監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

忘年会の案内メールを書くとき、どこまで書けば出欠がそろうのか、迷ったまま送っていないでしょうか。

この記事では、社内と取引先それぞれの文面、送る時期と出欠の締め切りの決め方、返信が来ないときの進め方までを解説します。

忘年会の案内メールで出欠がそろわない理由

送ったのに返事が来ないのには、文面側の原因があります。

三つに整理します。

必要な情報が本文に散っている

日時や会費が文章の中に埋もれていると、読み飛ばされます。

日時、場所、会費、締め切りの四つを行で分けて並べます。

一行に二つの情報を入れると、どちらかが抜けます。

地図のリンクは本文の下にまとめます。

締め切りが書かれていない

いつまでに返せばよいか分からないと、後回しになります。

締め切りの日付と曜日をはっきり書くだけで、返信率が変わります。

会場への人数連絡がいつかも添えると、理由が伝わります。

締め切りを過ぎた場合の扱いも一行書きます。

返信の方法が決まっていない

メールで返すのか、フォームで答えるのかが曖昧だと迷います。

返信の手段を一つに絞って指定すると、集計も楽になります。

出席と欠席のどちらも返してもらう形にします。

返信不要と書くと、出欠が取れなくなります。

送る時期と回数

一回で終わらせようとすると、人数が固まりません。

段階を決めておきます。

一通目は三週間前に出す

会場の人数変更は、一週間前が期限のことが多くあります。

三週間前に出すと、集計と変更の両方に間に合います。

十二月は予定が埋まるのが早いため、早いほうが参加率は上がります。

日程だけ先に知らせる形でも構いません。

締め切りは開催の十日前に置く

前日まで受け付けると、人数が固まりません。

十日前を締め切りにすると、会場との調整に余裕が生まれます。

締め切り後の追加は、席のみ対応と書いておきます。

キャンセル料が発生する日も明記します。

二通目は締め切りの三日前に出す

一通で全員が返すことはありません。

未返信の人だけに、三日前にもう一度送ります。

全員に再送すると、返した人にも手間をかけます。

文面は短くし、締め切りの日付だけを伝えます。

会場と日程を決めるときの手順

案内を書く前に決めておくことがあります。

四つの順番で進めます。

日程は二つ用意してから声をかける

一つに絞ってから調整すると、やり直しになります。

候補日を二つ押さえてから、参加者の多い日を選びます。

金曜は予約が埋まりやすく、価格も上がります。

木曜にすると、会場の選択肢が広がります。

人数は多めに見積もって押さえる

席が足りないほうが、余るよりも困ります。

想定より二割多い人数で仮予約を入れます。

減らす変更は直前まで効くことが多くあります。

増やす変更は、席が確保できない場合があります。

会費は端数のない金額にする

おつりのやり取りで、受付が滞ります。

千円単位で切りのよい金額に設定します。

不足分は部署の経費で持つかを先に決めておきます。

領収書が必要な人がいるかも確認します。

店の条件を三つだけ決めて探す

条件を増やすと、いつまでも決まりません。

駅からの距離、個室の有無、飲み放題の三つに絞ります。

料理の質は、口コミよりも下見のほうが確実です。

予約の際に、当日の人数変更の期限を必ず聞きます。

社内向けの忘年会案内の例文

社内では、形式よりも情報の見やすさを優先します。

三つの場面で示します。

一通目の案内の例文

必要な情報を上に置き、挨拶は短く済ませます。

件名に忘年会と日付を入れると、後から探せます。

参加費の集め方も書いておきます。

返信の宛先を一つに指定します。

件名：【12/18（金）】忘年会のご案内と出欠のお願い

各位

お疲れさまです。

総務の佐藤です。

本年の忘年会を下記のとおり開催いたします。

日時：十二月十八日（金）19時から21時

場所：居酒屋〇〇 新宿店（新宿駅東口から徒歩五分）

会費：5,000円（当日受付でお集めします）

出欠の締め切り：十二月八日（月）18時

本メールにご返信いただく形で、ご出席またはご欠席をお知らせください。

