監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

受注に関わる業務は電話やFAX、メールと手段が増え、担当者任せになりがちです。

受注の流れを整理しておくと、どこで滞っているのかを切り分けやすくなります。

受注とは

受注とは、企業や個人から商品・サービスの製造や納品の注文を受けることを意味します。

電話やFAX、オンラインシステムなどを通じて、顧客から注文を受けることが一般的です。

受注した段階では取引が完了しているわけではないので、売上は発生しません。

トラブルがあれば、受注後に取引がキャンセルされる場合もあります。

また、受注の手法には受注生産と受注販売があります。

受注生産とは

受注生産は、顧客からの注文を受けてから製品を生産する手法です。

受注生産とは別に、需要を予想し製品をあらかじめ作成し、在庫を販売する手法を「見込み生産」といいます。

受注生産では、在庫を抱えず事業を進められる点がメリットです。

また、顧客の具体的な要望に応じて製品やサービスを設計・生産できる点も特徴です。

市販の製品やサービスで満たせない要望にも対応できます。

具体的には、製品のデザインやサイズ、素材、サービスの搭載機能などのカスタマイズが可能です。

受注販売とは

受注販売は、顧客からの注文を受けてから商品・サービスの販売を開始する手法です。

卸売業や小売業では、一般的に注文がなくても商品を店舗に並べ、販売しています。

しかし、受注販売では、顧客から注文を受けて在庫がある場合には販売、在庫がない場合には生産・取り寄せをして販売します。

発注との違い

発注とは、取引先に対して商品・サービスを製造・販売するよう依頼することです。

例えば、企業が必要な商品や材料を仕入れるために、供給元や製造業者に対して注文を出すことを言います。

発注の方法は多岐に渡り、発注書を使う場合や、近年ではオンラインシステムを利用する場合も多いです。

発注は注文する側の行為であり、受注は注文を受ける側の行為です。

どの立場から見るかによって「注文の発生」に対する呼び方が異なります。

受注の流れ

受注率を上げたいのなら、受注までの流れを把握しておきましょう。

扱う商品やサービスで受注の流れは異なりますが、大まかな手順は以下の通りです。

1. 見積もりの作成
2. 注文の確認
3. 受注伝票の作成
4. 商品・サービスの納品
5. 売上伝票の作成

それぞれのプロセスについて、解説します。

①見積もりの作成

顧客から見積もりの依頼を受けたら、取引実績や取引内容、数量、金額などを踏まえて、正確な見積もりを提出します。

基本的には見積もりの作成は1回ですが、他社との競合状況によって複数回作成する場合もあります。

②注文の確認

見積の内容を確認した顧客から、注文を受けます。

このタイミングで、相手に契約する意思があることを示す申込書を提出してもらうのが一般的です。

書面で契約の意思を確認することによって、トラブルを防ぎます。

注文を受ける際には、料金だけではなく納期や数量など、契約の条件に対して両者の認識に齟齬がないかよく確認しましょう。

③受注伝票の作成

注文内容を確認したら、受注伝票を作成します。

受注伝票とは、注文内容を記載する書類のことです。

受注した日付や納品予定日、金額などを記載します。

さらに、注文を承諾したと明示するために、注文請書を顧客に送付します。

注文請書の発行は義務でないものの、注文をめぐるトラブルを回避するために書面として残しておくことをおすすめします。

④商品・サービスの納品

納期に間に合うように、受注した商品・サービスを出荷・納品します。

この際、出荷指示書や納品書を発行することが一般的です。

出荷指示書には受注した商品の品目や型番、単価、数量などが記載されており、それらをもとに担当者が出荷業務を行います。

納品書には出荷日や納品内容が記載されており、商品やサービスと併せて顧客に渡します。

納品書の発行は義務でないものの、契約通り納品した記録を残すために作成しておきましょう。

⑤売上伝票の作成

商品・サービスを出荷すると同時に、売上伝票を作成し、顧客へ請求書を送付します。

請求書に記載する支払い期日は、契約時にあらかじめ決めておきましょう。

顧客からの支払いが期日内に確認できた場合、領収書を発行します。

受注業務でよく起こる問題

ここでは、受注業務でよく起こる以下の問題を紹介します。

• 業務が属人化している
• 納品までのリードタイムが長引く
• 営業や販売促進にリソースを割けない

それぞれ詳しく見ていきましょう。

対策については、別の項目にて解説します。

業務が属人化している

受注業務でよく起こる問題として、属人化が挙げられます。

属人化とは、業務が特定の人に依存している状態のことです。

近年、電話やFAX、メールなど受注手段は増えており、手段ごとに異なる対応が求められるので、業務の標準化が難しくなっています。

業務の属人化が進むと、業務効率が低下するリスクが高くなります。

例えば、業務で確認や判断のプロセスが担当者によってバラバラになると、担当者以外がその業務を行えないため、1人が抜けただけで業務全体が滞る可能性があります。

さらに、業務マニュアルと現場の業務内容が異なったり、担当者の退職時に社内にノウハウが残らなかったりするリスクもあります。

納品までのリードタイムが長引く

受注業務は、在庫管理や販売管理など他の業務と密接に関連しています。

そのため、部門間での情報共有や連携が不十分な場合、業務が滞り納品までのリードタイムが長引くリスクが高いです。

さらに、受注業務を手作業で行なっている場合には人為的ミスが起こりやすく、納品が遅れる可能性があります。

場合によっては、納品日までに間に合わないなど顧客に迷惑をかけることがあります。

営業や販売促進にリソースを割けない

現在市場には多くの商品やサービスが溢れています。

自社の売上を伸ばすには、営業や販売促進によって、競合の中から自社製品を選んでもらう必要があります。

