監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）
受注業務を効率化できれば、成約から提供までの流れがスムーズになります。
フローと業務内容、つまずきやすい点を整理します。
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受注業務とは
受注業務は、製品やサービスの注文受付から納品・請求までの一連の手続きを指します。
注文内容の集計や書類の発行、在庫確認以外にも、仕入れや出荷、在庫管理などを含んでいます。
企業によっては、請求書の発行も業務の範囲としていることがあります。
受注業務の主なフロー
受注業務は多岐にわたり、複雑です。
スムーズに業務を進めるために、流れを理解しておきましょう。
受注販売の場合、主な流れは以下の通りです。
- 見積もりの提出
- 注文の受付
- 在庫の確認と連絡
- 受注伝票の作成
- 出荷指示と納品
- 請求書の発行
新規の取引時や既存顧客との取引価格に変動がある時には、見積もり書を作成して提出します。
顧客からの注文を受けたら在庫を確認し、納期を連絡します。
在庫と納期の調整が完了したら、エクセルや受発注管理システムで受注伝票を作成します。
その後、指定された納期に間に合うように出荷指示を行い、納品が完了したら請求書を発行します。
注文を受けた後に生産する受注生産の場合は、主に以下のフローになります。
- 見積もりの提出
- 注文の受付
- 顧客への連絡
- 生産
- 納品
- 請求書の発行
「在庫の確認」のプロセスがなく、「納品」の前に「商品の生産」が入ります。
依頼主の要望を反映して商品を作る場合には、注文を受けた後に打ち合わせを行うこともあります。
受注業務の例
受注業務をより理解できるように、代表的な業務を紹介します。
注文内容の確認
受注業務では、注文された数量や単価・取引条件の確認、提出した見積書との照合を行います。
注文の受け取り方法はFAXや電話などさまざまであり、それぞれに適した対応が求められます。
例えば、FAXでは数値の読み間違い、電話では聞き間違いがないように注意が必要です。
確定した注文内容は、文面にして顧客にも送付し、認識のすり合わせをしましょう。
在庫確認と引当
注文された商品の在庫が十分にあるかを確認します。
在庫が不足していたり、受注生産の商品であったりする場合には、新たに発注を行います。
在庫が十分にある場合には、「引当」という手続きを行い、注文商品を確保します。
引当とは、受注した数量を全体の在庫から引くことです。
引当によって、発送前に在庫が切れてしまうことを防ぎます。
残る数量を有効在庫数として管理します。
受注伝票と注文請書の作成
在庫や納期の調整が完了し、取引条件が確定したら、受注伝票を作成します。
受注伝票は、社内で注文内容を正確に管理するためのものです。
伝票のデータを基にして注文請書を作成し、取引先に提出します。
注文請書とは、注文を受けたことを書面として残すものです。
発行の義務はないものの、注文をめぐるトラブルを回避できるというメリットがあります。
なお、注文請書は「受注書」という名称で発行されることが多いです。
受注業務を効率化するメリット
ここでは、受注業務を効率化するメリットを解説します。
主なメリットは以下の3つです。
- 納品までのリードタイムの短縮
- 人為的ミスの削減
- 業務量の削減
納品までのリードタイムの短縮
受発注システムを導入したり、既存のシステムを連携したりすれば、注文から納品までのリードタイムを短縮できます。
リードタイムを短縮すると、待ち時間が減り、顧客満足度の向上にもつながります。
さらに、在庫管理がスムーズになり、どれだけの商品を準備すればよいのかをより正確に予測することが可能です。
その結果、在庫の過不足を避けやすく、販売機会の喪失や顧客満足の低下の防止になるでしょう。
人為的ミスの削減
受注業務は手順や関わる人が多いため、人為的なミスが生じやすいです。
これらのミスは顧客に迷惑をかけるだけではなく、修正に多くの手間や時間を必要とします。
しかし、業務を効率化することにより、人為的ミスの大幅な削減が可能です。
例えば、受発注システムを導入すれば、担当者による必要な情報の聞き漏らしや認識違いが発生するリスクがなく、必要な情報を抜け漏れなく正確に把握できます。
業務量の削減
受注業務を効率化することにより、受注業務の量の削減を期待できます。
受注業務は事務担当者だけではなく、営業担当者が行う場合も多いです。
受注業務に多くの時間を取られていると、営業活動に充てる時間が減ってしまいます。
しかし、受発注システムなどを導入し業務を自動化すれば、営業担当者は新規の受注獲得といったコア業務に注力できます。
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受注業務でよく起こる問題
ここでは、受注業務でよく起こる問題を紹介します。
これらの問題を解消すれば、受注業務はより効率的になります。
業務の属人化
受注業務では、得意先から「いつもの商品をいつもの量でお願い」という具体的ではない注文を受けることがあります。
このような受注をしていると、特定の担当者や経験豊富な従業員でないと対応が難しく、業務の属人化のリスクが高くなります。
また、受注業務では他の関係者と連絡をとることも多いですが、時間に余裕がなくチーム内でやりとりが共有されないまま、1人の担当者が多方面とのやりとりを行いがちです。
