BtoB業界でメール営業を成功させるためには、目的や相手のニーズに合わせた内容でメールを作成することが重要です。

そこで本記事では、BtoB営業におけるメール文の例をさまざまなシーンに分けて紹介していきます。後半では、効果的な営業メールを作成するためのポイントや送信後の対応についても説明します。BtoB営業を成功させたい方はぜひ参考にしてください。

BtoB営業のメール文を作成する前の準備

BtoB営業で効果的なメール営業を行うためには、いくつかの準備が必要です。ここでは、BtoB営業のメール文を作成する前に必要な準備について説明します。

• 自社ドメインを取得する
• KPIを設定する
• 添付ファイルを用意する

自社ドメインを取得する

BtoB営業では、フリーメールよりも自社ドメインの方が信頼を獲得しやすいでしょう。フリーメールでは迷惑メールと間違われる可能性があります。また、メールアドレスに社名を含めることによって、社名を覚えてもらいやすい点も魅力です。ドメインの取得費用や更新費用がかかるものの、費用以上に効果が高いと言えます。

KPIを設定する

KPI（Key Performance Indicator）とは、最終的な目標の達成度合いを測るための指標として設定する、細かな目標です。BtoB営業でメール作成前にKPIを設定すると、メール送信後の成果を可視化することが可能です。闇雲に送信していては手間ばかりかかり、メール営業の効果を測れないため、メール作成前にKPIを設定しておきましょう。

メール営業で設定するKPIには、以下のようなものが挙げられます。

• 配信数
• 開封数
• 返信数
• 到達数
• クリック数

設定するKPIは、メールを送る目的や最終的なゴールによって異なります。例えば、商談アポイントの獲得がゴールであれば、メールの「開封数」や日程調整のやり取りへ進むための「返信数」をKPIとします。資料請求や申込みフォームの入力がゴールの場合は、本文内に設置したURLの「クリック数」をKPIとするのが適切です。

添付ファイルを用意する

BtoBの営業メールでは、文章だけでなく自社の商品やサービスの概要を掲載した資料などを添付することも多いです。

営業メールでファイルを添付する場合、圧縮して容量を小さくしたファイルを用意しましょう。容量の大きいファイルをメールに添付した場合、送信できたとしても、相手が受信できるとは限りません。せっかくの機会を逃さないために、添付ファイルをZIPファイルなどに圧縮して軽量化することが重要です。

BtoB営業におけるメール文例

BtoB営業では、商談を依頼したい時やリマインドしたい時など、さまざまなシーンでメールを送ります。

• 商談の依頼
• 商談のリマインド
• セミナーのお知らせ
• 自社サービスの紹介
• 営業後のお礼

ここでは、上記のシーンごとにメール文例を紹介します。

商談を依頼する際のメール文例

これまでに接点のない相手に商談を依頼する際には、失礼のないように「突然のメール失礼します」などの断りを入れることがマナーです。また、自社サービスの実績など、相手の興味を引く情報を入れることも効果的です。

株式会社○○○○部ご担当者様 突然のご連絡にて失礼いたします。株式会社○○営業部の○○と申します。 貴社のホームページを拝見し、ご協力させていただきたく、ご連絡いたしました。 弊社は○○の製造販売を行っているメーカーです。○○業界のお客様を中心に使用していただいており、○○を最大○○%向上させた実績がございます。 よろしければ一度ご説明させていただけますでしょうか。直近では、以下の日時でお伺いすることが可能でございます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 【候補日】 ・○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜○○：○○・○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜○○：○○・○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜○○：○○ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ご多用の折恐れ入りますが、ご検討くださいますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

商談のリマインドメールの文例

件名や内容に「リマインド」という言葉を使用すると、催促しているような印象を与えてしまいます。「確認」などの言葉を使用して、リマインドやリマインダーといった言葉の使用を避けましょう。

株式会社○○○○様 お世話になっております。株式会社○○営業部の○○でございます。 この度は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。明日の打ち合わせの確認で、ご連絡させていただきました。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 【日時】 ○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜 【場所】○○ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 当日お会いできること、大変楽しみにしております。何卒、よろしくお願いいたします。

セミナーのお知らせメールの文例

セミナーを案内する場合は、余裕を持ち、開催日より2〜3週間前に連絡しましょう。フォームから申し込むのか、またメールに返信する形で申し込むのかといった申し込み方法についても明記する必要があります。

