商談議事録とは、商談の進捗過程や議題の順序、出席者、議論された内容、決定事項などをテキストで記録した書類です。成約の獲得や意思決定に重要な役割を果たします。

重要度が高い一方で、マニュアルやフォーマットなどを整備しておらず、作成者によって内容に差が生じている企業は多いのではないでしょうか。

この記事では、商談議事録を作成するコツやフォーマット、効率化する方法などを解説します。

質の高い営業活動を展開するために、正確な商談議事録の作成方法を学びましょう。

商談議事録とは

商談議事録とは、成約の獲得や商談プロセスに大きく影響を与える重要な書類です。出席者名や議題、決定事項などの基本的な商談の記録のほか、商談の進捗過程で機転となった意見や提案を記録します。

テキストで残すことで社内で商談の詳細や経緯を共有でき、今後の意思決定に役立つ上、責任の所在も明確にできます。

商談議事録の作成者は会議の主催者や事務担当者、商談に参加した営業担当者など、企業によって異なるものの、ビジネススキルの向上につながるため若手社員に依頼することも少なくありません。商談の中でコミュニケーションの取り方や提案の仕方、タイミングを見て学び、商談議事録を作成する際には論理的思考力が養われます。

質の高い商談議事録を作成する3つのメリット

質の高い商談議事録を作成する3つのメリットは以下の通りです。

1. 顧客との共通理解を深められる
2. 社内・部署でスムーズに情報を共有できる
3. 営業戦略を見直せる

それぞれについて解説します。

1.顧客との共通理解を深められる

商談議事録を作成しておくと、商談内での発言や決まった内容などの重要事項を後から確認でき、顧客との共通理解を得られます。

一般的にはあまり認識されていない専門的な商材を1度で説明するのは難しいため、商談後に商談議事録の重要な部分を顧客に共有するのも1つの手段です。あらためて自社のサービスについて理解を深めてもらえるほか、契約体系などの詳細部分の認識の齟齬を防止できます。

商談では自社の営業担当者や責任者、顧客の担当者、決裁者など複数の参加者によって、ビジネスの課題、サービス提案などさまざまなやり取りが行われます。そのため、詳細までの全ての内容を覚えておくのは難しいでしょう。複数の案件を担当する営業担当者であればなおさらです。

商談内容の詳細を把握して顧客との齟齬を防止するために、商談議事録を作成しておきましょう。

2.社内・部署でスムーズに情報を共有できる

商談議事録によって商談に居合わせなかった社員やステークホルダーとの情報共有を図り、効果的な営業を展開できます。

例えば、上司や営業部長が商談議事録を確認することで進捗を確認し、状況に応じた適切なアドバイスやステークホルダーへの情報共有を行えます。商談の機転となった提案方法など研修資料として活用すれば、若手の営業担当者のスキルアップにもつながるでしょう。

企業によっては、営業担当者が個別で顧客対応を行うため活動が見えづらく、スムーズな連携を図れない場合があります。情報共有を怠ると営業ノウハウの属人化を引き起こし、営業部署全体での質の高い営業が困難になりかねません。

内容を詳しく記録した商談議事録によって社員やステークホルダーとの情報共有をスムーズに行い、成約までを円滑に進行しましょう。

3.営業戦略を見直せる

初回の商談で顧客の悩みをヒアリングし、その場ですぐにニーズに合った提案を行えなかった場合でも、商談議事録をもとに商談プロセスの課題を発見し、営業戦略を見直しできます。

次回の商談までに、その課題を解決するソリューションの提案はもちろん、顧客の特性など詳細を分析した上で複数のシナリオを準備しておくことが重要です。特に、新規顧客を対象とした商談は複数回に渡り実施される場合もあるため、商談内容のブラッシュアップが欠かせません。

