監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

打ち合わせの日程が決まったあと、確定の連絡をどこまで書けばよいか迷うことはないでしょうか。

この記事では、確定連絡に入れる項目と例文、前日のリマインド、急な変更や欠席の伝え方までを場面別に解説します。

日程確定メールで何を伝えるのか

調整が終わったあとの一通は、当日の段取りを決める連絡です。

確定の連絡に何を書くべきかを整理しましょう。

確定したことを明示する

候補のやり取りが続いたあとは、どこで決まったのかが曖昧になります。

確定しましたという言葉をはっきり書くと、互いの認識がそろいます。

日時だけを繰り返すと、まだ相談の途中だと受け取られることがあります。

件名にも確定の二文字を入れておくと、後から探しやすくなります。

場所と入り方まで書く

相手が来社する場合、建物に入る方法が分からないことがあります。

最寄り駅からの経路、入館の手続き、受付での呼び出し先を書くと当日が滑らかに進みます。

オンラインであれば、接続の案内と入室できないときの連絡先を添えます。

場所が未定の段階では、いつまでに連絡するかを書きます。

参加者と所要時間を共有する

人数が分かっていないと、会議室や資料の数が合いません。

双方の参加者の氏名と役職、合計の所要時間を書くと準備がそろいます。

途中参加や途中退席がある場合も、先に伝えておきます。

参加者が増えたら、その時点で改めて連絡します。

議題を一行添える

何を話す場なのかが共有されていないと、当日の時間が無駄になります。

議題を二つか三つ、短い箇条で示すと相手も準備できます。

資料を事前に送る場合は、いつ届くかを書きます。

相手から出してほしい情報があれば、この段階で依頼します。

場面別の日程確定メール例文

相手との関係や打ち合わせの形で、書き分けが必要です。

よくある三つの場面を見ていきます。

訪問する場合の例文

こちらが相手先へ出向くときは、到着の段取りを確認します。

受付での呼び出し先と、入館に必要な手続きを尋ねると当日に慌てません。

駐車場の有無を聞いておくと、移動の計画が立ちます。

到着が遅れる可能性に備え、連絡先を書いておきます。

件名：【日程確定】十月二十三日（木）のお打ち合わせにつきまして

株式会社△△

佐藤様

ご調整をいただき、ありがとうございます。

下記のとおり確定いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

日時は十月二十三日（木）十四時から十四時三十分、場所は貴社でございます。

弊社からは私と営業部の鈴木の二名が伺い、運用の進め方と費用の目安についてご説明いたします。

受付でお呼び出しする際の部署名と、入館の手続きがございましたらお教えください。

来社いただく場合の例文

相手に足を運んでもらうときは、道順の案内が中心になります。

最寄り駅からの所要時間と、建物の入り方を具体的に書くと迷わせません。

来客用の入口が別にある場合は、必ず明記します。

当日の連絡先として、携帯の番号も添えておきます。

件名：【ご来社のご案内】十月二十八日（火）のお打ち合わせ

株式会社△△

佐藤様

お越しいただけるとのこと、誠にありがとうございます。

十月二十八日（火）十五時より、弊社の会議室にてお待ちしております。

最寄りは東京駅の八重洲口で、徒歩七分ほどでございます。

入口は正面向かって右手の来客用となりますので、受付にて田中をお呼び出しください。

当日に何かございましたら、本文末尾の携帯までご連絡ください。

オンラインで実施する場合の例文

画面越しの打ち合わせは、接続の不安が残ります。

接続の案内と、入れないときの連絡手段を同じメールに書くと安心感が違います。

相手の社内規定で開けない仕組みもあるため、代替も示します。

録画する場合は、必ず事前に了解を取ります。

件名：【日程確定】十一月四日（火）オンライン打ち合わせのご案内

株式会社△△

佐藤様

十一月四日（火）十時より、オンラインにてお打ち合わせをさせていただきます。

接続のご案内は本文の下部に記載しております。

万一お入りいただけない場合は、お手数ですが本文末尾の携帯までご連絡ください。

当日は画面共有にて、導入の手順と費用の内訳をご覧いただきます。

所要は四十五分を予定しておりますので、よろしくお願いいたします。

前日のリマインドメール

確定の連絡だけでは、相手の予定表から抜け落ちることがあります。

リマインドの役割と書き方を押さえましょう。

リマインドでは返信を求めない

確認の連絡に返事を求めると、相手の手間が増えます。

本メールへのご返信にはおよびませんと一行添えるだけで負担が消えます。

変更があるときだけ連絡してほしい旨を書いておきます。

内容は確定連絡の要約にとどめ、新しい話題を入れません。

送る時間は前日の夕方までに

