名刺を効率的に管理できる、名刺管理ツール。気になるものの、どういったものか知らないために導入を躊躇している方もいるでしょう。
そこで本記事では、名刺管理ツールを導入するメリットやデメリットを説明します。
また、おすすめの名刺管理ツールも紹介しているため、名刺管理ツールの導入を検討している方は参考にしてください。
おすすめ名刺管理ツール5選
・Sansan
99.9%の精度で名刺データを読み取れる点が特徴。読み取ったデータをAIとオペレーターで入力することで実現。
・メイシー
提供会社に名刺を送ると、自社の代わりにデータ入力してくれる点が魅力。業務効率を大幅に改善できる。
・eセールスマネージャーRemix Cloud
CRM/SFAツールでありながらも、OCR機能で名刺管理できる。システム定着までサポートしてもらえる点が魅力。
・GRIDY 名刺 CRM
OCＲ機能・名刺辞書・オペレーターの力により約100%のデータ読み取りを可能にしている。使わない機能をカスタマイズして非表示にできる点が特徴。
・CAMCARD BUSINESS
最短5秒でデータ化できる点が魅力。簡易SFA機能が搭載されており、商談情報やタスクを名刺に紐付けられる。
名刺管理ツールとは
名刺管理ツールとは、名刺に記載されている情報をスキャンしてデータ化するツールです。業務の効率化や見込み顧客の獲得・育成を目的に導入されます。
名刺は見込み顧客の情報であり、将来的に受注につながる可能性があることから、きちんと名刺を管理しなければなりません。しかし、名刺の枚数が多くなると、アナログ式の名刺管理法では管理しきれなくなってしまいます。
名刺の枚数が多いときに起こる問題には、以下のようなものがあります。
【アナログ式の名刺管理で起こる問題】
- 保管場所を圧迫する
- 名刺管理に時間がかかる
- 名刺を紛失する
- 社内に名刺が点在している
名刺管理が適切におこなわれなければ、せっかくの見込み顧客の情報は無駄になってしまうでしょう。そのため、名刺を効率的に管理できる名刺管理ツールに現在注目が集まっています。
名刺管理ツールを導入するメリット
名刺管理ツールを導入するメリットは、主に3つあります。
【名刺管理ツールを導入するメリット】
- 名刺管理の負担が減る
- 簡単に検索できる
- 社内で簡単に共有できる
名刺管理の負担が減る
名刺管理ツールを導入すると、名刺管理の負担を軽減できます。
アナログ式で名刺を管理する場合、名刺を保管する場所が必要です。営業活動をおこなっているとどんどん増えてくるため、保管場所を圧迫してしまいます。
そんなときに名刺管理ツールを活用すれば、保管場所の問題は解消されます。名刺はデータで管理されるため、物理的に保管する必要はなく、紙の名刺を捨てられるのです。さらには、名刺を紛失するリスクもなくなり、名刺管理が楽になります。
簡単に検索できる
名刺管理ツールでは、簡単に確認したい名刺情報を検索できるため、業務効率化につながります。
アナログ式で名刺を管理している場合、特定の名刺を探そうとすると、一枚一枚確認しなければなりません。保管している枚数が数百枚単位であれば、名刺の確認に膨大な時間がかかってしまうでしょう。
しかし、名刺管理ツールの検索機能を活用すると、見たい名刺データを短時間で検索できます。条件を指定して簡単に検索できるため、情報が必要なタイミングで名刺データを確認することが可能です。スマホからも確認できるため、外出先で顧客情報を角印したいときに活躍します。
社内で簡単に共有できる
名刺管理ツールを活用すれば、社内の名刺を一元管理できるため、社内で簡単に名刺情報を共有できます。
アナログ式で名刺を管理する場合、営業マン個人で名刺を管理することとなるでしょう。そうなれば、社内のさまざまな場所に顧客情報が点在してしまいます。見込み顧客の情報を営業活動に活かそうにも、社内にどのような見込み顧客の情報があるのか把握できないのです。
しかし、名刺管理ツールを活用すれば、社内で簡単に見込み顧客の情報を共有できます。社内の見込み顧客の情報を把握できるだけではなく、常に名刺データを最新にアップデートすることが可能です。見込み顧客の情報を常に最新情報にアップデートできれば、営業活動の質も高まるでしょう。
名刺管理ツールを導入するデメリット
名刺管理ツールを導入するデメリットは、主に2つあります。
【名刺管理ツールを導入するデメリット】
- 登録作業に時間がかかる
- 複数ツールに多重登録しなければならない
登録作業に時間がかかる
