効率的な営業活動の実現には欠かせない案件管理。費用を抑えるために、エクセルで案件管理をおこないたいと考える方もいるでしょう。

そこで、本記事ではエクセルで案件管理をおこなう方法を解説します。

また、エクセルで案件管理をおこなうメリットやデメリット・おすすめのテンプレートも紹介しているため、これから案件管理をおこなう方は参考にしてください。

営業の案件管理とは

営業の案件管理とは、営業管理の項目の一つで、案件が成約するまでのプロセスを管理することです。顧客や見込み客とのやり取りを管理することから、顧客管理とも呼ばれています。

複数の案件を一元で管理して、業務の優先順位を決めることで、マネージャーはメンバーに次取るべき行動を指示可能です。それにより、メンバーの営業効率は向上して、組織の売上向上が期待できます。

組織が大きくなると、抱える案件数は多くなるものです。案件数が多くなったにも関わらず、きちんと営業管理をおこなわなければ、顧客対応が遅れてしまうトラブルが発生してしまいます。せっかくの受注を逃さないためにも、必ず案件管理はおこないましょう。

ちなみに、案件管理をおこなう方法にはエクセルを使用する方法以外にも、紙やツールを用いた方法があります。

営業の案件管理をエクセルでおこなうメリット

営業の案件管理をエクセルでおこなう方法には、他の方法にはないメリットがあります。

案件管理をエクセルでおこなうメリットは、主に以下の2つです。

【営業の案件管理をエクセルでおこなうメリット】

  • 導入費用がかからない
  • 操作方法を一から覚える必要がない

導入費用がかからない

ほとんどの企業がエクセルを導入しているため、案件管理をエクセルでおこなう際に導入費用がかからないことが多いです。無料で導入できる点が魅力でしょう。

案件管理のためにSFAなどのツールを導入する場合、導入費用や月額費用が発生します。1ユーザーごとに料金が発生する契約が多く、多くのメンバーの案件を管理したい場合、高額な費用がかかってしまうのです。高額な導入費用を払ったにも関わらず、ツールを使いこなせなかったためにあまり効果を得られなかったなんてこともあります

一方、エクセルで管理する方法は、既にMicrosoft Officeのライセンス契約をしていれば、無料(フリー)でおこなえます。案件管理であまり効果が得られなかった場合に無駄になる費用を最小限に抑えられるのです。

なお、Microsoft Officeのライセンス契約をしていない場合は、導入時にライセンス費用が発生します。Microsoft 365 Business Basicプランであれば、1ユーザーあたり月額594円(税込)で利用可能です。

操作方法を一から覚える必要がない

既にエクセルを導入していれば、案件管理をおこなう際に、一から操作方法を覚える必要はありません。導入に際してメンバーにかかる負担を少なくできる点が魅力です。

案件管理にツールを活用する場合、メンバーはツールの操作方法を覚える必要があります。案件管理を効率的におこなうために導入したとしても、導入時に営業活動以外の負担がメンバーにかかってしまうのです。ツールを導入したにも関わらず、組織になかなかツールが浸透しないこともありえます。

一方、エクセルであれば、ほとんどの人が基本的な操作方法を知っているでしょう。メンバーにかかる負担が少なく、案件管理を始める際にメンバーの理解が得やすいです。

営業の案件管理をエクセルでおこなうデメリット

営業の案件管理をエクセルでおこなう方法には、他の方法にはないメリットがある反面、特有のデメリットもあります。

営業の案件管理をエクセルでおこなうデメリットは、主に以下の2つです。

【営業の案件管理をエクセルでおこなうデメリット】

  • 共同編集できない
  • データが多くなるとパフォーマンスが低下する

共同編集できない

エクセルは複数人で同時に編集できません。誰かがエクセルに案件情報を入力している間は、読み取り専用になるため、他の人は情報を新しく更新できないのです。メンバーが多いほど、入力タイミングが被る可能性は高くなり、不便に感じる機会も多くなるでしょう。

「今は誰かが入力しているから、後から情報を入力しよう」と考えて、先に他の業務をおこなえば、入力することを忘れることもあるでしょう。そうなれば、情報は更新されずにマネージャーは正しい現状を把握できないため、適切な指示出しはおこなえません。

また、入力タイミングが被って入力できない事態を避けるために、メンバーごとに別のシートで案件を管理する方法もあります。しかし、複数のエクセルを統合する作業は時間と手間がかかってしまうため、効率的とは言えません。

データが多くなるとパフォーマンスが低下する

エクセルには、入力データが多くなるとパフォーマンスが低下するデメリットがあります。

案件管理を始めたときは、問題なく動作するでしょう。しかし、ファイルを貼り付けるなどデータが多くなってくれば、動作性は悪化します。その他にも、複雑な数式を多用している場合や解像度の高い画像を挿入している場合にも重くなります。

