで本題に入る前には、以下のような言葉を添えるといいでしょう。

恐れ入りますが
お手数をおかけいたしますが
ご足労をおかけいたしますが
誠に恐縮ですが
もし可能であれば
お忙しい中恐縮ですが
お忙しいところ申し訳ございませんが
ご多忙中とは存じますが

ビジネスでは結論ファーストが基本ですが、状況によってはいきなり本題に入ることが失礼に当たる場合もあります。そのため、クッション言葉を活用して印象をよくすることが重要です。

2.To・Cc・Bccを使い分ける

アポ確認メールを送る場合は、To・Cc・Bccを使い分けてプライバシーに配慮します。

個人間でのやり取りで済む場合は、メールの送信先をToで指定し、複数人に一斉送信する場合はCcまたはBccを使用します。Ccを使用すると、送付先の全ての人がメールを確認できて便利です。

部署内でメールを一斉送信する場合は、メールアドレスが公開されるCcでも問題ありませんが、複数社で商談を行う場合などはプライバシーへの配慮が必要です。そのため、メールアドレスが互いに表示されないBccを使用します。

3.返信時は「Re：」をつけたまま送信する

アポ確認メールの送信後、顧客とのやり取りが続く場合は「Re：」を削除せずに返信します。「Re：」があると、1度やりとりをしたメールだとすぐに認識してもらえるためです。

「Re：」を削除すると競合他社のメールに埋もれる、または新規メールと見なされて、開封されない可能性があるため、削除しないようにしましょう。

ただし、やり取りが続くと「Re：Re：Re：」と件名が長くなり読みづらくなるため、2つ目以降は削除するといいでしょう。

アポ確認メールを効率化する方法3つ

アポ確認メールを効率化する方法は3つあります。

テンプレートの活用
日程調整ツールの活用
チャットボットの活用

それぞれ解説します。

1.テンプレートの活用

アポ確認メールを効率化する1つ目の方法は、テンプレートの活用です。

例えば、GmailやOutlookに搭載されているテンプレート機能では、メールの基本的な構造や内容を事前に用意でき、文面作成の手間を省けます。

アポの獲得や商談日程の確認、アフターフォローなど、目的別に複数のテンプレートを作成し、それぞれ適切な内容にカスタマイズします。メールの本文には、アポの日時や場所、目的、準備するべき資料などの必要な情報をリスト化して記載しておくといいでしょう。

自動入力機能を導入すると、名前や日時などの個別情報を自動的に埋め込めて、メール作成をさらに効率化できます。

2.日程調整ツールの活用

2つ目は、日程調整ツールの活用です。

日程調整ツールは、メールや電話のやりとりをシステムで自動化するツールです。互いのスケジュールが見える化され、日程候補の書き出しや打ち合わせ日時の登録、業務のリマインドなど、アポ確認に必要な機能を豊富に揃えます。

パソコンだけでなくスマホでも設定できるため、スキマ時間で調整できるほか、手作業によるミスも防止できます。カレンダーが共有されているため、複数人の調整でも手間がかかりません。

日程調整ツールの活用によって、アポ確認メール以外にも日程変更などの調整も自動で行え、営業を効率化できます。

チャットボットの活用

3つ目は、自動応答を行うAIアシスタントの一種であるチャットボットの活用です。

例えば、チャットGPTで「アポ確認メールを作成してください」と入力すると、アポ確認メールの件名から本文を自動で作成できます。中には、メール受信後の自動返信や事前設定したテンプレートに基づく日程調整の提案などに対応したツールもあります。

ただし、AIを活用したチャットボットは、学習データに含まれる情報に基づいており、適切に応答できない場合があるため注意が必要です。必ず人の目で確認し、文面を調整してから送信しましょう。

常に正確でない可能性を認識した上で適切に活用すると、アポ確認メールを効率化できるでしょう。

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