株式会社○○○○様 お世話になっております。株式会社○○営業部の○○でございます。 この度は「○○」がテーマのセミナーを開催する運びとなりました。先日○○に課題があると伺いましたので、お役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。ご都合がよろしければ、ぜひご参加いただきたく、ご案内いたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 【セミナー名】 日時：○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜○○：○○（受付開始○○：○○〜）会場：○○定員：○○名受講料：○○円支払い方法：○○・○○（お支払いは○○日までにお願いいたします）持ち物：○○円主催者：株式会社○○注意事項：○○お申し込みURL：https://○○.jp/ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ご参加の際は、上記URLより直接お申し込みください。 それでは、○○様のご参加を心よりお待ちしております。何卒よろしくお願いいたします。

自社サービスを紹介するメールの文例

自社サービスを紹介する場合は、事例など実績のわかるファイルを添付しておくと説得力を持たせやすいでしょう。

株式会社○○○○部○○様 初めてメールをお送りいたします。株式会社○○営業部の○○と申します。 弊社は、主に中小企業の方を対象に○○というサービスを提供している会社です。この度は、貴社のホームページを拝見してご連絡いたしました。 現在貴社は○○の事業を展開しているとのことで、○○の点でお困りではないでしょうか。これまで弊社サービスは○○を○○%改善した実績が多数あり、お役に立てるのではないかと考えております。 よろしければ貴社をご訪問の上、ご説明させていただければと存じます。直近では、以下の日時でお伺いすることが可能でございます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 【候補日】 ・○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜○○：○○・○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜○○：○○・○○月○○日（○曜日）　○○：○○〜○○：○○ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ○○様のご都合に合わせてお伺いしますので、ご連絡いただければ幸いです。 ご多用の折恐れ入りますが、ご検討くださいますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

営業後のお礼メールの文例

営業後に送るメールは、原則当日中に送るものです。しかし、何らかの事情によって当日中に連絡できない場合は、遅くとも翌日までに送る必要があります。翌々日以降に連絡した場合、「お礼の連絡が遅い」と悪い印象を与えてしまう可能性があるからです。

株式会社○○○○部○○様 お世話になっております。株式会社○○営業部の○○でございます。 本日はご多用にもかかわらず、○○の件でお時間をいただき、誠にありがとうございました。○○様にお会いできましたご縁を大切に、より一層精進して参ります。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

BtoB営業のメール文を作成・送信する際のポイント

ここでは、BtoB営業のメール文を作成・送信する際のポイントを説明していきます。

開封したくなる件名を設定する

BtoB営業でメールを送っても、相手に開封してもらえなければ意味がありません。日々多くの営業メールを受け取る相手に、自社のメールを開封してもらうためには、つい開封したくなるような件名を設定する必要があります。

例えば、「サービスのご案内」よりも「○○が○○％も向上した実績のある○○のご案内」という件名の方が興味を持ってもらいやすくなっています。

開封したくなる件名のポイントは、以下の通りです。

• 「自分に関係のあるメールだ」と思ってもらえる件名
• 「自分にとって有益な情報が記載されている」と思ってもらえる件名
• 件名に数字を使用する
• 前半に興味を引く単語を使用する

ただし、件名が長すぎると相手には省略された件名が表示されるため、数字や興味を引く単語は先頭から15文字以内に入れることがおすすめです。

読みやすさを意識する

相手は1日に多くのメールを受け取るため、無駄に長く読みにくいメールは読み飛ばされる可能性が高いです。余計な手間や時間をかけないためにも、読みやすさを意識したメール文の作成が重要です。

メール文を作成する際は、一目で内容が理解できるように簡潔な文章を心掛けましょう。誤字脱字があると文章が読みづらくなるうえ、自社の印象が悪くなるため、送信前にメールを読み直す必要があります。また、メールの冒頭で「○○でお悩みではありませか？」というように、相手にとってのベネフィットを提示しておくと、相手が読むべき内容か判断しやすいです。

機種依存文字や特殊な記号を使用しない

BtoB営業のメール文に機種依存文字や特殊な記号を使用すると、文字化けを引き起こす可能性があります。せっかく開封してもらっても、文字化けしているメール文は読むことができないため、機種依存文字や特殊な記号は使用しません。

