役職者や決裁者に送る、CXOレター。聞いたことはあるものの、DMとの違いがわからないという方がいるでしょう。

そこで、本記事ではCXOレターとはどういったものか解説します。送付するまでの基本的な流れや効果を上げるコツも紹介しているため、役職者や決裁者にアプローチしたい方はぜひ参考にしてください。

CXOレター(手紙営業)とは?

CXOレターとは、役職者や決裁者に手紙を送ることでアポを獲得する手法です。CXOは、「Chief x Officer」の頭文字を取っています。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、従来の営業手法である訪問営業が以前のようにできなくなりました。多くの企業で営業手法の見直しがおこなわれており、現在CXOレターに注目が集まっています。

CXOレターと混同されやいものに、ダイレクトメールを郵送する営業手法DMがあります。手紙を送る点では共通しているものの、CXOレターは一人ひとりに異なる内容の手紙を送るのに対し、DMでは同じ内容の手紙を一斉に送る点で異なっています。

CXOレターのメリット

CXOレターのメリットとして、以下の2つを紹介します。

  • 大企業の決裁者に直接アプローチできる
  • 自社のブランドを傷つけない

大企業の決裁者に直接アプローチできる

CXOレターは企業の決裁者宛てに送るものであるため、直接決裁者にアプローチできます

テレアポやDM・フォーム営業といった他の手法の場合、決裁権のない営業マンとのアポを獲得することが一般的です。営業マンが自社サービスについて興味を持ったとしても、上司に承認をもらえなければ、決裁者まで回りません。決裁者が興味を持つ内容であったとしても、耳にすら入らない可能性があるのです。

CXOレターの場合は、決裁権のない営業マンのアポを取る必要はなく、その上司の承認をもらう必要もありません。また、長い稟議フローを省略できることから、決裁にいたるまでの時間が短い点も魅力です。

「営業マンとのアポは取れるにも関わらず、その後に上司の承認を得られないという理由から断られることが多い」という方におすすめです。

自社のブランドを傷つけない

テレアポや訪問営業をおこなった際、迷惑そうに対応された経験がある営業マンは多いでしょう。押し売りの印象を与えてしまったり、都合の悪いタイミングでアプローチしてしまったりすると、自社に悪い印象を持たれる可能性があります。

CXOレターの場合、受け取り側の都合の良いタイミングで手紙を開封できます。押し売りのような強引な印象を与えにくく、自社のブランドが傷付きにくいのです。

「いつも忙しいという理由で営業を断れる」という方におすすめの営業手法です。

CXOレターのデメリット

CXOレターにはメリットの他に、デメリットも存在しています。デメリットと併せて対策も覚えておきましょう。

  • 作成に手間と時間がかかる
  • 相手の反応を確認できない

作成に手間と時間がかかる

CXOレターは送り相手によって内容を変えるため、同じ内容を一斉送信するDMよりも、作成に多くの手間と時間がかかります。手書きで作成する場合は、なおさらです。そのため、CXOレターの作成には多くのリソースを確保しなければなりません。

しかし、多くの見込み客にアプローチしたいことから、CXOレターですべて対応するほどのリソースを確保できない場合があるでしょう。そのような場合には、大手企業など大きな売上を期待できる場合にはCXOレター、大手企業ほどの売上を期待できない場合にはDMといったように、見込み客によって使い分けることがおすすめです。

相手の反応を確認できない

テレアポや訪問営業の場合、リアルタイムで相手の反応を確認できます。反応に応じて、営業トークを変更できる点が魅力です。

しかし、CXOレターの場合は、相手の反応を確認できません。相手からのアクションがない場合、開封されていないのか、開封したうえで興味がなかったのかすらわかりません。そのため、CXOレターを送って相手が確認したと思われるタイミングで、電話をかけることがおすすめです。意思を確認したり、必要であれば再度手紙の内容を説明したりしましょう。

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テレワークの普及による影響

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業でテレワークが導入されています。テレワークの場合、決裁者含む社員は自宅など社外で働くこととなるため、すぐにはCXOレターを確認してもらえないでしょう。

しかし、CXOレターはテレアポよりも、相手にアプローチしやすい営業手法といえます。テレワーク中の会社に電話をしてもつながらないのに対し、CXOレターは決裁者が出社したタイミングで読んでもらえるからです。確認するまでの時間が長くかかるものの、郵送したタイミングで社内にいる必要はないのです。