人員を最適に配置できていない場合、受注業務に多くのリソースを奪われて、営業や販売促進に十分なリソースを割けないという問題が発生します。

円滑に受注するためのポイント3つ

ここでは、よく起きる問題を解決し、円滑に受注するための以下のポイントを3つ紹介します。

• 業務フローを可視化する
• 受発注システムを活用する
• アウトソーシングを活用する

業務フローを可視化する

受注に関する業務は多岐に渡るため、具体的な業務内容や担当者などを明確にしておきましょう。

適切に業務を分担・統合したり、担当者を変更したりと、業務を効率化できます。

業務の見える化には、フローチャートの作成が有効です。

フローチャートは業務を箱で表し、業務の順序を箱の間に設置した矢印で表した図形のことです。

これを使用すれば、業務の流れを一目で把握できます。

また、流れだけではなく、業務にかかる時間や担当者なども可視化できます。

フローチャートは、エクセルやフローチャート作成ツールで作成できます。

受発注システムを活用する

受発注システムの活用も、業務効率化には効果的です。

受発注システムは、受注や発注に関わる業務をデジタル上で処理するものです。

発注書の作成や受注内容の確認、在庫状況の確認など多岐に渡る業務を一元的にシステムで管理できます。

これまでの電話やFAXによる管理に代わり、商品・サービスやお金の流れをリアルタイムで可視化し、把握できる点が特徴です。

また、誤発注などの人為的ミスを減少させられます。

システムのサポートを受けながら業務を行えるので、従来の手作業に比べて担当者の負担も軽減できます。

さらに、ペーパーレス化による環境負荷の削減や、物理的な書類の保管スペースの確保などの問題解消につながるでしょう。

アウトソーシングを活用する

受注業務をアウトソーシングすることにより、リソース不足が解決できます。

また、受注業務に関する知識の豊富なプロに委託するので、自社で行う場合よりも営業の質が上がり、業務の効率化が期待できます。

自社の受注担当者が不足している、営業力を強化したい、といった場合にはアウトソーシングを検討しましょう。

受注を円滑にするには「チラCEO」がおすすめ

https://onlystory.co.jp/service/chiraceo/

受注を円滑にするために役立つサービスはさまざまありますが、中でも「チラCEO」がおすすめです。

チラCEOは、決裁者同士のマッチングに特化したプラットフォームです。

窓口の担当者との商談を省いて直接決裁者と商談を行えるので、受注までの期間が短くなります。

ここで言う「決裁者」とは、会社役員や事業統括者など、商品・サービスの導入に関する意思決定権を有している人を指します。

条件を絞って決裁者を検索でき、自社と相性のいい決裁者とつながりやすいのが特徴です。

また、決裁者に直接自社のプレゼンができるイベントが開催されていたり、カスタマーサクセスが相性のいい決裁者を紹介してくれたりといった、つながりを作る機会が多く用意されています。

成約までのリードタイムを短縮したい場合や、受注率を向上したい場合には、大いに役立つでしょう。

料金形態は月額定額制で、成約になった場合にも追加料金は発生しないため、予算が立てやすいです。

月額料金の詳細については、公式サイトから無料の資料を請求してください。

編集部のおすすめポイント

利用するには、審査に通過する必要があるため、決裁者以外とマッチングすることはありません。

決裁者同士が直接コミュニケーションを取ることにより、スムーズな商談が実現できて、受注にもつながりやすいです。

実際に各機能を積極的に利用しているユーザーは、平均で月間6〜10件もの商談を実施しています。

よくある質問

ここでは、受注に関するよくある質問を紹介します。

• 業務のフローチャートをエクセルで作成するメリットは？
• ワードでフローチャートを作成できる？
• 受発注システムを選ぶ際のポイントは？

Q. 業務のフローチャートをエクセルで作成するメリットは？

A. 新しいソフトを導入する必要がない点です。

エクセルは多くの会社で導入されているソフトであり、フローチャートの作成にあたって新しくソフトを追加する必要がない点がメリットです。

作成費用を抑えられる上に、操作方法をゼロから覚える時間や手間を省けます。

Q. ワードでフローチャートを作成できる？

A. ワードでもフローチャートを作成できます。

具体的には、「図形の挿入」または「SmartArt」のいずれかの機能を使用して作成します。

テンプレートが用意されているため、簡単にフローチャートを作成できる点が魅力です。

Q. 受発注システムを選ぶ際のポイントは？

A. 複数のシステムを比較して選びましょう。

受発注システムごとに強みは異なるので、実績の中に自社と同じような商品・サービスを取り扱っているものがないか確認しましょう。

また、操作性も重要であり、無料体験を活用して実際に担当者に操作してもらうこともおすすめです。

アウトソーシングを活用すると受注業務の問題を解消できる

受注業務は多岐に渡るため、煩雑化しやすいです。

受注の問題を解消して円滑に業務を進めるには、以下のポイントを意識してください。

• 業務フローを可視化する
• 受発注システムを活用する
• アウトソーシングを活用する

また、受注に役立つサービスの利用も効果的です。

弊社オンリーストーリーでは国内最大級の決裁者マッチングサイト「チラCEO」を提供しています。

決裁者同士のマッチングに特化しており、受注までの期間を大幅に削減することが可能です。

登録者の中から気になる決裁者にアプローチできます。

さらに、カスタマーサクセスからおすすめの決裁者を紹介してもらえたり、プレゼン会に参加して直接アプローチできたりするなど、決裁者とのつながりを作る機会が多く用意されています。

より受注率を高めたい場合や、受注までスムーズに進めたい場合には、ぜひ導入をご検討ください。