アポイントが取れた後は、打ち合わせや商談などの日程調整メールを送る必要があります。日程調整メールは、商談相手に不信感を持たれないよう、十分配慮した内容にしなければなりません。

とはいえ、日程調整メールの書き方や内容がよく分からないという方は多いのではないでしょうか。

この記事では、アポイント日程調整メールの構成要素や書き方のポイント、注意点について、例文を交えながら解説します。用途に合わせて、日程調整メール作成の参考にしてください。

アポイントを取る際の日程調整メールの重要性

日程調整メールは、営業活動において非常に重要です。顧客との商談など、その後の進行をスムーズに進めるための起点となります。新たに取引をする相手であれば、信頼関係の構築に繋がり営業活動がスムーズに進むため、生産性向上にも貢献します。

日程調整メールは、ビジネスにおいて成果につながる重要なプロセスの1つだと言えるでしょう。

日程調整メールの構成要素

日程調整メールは、単に商談日時を打診すれば良いわけではありません。相手に伝わりやすい基本的な「構成」があります。日程調整メールを構成する要素は、以下の通りです。

• 件名
• 宛名
• 名乗り
• 用件
• 日程調整の詳細
• 結び
• 署名

それぞれ見ていきましょう。

件名

日程調整メールの件名は、必ず入力します。何についての日程調整なのか分かるよう、商品名や商談内容などを含めると良いでしょう。

文字数は20字程度で端的に入力するのがおすすめです。日々大量のメールを受信しているビジネスパーソンは、件名から内容が分からないメールを開封しないケースがあります。

不特定多数のメールに埋もれたり、間違われたりするリスクを減らすためにも、件名はひと目見て分かるものにしましょう。

宛名

宛名は、以下の順番で正確に記入します。

• 会社名
• 部署名
• 氏名
• 敬称

宛名は正式名称で記載しましょう。株式会社を（株）など、宛名はどこも略ず、失礼のないように配慮しましょう。

名乗り

宛名を記入したら、送信者である自分の名前を名乗ります。その際「会社名・部署名・氏名」を明記するのを忘れないようにしましょう。

用件

名乗りに続いて、用件を伝えます。まず何についての日程調整なのかを端的に説明することが大切です。自社商品やサービスに関して、どういったことを話したいのか、分かりやすく記載しましょう。

次に、打ち合わせや商談の場所を伝えます。オンラインかオフラインかによって、相手が商談可能な日程が異なる場合があるため、忘れないよう注意が必要です。

日程調整の詳細

日程調整メールの目的である、具体的な日時を打診します。日時は3つ程度候補を挙げ、箇条書きで提示すれば、相手が選びやすくなります。曜日や時間を丁寧に記載しておくことで、記載ミスや勘違いを避けられるでしょう。

結び

日程調整メールの結びは「よろしくお願いいたします」と挨拶で締めくくります。候補日を提示する際、全て都合がつかない場合のフォローも記載しておきましょう。

署名

日程調整メールの最後に、署名を記載します。連絡先が確認できるよう、以下の内容を箇条書きで記載すると良いでしょう。

• 会社名
• 部署名
• 氏名
• 電話番号
• 住所
• メールアドレス

メールソフトなどを活用し、署名をあらかじめ作成することをおすすめします。

アポイント日程調整メールを書くときのポイント

日程調整メールは、相手にとって分かりやすいものでなければ、調整に時間がかかったり日程の勘違いがあったりなど、トラブルにつながるリスクがあります。

アポイント日程調整メールを書くときには、以下の3つを意識しておくことが大切です。

• 目的や日時を明確にする
• 相手が返信しやすいように工夫する
• 返信の期限を記載しておく

1つずつ解説します。

目的や日時を明確にする

日程調整メールを書くときには、目的や候補日時および時間、場所を明確に記載することが大切です。さらに、開始時間や終了時間の目安、所要時間も明記しておけば、より相手に対する配慮が行き届いているという印象を持ってもらえるでしょう。