カクカクと画面が動いたり、画面が固まったりすると、操作する際にストレスが溜まるでしょう。また、動作があまりにも重い場合は、ファイルが破損する可能性もあります。

エクセルの動作性を悪化させないために、行数や列数を減らしたり、不要なシートを削除したりする対策が必要です。

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営業の案件管理をエクセルで行う方法

エクセルで案件管理をおこなう場合、縦に案件を並べて、横に案件の記入することが多いです。

横列に記載する項目には、以下のようなものがあります。

【項目例】

  • 案件No.
  • 顧客名
  • 顧客担当者名
  • 住所
  • 電話番号
  • 企業URL
  • 所属業界・業種
  • 品目
  • 受注確度
  • 受注予定金額
  • 受注予定年月
  • 進捗状況
  • 流入経路

入力したデータを分析できるように、あらかじめ入力ルールを決めておきましょう。半角と全角で異なる場合、同案件でも別案件として重複入力する可能性があるからです。

また、項目によってはプルダウンリストで選択できるようにしておくと、入力担当者の負担を軽減できます。

なお、項目数を増やし過ぎると、入力者であるメンバーに大きな負担がかかってしまいます。メンバーの入力率が下がってしまい、本当に必要な情報が手に入らないこともありえるため、項目は必要最低限に留めましょう。

営業の案件管理に活用できるエクセルのテンプレート

さまざまなサイトでエクセルのテンプレートが公開されています。テンプレートを利用すると案件管理シートを作成する時間を短縮できるため、うまく活用していきましょう。

営業の案件管理に活用できるエクセルのテンプレートを厳選して3つ紹介します。

【案件管理に活かせるテンプレート】

  • Microsoft Officeのテンプレート
  • HubSpotのテンプレート
  • bizoceanのテンプレート

 Microsoft Officeのテンプレート

画像出典:Microsoft Corporation

Microsoftの公式サイトでは、案件管理で使えるテンプレートが複数用意されています。すべて無料でダウンロードできる点が魅力です。

テンプレートの検索ページの検索ボックスに「案件管理」と入力すると、案件管理に活用できるテンプレート一覧を表示できます。案件名や担当者名があらかじめ項目として用意されている「プロジェクト管理シート」の他に、案件の進捗状況の管理に適した「ガントチャート」なども利用可能です。

また、案件管理に限らず、営業管理に使える「業務計画表」や「目標管理表」、「売上管理表」なども用意されています。検索結果で気になるテンプレートをクリックすれば、ダウンロードせずに詳細を確認できるため、使いたいものがないか一度確認してみましょう。

HubSpotのテンプレート

画像出典:HubSpot株式会社

HubSpotの公式サイトでは、案件管理に活用できるテンプレートを無料でダウンロードできます。

ダウンロードできるテンプレートは1つですが、売上管理と案件管理で利用できるテンプレートです。日次ベースで月間目標の達成率を自動的に計算できたり、見込み客へのアクションや顧客情報を管理したりできます。

テンプレートに使用方法のシートタブが用意されているため、どなたでも迷わず利用できるでしょう。公式サイトでテンプレートの一部を確認できます。

なお、テンプレートのダウンロードには個人情報の入力が必要です。名前やメールアドレス・企業名など入力項目は多くないため、1分ほどで入力は完了します。

bizoceanのテンプレート

画像出典:トライベック株式会社

Bizoceanは、国内最大級のテンプレートダウンロードサイトで、2021年9月現在29,125点ものテンプレートをダウンロードできます。

検索ボックスに「営業管理」や「顧客管理」と入力すると、案件管理で活用できるテンプレートが一覧で表示されます。シートによっては業種ごとに用意されているものがあるため、自社の業種のものを選ぶと良いでしょう。

テンプレートの中には有料のものもありますが、用意されているテンプレートの多くは無料でダウンロートできます。無料会員登録をするとダウンロードできるため、まずは使いたいものがないか確認してみてはいかがでしょうか。

まとめ

営業の案件管理をエクセルでおこなうことは可能です。導入費用やメンバーにかかる負担を抑えられる反面、共同編集できない点や動作が遅くなる点といったデメリットがあることも理解しておきましょう。

一からフォーマットを作成できますが、時間を短縮したいのであれば、インターネットで公開されているテンプレートの活用をおすすめします。会員登録すれば無料で利用できるものが多いため、一度使いたいものがないか確認してみてください。

最後に、当社オンリーストーリーでは決裁者限定のマッチングサービス「ONLY STORY」を提供しています。4,000社を超えるすべての登録企業は独自審査を通過しており、質の良いマッチングを実現しています。

決済者同士でマッチングできるため、社内確認が少なく、スムーズにアポイントまで進める点が魅力でしょう。

「スムーズにアポイントをおこないたい」と考えている方は、「ONLY STORY」の導入を検討してみてください。

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