監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）
決裁者へのメッセージ例文を探しても、売り込みのような文面ばかりで返信が来ないことはないでしょうか。
この記事では、返信が来る書き方、場面別の例文5通、送った後の対応を解説します。
返信が来るメッセージの基本｜送り手と本文の組み立て
決裁者へのメッセージは、誰が送るかと、何を書くかで返信が変わります。
基本を2つ挙げておきます。
決裁者本人の名義で、双方向の入口から書く
知らない営業担当者から連絡を受けても、決裁者が30分を割く理由はほとんどありません。
決裁者本人の名義で、情報交換や協業のような双方向の入口から書きます。
当社が決裁者同士をつないできたなかでも、成果が出るのは本人が送り、相手にも利点のある提案をしたケースです。
売りたい気持ちを先に出さず、相手に役立つ情報を1つ渡すところから始めてください。
本文は3点に絞り、6〜8行に収める
経歴や商材の説明が続くと、依頼が最後まで読まれません。
本文は、相手に関心を持った理由、渡せる情報、依頼の3点に絞ります。
決裁者はスマートフォンで読むことも多く、長い文面は後回しにされます。
全体を6〜8行に収め、商材の説明は会ってから話してください。
初回のメッセージ例文｜情報交換型・協業型・推薦型
初回のメッセージは、相手との関係の入口ごとに型が変わります。
3つの型を、例文とあわせて紹介します。
情報交換型｜同じ経営課題を持つ相手に送る
業界や規模が近い相手には、情報交換の依頼が最も入りやすい型です。
自社で得た気づきを1つ添え、意見を伺いたいと依頼します。
相手の事業への関心と、渡せる情報を最初に置くと、売り込みと受け取られにくくなります。
日程は「20分ほど」のように、短く提示してください。
協業型｜互いの顧客を紹介し合える相手に送る
サービスが補い合う相手には、協業の打診が入口になります。
自社が相手の顧客に何を提供できるかを先に示し、双方の利点を書きます。
一方的な売り込みにならないよう、相手側の利点から書くのがポイントです。
協業の範囲は広げすぎず、最初は紹介の交換のように小さく提案してください。
推薦型｜第三者の紹介を添えて送る
面識のない相手には、第三者の推薦が安心感になります。
共通の知人の名前を添え、紹介の経緯を1文で書きます。
信頼できる人が間に入っていると分かるだけで、決裁者は会う理由を見つけやすくなります。
紹介者には、名前を出す許可を必ず取ってから送ってください。
送った後のメッセージ例文｜再送と日程調整
初回で返信がなくても、送り方を変えれば届くことがあります。
送った後の2つの場面の例文を紹介します。
返信がないときは新しい情報を添えて再送する
決裁者は多忙で、1通目を読み逃していることも多いものです。
再送は1〜2週間空け、初回とは別の新しい情報を1つ添えます。
「ご確認いただけましたか」だけの再送は、催促と受け取られます。
再送は1回までにとどめ、反応がなければ別の接点を探してください。
返信が来たら候補日と当日の議題を一緒に送る
返信が来たら、日程の調整で手間をかけないことが大切です。
候補日を3つ挙げ、当日に伺いたいテーマも1文で添えます。
議題が分かると、決裁者は話す準備ができ、当日の対話が深まります。
オンラインの場合は、URLを送るタイミングもあわせて伝えてください。
決裁者へのメッセージでやりがちな失敗
型を使っても、書き方を誤ると返信は止まります。
やりがちな失敗を2つ挙げておきます。
「ニーズはありますか」と確認する営業文になる
初回から課題の有無を聞くと、営業として受け取られます。
ニーズを確認する文面は、一方的な提案として流されやすくなります。
決裁者は、話していく中で課題が整理されることが多く、最初から答えを持っていません。
質問は「ニーズ」ではなく「意見を伺いたいテーマ」に変えてください。
返信が来てすぐに提案に入る
返信が来ると、早く自社の提案をしたくなるものです。
初回の対話は、30分の中で相手の課題を聞くことを優先します。
提案を急ぐと、情報交換のつもりで応じた相手の期待を裏切ります。
聞く順番をあらかじめ決めてから、当日に臨んでください。
返信を商談につなげる視点
返信が来たあとの対話で、商談になるかが決まります。
視点を3つ挙げておきます。
文面を定期的に見直して返信率を上げる
決裁者へのメッセージは、一度作って終わりにしないほうが成果が出ます。
文面を定期的に改善し、返信の反応を見て書き換えます。
決裁者マッチングを活用するある利用企業は、100件送ると20%以上の返信があるという感覚だと話しています。
送った文面と返信の有無を表に残し、月1回見直してください。
電話とメッセージで同じ入口をそろえる
メッセージと電話を併用すると、接点の数は増えます。
電話のトークも、メッセージと同じ情報交換の入口にそろえます。
文面では対話を求め、電話で売り込むと、相手は警戒を強めます。
メッセージで伝えた情報を、電話の最初の一言で振り返ってください。
決裁者と直接つながる場を併用する
メッセージを磨いても、送る相手が決裁者でなければ返信は増えません。
オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。
8,000名以上の決裁者ネットワークをもとに、主力サービスの「縁CXO（えにシーオー）」をはじめ、御社の悩みに合ったサービスをご提案します。
一方で、商材の単価が低い場合や担当者レベルで決裁が完結する商材では、効果が出にくい傾向があります。
まとめ
決裁者へのメッセージは、決裁者本人の名義で、双方向の入口から書きます。
本文は関心を持った理由、渡せる情報、依頼の3点に絞り、6〜8行に収めます。
初回は、情報交換型、協業型、推薦型を相手との関係で使い分けます。
返信がなければ1〜2週間空けて新しい情報を添え、返信が来たら候補日と議題を送ります。
ニーズを確認する文面や、返信直後の提案は避けます。
送る相手そのものに悩む場合は、悩みに合った決裁者との接点の作り方も相談してみてください。
よくある質問
Q. 決裁者へのメッセージはどう書けばよいですか
A. 決裁者本人の名義で、情報交換や協業のような双方向の入口から書きます。
相手に関心を持った理由、渡せる情報、依頼の3点に絞り、6〜8行に収めてください。
Q. 決裁者からメッセージの返信がないときはどうすればよいですか
A. 1〜2週間空けて、初回とは別の新しい情報を1つ添えて再送します。
再送は1回までにとどめ、反応がなければ紹介など別の接点を探してください。
Q. 決裁者へのメッセージに紹介を添えると効果はありますか
A. 面識のない相手には、第三者の推薦が安心感になります。
共通の知人の名前と紹介の経緯を1文で添え、紹介者の許可を取ってから送ってください。
この記事の監修者
平野 哲也（ひらの てつや）
株式会社オンリーストーリー 代表取締役
BtoB営業と決裁者マッチングの領域に12年間携わり、決裁者同士をつなぐマッチングサービスを運営。
累計26億円の資金調達を実施し、「ベストベンチャー100」にも選出されている。
「つよいい会社をつくる」を掲げ、経営の中でのしくじりや営業の現場で得た知見を発信中。
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