監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

稟議書を書く場面になって、どこから手を付ければよいか分からず手が止まってしまうことはないでしょうか。

この記事では、稟議書の基本の構成と必須項目、ケース別の例文、承認されやすくなる書き方のコツまで解説します。

稟議書の書き方の基本

稟議書は、担当者が起案した内容を関係者と決裁者が順に確認し、承認していくための文書です。

決裁者が短時間で判断できる状態に情報を整えることが、書き手に求められる役割です。

まずは、書き始める前に押さえておきたい前提を整理しておきましょう。

書く前に確認すること

自社の決裁規程を見て、その金額と内容が誰の決裁範囲に入るかを確認します。

回付する人の顔ぶれが分かれば、どの情報を厚く書くべきかが決まります。

社内にひな形がある場合は、独自の様式を作らずそちらに合わせます。

確認したいのは、金額の区分、決裁者、回付の順序、そして必要な添付資料の四点です。

全体の構成

件名、起案日、起案者、目的、背景、内容、金額、効果、リスク、添付資料の順に並べます。

結論を先に、根拠を後に置く構成にすると、忙しい決裁者でも要点をつかめます。

最初の3行で「何を、いくらで、いつから」が分かる状態にするのが理想です。

背景や比較検討は本文で簡潔に触れ、詳細は添付に回すと全体が締まります。

読み手を想定する

直属の上司は実務の妥当性を見ますが、経営層は投資として見合うかを見ます。

現場の事情を知らない人が読んでも分かる言葉を選ぶことが、差し戻しを減らす基本です。

回付先が5人いれば、5人分の関心事を一枚でカバーする必要があります。

書き終えたら、その部署の事情を知らない同僚に読んでもらうと過不足が見えてきます。

稟議書と決裁書の違いを押さえる

稟議書は関係者に順に回して合意を積み上げる文書で、決裁書は決裁者が最終判断を下す文書です。

会社によって呼び分けが異なるため、自社での定義を規程で確認しておくと迷いません。

合議者は意見を述べる立場であり、最終判断の責任は決裁者が負います。

呼び方が違っても、書くべき情報の中身は変わらないと考えて差し支えありません。

一枚に収める意識を持つ

本文はA4一枚を目安にまとめ、詳細は添付資料に回します。

読み切るのに五分以上かかる稟議書は、後回しにされやすいという現実があります。

文字数の目安としては、本文1,000字前後に収まると読み切ってもらいやすくなります。

表や図を使う場合は、一枚に一つまでにすると印刷しても読みやすくなります。

稟議書の必須項目と書き方

どの案件でも共通して必要になる項目を、書き方とあわせて確認します。

項目を埋めていく感覚で進めれば、書き漏れを防げます。

件名

何を承認してほしいのかが一行で分かるように書きます。

「業務システム導入の件」ではなく「勤怠管理システム導入に関する稟議」のように、対象を具体化します。

件名は20文字前後に収め、対象と行為の両方が分かる形にします。

後から検索する場面を想定し、社名や製品名を入れておくと過去の稟議を探しやすくなります。

起案日と起案者

起案日と、所属部署・氏名を記載します。

実行の希望日が決まっている場合は、件名の近くに明記しておくと回付が急がれます。

連絡先の内線やメールアドレスも添えておくと、確認のやり取りが速くなります。

複数部署にまたがる案件では、共同起案者として関係部署の担当者を並記する方法もあります。

目的

何のために行うのかを、会社の利益と結び付けて書きます。

手段ではなく解決したい課題を主語に置くと、目的が明確になります。

目的は一文で書き切り、複数の目的を詰め込まないのが基本です。

会社の年度方針や部門目標と結び付けて書ければ、優先度が高い案件として扱われます。

背景

現状で何が起きていて、放置するとどうなるのかを事実で示します。

月40時間の手作業が発生しているという具体的な数字があると、必要性が伝わります。

数字は実測値を使い、測っていない場合は「概算」と明記します。

半年後、一年後にどう悪化するのかまで書くと、今着手する理由が伝わります。

内容

導入するもの、契約する相手、実施する期間と範囲を具体的に書きます。

誰が何をいつまでに行うのかが読み取れる状態になっているかを見直します。

契約先が複数ある場合は、それぞれの役割分担まで書き分けます。

既存の業務やシステムとの関係が変わる場合は、影響範囲も明記しておきましょう。

金額

初期費用と継続費用を分けて書き、消費税の扱いも明記します。

年間の総額と、どの予算科目から支出するのかを添えると経理側の確認が早く済みます。

初期費用、月額費用、年間総額、契約期間中の総額の四つを並べると全体像が伝わります。

予算内か予算外かを明記し、予算外なら財源をどう確保するのかまで書きます。

効果