このような状態が続くと、業務がブラックボックス状態となり、新しい担当者の加入や業務の引き継ぎが難しくなります。
部門間の連携不足
受注業務は、営業部門や経理部門など多くの部門にまたがっており、受注業務の効率化には連携が重要となります。
しかし、部門間の連携が不十分で受注業務が非効率となっていることが多いです。
例えば、連絡手段として電話やFAXを採用している場合、情報の伝達は煩雑になりやすいです。
また、それぞれの部門が異なるシステムを導入していると、データの入力作業が増えて、誤入力のリスクが高くなります。
受注業務を効率化する方法
上の項目のうち、受注業務でよく起こる問題を紹介しました。
ここでは、前述した問題を解決する以下の方法を解説します。
- 業務内容の見直し
- 受発注システムの導入
- アウトソーシングの活用
なお、受注率向上につながる営業支援サービスについては、以下の記事で紹介しています。
▼関連記事
受注業務とは？主なフロー・内容・効率化する方法を解説
業務内容の見直し
受注業務を効率的に行うには、はじめに業務の全体像を把握する必要があります。
業務の流れを可視化し、各工程の業務内容を見直しましょう。
その際、以下のようなポイントを確認します。
- チェック回数
- 取引先との連絡回数
- ミスが発生しやすい工程
上記のポイントを確認して問題が見つかれば、解決策を検討します。
例えば、関連部門とのコミュニケーションを円滑に行えていない場合には、人員配置を変更することも1つの手です。
受発注システムの導入
受発注システムは、受注から発注までの一連の業務を管理できるツールです。
以下のような機能が搭載されています。
- 受注伝票の出力
- 受注時に通知
- 在庫の管理
- 出荷の管理
- 請求書の作成
電話やFAXによる注文を行う必要がなくなれば、人為的ミスを削減できます。
すべてのデータを1つのシステムで管理でき、関連部署との情報共有をスムーズに行えます。
さらに、ペーパーレス化も実現できて、書類の管理・保管の負担軽減になります。
アウトソーシングの活用
自社のみで受注業務の改善が難しい場合には、アウトソーシングは有効な手段と言えます。
受注業務の効率化を目指す中で、人手や専門的なノウハウが不足している企業は少なくありません。
受注業務のアウトソーシングは、受注業務を社外の専門家に委託するサービスです。
業務負担を軽減できるだけではなく、専門的な視点から業務効率化のための提案をしてもらえます。
ただし、アウトソーシング先に受注業務を任せっきりにすると、アウトソーシングを辞めて自社のみで業務を行う際に、非効率な状態に戻ってしまう場合があります。
社内にノウハウを蓄積できるように、定期的に打ち合わせを行なうなどの対策が必要です。
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受注数を増やしたいならチラCEOがおすすめ
チラCEOは、決裁者同士をマッチングするプラットフォームです。
このサービスでは、事業連携やサービス導入の意思決定を有する人を決裁者と定義しています。
会いたい決裁者を見つけたらメッセージで連絡を取れて、フィールドセールスよりも効率的にアポイントを獲得しやすいです。
さらに、直接決裁者にアプローチできることから、受注までのリードタイムが短くなります。
決裁者とのつながりを作るために、以下のような機能が搭載されています。
- 毎日決裁者がおすすめで表示される
- ニーズを投稿するタイムラインでメッセージを送信できる
- 直接プレゼンできるイベントに参加できる
- カスタマーサクセスによる紹介を受けられる
効率よく決裁者とのアポを取れるため、受注数アップにつなげやすいです。
編集部のおすすめポイント
チラCEOでは、積極的に利用している企業で平均して月間6〜10件程度の商談を実施しています。
獲得できるアポイントは決裁者とのものであり、通常の営業活動で獲得できる営業担当者とのアポイント1件よりも、受注につながりやすいと言えます。
料金は月額固定なので、積極的に利用すればするほど費用対効果は高いです。
よくある質問
ここでは、受注業務に関するよくある質問を紹介します。
- 受発注システムはどのように選ぶ？
- 受注業務の効率化に現場の声は必要？
Q. 受発注システムはどのように選ぶ？
A. 受発注システムを選ぶ際は、自社の業界・業種への実績や、導入のしやすさ、操作性の高さなどを確認するとよいです。
受発注システムは毎月利用するものであり、継続的に利用できる費用のものを選びましょう。
無料トライアルを利用すれば、実際に担当者が使いやすさを確認できます。
Q. 受注業務の効率化に現場の声は必要？
A. 現場の声を反映させる必要があります。
現場の担当者と業務の見直しを推進する担当者が異なる場合、かえって現場の作業が非効率になることがあります。
そのような事態を防ぐために、現場の声を取り入れて見直しを行うことが重要です。
Q. アウトソーシングはどんな場合に有効ですか
A. 人手や専門的なノウハウが不足している場合に有効です。
まず自社で担う範囲と外部へ委託する範囲を切り分けます。
委託する場合も、業務の手順や品質の基準を事前に共有しておくことが大切です。
Q. 業務の属人化はどう解消しますか
A. 注文内容の受け方をそろえ、判断基準を文書にします。
曖昧な注文でも確認項目を決めておけば、担当者以外でも引き継げます。
オンリーストーリー代表 平野からのメッセージ