相手が返信しやすいよう工夫する

日程調整のメールを書く際、相手が返信しやすいように工夫することもポイントの1つです。

例えば、具体的な日程を3つ提示し、調整できない日に×をつけてもらえば、相手の負担が減り、返信しやすくなるでしょう。

【例】

以下の日程のうち、調整不可な場合は⇒の右に×をつけて返信していただけますと幸いです。

〇月×日13時～14時　⇒

〇月×日16時～17時　⇒

〇月△日15時～16時　⇒

〇月△日16時～17時　⇒

返信の期限を記載しておく

日程調整メールを書く際、返信の期限を記載しておくことも大切です。期限がなければ、返信をもらえるのが遅くなるかもしれません。提示した候補日をあけておかなければならず、他の予定や仕事がスムーズに行えなくなるでしょう。

返信期限を設ければ、相手から返信をスムーズにもらえるため、予定を立てやすくなります。また、資料作成などの準備も段取りよく行えるでしょう。

【シーン別】日程調整メールの例文

具体的なアポイント日程調整メールの例文を紹介します。

アポイント日程調整を依頼する場合

まずは相手方に対し、日程調整を依頼する場合の例文を紹介します。

件名：〇〇お打ち合わせ日程の件 株式会社　〇〇営業部　〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の△△と申します。 先日は〇〇について、ご了承いただきありがとうございます。 早速ですが、お打ち合わせの時間をいただきたく、ご連絡いたしました。つきましては、以下日程よりご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 なお、当日は貴社にお伺いし、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。 上記の日程以外でも調整可能ですので、ご都合が悪い場合には遠慮なくお申し付けください。他の日程で再調整させていただきます。 お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。ご検討の程よろしくお願いいたします。 （署名）

前述の通り、候補日の日時は3つ提示しましょう。また、箇条書きにすることで、ひと目見て選びやすくなります。候補日を3つ以上提示すると、逆に相手にとって負担になるリスクがあります。

返信期限を記載しておけば、相手から早く返事をもらえる可能性が高まるでしょう。

候補日時が1つしかない場合

忙しいビジネスパーソンにとって、日程調整で候補日が1つしかないケースは珍しくありません。

以下、候補日時が1つしかない場合の例文です。

件名：〇〇プロジェクトお打ち合わせ日程のご相談 株式会社　〇〇営業部　〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の△△と申します。 このたびは、〇〇プロジェクトについて、ご問い合わせいただきありがとうございます。 お打ち合わせの日程についてご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。〇月中にお打ち合わせ希望と伺っております。 大変申し訳ございませんが、弊社営業担当〇〇のスケジュールが埋まっておりまして、訪問可能日は以下のみとなります。 〇月〇日（〇）〇時〜〇時 候補日がなく、誠に恐縮ですが、ご都合はいかがでしょうか。 〇月〇週以降でしたら、調整可能です。 ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。 （署名）

編集部おすすめのポイント

候補日が1つしかない場合、まずは他に日程がないことを伝え、相手の都合を確認します。調整可能な日程を記載しておけば、スムーズにアポが取れるでしょう。

日程調整を相手から提示してもらう場合

原則、日程調整はこちらから提示しますが、スケジュールに余裕がある場合や相手に候補日を提示してもらった方が良い場合もあるでしょう。

以下、相手から候補日を提示してもらう場合の例文です。

件名：〇〇お打ち合わせ日程のご相談 株式会社　〇〇営業部　〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の△△と申します。 先日は〇〇について、ご了承いただきありがとうございます。 早速ですが、お打ち合わせをさせていただきたく、ご連絡いたしました。お時間は貴社にお伺いの上1時間ほど頂戴できれば幸いです。 お手数をおかけしますが、〇〇様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 （署名）

相手から日程を提示する場合のメールでも、打ち合わせ場所と所要時間を明確にしておくことで、相手が予定を立てやすくなります。

候補日を1つではなくいくつか提示してもらうよう、一言添えるのがポイントです。

日程を再度調整する場合

日程を再調整する場合には、すぐに連絡します。お詫びとともに、日程変更が必要になった理由を簡潔に伝え、再び候補日を3つほど提示しましょう。

以下、日程を再調整する場合の例文です。

件名：Re：〇〇お打ち合わせ日程のご相談 株式会社　〇〇営業部　〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の△△です。 〇〇お打ち合わせについてご相談がございます。 ご連絡いただいた打ち合わせの日程につきまして、ご提示いただいた日時はすでに予定が入っており、対応ができない状況となっております。ご都合のよい時間をご提示いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。 以下の日程で再度ご検討いただけますでしょうか。 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 ご都合が悪い場合には他の日程で再調整させていただきますので、遠慮なくお申し付けください。 引き続きよろしくお願い申し上げます。 （署名）