削減できる時間や費用、増える売上を数字で示します。

投資額を何か月で回収できるかまで書くと、判断の材料がそろいます。

効果は控えめに見積もり、計算の前提を注記しておくと信頼されます。

数字にしにくい効果は、定性的な効果として別枠に書き分けると誠実に見えます。

リスクと対策

想定される懸念と、それに対する備えをセットで書きます。

リスクを書かない稟議書のほうが、かえって不安を持たれるという点は覚えておきたいところです。

書くべきは、想定される事象、起きたときの影響、そして具体的な備えの三点です。

初年度は範囲を絞った試験導入にするという代替案を併記すると、承認の心理的な壁が下がります。

承認欄と押印欄

回付の順序どおりに承認欄を並べ、確認した人が分かる形にします。

電子稟議では承認履歴が自動で残るため、押印欄そのものが不要になる場合もあります。

代理承認が認められる条件を規程で確認しておくと、不在者による滞留を防げます。

承認欄に日付の記入欄を設けておけば、どこで何日止まったかが後から分かります。

添付資料

見積書、比較表、契約書案、製品資料を添えます。

本文に「別紙1参照」と番号で示すと、確認の手間が減ります。

添付には通し番号を振り、一覧を本文の末尾に置きます。

枚数が多くなる場合は、要約の一枚を先頭に付けると読む負担が下がります。

例文：システム導入の稟議書

ここからは、よくある三つの場面について例文を示します。

自社の様式に合わせて、表現と数字を置き換えて使ってください。

システム導入の件名と目的

件名は「勤怠管理システム導入に関する稟議」とします。

目的は「手作業による勤怠集計をなくし、月次締めの遅延と入力ミスを解消するため」と書きます。

目的の一文に、解消したい課題を具体的に入れることが要点です。

法改正への対応が背景にある場合は、その法令名と施行時期も添えておきます。

背景の例文

「現在、各拠点の勤怠は紙とExcelで管理しており、集計に毎月およそ40時間を要しています。」と現状を示します。

「拠点増加にともない、来期は60時間程度まで増える見込みです。」と将来の悪化も添えます。

今の数字と、放置した場合の数字を並べると必要性が際立ちます。

「過去1年で入力ミスに起因する給与の訂正が12件発生しています。」のように、質の問題も数字にします。

費用と効果の例文

「初期費用30万円、月額5万円（年間60万円）。予算科目は情報システム費。」と記載します。

「月40時間の削減により年間およそ115万円相当の工数削減が見込まれ、初年度で投資を回収できます。」と続けます。

回収期間まで書けば、金額の妥当性は自ずと伝わります。

「導入作業に社内工数40時間を要します」と、自社側の負担も正直に書き添えます。

例文：備品購入の稟議書

金額が小さい案件でも、比較検討の跡を残すことが求められます。

簡潔にまとめる型を押さえておきましょう。

備品購入の件名と目的

件名は「営業部ノートパソコン5台購入に関する稟議」とします。

目的は「使用6年目の端末の動作遅延により、訪問前後の作業に支障が出ているため」と書きます。

買い替えたい理由を業務への影響で説明すると、贅沢な支出だと誤解されません。

「起動に5分、資料作成中の強制終了が週2回発生」のように、具体的な症状を添えると伝わります。

少額でも稟議が必要な理由

一台数万円の備品でも、台数がまとまれば決裁範囲を超えることがあります。

購入の判断基準を記録として残しておけば、次に同じ相談が来たときの前例になります。

同じ備品を部署ごとにばらばらに買う状態は、保守や資産管理の面でも非効率になります。

年間の買い替え計画としてまとめて起案すれば、都度の稟議より手間が減ります。

比較検討の書き方

候補を三社挙げ、価格、保証、納期を表にして添付します。

最安ではない案を選ぶ場合は、選んだ理由を一行で明記しておきます。

比較の軸を先に示してから各案を並べると、恣意的な選定に見えません。

検討から外した候補についても、外した理由を一行残しておくと再検討を求められずに済みます。

例文：新規取引先との契約の稟議書

取引先を増やす稟議では、相手の信用に関する情報が中心になります。

金額だけでなく、継続的な関係になり得るかという視点も示します。

与信に関する書き方

設立年、資本金、従業員数、直近の決算概要を記載します。

与信情報の取得先と取得日を添えると、情報の確かさが担保されます。

信用調査会社の評点がある場合は、点数と取得日をそのまま記載します。

取引の上限額と支払条件をどう設定するかも、あわせて提案しておきます。

取引を始める理由

既存の取引先では対応できない範囲を埋められる点を説明します。

価格だけでなく、納期や品質の面での必要性にも触れておきます。

既存の取引先で対応できない範囲を、具体的な品目や納期の形で示します。

既存取引先との関係にどう影響するのかにも一言触れておくと、配慮が伝わります。

