監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）
休眠リストの掘り起こしを始めたいものの、どこから連絡を取り直せばよいか迷うことはないでしょうか。
この記事では、リストの分け方、連絡の順番、最初の一言、やりがちな失敗を解説します。
休眠リストの分け方と連絡の順番
休眠先は、全員に同じ連絡をすると反応が薄くなります。
分け方を2つ、連絡の順番を1つ、計3点で整理します。
最後の接点と止まった理由で分ける
休眠リストには、最後に連絡した時期も止まった理由も違う相手が混ざっています。
最後の接点が新しい相手を優先し、止まった理由を「断られた」「返事が途絶えた」「担当者が異動した」の3つに分けます。
接点が新しいほど、相手は社名と前回のやり取りを覚えているためです。
商談メモに理由が残っていない相手は「不明」として分け、後回しにしてください。
担当者ではなく決裁者を先頭に並べる
休眠先への再連絡は、前回と同じ担当者に戻ってしまいがちです。
肩書きが取締役・執行役員以上の相手を先頭に並べ、担当者のみの相手は決裁者を調べてから連絡します。
担当者に連絡し直しても、前回止まった判断の場には届かないためです。
肩書きが空欄の行は、会社HPの役員ページを確認して追記してください。
手紙を先に届け、あとから架電する
休眠先は、かけてきた会社をすぐに思い出せないことがあります。
便箋2枚以内、本文600字程度の手紙を先に届け、到着に合わせて架電します。
封筒のタイトルは20字以内にして、開封のきっかけだけを書いてください。
手紙・架電を延べ400社以上支援してきた弊社では、この長さと順番を基準にしています。
最初の一言の作り方｜前回の関係と今回の理由
休眠先への連絡は、最初の2行で読まれるかどうかが決まります。
入れる要素を2つ、例文を2通挙げます。
前回の関係を1文で思い出してもらう
相手は、数か月前のやり取りの細部までは覚えていません。
冒頭の1文で、いつ、どの場で、何を話したかを短く伝えます。
自社紹介から入ると、2行目まで読まれずに終わることが多くなります。
前回の商談の日付と話題を、1行目に1つずつ入れてください。
今回連絡した理由を1つだけ書く
「その後いかがでしょうか」だけでは、相手は返信する理由を持てません。
相手の事業に関わる今回の理由を1つだけ書き、30分以内の面談を提案します。
理由が複数あると、何を伝えたいのかが分からなくなります。
理由は、相手の業界の動きや、前回の課題に関する新しい情報にしてください。
手紙と架電の最初の一言の例文
手紙の冒頭と架電の第一声では、同じ内容を長さだけ変えて伝えます。
どちらも、前回の関係、今回の理由、30分以内の面談の提案の順に並べます。
手紙の冒頭は3文、架電の第一声は短く切って話してください。
次の2通が基本の形です。
休眠リストの掘り起こしでやりがちな失敗
休眠先への連絡は、やり方を誤ると関係を悪くします。
失敗を2つ挙げます。
全員に同じ文面を一斉に送る
リストが長いほど、全員に同じ文面を送りたくなります。
止まった理由ごとに、文面の入り方を変えます。
断られた相手に「ご無沙汰しております」だけの文面を送ると、断った事実を覚えていないと受け取られます。
手紙・架電の支援では、止まった理由ごとに文面を分け、通数を絞って送った242通でアポ8件、アポ率3.3%の実績があります。
再接点で新商品の紹介から入る
休眠先に新しいサービスができると、すぐに知らせたくなります。
最初の連絡では商品の説明をせず、相手の状況を聞く姿勢を見せます。
商品の説明は、前回断られた理由を相手に思い出させてしまうためです。
商品の話は、面談で相手が関心を示してからにしてください。
休眠先を決裁者との商談につなげる視点
手紙と架電を重ねても戻らない相手は、一定数残ります。
関係の保ち方と、決裁者との会い直し方の2点で考えます。
戻らない相手には役立つ情報を送り続ける
連絡に反応がなくても、相手との関係が終わったわけではありません。
戻らない相手には、半年に1回ほど、相手の業界に役立つ情報を送る接点を残します。
ニーズが生まれたときに、真っ先に思い出してもらえるためです。
営業の売り込みではなく、相手が使える情報だけを送ってください。
紹介で決裁者と会い直す場を併用する
手紙と架電を重ねても、決裁者に戻ってもらえない休眠先は残ります。
オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。
主力サービスの「縁CXO（えにシーオー）」では、定例の打ち合わせで狙う相手をすり合わせ、8,000名以上の決裁者から紹介します。
プラットフォームに登録されている決裁者以外にも、平野の人脈から決裁者をご紹介します。
一方で、商材の単価が低い場合や担当者レベルで決裁が完結する商材では、効果が出にくい傾向があります。
まとめ
休眠リストの掘り起こしは、最後の接点と止まった理由で相手を分けることから始まります。
連絡は、取締役・執行役員以上の決裁者を先頭に並べて進めます。
順番は手紙が先で架電が後で、手紙は便箋2枚以内、本文600字程度です。
最初の一言は、前回の関係を1文、今回の理由を1つにして、30分以内の面談を提案します。
全員への一斉送付や、商品の説明から入る連絡は、関係を悪くします。
戻らない決裁者がいる場合は、紹介で会い直す接点も一緒に考えてみてください。
よくある質問
Q. 休眠リストの掘り起こしとは何ですか
A. 休眠リストの掘り起こしとは、過去に接点があって止まっている相手に、再び連絡して商談につなげる取り組みです。
最後の接点と止まった理由で相手を分け、決裁者から順に連絡します。
Q. 休眠リストの掘り起こしの反応率はどのくらいですか
A. 手紙のアポ率は1〜2%が目安で、PDCAを回しながら近づけていきます。
通数を絞って送った実績では、242通でアポ8件、アポ率3.3%でした。
1回で届くことは少ないため、手紙のあとの架電まで含めて設計してください。
Q. 休眠リストは何年前のものまで使えますか
A. 期間の決まりはなく、最後の接点が新しい相手から順に連絡します。
長く空いた相手は担当者が異動している可能性が高いため、決裁者の名前を調べ直してから送ってください。
この記事の監修者
平野 哲也（ひらの てつや）
株式会社オンリーストーリー 代表取締役
BtoB営業と決裁者マッチングの領域に12年間携わり、決裁者同士をつなぐマッチングサービスを運営。
累計26億円の資金調達を実施し、「ベストベンチャー100」にも選出されている。
「つよいい会社をつくる」を掲げ、経営の中でのしくじりや営業の現場で得た知見を発信中。
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