日程を再度調整する場合、謝罪の言葉を書き、結論から述べるのがポイントです。長々と言い訳を書くと何を伝えたいのか分かりづらくなるため、簡潔にまとめましょう。

返信に対するお礼

打ち合わせの日程が決まったら、必ずお礼のメールをします。

以下、返信に対するお礼の例文です。

​​件名：Re：〇〇打ち合わせ日程のご相談 株式会社　〇〇営業部〇〇様 お世話になっております。株式会社△△の△△です。 お忙しい中、日程をご調整いただき誠にありがとうございます。 それでは、お打ち合わせ当日よろしくお願いいたします。 〇月〇日（〇）〇時～〇時 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 （署名）

お礼のメールを送る際、確認の意味でも、打ち合わせの日時を記載しておきます。改めて日時が記載されていることで相手も再確認でき、トラブル回避につながるでしょう。

日程調整メールを作成するときの注意点

日程調整メールを作成するときは、以下3つの点に注意しましょう。

• 所要時間が分かるようにする
• 丁寧な言葉遣いを心がける
• 相手の時間を奪わない

1つずつ解説します。

所要時間が分かるようにする

日程調整メールを作成する際、候補日は日時だけでなく、所要時間を明確に伝えることが大切です。詳細がなければ、相手は候補日を選びにくくなるでしょう。

例えば「所要時間は30分ほど予定しております」と記載しておけば、相手は面談の予定が立てやすく、アポにつながる可能性が高くなります。所要時間について質問されることもないため、メールのやり取りが少なく済み、営業担当者の負担も減ります。

丁寧な言葉遣いを心がける

日程調整メールのやり取りは、テキストコミュニケーションなので、相手の真意が汲み取りづらい傾向にあります。そのため、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快な思いをさせないよう配慮することが大切です。

適切に敬語を使い、相手との関係性に合った言葉遣いを心がけましょう。また、誤字脱字があると雑な印象を与えるため、メールに目を通してから送るのがおすすめです。

相手の時間を奪わない

日程調整メールでは、何度もやり取りをして相手の時間を奪わないように配慮しましょう。メールの内容が分かりづらかったり、候補日が選びにくかったりすると、何度もやり取りが必要となり、相手の負担になってしまいます。

少ないやり取りで済むよう、文面の工夫が大切です。前述した通り、〇×式で日程を回答してもらうようにするなど、工夫してみましょう。

アポイント日程調整メールに関するよくあるQ＆A

アポイント日程調整メールに関するよくあるQ＆Aについて、以下の2つを解説します。

• アポイントの日程調整メール件名は？
• 前日確認メールの例文は？

Q：アポイントの日程調整メールの件名は？

A.アポイントの日程調整メール件名は、具体的で分かりやすい内容にします。例えば「〇〇お打ち合わせの相談」「【自社名｜担当者】〇〇様〇〇の件」など、相手がひと目見て理解できる内容がおすすめです。

相手がメールを読んで、返信するまでの時間短縮にもつながるでしょう。

Q：前日の確認メールは送るべき？

A.アポイントの前日確認メールは、相手との認識にズレがないか確認するうえでも、送った方が良いでしょう。

以下、前日確認メールの例文です。

件名：〇〇お打ち合わせの件 株式会社　〇〇営業部　〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の△△です。 お打ち合わせの日程が近づいて参りましたのでご連絡させていただきました。 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 なお、お打ち合わせの日時や場所等の変更のご希望がございましたら、お手数ですが本日〇時までにご連絡いただけますと幸いです。 当日お会いできることを楽しみにしております。 何卒よろしくお願いいたします。 （署名）

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アポイント日程調整メールのポイントを押さえてビジネスを円滑に進めよう

本記事では、アポイント日程調整メールの構成や書き方のポイントや注意点を、例文を交えて解説しました。

• アポイント日程調整メールの構成は「型」に沿って書く
• 件名や本文は、相手がひと目見て分かるよう配慮する
• 相手の時間を奪わないよう、やり取りが最低1回で済むような工夫をする

日程調整メールを作成する際、さまざまなポイントや注意点がありますが、相手の負担にならないよう配慮することが大切です。相手目線に立ったメールが作成できれば、単に日程調整をおこなうだけではなく、ビジネスを円滑に進めることが可能となるでしょう。

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