例文：業務委託の稟議書

人手が足りない業務を外部に任せる場面でも、稟議が必要になります。

社内でやる場合との比較が論点になりやすい点を押さえます。

業務委託の件名と目的

件名は「ECサイト運用業務の外部委託に関する稟議」とします。

目的は「繁忙期の出荷対応で発生している残業を解消し、社員を販促業務へ振り向けるため」と書きます。

外注によって社員が何に時間を使えるようになるのかを示すと、前向きな投資として伝わります。

委託する業務の範囲と、社内に残す業務の線引きも明記しておきます。

社内対応との比較の書き方

「パート1名採用の場合は年間約240万円、委託の場合は年間約180万円。」と並べて示します。

採用の場合にかかる教育期間と離職リスクにも触れると、比較の説得力が増します。

委託先が交代した場合の引き継ぎリスクにも触れておくと、公平な比較になります。

委託期間を1年で区切り、効果を見てから継続を判断する案を添えると、承認されやすくなります。

通る稟議書に共通する書き方のコツ

同じ内容でも、書き方によって承認までの速さは変わります。

承認されやすい稟議書に共通する工夫を挙げます。

決裁者の関心事に合わせて強弱をつける

同じ案件でも、経理を管掌する役員は支出の根拠を、事業責任者は売上への影響を見ます。

回付先の関心事に合わせて、厚く書く項目を変えるという調整が効きます。

経営者であれば事業への影響、管理部門であれば契約条件とリスクに関心が向きます。

関心が混在する場合は、冒頭の結論で全員に共通する要点を先に示します。

数字で効果を示す

「効率化される」ではなく「月40時間削減」と書きます。

数字のない効果は、読み手の中で小さく見積もられます。

試算であることを明記したうえで、計算の前提を注記しておけば問題ありません。

導入後に実測して報告する約束を添えると、試算の粗さは許容されやすくなります。

代替案を並べる

検討した他の選択肢と、採用しなかった理由を添えます。

比較した跡があるだけで、判断の信頼度が上がります。

候補は三つ程度に絞り、価格・機能・納期を同じ軸で比べます。

自社開発や現状維持といった選択肢も並べておくと、検討の幅が伝わります。

何もしない場合の影響を書く

現状を続けた場合に起きることを一行で示します。

見送るという判断にもコストがあると伝わると、検討が前に進みます。

「対応しない場合、来期は残業代が年間80万円増える見込みです」のように金額で示します。

法令対応が絡む案件では、対応しない場合の法的なリスクにも触れておきます。

事前に口頭で共通認識を作る

回付の前に、関係者へ要点を伝えておきます。

紙が届いた時点で内容を知っている状態を作れば、確認は形式的なもので済みます。

相談の場には完成版ではなく箇条書きの要点を持っていくほうが、意見を引き出せます。

反対しそうな部署の懸念を先に聞き、本文に反映しておくと回覧が止まりにくくなります。

差し戻しの理由を記録する

一度戻された理由をメモに残し、次の起案で先に手当てします。

同じ論点で二度止まらないようにするだけで、通る確率は上がっていきます。

指摘は「内容への疑問」と「書き方への指摘」に分けて整理すると対処しやすくなります。

部署で記録を共有すれば、次に書く人の時間も節約できます。

提出のタイミングを選ぶ

月末や期末の締め作業と重なる時期は、確認が後回しになりやすくなります。

実行希望日から逆算し、余裕のある時期に回付を始めておくと安心です。

承認者が5人いれば、1人1営業日でも1週間かかる前提で予定を立てましょう。

出張や休暇で不在の承認者がいないかも、事前に確認しておくと滞留を防げます。

稟議書で避けたい書き方

書き手が無自覚にやってしまいがちな失敗を整理します。

提出前の見直しリストとして使ってください。

目的が手段になっている

「システムを導入したい」は手段であって目的ではありません。

その導入で何が解決するのかを主語に据えると、目的の欄が埋まります。

「導入によって何が変わるのか」を一度書き出してから、目的の欄を埋めると整理できます。

一つの稟議に複数の目的が並ぶ場合は、案件を分けることも検討します。

金額の根拠がない

見積書のない概算だけでは、金額の妥当性を判断できません。

少なくとも一社の正式な見積りを添えるのが最低条件です。

見積書は有効期限を確認し、期限内のものを添付します。

将来の値上げ条項がある場合は、その可能性にも触れておきましょう。

情報を盛り込みすぎる

不安から資料を増やすと、かえって要点が埋もれてしまいます。

判断に必要ない情報は添付に回し、本文は結論と根拠に絞るほうが早く通ります。

判断に直接関係しない背景説明は、思い切って削るほうが伝わります。

書き上げた後に、一文ずつ「これがないと判断できないか」を問い直すと絞り込めます。

専門用語が多い

