電話やメールといった手軽な営業方法が主流になった現在においても、手紙は有効な営業手段の1つです。手紙営業の効果を上げるためには、やみくもに手紙を作成するのではなく、コツを押さえることが重要です。

この記事では、手紙営業を行うメリットや書き方のポイント、成果を上げるコツなどを解説します。文章例や手紙営業に役立つ便利なサービスも紹介しているため、手紙営業を行う際はぜひ参考にしてください。

手紙営業を行うメリット

営業活動における数あるアプローチ手法の中でも、手紙は特にアナログな手段です。そのため、「古くさい」「効果がないのでは」と思っている方もいることでしょう。しかし、デジタル時代にあえて手紙営業を行うことには、以下のようなメリットがあります。

• 開封率が高い
• 特別感があり、手元に残る
• 決裁者に届けやすい
• 商品やサービスの魅力を伝えやすい

それぞれについて解説します。

開封率が高い

営業には、主にテレアポ・メール・手紙といった方法がありますが、メールに比べ手紙は特に開封率が高い手段です。件名や送信者のアドレスなどから内容が予想しやすく、営業メールと判断されると開封されないケースが多いです。

一方、手紙は封を開けるまで内容がわからないため、内容を確認するために開封してもらえる可能性が高いです。

特別感があり、手元に残る

心を込めて書いた手紙は特別感があり、誠意が伝わりやすいです。また、手紙は物理的に手元に残るため、印象に残り、相手に覚えてもらいやすく読み返してもらえる可能性も高くなるでしょう。

決裁者に直接届く

手紙は、宛名の本人の元に届きます。決裁者宛てに郵送すれば直接届けられるため、決裁者にアプローチしやすい手段です。

テレアポの場合、決裁者の電話番号がわからなければ、直接アプローチすることは不可能です。受付に電話を掛けても、決裁者につないでもらえるとは限りません。営業電話と判断されれば、なおさら受付で断られる可能性が高いでしょう。メールも同様に、決裁者のメールアドレスを知らなければ、直接アプローチすることはできません。

一方、手紙は決裁者の所属部署や名前がわかっていれば、直接届けられます。そのため、ほかの手段と比べ、決裁者とのアポ獲得に有効です。

商品やサービスの魅力を伝えやすい

商品やサービスの魅力を整理して効果的に伝えやすいのも、手紙のメリットです。テレアポでは、商材の概要や魅力など、すべてを口頭で説明する必要があります。そのため、上手に説明できなかったり、咄嗟の質問にうまく切り返せなかったりすることもあるでしょう。

一方、手紙なら、伝えたい内容を整理して執筆できます。また、導入実績や期待できる効果などを、図や表を使って視覚的に説明できます。さらに、ほかの連絡に埋もれやすいメールと比べ、手紙は読み返しやすいため、相手に内容をより理解してもらいやすいです。このように、手紙営業は商品やサービスの魅力を伝えやすい手段です。

営業用の手紙の書き方

営業用の手紙を書く際は、以下のポイントを押さえましょう。

• 冒頭に手紙の目的や自己紹介を簡潔にまとめる
• 商品やサービスの説明は簡潔に執筆する
• 締めくくりの文章を工夫する

それぞれについて解説します。

冒頭に手紙の目的や自己紹介を簡潔にまとめる

手紙を書く際は、冒頭部分、つまり最初の3文が重要です。ここで興味を持ってもらえなかったり、言いたいことが伝わらなかったりすると、最後まで読んでもらえない可能性が高いでしょう。

また、新規顧客開拓のためにメールを送る際は、自己紹介を丁寧に執筆することが重要です。知らない人からの手紙は警戒されやすいですが、冒頭部分に自己紹介と手紙を送った理由を記載することによって、信用を得やすくなります。

そのため、最初の3文で手紙を送った目的や自己紹介を簡潔にまとめ、相手の警戒心を解くと同時に、興味を持ってもらうことが大切です。

冒頭部分の文例は、以下の通りです。

この度は、突然のお手紙、誠に失礼いたします。 株式会社〇〇の〇〇と申します。  この度は、貴社のホームページを拝見し、貴社が取り組まれている〇〇事業に弊社がお力になれるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。

商品やサービスの説明は簡潔に執筆する

手紙で商品やサービスの魅力を余すところなく説明しようとすると、長くダラダラとした文章になりがちです。長くて要点がまとまっていない手紙は、読む相手の時間を奪い、途中で読んでもらえなくなる可能性があります。

商材の詳細をすべて説明しようとするのではなく、簡潔にまとめることが大切です。具体的には、導入することによって相手にどんなメリットがあるかに焦点を絞って執筆しましょう。