なお、「○」「★」「→」などは機種依存文字や特殊な記号ではないため、失礼にならなければ使用しても問題ありません。

読んでもらいやすい日時に送信する

BtoB営業ではメールの件名だけではなく、送る日時によっても開封率に影響が出ます。相手の営業時間帯の中でも、読んでもらいやすい時間帯に送ることがおすすめです。始業・終業時や、昼休憩の時間帯はコア業務から離れる担当者が多いため、メールを読んでもらいやすい傾向があります。

業界や業種によって忙しい日時が異なるため、繁忙期などをあらかじめ調べておくとよいでしょう。

一方、休日の前日や休み明けは相手の業務が忙しいことが多く、開封されない可能性が高いことから避けるべきです。また、深夜や早朝など、相手の営業時間外にメールを送ることはマナー違反であるため避けましょう。

ネクストアクションを明確に記載する

BtoB営業のメールでは、ネクストアクションを明確に記載しておくことも重要です。ネクストアクションには、資料請求やデモの申し込みなどが挙げられます。

メールに明確なネクストアクションを記載していると、相手は行動を起こしやすくなります。「興味をお持ちの場合は、本メールにご返信ください」「お申し込みを希望する場合は、下記URLからお手続きください」といったように記載しておきましょう。複数のネクストアクションを記載していると、相手はどの行動を取ればよいのかわからなくなってしまうため、できるだけ一つに絞ることがおすすめです。

BtoB営業のメールは送信した後の対応も重要

BtoB営業のメールは送信した後の対応も重要です。ここでは、効果を高めるための送信後の対応について説明していきます。

• 返信には迅速に対応する
• 商談までに現状をヒアリングする
• 効果を測定する

返信には迅速に対応する

相手から返信があった場合は、できるだけ早く返信や架電などの対応を行うことが重要です。返信から打ち合わせまでをスムーズに進められると、商談が成立する可能性が高くなります。一方、返信対応が遅い場合は相手を不安にさせてしまったり、信頼を失ったりするリスクがあります。

貴重な商談の機会を逃さないためにも、相手から反応があった場合には迅速に対応しましょう。

商談までに現状をヒアリングする

BtoB営業のメールで商談の約束を取り付けられたら、商談までに相手の現状をヒアリングしておくことがおすすめです。相手が抱えている課題をあらかじめ把握できると、課題に応じた提案をする準備ができます。どのように話を進めれば自社サービスを必要としてもらえるのか、じっくりと構成を考えられるため、成約に繋がる可能性を高められます。

効果を測定する

BtoB営業では闇雲にメールを送信し続けても、成果は見込めません。成果を上げるためには、効果測定をしてPDCAを回すことが重要です。あらかじめ設定したKPIを達成できない場合は、原因を特定した上で改善するための取り組みを考える必要があります。

例えば、開封率が高いにも関わらずリンクのクリック率が低い場合には、訴求文に魅力がない、またはリンクの位置がわかりづらいなどの原因が考えられます。クリック率に問題がある場合は、リンクの配置を見直したり、簡潔な文章に変更したりすることで、改善が期待できます。

BtoB営業のメール配信にはツールの活用がおすすめ

BtoB営業のメール配信を効率的に行いたい場合には、メール配信ツールの活用がおすすめです。メール配信ツールとは、予約配信やリストに登録している顧客への一斉メール配信、メールの効果測定などができるツールのことです。

予約配信機能を活用すれば、あらかじめ設定しておいた日時にメールを配信できます。また、テンプレート機能を活用することによって、一度作成したメール文を複数の会社宛に使い回すことが可能です。相手の名前や会社名を変更するだけでよく、一からメールを作成し直す必要はありません。また、多くのメール配信ツールには分析機能も搭載されており、効果測定を行いやすい点も魅力です。

BtoBのメール営業の成功には、相手のことを考えた文章作りが必要

BtoB業界のメール営業を成功させるためには、闇雲にメールを送っていても意味がありません。KPIを設定した上で適切な件名や文章を作成する必要があります。相手の興味を引く内容か、読みやすい内容になっているかなど、今回紹介した文例も参考にしながら、相手のことを考えたメールを作成しましょう。

効果的なメールを作成できても、送る相手が自社サービスの顧客に向いていない場合、成果を期待できない。そのため、メール営業の成功には顧客リストの品質も重要といえる。自社の営業マンのみではなかなか効果が出ない場合には、プロの営業担当者に業務を依頼できる営業代行の利用を検討してみるとよいだろう。費用はかかるものの、プロの力を借りられるため、品質の高い顧客リストを作成できたり、これまでアプローチできなかった顧客との商談も獲得できたりする。

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