CXOレターの基本的な流れ

CXOレターの基本的なプロセスを紹介します。

  1. 送付する企業リストの作成
  2. 送付する対象者の決定
  3. 手紙の文面の作成
  4. 手紙の送付・フォロー

①送付する企業リストの作成

まずはCXOレターを送付する企業リストを作成します。企業リストとは、アプローチする企業の社名や所在地・電話番号などをまとめたものです。CXOレターの作成には多くの手間と時間がかかるため、企業リストに記載する企業はLTV(顧客生涯価値)が高いものを選びましょう。

企業の情報は、営業活動で手に入れた名刺やインターネットの情報から収集できます。それでも企業情報が集まらない、または収集に手間をかけたくない場合には、リスト作成ツールの利用がおすすめです。膨大な企業データベースから条件を絞り込んで企業情報を収集できます。

②送付する対象者の決定

CXOレターでは送り相手の氏名を明記する必要があるため、送り相手を決定します。所属している部署によって興味を持ってもらえる内容が異なることから、自社サービスに興味を持ってもらえる人や部署はどういったものなのかペルソナを設定したうえで決定します。所属する部署と役職・氏名の情報を収集して、企業リストに追加しましょう。

③手紙の文面の作成

送り先が決定したら、次は手紙の文面を作成します。公式ホームページや有価証券報告書などを確認しながら、送り先に応じた内容を作成しましょう。

最初から最後まで完全に異なる内容を作成するというものではありません。挨拶や自社サービスの紹介など共通している部分に関しては使い回せます。何を見てどういう課題があると判断したのか、また自社サービスによって課題をどのように解決できるのかについては、送り先によって内容を変更してください。

④手紙の送付・フォロー

手紙の文面を作成したら、送付しましょう。デメリットの章で紹介した通り、手紙を郵送した後は相手からアクションがない限り、相手が開封して読んだのかわかりません。他の手紙に混ざって手紙に気づいていない可能性があるため、送付から3営業日後を目安に電話をしましょう。

相手がまだCXOレターを読んでおらず、電話で内容を聞きたいと言ってくれた場合、電話口で手紙の内容を説明する必要があります。せっかくのアプローチの機会を逃さないためにも、トークスクリプトを用意して、うまく説明できるよう準備しておきましょう。

CXOレターの効果を上げるコツ

CXOレターの効果を上げるコツを4つ紹介します。

  • 社名入りの封筒の使用は避ける
  • 顧客に合わせた文面にする
  • 商品の売り込みだけの内容にしない
  • 再度送付する場合は期間を空ける

社名入りの封筒の使用は避ける

CXOレターで使用する封筒は、社名入りのものを避けましょう。社名が入っている封筒は営業の印象を与えてしまい、開封前に捨てられる可能性が高いからです。

あまり流通していない珍しいデザインの封筒を使用すれば、他の手紙に埋もれにくく、開封してもらいやすくなります。目を引けるようなデザインの封筒が手に入らない場合は、無地のデザインのものを使用してください。

顧客に合わせた文面にする

すでにお伝えした通り、CXOレターはDMと異なり、同じ内容を一斉で送るものではありません。送り相手によって内容を変える必要があるため、顧客を調査したうえで文面を検討します。

自社サービスの紹介などどの顧客に対しても変わらない内容であれば、テンプレートに組み込んで問題ありません。しかし、顧客の課題をどのように解消するは顧客の課題によって異なるため、作成の都度検討しなければなりません。

商品の売り込みだけの内容にしない

早く結果を出したいからと、「ぜひ紹介させてください」というように記載したい方は多いでしょう。しかし、請求や紹介といったセールス感のある言葉を使用すると、強引に売り込まれそうな印象を与えてしまいます。

CXOレターを成功させるのであれば、すぐに効果を求めるのではなく、信頼関係を構築するところから始めましょう。自社サービスや知識を生かして、どのように役立てるのか記載することがおすすめです。

再度送付する場合は期間を空ける

一度手紙を送って反応がなかった・悪かった場合でも、再度郵送することで良い反応をもらえる場合があります。最初に手紙を送った際は自社サービスを必要としていなくても、それから状況が変わり、自社サービスを必要としている可能性があるからです。

手紙を再送する場合は、最低2~3か月程度の期間は空けるようにしましょう。1~2週間で再送したとしても、短期間で状況が変わっている可能性は低く、あまり意味はありません。

まとめ

営業手法の見直しがおこなわれている今、CXOレターは大きな注目を集めています。

テレワークを導入している企業にもアプローチできるため、「これまでテレアポや訪問営業をおこなっていたが、顧客がテレワークを導入したことでアプローチできなくなった」とお悩みの方はぜひ利用検討してみてください。

ぜひ本記事で紹介したCXOレターの効果を上げるコツを参考にして、CXOレターによる営業を成功させましょう。

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