アポ獲得の心得⑤

資料送付②

【法人営業⑤】今さら聞けないビジネス文章の落とし穴とは?

宛名書きの間違い1つでアポ獲得を逃してしまう?!
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これをやってしまってはアポ獲得を逃す!~資料送付編〜


お客様の興味を引く事に成功し、せっかく資料送付に至っても、肝心なことが
抜けていたばかりにアポ獲得を逃してしまうケースがある事に、あなたはお気づきですか?

ビジネスマナーが身についているつもりの方でも、ついつい犯してしまう根本的なミスがあります。その内容について、お伝えします。

これはどちらかというと、営業マンだけではなくすべての社会人が身につけておきたい常識ですので、これを機に皆様も学んでみてはいかがでしょうか?

正しい宛名の書き方と封の閉じ方


・丁寧に封筒に宛先を書いたつもりが、常識がないと思われてしまう文字とは?

資料送付時に、ラベルを使わずに手書きで宛名を書く方が結構いらっしゃいますが、宛名書きでついついミスを犯してしまいがちです。

丁寧に書いたつもりが、却って相手に常識がないと思わせてしまうことが多々あります。今一度、正式なビジネス文書の作成の仕方を学んでみてはいかがでしょうか?



・封筒を閉じるときに使う記号、正しく意味を理解していますか?

封筒を閉じ、合わせ目に「印」を入れる方は、正しく「印」の意味を理解されていますか?印の意味をよく理解し、余計な恥をかかないようにしましょう。

あまりにも正しく封印を使える人が少ないので、あえてこの話題に触れてみます。営業に限らず日常的に使える知識ですので、これを機に学んでみてはいかがでしょうか?

封筒の扱いで損をしないためのケーススタディ


・封書の宛名の書き方で恥ずかしい思いをするケース

問い合わせ客向けの送付資料を準備し、封筒に宛名を記載するベテラン営業マンのAさん、一見違和感ない宛名書きに見えますが、実は無礼極まりない内容になっていることに気づいていません。

〒123-4567 ○○市○○町1-2-3 ㈱A商事 〇〇社長様 と書かれていますが、これを受け取った相手は、Aさんの非常識さに呆れてしまい、会うことをやめてしまいました。

正式には、〒123-4567 ○○県〇〇市○○町1-2-3 株式会社A商事 代表取締役 ○○ ○○様と記載するのが正解です。

必ず「都道府県名」を書き、相手の法人格は㈱や㈲の略称ではなく、株式会社・有限会社と省略せずに書きましょう。そして、お相手の役職を〇〇社長様などの俗称ではなく、必ず正式役職名称とフルネームでお名前を書くようにしましょう。

ご本人から聞くのが一番ですが、そうでない場合には、事務員さんに正式名称を聞いて下さい。それと、メール便で資料を送る場合、「親展」と記載することができません。「親展」とは、宛名の方に宛てた親書という意味です。メール便では親書を送ることはできません。

親展と封筒に書くのであれば、郵便で送るようにしましょう。この話は、営業マンのアポ獲得云々という話以前に、社会人としての常識ですので、必ず身につけて下さい。



・封筒の閉じ方で、相手に好印象を与えるには?

封筒を閉じた時、合わせ目に×と入れる方がいますが、これはNGです。正確には、「〆」「締」「封」などの文字を合わせ目に入れるとよいでしょう。

また、重要性の高い書類の場合は「緘(かん)」あるいは「厳封」という文字を使います。この封印に使う文字を正しく使いこなせている書類は、相手にも「あ、この人はビジネスマナーをわかっているな」という好印象を与えます。「緘」の文字は、印鑑屋さんで買うことができます。買うときには「緘封印(かんぷういん)」と注文して下さい。

まとめ


ビジネス文章作成の基礎をもう一度学びましょう。

慣れでついつい無礼な封書を送ってしまっては、せっかくのアポ獲得の機会を自ら潰してしまうことになりかねません。逆に、この基本的なことがちゃんとできている封書は、相手に好印象を与えます。

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