顧客と直接やり取りを行える商談では、ニーズを把握するほか、会話の中で決裁者などのキーパーソンを探ることもできます。

これらの詳細情報を記録しておくことで、成約獲得につながる質の高い商談を行えるでしょう。

商談議事録を作成する5つのコツ

商談議事録の作成時は、次の5つのコツを把握しておきましょう。

1. フォーマットを統一する
2. 議題に関連する知識を身につける
3. 5W1Hを意識する
4. ICレコーダーを使用する
5. ネクストアクションを明確にする

それぞれについて解説します。

1.フォーマットを統一する

デザインや文字のスタイルなどトーン＆マナー（トンマナ）を整備し、フォーマットを統一すると、議事録の作成を効率的に行えるだけでなく、複数の議事録を比較しやすくなります。

フォーマットに設けるのは、見出しやタイトル、日付などの会議情報、議題、決定事項など商談議事録に必要な項目です。

統一されたフォーマットを繰り返し使用すると次第に慣れるため、議事録の作成時間を短縮できる上、商談後に情報を再確認する場合もスムーズに情報を探し出せるなど、業務効率化にもつながります。

既存のフォーマットのない場合は新しく作成する、一方古いフォーマットを使い続けている場合は、項目を見直すのも質の高い議事録を作成する1つの方法です。

2.議題に関連する知識を身につける

商談議事録の作成をスムーズに行えるように、商談前には顧客のニーズに沿った議題を立て、関連する知識を身につけておきましょう。

顧客が営業利益の向上につながるソリューションを探している場合、経費の削減や業務の効率化などを議題に立てます。自社が取り扱う営業支援ツールに関する知識はもちろん、顧客のサービスについて深く理解した上で課題を想定します。

議題に関連する知識がなければ、顧客との会話で出てくる専門用語、あるいは発言の意図を理解するのに苦労する場合もあるでしょう。

議題に関する知識を身につけ、顧客の目的や購買意欲など仮説を立てておくと、正確な商談議事録をスムーズに作成できます。

3.5W1Hを意識する

5W1Hを意識することで、誰でもわかりやすい商談議事録を作成できます。

5W1Hとは、Who（だれが）When（いつ）Where（どこで）What（なにを）Why（なぜ）How（どのように）という6つの要素を基に趣旨をわかりやすく伝えるフレームワークです。

商談議事録は、参加者以外の多くの人に共有するため、論点をまとめられる5W1Hを活用するといいでしょう。項目ごとに一致した流れで記載することでより理解しやすくなります。

4.ICレコーダーを使用する

商談議事録を正確に作成するにはICレコーダーを利用するのもいいでしょう。記録した音声データによって、商談中に理解できなかった会話や聞き逃した内容を補足できます。

近年では、コンパクトで軽量なICレコーダーが販売されており、ビジネスのほかにもインタビューや音楽の録音など、さまざまな目的で活用されています。スマホの録音アプリでの代用も可能です。

オンライン商談の場合はオンライン商談ツールに備わる録画・録音機能を使用しましょう。ZoomやGoogle Meetであれば録音機能が標準搭載されています。

5.ネクストアクションを明確にする

提案側、顧客側双方の次の行動を詳細にし、誰が何をいつまでに行うのかを明記することでネクストアクションもより明確になります。

商談のゴールはもちろん、商談中に話された具体的な内容や提案、意見を詳しく記録することが重要です。相手の要望や懸念点、自社の提案内容などを把握しておくことで、ネクストアクションをより具体的に計画できます。

加えて、ネクストアクションを実行する責任者と期限、商談後の連絡方法や次回の商談日程の確認などを含めたフォローアップ計画などを記載しておくと、次回の商談がスムーズになるでしょう。

商談議事録の主な項目5つ

ここでは、商談議事録の主な項目について解説します。

1. 商談の基本事項
2. 決定事項
3. 議論事項
4. 保留・検討事項
5. 次回の商談日時

1.商談の基本事項

商談の基本事項には、作成日や商談名、商談日時、場所、参加者名、議題などを箇条書きで記載します。

顧客の出席者も自社の参加者と共に併記しますが、その際は役職や決裁権の有無などを把握できるように記載しておきましょう。ポジションを明確に把握すれば、それぞれに合った提案を行えます。