会場へ人数をお伝えする都合上、締め切り後の変更は席のみの対応となります。

ご不明な点は私までお願いいたします。

未返信の人へ送る二通目の例文

催促にならないよう、短くまとめます。

締め切りの日付だけを伝える形にします。

名指しはせず、未返信の人だけに送ります。

一行で済ませて構いません。

件名：【再送】忘年会の出欠について（12/8まで）

各位

お疲れさまです。

総務の佐藤でございます。

先日ご案内した忘年会につきまして、まだご返信をいただいていない方へお送りしております。

恐れ入りますが、十二月八日（月）18時までに出欠をお知らせください。

すでにご返信済みの場合は、行き違いですのでご容赦ください。

幹事から当日の連絡をする例文

開催日の前日に、最終の案内を出します。

集合場所と開始時刻だけを書くと、当日に迷いません。

遅れる場合の連絡先を添えます。

会費の金額も再掲します。

件名：明日の忘年会について（集合場所のご案内）

各位

お疲れさまです。

総務の佐藤と申します。

明日の忘年会につきまして、最終のご案内です。

集合：十二月十八日（金）18時50分に店舗入口

会費：5,000円をご用意ください

遅れる場合は、私の携帯までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

取引先を招くときの案内

社外に出す案内は、書く内容が変わります。

三点を押さえます。

会費の扱いを先に書く

相手の社内で、接待にあたるかどうかの判断が必要になります。

会費制か招待かを、本文の上のほうに明記します。

会費制であれば金額を書き、招待であればその旨を書きます。

これが書かれていないと、相手は上長に確認できません。

服装と人数を伝える

何を着ていけばよいかは、相手が最も気にする点です。

平服でお越しくださいという一行を入れると、迷わせません。

こちらの出席者が何名かも書きます。

相手に何名まで来てもらえるかも示します。

断りやすい書き方にする

取引先は、断りづらさを感じると返事が遅れます。

ご都合がつかない場合はお気遣いなくと添えます。

出欠の催促はしません。

断られても、年末の挨拶メールは別途送ります。

取引先へ送る案内の例文

格式よりも、判断に必要な情報を優先します。

日時と会場と会費と服装の四つを並べます。

返信の期限は社内より長めに取ります。

開催の意図も一行書き添えます。

件名：年末の懇親会のご案内（株式会社△△）

〇〇株式会社

田中様

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の山本でございます。

本年の御礼を兼ねまして、ささやかながら懇親の場を設けたく存じます。

日時：十二月十六日（水）18時30分から20時30分

場所：レストラン□□（東京都千代田区〇〇1-2-3）

会費：無料でございます

服装：平服でお越しくださいませ

弊社からは営業部の三名が出席いたします。

ご都合がつかない場合は、どうぞお気遣いなくお知らせください。

恐れ入りますが、十二月五日（金）までにご返信いただけますと幸いです。

案内に入れると親切な情報

書いてあると、幹事への問い合わせが減ります。

三つ挙げます。

会場までの行き方

駅名だけでは、初めての人がたどり着けません。

最寄り駅と出口、徒歩の分数を書きます。

地図のリンクは本文の最後にまとめて置きます。

店名が似ている店がある場合は、その旨も添えます。

食事の制限への対応

アレルギーや苦手なものがある人がいます。

事前に知らせてもらう一行を入れると、当日の対応が楽になります。

お酒を飲まない人への配慮も書いておきます。

店に伝える期限も決めておきます。

遅刻と早退の扱いを書く

仕事の都合で間に合わない人は必ずいます。

途中からの参加や途中退席を歓迎する一行を入れます。

会費の扱いが変わるなら、その旨も書きます。

書いておくと、参加をためらう人が減ります。

二次会の有無

行くかどうかを事前に考えたい人がいます。

二次会の予定があるかを案内に書きます。

未定であれば未定と書きます。

参加は自由である旨を添えます。

返信が来ないときの進め方

締め切りを過ぎても、必ず何人かは残ります。