また、手紙を作成する際は、結論・理由・具体例・結論の流れで執筆するのがおすすめです。これは「PREP法」と呼ばれ、要点を簡潔に伝えるために用いられます。

締めくくりの文章を工夫する

手紙の終わりには、相手への気遣いや、活躍を願う気持ちを記載します。丁寧な文章で締めくくることにより、相手に誠実な印象を与えられるでしょう。

また、面談の可否を伺う文章や、担当者の連絡先を最後に記載することにより、アポイント取得につなげやすくなります。

締めくくり部分の文例は、以下の通りです。

もしご興味がおありでしたら、私△△までお気軽にお問い合わせください。 是非とも一度ご面談の機会をいただき、当社のサービスについて直接ご紹介できればと存じます。 末筆ながら、貴社のより一層のご活躍を祈念いたしております。 今後ともよろしくお願い申し上げます。 （署名）

手紙営業で成果を上げる5つのコツ

手紙営業で成果を上げるためには、以下のコツを踏まえることがおすすめです。

1. 手書きで作成する
2. 筆ペンまたは万年筆を使って丁寧に書く
3. 上質なレターセットを使う
4. 相手に合わせて文面を変える
5. ハガキと封筒を使い分ける

1.手書きで作成する

手紙は、手書きで作成しましょう。手書きと比べ、印刷した手紙は作成の手間がかかりませんが、「不特定多数に送付している」という印象を与える可能性があります。また、ほかのメールやDMなどと差別化するのも難しく、開封されない恐れもあります。

そのため、手紙は手書きで作成した方が効果的です。時間はかかりますが、その分特別感があり、相手に誠意を伝えられます。ほかの営業メールと差別化でき、開封してもらえる可能性も高まります。最近は、ロボットが手書き風の代筆を行うサービスもあるため、手書きする人員が確保できない場合は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

2.筆ペンまたは万年筆を使って丁寧に書く

手紙を書く際は、筆ペンか万年筆を使いましょう。筆記具の格は、毛筆→筆ペン→万年筆→ボールペンの順番とされています。格の高い筆記具を使い執筆した手紙は特別感が生まれ、上品な印象を与えられます。しかし、毛筆は慣れていない人にとってハードルが高く、読みにくい字になりがちです。そのため、ボールペンは避け、筆ペン、または万年筆を使用することをおすすめします。

また、執筆する際には読みやすい字で丁寧に書くことが重要です。字に自信がない場合でも、大きく丁寧に書けば真心が伝わり、好印象を与えられます。

3.上質なレターセットを使う

使用するレターセットの質にもこだわりましょう。上質なレターセットなら、相手が手に取った時に高級感が伝わります。「自分のために特別に用意された手紙である」と思ってもらいやすく、開封してもらえる可能性が高いです。特に、重役宛に手紙を送る際は、手触りのよい和紙のレターセットがおすすめです。

また、切手でも特別感を演出できます。送る相手に合わせた絵柄の切手を選ぶことによって、好感度が高まるでしょう。

4.相手に合わせて文面を変える

手紙の文面は、相手に合わせて変えることが理想的です。テンプレートの文面では機械的になってしまい、誰にでも送っているセールスレターという印象を与えかねません。送る相手に合わせて文面を変えることによって特別感が生まれ、自社の商材をより効果的に訴求できる文章に仕上がります。

しかし、全文を相手に合わせて変えるとなると、1つの手紙を作成するのに膨大な時間や手間がかかってしまいます。そのため、会社や商品紹介といった部分はテンプレート化し、手紙を送った背景や、自社の商品が顧客にどう役立つかといった説明部分を、相手に合わせてカスタマイズするのがおすすめです。

5.ハガキと封筒を使い分ける

相手との関係性や内容に合わせて、ハガキと封筒を使い分けることも重要です。新規顧客に手紙を送る際は、封筒に入れて送りましょう。ハガキは不特定多数が内容を見ることができるため、ビジネスマナーがなっていないと思われ、悪い印象につながってしまうリスクがあります。

一方、既存顧客との関係性構築のために、暑中見舞いや年賀状などの挨拶の手紙を送る際は、開封しなくても内容がわかるハガキがおすすめです。なお、社名が印刷された封筒や後納封筒を使用すると、外注して作成した手紙と判断されることが多く、手書きで作成する意味がなくなってしまいます。そのため、手間はかかりますが、宛名と差出人も手書きするのがポイントです。

手紙営業で使える文章例

ここでは、手紙営業で使える文章例を、新規開拓の場合と既存顧客に送る場合のそれぞれ2つずつ紹介します。手紙を作成する際は、ぜひ参考にしてください。

新規開拓の場合

新規顧にアプローチする際は、自己紹介と手紙を送った背景を冒頭で簡潔に記載することが大切です。また、手紙の最後に面談の可否や連絡先を記載すると、アポイントにつながりやすくなります。