現場では通じる略語も、決裁者には伝わらないことがあります。

初出の用語に一言の説明を付けるだけで、読みやすさは大きく変わります。

社内でしか通じない略語や、業界特有の言い回しは特に注意が必要です。

カタカナ語が続く文は、日本語に置き換えられないか一度検討してみましょう。

承認後の流れが書かれていない

承認された後、誰がいつ発注するのかが不明だと不安が残ります。

実行のスケジュールを三行程度で添えると、判断しやすくなります。

契約、初期設定、社内研修、本稼働の順に、月単位で区切って示します。

決裁から実行までに何営業日必要かを書いておくと、期日の重みが伝わります。

稟議書の書き方に関するよくある疑問

実務で挙がりやすい疑問をまとめました。

迷ったときの判断の目安にしてください。

電子稟議の場合は何が違うのか

項目の考え方は同じですが、コメント欄でのやり取りが記録として残ります。

補足はコメントに書き、本文は簡潔に保つという使い分けが有効です。

電子帳簿保存法への対応を踏まえ、保存形式と検索性の要件を満たす設定が必要になります。

紙と電子が併存すると正本がどちらか分からなくなるため、移行時期を決めて一斉に切り替えます。

却下されたらどうするか

理由を確認し、条件を変えて再起案するのが基本です。

金額を下げる、範囲を絞る、試験導入から始めるといった代替案が現実的です。

まずは理由を口頭で確認し、認識をそろえてから書き直します。

書類を直すより、追加資料で不足を補うほうが早く進む場合もあります。

金額が途中で変わったときは

承認された金額を超える場合は、再度の稟議が必要になるのが一般的です。

どの程度の超過まで再申請が不要かを、規程で確認しておきます。

超過が判明した時点で、まずは決裁者へ口頭で報告するのが原則です。

発注済みの場合は、契約変更の可否と違約金の有無もあわせて報告します。

誰まで回付すればよいのか

決裁規程で定められた承認者に加え、実行に関わる部署を通しておきます。

後工程の部署を飛ばすと、承認後に実務で止まるという事態が起こりがちです。

情報システムや法務など、実務で確認が必要な部署は早めに巻き込みます。

迷ったら、過去の似た案件の回付ルートを参考にすると外しません。

急ぎの場合はどうするか

先に口頭で内諾を得て、書面を後から回す運用を認める会社もあります。

例外運用の可否は規程に従い、独断で進めないことが前提です。

事後承認が認められる場合でも、期限内に正式な書面を提出することが条件になります。

急ぎになった経緯を本文に書いておくと、なぜ例外運用が必要だったかが記録に残ります。

社外への提案を通すなら決裁者マッチングもおすすめ

ここまでは自社で稟議を起案する側の視点で見てきました。

一方で、社外へ提案する立場では、相手の稟議をどう通してもらうかが課題になります。

提案が相手の稟議で止まる理由

担当者が乗り気でも、稟議の場では目的と効果が数字で問われます。

提案側が効果と金額の根拠を用意できていないと、起案の段階で止まってしまいます。

担当者は稟議を書く時間そのものを確保できていない、という事情も少なくありません。

比較表、効果の試算、導入スケジュール、想定質問への回答をそろえて渡すだけで、進み方が変わります。

決裁者マッチングとは

決裁者マッチングとは、経営者や役員など、意思決定の権限を持つ人同士をつなぐサービスです。

担当者を経由せずに決裁者と直接話せるため、稟議に必要な論点をその場で確認できます。

自社の商材や会いたい相手の条件をもとに紹介を受けられる点も特徴です。

面談の前に相手の事業内容や課題が共有されるため、初回から具体的な話に入れる点も利点です。

担当者への説明と社内伝達にかかっていた数週間を、一回の面談に置き換えられるという時間の効果が大きく働きます。

オンリーストーリーの決裁者マッチング

オンリーストーリーは、決裁者同士が出会える審査制の決裁者マッチングプラットフォームを運営しています。

登録には審査があるため、決裁権を持つ経営者や役員と出会いやすい環境が整っています。

担当者が自社の事業や課題を丁寧にヒアリングし、相性の良い決裁者を紹介するため、質の高い商談を始められます。

提案が社内で止まりやすいと感じている方は、決裁者マッチングもあわせて検討してみてください。

まとめ

稟議書は、目的・背景・内容・金額・効果・リスクの六つを押さえれば、どの案件でも同じ型で書けます。

承認の決め手になるのは文章のうまさではなく、判断に必要な情報がそろっているかどうかです。

効果は数字で示し、比較した他の案と何もしない場合の影響まで添えると、検討は前に進みます。

回付の前に関係者へ要点を伝えておけば、確認は形式的なもので済みます。

社外への提案を通したい場合は、決裁者マッチングで決裁者と直接論点を確認する方法もおすすめです。

型を身につけて、社内の意思決定を滞らせずに進めていきましょう。