議題は何に関して商談を行ったのか、一目で理解できるように記載します。例えば、「コミュニケーションツールの導入について」など、完結に記載するといいでしょう。

2.決定事項

商談で決定した重要なことを記載します。契約した商品に関するサービスの価格や数量、納期、支払条件などの取引条件のほか、契約範囲、責任分担、保証内容など詳細まで記載することが重要です。

決定事項を正確に記録すれば、顧客との齟齬やトラブルを回避できます。

3.議論事項

議論事項には、決定あるいは検討に至るまでの経緯を含めた内容を記載します。顧客からのヒアリング内容や自社の提案内容、その際の反応など、詳細を残すと次回の商談で適切な提案を行えます。

特に顧客に刺さる提案を行うには、顧客の課題やニーズ、収益性が欠かせません。成約を獲得するためには、何をどのような流れで提案したのかをしっかり記録しておきましょう。

商談中に活用したデータがある場合は、URLを議事録に貼り付けておくと後から提案内容を確認しやすくなります。

4.保留・検討事項

合意事項はもちろん、保留・検討事項を記載しておくと次回の商談に活かせます。商談の保留・検討事項とは、商談中に決定することが難しい、あるいは他の要因により決定を延期する必要がある事項を指します。

例えば、情報不足によって再評価が必要な商品、顧客の中で賛否が分かれた場合、リソースや予算の確保が必要な状況などは、保留になることもあるでしょう。その際、適切な対策を取って商談を進行するためには、保留事項を正確に記録しておくことが重要です。

成約を獲得するために、商談議事録で保留事項を確認して改善策を検討しましょう。

5.次回の商談日時

商談議事録の最後には、次回の商談日時を記載し、場所や議題名が決まっている場合は併記します。

商談議事録テンプレート・フォーマット

ここでは、商談議事録のフォーマットを紹介します。

作成日：〇〇〇〇年△月△日 商談名：◇◇◇◇◇◇（取引契約交渉・購買条件調整・技術導入相談など） 商談日時：〇〇〇〇年△月△日（時間） 場所：◇◇◇◇◇◇ 参加者：〇〇株式会社（名前）部長、（名前）次長、弊社部長（名前）議事録作成者（名前） 議題1：◇◇◇◇◇◇（商品の紹介） 議題2：◇◇◇◇◇◇（ニーズの把握） 議題3：◇◇◇◇◇◇（価格交渉） 決定事項 ・ ・ ・ 議論事項 ・ ・ ・ 保留・検討事項 ・ ・ ネクストアクション ・ ・ ・ 次回の商談日：〇〇〇〇年〇月〇日（時間）

商談議事録は24時間以内に提出する

商談議事録は24時間以内に提出するのが通例です。商談を終えてから時間が立つほど、記憶が曖昧になり、商談議事録を正確に作成するのが難しくなるためです。

可能であれば、商談直後から議事録作成に取り掛かるといいでしょう。フォーマットを統一して作成を繰り返すことで、作業がスピーディになります。

商談のお礼メールに議事録を添付しておくと便利で信頼構築もできる

商談のお礼メールに議事録を添付しておくと、商談時で話し忘れた点や情報の齟齬がないかを再確認でき、双方の理解が深まります。

それに加えて、相手とのコミュニケーションを積極的に図る真摯な姿勢を示せるため、信頼関係の構築に有効です。些細な気遣いを継続することで顧客との信頼構築関係を築き、成約の獲得に努めましょう。