三段階で対応します。

個別に声をかける

全体への再送で返ってこない人には、直接聞きます。

通りがかりに一言尋ねるほうが、メールより早く済みます。

相手を責める言い方はしません。

その場で聞いた内容は、自分で控えます。

欠席として扱う期限を決める

いつまでも待つと、会場への連絡が間に合いません。

締め切りの翌日に、未返信は欠席として扱うと決めます。

その旨を一通目の案内に書いておけば、後で揉めません。

後から参加したい人には、席のみの対応を伝えます。

参加しない人を気にしすぎない

全員参加を目指すと、幹事の負担だけが増えます。

参加は任意であると、案内の中で明記します。

強く誘うほど、翌年の参加率は下がります。

断った人にも、年末の挨拶は変わらず送ります。

欠席の連絡をもらったときの返し方

断りの返信には、短く返すのが礼儀です。

気遣いへの礼だけを書き、理由は尋ねません。

次の機会に声をかける旨を一行添えます。

取引先であれば、年末の挨拶は別途送ると伝えます。

当日の受付を一人に固定する

受付が入れ替わると、会費の記録が崩れます。

会費を集める人を一人に決め、名簿に印を付けます。

領収書が必要な人は、その場で控えておきます。

集めた現金は、その日のうちに精算します。

忘年会を翌年の商談につなげる

取引先を招く場合は、場の作り方で結果が変わります。

三つの観点で整理します。

席の並びを先に決める

当日に決めると、話したい相手と離れます。

決裁に関わる人の近くに、自社の責任者を置きます。

担当者同士だけで固まると、関係は広がりません。

席次表は幹事だけが持ちます。

商談の話を持ち込まない

その場で提案を始めると、招いた意味が消えます。

会の場では仕事の話を切り出さないと決めておきます。

相手から話が出た場合だけ、短く応じます。

続きは後日の面談として設定します。

決裁者と直接つながる場を併用する

懇親会で会えるのは、多くの場合いつもの担当者です。

オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。

会食の場をゼロから作らずに、判断できる相手と会えます。

一方で、単価の低い商材や、担当者の判断で完結する商材では効果が出にくい傾向があります。

まとめ

忘年会の案内は、開催の三週間前に出すと会場への人数連絡と集計の両方に間に合います。

日時と場所と会費と締め切りは、文章に埋めずに行で分けて本文の上のほうに置いてください。

締め切りは開催の十日前に置き、三日前に未返信の人だけへ再送します。

取引先を招くときは、会費制か招待かを先に書かないと相手が社内で承認を取れません。

服装は平服と一行入れ、こちらの出席人数も伝えると相手が判断しやすくなります。

断られても気にせず、年末の挨拶は別途送って接点を残してください。

そのうえで会えるのがいつもの担当者ばかりなら、誰を招いているかを見直してみてください。

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よくある質問

Q. 忘年会の案内メールはいつ送ればよいですか

A. 開催の三週間前が目安です。

十二月は相手の予定が早く埋まるため、日程だけ先に知らせる形でも構いません。

出欠の締め切りは開催の十日前に置くと、会場との調整に余裕が生まれます。

Q. 案内に必ず書くべき項目は何ですか

A. 日時、場所、会費、出欠の締め切りの四つです。

文章の中に埋めず、行を分けて本文の上のほうに並べてください。

会場までの行き方と、返信の方法もあわせて書いておくと問い合わせが減ります。

Q. 取引先を招くときに気をつけることは何ですか

A. 会費制か招待かを先に明記することです。

相手は接待にあたるかどうかを社内で判断する必要があり、これが書かれていないと確認が取れません。

服装とこちらの出席人数も書いておくと、相手が参加を決めやすくなります。

Q. 出欠の返信が来ないときはどうしますか

A. 締め切りの三日前に、未返信の人だけへ短い再送を行います。

それでも返らなければ、通りがかりに直接尋ねるほうが早く片づきます。

締め切りの翌日に未返信は欠席として扱う旨を、一通目に書いておいてください。