名刺管理ツールは名刺を効率的に管理できるツールですが、管理するためには名刺をデータ化する作業が必要です。
名刺をデータ化するためには、一定の時間がかかります。名刺管理ツールを導入した初期はこれまでの名刺を登録しなければならず、膨大な時間がかかってしまうでしょう。
また、日ごろから頻繁に名刺交換をおこなう営業マンにとって、登録作業を面倒に思う可能性があります。導入前にはなかった登録作業が日常業務として増えてしまうからです。
名刺管理ツールの導入・運用には営業マンの協力が必要であるため、営業マンに名刺管理ツールの必要性を理解してもらいましょう。
複数ツールに多重登録しなければならない
すでに顧客管理ツールを導入していれば、名刺情報を登録しているでしょう。
新たに名刺管理ツールを導入する場合、顧客管理ツールに一度登録している名刺情報を名刺管理データに登録し直さなければなりません。また、顧客情報が二箇所で管理されていると、どちらが最新情報か判断しづらくなるといった問題もあります。
名刺管理ツールの中には、外部システムと連携できるものがあります。すでに導入している顧客管理ツールと連携できるものを導入すれば、多重登録をさけられるため、おすすめです。
名刺管理ツールの選び方
名刺管理ツールの選び方は、主に3つあります。
【名刺管理ツールの選び方】
- 法人向けのものから選ぶ
- 導入形態から選ぶ
- データ読み取りの精度から選ぶ
法人向けのものから選ぶ
名刺管理ツールには、個人向けと法人向けのものがあります。
個人向けの名刺管理ツールは、名刺の整理を目的としているものです。スマホにアプリをダウンロードして手軽に利用できる点が魅力ですが、外部ツールと連携できない場合が多く、法人の利用には適していません。
一方、法人向けの名刺管理ツールは、スキャンした名刺情報を組織で共有できます。その他にも、商談の記録や営業メールの配信など営業活動に役立つ機能を利用可能です。
法人向けの名刺管理ツールであれば、名刺管理機能のほかにさまざまな機能を利用できます。営業活動を効率的におこなうためにも法人向けのものを選ぶと良いでしょう。
導入形態から選ぶ
名刺管理ツールの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型とは、社内に設置したサーバーにシステムを構築して、名刺管理をおこなう導入形態です。高額なシステム構築費用が発生するものの、セキュリティが高い点が魅力です。
一方、クラウド型とは、提供会社が用意したサーバーで名刺管理をおこなう導入形態です。サーバーの設置費用やシステムの構築費がかからないため、安価で利用できる点が魅力です。しかし、オンプレミス型よりも情報漏洩のリスクが高い点はデメリットでしょう。
オンプレミス型とクラウド型で特徴が異なるため、それぞれの魅力を理解して、どちらを導入するか検討してください。
データ読み取りの精度から選ぶ
名刺管理ツールの多くはOCR機能を搭載しており、スキャンで簡単に名刺情報を読み取れます。OCR機能とは、画像データから文字を読み取り、電子テキスト化する機能です。
しかし、データ読み取り制度は100%ではなく、名刺のデザインや文字の書式によって、正しく読み取れないことがあります。
OCR機能の精度が低いと、データを読み取り間違える可能性が高くなり、データを入力した後に手作業で修正しなければなりません。手間が増えて、業務効率は下がってしまいます。
修正の手間を削減するためにも、データ読み取り制度が高い名刺管理ツールを選ぶと良いでしょう。また、提供会社のオペレーターによって目視で確認してもらえるサービスがあると、さらに手間を省けるためおすすめです。
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名刺管理ツールの機能
名刺管理ツールの主な機能を紹介します。
【名刺管理ツールの主な機能】
名刺情報の文字を読み取り、電子テキストに自動で変換する。
オペレーターが手動で入力・修正をおこなう。
社名や氏名をもとに、同一人物の名刺情報を自動でまとめる機能。
キーワードや項目など条件を指定して、名刺情報を検索する。
URLを送付するだけで、簡単に名刺情報を送れる。
おすすめの名刺管理ツールの比較表
以下で、おすすめの名刺管理ツールに関する情報をまとめました。
| 製品名 | 料金（税込） | 導入形態 | アプリ対応 | 無料トライアル |
| Sansan | 要問い合わせ | クラウド型 | 対応 | あり |