商談議事録の作成を効率化する2つの方法

商談議事録の作成を効率化する方法は2つあります。

• 共有ドキュメントの活用
• AI・議事録自動作成ツールの活用

それぞれについて解説します。

共有ドキュメントの活用

共有ドキュメントを活用すると、複数の参加者によるリアルタイムな情報の共有および編集を行い、商談議事録の作成を効率化できます。

共有ドキュメントとは、変更履歴の自動保存や参加者ごとのアクセス権の付与、リンクの共有、コメント機能などさまざまな機能を備えるテキストツールです。

例えば、GoogleドキュメントやMicrosoft OneDriveなどのオンラインサービスを利用すれば、複数の参加者が同時に共有ファイルを開いてその場で編集できます。オンライン商談ツールと併用して複数人が参加することで、より商談議事録の作成を効率化できるでしょう。

商談中にリアルタイムで情報を追加・編集できるほか、複数人による確認によって情報の漏れやミスを防ぎ、正確な商談議事録を作成できます。

AI・議事録自動作成ツールの活用

AIを搭載した議事録自動作成ツールとは、手動での作成の手間を省き、議事録を自動生成するツールです。

議事録自動作成ツールに搭載される音声認識技術によって録音された会話や商談の内容をテキストデータに変換し、自然言語処理機能によって商談中の決定事項や提案、議題などを自動的に特定します。それに加えて、既存のテンプレートから議事録を適切なフォーマットにカスタマイズして生成できます。

これらの優れた機能によって手動での作業を省き、議事録作成時間の短縮にもつながるでしょう。

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商談議事録に関するよくある質問｜Q&A

商談議事録に関するよくある質問は以下の通りです。

• 商談議事録の重要性は？
• 商談議事録のフォーマットに必要な項目は？
• 商談議事録を効率的に作成する方法は？
• 商談議事録の作成時に注意するポイントは？

それぞれ解説します。

商談議事録の重要性は？

商談の進行と結果を正確に記録する商談議事録は、顧客との共通理解を深めて認識の齟齬を防止できます。

それに加えて、社内でのスムーズな情報共有を図り、今後の営業戦略を策定するために重要です。

商談議事録のフォーマットに必要な項目は？

商談議事録のフォーマットに必要な項目は、主に商談の基本事項、決定事項、議論事項、保留・検討事項、次回の商談日時、ネクストアクションの6つです。

ただし、会社によって商談議事録のフォーマットは異なる。企業の特性に合わせてカスタマイズするといいでしょう。

商談議事録を効率的に作成する方法は？

商談議事録を効率的に作成するためには、GoogleドキュメントやMicrosoft OneDriveなどのオンラインサービス共有ドキュメントを活用するか、AIを搭載した議事録自動作成ツールを活用するといいでしょう。

共有ドキュメントなら複数人による作成作業によって共同編集できるため、スピードだけでなく正確に商談議事録を作成できます。AIを搭載した議事録自動作成ツールなら、手作業を省いてよりスピーディに作成できます。

商談議事録の作成時に注意するポイントは？

契約内容や契約範囲、責任分担などの重要事項を記録する商談議事録を作成する際は、情報の正確性を担保するために24時間以内に作成・提出することや参加者に確認を取ることが重要です。できるだけ早く作成すること、および参加者に情報の正誤を確認することによって、記録の漏れや齟齬を防止できます。

商談議事録の作成にはフォーマット・効率化ツールを活用しよう

本記事では、商談議事録を作成するコツやフォーマット、効率化する方法などについて以下の内容を解説しました。

• 商談議事録を作成するコツは「フォーマットの統一」「議題に関する予備知識の習得」「5W1Hの意識」「ICレコーダーの使用」
• 商談議事録の主な項目は「商談の基本事項」「決定事項」「議論事項」「保留・検討事項」「次回の商談日時」の5つ
• 商談議事録を効率化する方法は「共有ドキュメントの活用」「AI・議事録自動作成ツールの活用」

商談議事録は、成約の獲得や今後の意思決定に影響を与える重要な書類です。統一されたフォーマットでわかりやすい商談議事録を作成して、営業の質を向上しましょう。

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