文例は以下の通りです。

【文例1】

（宛名） 拝啓 （時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。 この度は、突然のお手紙、誠に失礼いたします。 株式会社〇〇の△△と申します。 貴社のホームページを拝見し、貴社の人事業務において、弊社のサービスがお力になれるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。 弊社は、人材採用から従業員管理まで、人事業務を一括管理できるクラウドサービス「〇〇」を提供しています。人材採用・雇用契約・従業員管理と、人事に関わるさまざまな業務を一気通貫で行え、効率化できます。導入実績は3,000社以上、顧客満足度は97%と、多くのお客様にご利用いただいております。 もしご興味がおありでしたら、是非とも一度ご面談の機会をいただき、詳しくお話しできればと存じます。 〇月〇日〇時頃に、弊社の△△よりご連絡差し上げます。その際、ご面談の可否についてお伺いできれば幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、何卒、よろしくお願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のより一層のご活躍を祈念いたしております。 敬具 （署名）

【文例2】

（宛名） 拝啓 （時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。 突然のお手紙、誠に失礼いたします。 私は、株式会社〇〇の△△と申します。弊社は、「人事業務の最適化」をミッションに、人事業務を支援するさまざまな事業を行っております。この度、人材採用から雇用契約・従業員管理まで、人事業務を一括管理できるクラウドサービス「〇〇」をリリースいたしました。弊社のサービスなら、貴社の人事業務を効率化できると存じます。弊社が貴社の更なる発展に貢献できるのではと考え、この度お手紙をお送りした次第です。 つきましては、貴社の人事業務の状況につきまして、詳しくお伺いする機会をいただければ幸いです。また、もしご興味がございましたら、弊社のサービスについて直接ご紹介できればと存じます。 お忙しい中恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 敬具 （署名）

既存顧客に送る場合

既存顧客に手紙を送る場合は、日頃の感謝を伝えると同時に、商品やサービスに関する情報を簡潔にまとめた提案を行いましょう。

文例は以下の通りです。

【文例1】

拝啓 （時候の挨拶）、平素は格別のご愛顧をいただき、厚くお礼申し上げます。 株式会社〇〇の△△でございます。 この度、人材採用から雇用契約・従業員管理まで、人事業務を一括管理できるクラウドサービス「〇〇」をリリースいたしました。以前のご面談で、貴社の人材管理に関する課題についてお伺いしましたが、その課題を解決し、貴社のさらなる発展に貢献できるサービスであると自負しております。 つきましては、最近のご様子について伺うとともに、「〇〇」について直接ご紹介できればと存じます。〇月〇日〇時頃に、私△△よりお電話を差し上げますので、ご面談の可否と、ご都合のよろしい日時をお教えいただけると幸いです。 お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 （署名）

自社の商品やサービスを利用してもらった顧客には、御礼の手紙を送り、感謝の気持ちを伝えましょう。

【文例2】

（宛名） 拝啓 （時候の挨拶）、平素は格別のご高配をいただき心から感謝申し上げます。 株式会社〇〇の△△でございます。 先日は、弊社サービス「〇〇」をご契約いただき、誠にありがとうございました。 その後、何かご不明な点やお困りごとなどはございませんでしょうか。 私△△がいつでもサポートいたしますので、何かございましたらご気軽にお申し付けください。 この度、〇〇様に弊社サービスを選んでいただけましたこと、心より光栄に存じます。 取り急ぎ、書中にて御礼申し上げます。 この度は、誠にありがとうございました。 今後も末永くお付き合いをさせていただければ幸いです。 敬具 （署名）

手紙営業を効率化したいなら代行サービスがおすすめ

手紙営業を効率的に実施したい場合は、代行サービスを利用するのがおすすめです。

代行サービスは、以下のような業務を担当します。

• 手紙の代筆・代理発送
• 手紙送付先の選定
• 送付後のフォロー

手紙の代筆は、手紙代行サービスが担当するメイン業務です。最近では、手書き風フォントを利用したり、手書きロボットを活用したりと、開封してもらえるようさまざまな工夫を凝らしている代行会社が多く見られます。

同じ代筆サービスでも、手書きではなく印刷で手紙を作成する場合、宛名と本文をどちらも手書きで代筆する場合、宛名のみ手書きする場合など、サービスによって対応は異なります。

また、手紙送付先の選定や決裁者の特定を代行するサービスもあります。手紙営業のプロがリストを作成するため、正確なリストを自社で用意するのが難しい場合は利用するのがおすすめです。

ほかにも、送付後のフォローも含め、手紙営業に関するすべての業務をフルで担当してくれるサービスも存在します。費用はかかりますが、プロにすべてを依頼できるため、手紙営業に注力したい場合は利用を検討してはいかがでしょうか。

手紙営業のコツを押さえて営業活動に役立てる

今回は、手紙営業のメリットや書き方のポイント、成果を上げるためのコツや文例などを紹介しました。手紙営業を上手に活用すれば、メールやテレアポなどの手軽な営業手段より効率的に成果を挙げられます。手紙営業にはさまざまなコツがあるため、やみくもに行うのではなく、コツを踏まえて実施することが大切です。特に手紙営業で成果を上げたい場合は、代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか。