監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

提出した稟議書が差し戻されたものの、どこを直せばよいのか分からず止まっていないでしょうか。

この記事では、通らない理由を六つに分け、差し戻された文章の書き直し例を直す前と直した後で並べ、再提出の進め方までを解説します。

稟議が通らないときに最初に確かめること

書き直す前に、止まっている場所を特定します。

三つを確認します。

誰の段で止まっているか

決裁の経路のどこで滞っているかで、原因が変わります。

直属の上長で止まるなら中身の問題、経理や法務で止まるなら形式の問題が疑われます。

最上位の手前で止まる場合は、金額の根拠が足りていません。

経路の記録を見れば、止まった段は分かります。

差し戻しなのか保留なのか

明確に戻されたのか、放置されているのかを区別します。

放置は反対ではなく、判断材料が足りていない合図である場合が多くあります。

戻された場合は理由が付くため、対処しやすくなります。

どちらか分からないときは、進捗だけを尋ねます。

時期の問題ではないか

内容が良くても、期の終わりには通りにくくなります。

予算の消化が済んでいる時期は、翌期の申請に回すほうが早く進みます。

決算期の直前は、新規の支出がほぼ止まります。

時期が原因なら、書き直しても変わりません。

理由一：目的が手段から書かれている

何をするかから始まる稟議書は、ほぼ差し戻されます。

二つの型で直します。

導入したい物から書き始めている

決裁者は、買う物ではなく解決する問題を見ています。

一行目を「何を買うか」から「何が解決するか」に変えるだけで読まれ方が変わります。

手段は中盤に置けば足ります。

冒頭の二行で、何の話かが伝わるようにします。

直す前	直した後
営業支援ツールを導入したいため、稟議を申請します。	商談の履歴が個人の手元にしか残らず、担当者の交代で三件の案件が止まりました。これを防ぐため、履歴を全員が見られる状態にします。

目的が抽象的になっている

効率化や強化という言葉だけでは、判断ができません。

目的は、現状の数字と目標の数字の差で書きます。

差が書かれていれば、金額の妥当性も検討できます。

抽象語を一つ減らし、数字を一つ増やす方針で直します。

直す前	直した後
営業活動の効率化を図るため、本件を実施します。	一件の商談準備に平均四十分かかっており、月で換算すると二十時間です。これを十時間まで下げることを目的とします。

理由二：やらない場合の影響が書かれていない

通らない稟議書に共通して欠けている項目です。

二点を補います。

現状維持の損失を書く

決裁者は、承認しないという選択肢と比べて判断します。

やらなかった場合に発生する損失を金額で書くと、比較の対象ができます。

損失が書かれていなければ、見送るのが安全な選択になります。

これは脅しではなく、判断材料の提示です。

いつまでに決めると間に合うかを書く

期限のない申請は、優先度が自動的に下がります。

契約や採用の都合で動かせない日付があれば、その日を明記します。

期限の根拠まで書くと、急かしている印象になりません。

根拠のない期限は、かえって信頼を落とします。

直す前	直した後
できるだけ早期の承認をお願いいたします。	現行の契約が三月末で終了するため、二月中の決定が必要です。三月に入ると移行の作業期間が確保できません。

理由三：比較していない

一社だけを挙げた稟議書は、検討の跡が見えません。

三点を押さえます。

比較の数は三案が目安

二案では消去法に見え、五案以上では読む負担が増します。

採用したい案、もう一つの有力案、何もしない案の三つを並べます。

何もしない案を入れると、判断の軸がはっきりします。

金額だけでなく、期間と手間も並べます。

比較の軸をそろえる

各案で書いている項目が違うと、比べられません。

金額、期間、社内の作業量、やめるときの条件の四項目でそろえます。

軸をそろえる作業自体が、自分の検討の穴を見つける作業になります。

表にすれば、抜けた欄が一目で分かります。

項目	採用したい案	もう一つの案
初年度の費用	百八十万円	百二十万円
導入の期間	一か月	三か月
社内の作業	設定のみ	移行の作業が必要
やめる条件	月単位で解約可	年契約で中途解約不可

選ばなかった理由を書く

なぜ安い案を選ばなかったのかに、必ず質問が来ます。

先に理由を書いておけば、差し戻しの往復が一回減ります。

金額が安い案を外すときは、その理由が最も重要になります。

一行で足ります。

理由四：金額の根拠が示されていない

見積書を添えるだけでは、根拠になりません。

三点を書きます。

内訳を分ける

初期費用と継続費用を分けずに書くと、総額の印象だけが残ります。

初期、月額、年額の三つに分け、三年分の総額も併記します。

継続費用は、翌期以降の予算にも関わります。

分けて書けば、どこを削れるかの議論ができます。

相場の情報を添える

その金額が高いのか安いのか、決裁者には分かりません。

同種の他社の金額帯を一行添えると、妥当性の判断ができます。

相場より高い場合は、その差額の理由を書きます。

公開されている情報の範囲で足ります。

値引きの経緯を書く

提示額から下がっている場合は、その過程も材料になります。

交渉の結果いくら下がったのかを書くと、検討の努力が伝わります。

下がっていない場合は、下がらない理由を書きます。

どちらも書かないと、交渉していないと見られます。

理由五：合議が取れていない

形式の不備で止まるのは、もっとも避けたい型です。

三点を確認します。

必要な部門を飛ばしている

法務や情報管理の確認が必要な案件は、決まっています。

社内規程に列挙された合議の対象を、提出前に突き合わせます。

後から差し戻されると、経路を最初からやり直すことになります。

確認した日付と担当者名を、稟議書に書き添えます。

合議の相手に事前に話していない

書類だけが突然届くと、相手は慎重な回答をします。

事前に五分だけ趣旨を伝えておくと、確認の回答が早くなります。

書類が届いた時点で内容を知っている状態を作ります。

これは根回しではなく、手続の段取りです。

反対意見を書いていない

社内に慎重な意見がある場合、隠すと後で問題になります。

反対の意見と、それに対する対応をあわせて書きます。

書いてあれば、決裁者はその点を踏まえて判断できます。

隠した場合、発覚した時点で信用を失います。

理由六：様式と分量が合っていない

中身が良くても、読まれなければ通りません。

三点を直します。

一枚に収まっていない

枚数が多いほど丁寧に見えますが、読む順番は後ろへ回ります。

本文は一枚に収め、詳細は添付に分けます。

一枚目で判断できる構成が、もっとも速く通ります。

添付には通し番号を付けて参照します。

専門用語が説明されていない

申請する部門では常識の言葉が、決裁者には通じないことがあります。

初出の用語には、十字程度の言い換えを括弧で添えます。

用語集を別に付けるより、本文中に置くほうが読まれます。

社外の製品名も、何をするものかを一言添えます。

数字の単位と期間が揃っていない

月額と年額、税込と税抜が混ざると、読む側が計算を始めます。

単位は一つに統一し、期間は年で揃えます。

計算させた時点で、判断は翌日に回されます。

表の中も同じ単位にします。

差し戻された後の進め方

書き直す前に、やる順番があります。

三段で進めます。

戻した本人に理由を聞く

推測で直すと、別の箇所を直してしまいます。

どの段で何が足りなかったのかを、口頭で確かめるのが最短です。

書面の指摘だけでは、意図が読み取れないことがあります。

聞く相手は、戻した本人に限ります。

直した箇所を明示して再提出する

全文を差し替えると、どこが変わったのか分かりません。

冒頭に修正した箇所を三行でまとめ、本文に印を付けます。

再読の負担が減れば、回答も早く戻ります。

前回の版も添付に残します。

二度戻されたら形を変える

同じ書類で三度目を出すのは、効率が悪くなります。

書面での往復をやめ、十分の口頭説明の場を作るほうが速く進みます。

書けない前提条件が、原因である場合があります。

説明の場で合意できたら、その内容で書き直します。

通りやすい稟議書に共通する三つの条件

六つの理由の裏返しとして、通る稟議書には共通点があります。

三つにまとめられます。

一枚目で結論が分かる

冒頭に、何をいくらで、いつまでに決めてほしいのかが書かれています。

結論を先に置く形は、読む側の負担をもっとも大きく下げます。

背景や検討の経緯は、結論の後ろに回します。

通る稟議書は、例外なくこの順番になっています。

数字が三か所以上入っている

現状の数字、目標の数字、金額の三つがそろっています。

数字が一つもない稟議書は、判断ではなく感想を求める書類になります。

概算でも構わないので、根拠を添えて書きます。

推定であることを明記すれば、精度は問われません。

決裁者の関心に合わせてある

同じ案件でも、見る人によって気にする点が違います。

経理は継続費用、法務は解約の条件、社長は売上との関係を先に見ます。

経路に並ぶ全員の関心を、一行ずつ拾っておきます。

誰向けの一行かが分かるように並べます。

社内で止まる商談をどう進めるか

ここまでは自社で稟議を出す話でしたが、売る側にも同じ構造があります。

三つの観点で整理します。

相手の担当者も同じ壁にいる

提案が社内検討で止まっているとき、担当者は稟議で苦労しています。

担当者が社内で使える材料を渡せるかどうかが、通る速さを決めます。

金額の根拠、比較した他社、やらない場合の影響の三点が要点です。

提案書とは別に、社内説明用の一枚を用意します。

決裁者に直接説明したい

伝言を経るたびに、投資の根拠は短くなっていきます。

判断材料は、決める立場の人に直接渡したほうが正確に伝わります。

担当者に同席を依頼する形が、現実的な進め方です。

渡す資料は一枚に絞ります。

決裁者と直接つながる場を併用する

オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。

社内の稟議を経ずに、決める立場の人と最初から話せます。

新しい取引を始める段階で、条件をそろえやすくなります。

一方で、単価が低い商材や、担当者の裁量で完結する商材では効果が出にくい傾向があります。

まとめ

稟議が通らない原因の大半は、内容の良し悪しではなく判断材料の不足です。

一行目を手段ではなく解決する問題から書き、現状の数字と目標の数字の差を示してください。

やらなかった場合に発生する損失を金額で書くと、承認しないという選択肢と比べられます。

比較は採用したい案、もう一つの有力案、何もしない案の三つを同じ四項目でそろえます。

金額は初期と月額と年額に分け、三年分の総額と他社の金額帯を添えます。

合議が必要な部門は提出前に規程と突き合わせ、確認した日付と担当者名を書き添えます。

差し戻されたら推測で直さず、戻した本人にどの段で何が足りなかったのかを聞いてください。

そのうえで二度戻されたなら、書面の往復をやめて十分の説明の場を作るほうが早く進みます。

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よくある質問

Q. 稟議が放置されているときはどうしますか

A. 反対というより、決める材料が揃っていないだけのことが多いです。

催促ではなく、進捗の確認という形で尋ねるのが無難です。

あわせて、追加で必要な情報がないかを聞いておくと次に進みます。

Q. 稟議書は何枚くらいが適切ですか

A. 本文は一枚に収め、見積書や仕様の詳細は添付に分けます。

枚数が多いほど丁寧に見えますが、読む順番は後ろに回されます。

一枚目だけで判断できる構成が、もっとも速く通ります。

Q. 比較する案は何件挙げればよいですか

A. 採用したい案、もう一つの有力案、何もしない案の三つが目安です。

二案だけでは消去法に見え、五案以上になると読む負担が増します。

金額、期間、社内の作業量、やめるときの条件の四項目でそろえてください。

Q. 反対意見があるときは書くべきですか

A. 書きます。隠したまま通しても、発覚した時点で信用を失います。

反対の内容と、それに対してどう対応するかをあわせて記載してください。

書いてあれば、決裁者はその点を踏まえた上で判断できます。