| メイシー | 月額利用料：2,395円データ入力料：30円/枚スキャン料：121円/枚 | クラウド型 | 対応 | なし |
| eセールスマネージャーRemix Cloud | 11,000円（スタンダード）6,000円（ナレッジシェア）3,000円（スケジュールシェア） | クラウド型 | 対応 | あり（無料デモ） |
| GRIDY 名刺CRM | 6,600円（グループウェア）55,000円（SFAスタンダード）88,000円（SFAプロフェッショナル） | クラウド型 | 対応 | あり |
| CAMCARD BUSINESS | 1,700円（STANDARD）2,500円（PROFESSIONAL） | クラウド型 | 対応 | あり |
おすすめの名刺管理ツール5選
おすすめの名刺管理ツールを5つ紹介します。
【おすすめの名刺管理ツール5選】
- Sansan
- メイシー
- eセールスマネージャーRemix Cloud
- GRIDY 名刺CRM
- CAMCARD BUSINESS
Sansan
画像出典：Sansan株式会社
「Sansan（サンサン）」は、Sansan株式会社が提供している名刺管理ツールです。
99.9%の精度でデータを読み取れる点が特徴です。専用のスキャナで情報を読み取った後、読み取ったデータをAIとオペレーターで入力することで高精度を実現しています。
また、スマホと連携できる点も魅力でしょう。例えば、営業マンが外出先から商談予定の顧客情報を調べたいときに連携機能を活用すれば、外出先からスマホで顧客の所属部署などを確認できます。
メイシー
画像出典：株式会社もぐら
「メイシー」は、株式会社もぐらが提供している名刺管理ツールです。
社内で溜めた名刺を提供会社に送るだけで、データ入力してくれる点が特徴です。自分で名刺をスキャンする手間や時間を削減できるため、業務効率が大幅に改善します。
また、安価で利用できる点も魅力です。月額利用料に加えて、データ入力やスキャンごとに費用が発生する仕組みです。名刺を100枚データ化する場合は、4,840円かかります。
| 料金（税込） | 月額利用料：2,395円データ入力料：30円/枚スキャン料：121円/枚 |
| 導入形態 | クラウド型 |
| アプリ対応 | 対応 |
| 無料トライアル | なし |
| 公式サイト | https://maysee.jp/ |
eセールスマネージャーRemix Cloud
画像出典：ソフトブレーン株式会社
「eセールスマネージャーRemix Cloud」は、ソフトブレーン株式会社が提供するCRM/SFAツールです。
CRMとSFAの機能が搭載されていながらも、OCR機能で名刺管理ツールとして活用できる点が特徴です。別途申し込むと、オペレーターが手動で入力・修正をおこなう名刺デジタル化サービスも利用できます。
また、サポート体制が充実している点魅力です。導入サポートから定着サポートまでおこなってくれるため、問題が発生した際にすぐ相談できます。
GRIDY 名刺CRM
画像出典： ナレッジスイート株式会社
「GRIDY （グリッディ）名刺CRM」は、ナレッジスイート株式会社が提供する名刺管理ツールです。
OCR機能とオペレーター入力の他に、独自の名刺辞書を活用することで約100%のデータ読み取りを実現しています。手動で入力・修正する手間はほとんどかかりません。
また、使わない機能を非表示に設定できる点も魅力です。使わない機能を非表示にすると、自社に必要な機能だけが残るため、誰でも簡単に操作に慣れるでしょう。なお、非表示にした機能を再表示した場合も、追加費用は発生しません。
CAMCARD BUSINESS
画像出典：ワウテック株式会社
「CAMCARD BUSINESS（キャムカード ビジネス）」は、ワウテック株式会社が提供している名刺管理ツールです。
データ化速度が速い点が特徴で、名刺画像を最短5秒で読み取れます。また、データ読み取り制度99%・最短5分で完了するオペレーター入力修正も依頼することが可能です。
また、簡易SFA機能が搭載されている点も魅力です。商談情報やタスクを名刺に紐付けて作成できます。
まとめ
名刺情報は、将来受注につながる可能性がある見込み顧客の情報です。ビジネスチャンスを逃さないために、名刺管理ツールで名刺管理をきちんとおこないましょう。
本記事で紹介した選び方を参考にして、名刺管理ツールを選んでみてはいかがでしょうか。
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