当日の朝に送ると、相手はすでに移動している場合があります。

前日の夕方までに届くよう送ると、調整の余地が残ります。

週明けの打ち合わせであれば、金曜の夕方に送ります。

長期の連休をはさむときは、休み前にも一度送ります。

相手が複数いるときは同報でまとめる

参加者が分かれていると、情報が片方にしか届きません。

確定連絡と同じ宛先のまま送ると漏れが起きません。

途中で参加者が増えた場合は、その人を加えて送り直します。

社外の複数社が参加するときは、宛名の順序にも注意します。

件名：明日のお打ち合わせにつきまして（〇〇株式会社・田中）

株式会社△△

佐藤様

明日十月二十三日（木）十四時より、貴社にてお打ち合わせをさせていただきます。

弊社からは私と鈴木の二名、所要は三十分を予定しております。

ご準備は特に必要ございませんので、お手ぶらでお待ちいただけますと幸いです。

ご予定に変更がございましたら、お知らせくださいませ。

本メールへのご返信にはおよびません。

変更と欠席を伝えるメール

決まった日程が動くことも珍しくありません。

相手の予定を奪った分、書き方に配慮が要ります。

日時を変更してもらう例文

こちらの事情で動かす場合は、詫びと代替案を同時に出します。

理由を長く書かず、新しい候補を先に示すほうが相手の手間が減ります。

直前であれば、電話を入れてからメールを送ります。

二度目の変更になるときは、相手に決めてもらう形に切り替えます。

件名：【日程変更のお願い】十月二十三日のお打ち合わせにつきまして

株式会社△△

佐藤様

一度ご確定いただいた日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。

弊社側で急な対応が重なり、当日の訪問が難しい状況でございます。

恐れ入りますが、十月三十日（木）午後、十一月四日（火）午前はいかがでしょうか。

ご予定を押さえていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

何とぞよろしくお願い申し上げます。

参加者が変わる例文

人数や顔ぶれが変わるときも、事前に伝えます。

誰が来られなくなり、代わりに誰が入るのかを明示すると相手が準備を直せます。

役職が変わる場合は、その点にも触れます。

当日に初めて知らせる形は避けます。

件名：十月二十三日のお打ち合わせ（出席者変更のご連絡）

株式会社△△

佐藤様

当日の出席者について、変更のご連絡でございます。

同席を予定しておりました営業部長の高橋が、所用により欠席となりました。

代わりに、導入の実務を担当しております鈴木が同席いたします。

ご説明の内容に変更はございませんので、ご安心ください。

直前のご連絡となり申し訳ございません。

当日に遅れる例文

移動の乱れなどで間に合わないこともあります。

分かった時点ですぐ連絡し、到着の見込み時刻を書くのが最優先です。

電話がつながらない場合に備え、メールも送ります。

短縮して進めてよいかどうかも、あわせて尋ねます。

件名：本日のお打ち合わせに遅れます（〇〇株式会社・田中）

株式会社△△

佐藤様

本日十四時のお約束ですが、電車の遅延により到着が遅れる見込みでございます。

現時点では十四時十五分頃の到着を見込んでおります。

お時間が押すようでしたら、ご説明を短縮して進めさせていただきます。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

到着いたしましたら、改めてご連絡いたします。

確定連絡でよくある失敗

送ったつもりで伝わっていない例が多くあります。

四つ挙げておきます。

日時だけを書いて場所を落とす

調整のやり取りが長いと、場所の話が途中で流れていることがあります。

確定の一通に場所を必ず書き直すと、前提のずれが残りません。

オンラインか対面かも、改めて明記します。

相手の社内で会議室を押さえてもらう場合は、その依頼も添えます。

曜日を書かずに日付だけ並べる

日付だけだと、相手の手元のカレンダーと照合する手間が生まれます。

十月二十三日（木）のように曜日を併記すると誤読が消えます。

時間も開始と終了の両方を書きます。

年をまたぐ予定では、年も入れておきます。

連絡先を一つも書かない

当日に何かあったとき、相手は連絡する手段を探すことになります。

携帯の番号を本文の末尾に一行だけ置くと、遅延や迷子のときに助かります。

代表電話だけでは、担当者まで届くのに時間がかかります。

オンラインのときも、入れない場合に備えて同じ記載が要ります。

相手の確認を取らずに送りっぱなしにする

送った側は決まったつもりでも、相手が見落としていることがあります。

確定の一通にだけは、受領の返信をお願いする一文を入れると確実になります。

リマインドで返信を求めないのは、確定の確認が済んでいる前提だからです。

返事がないまま前日を迎えたら、電話で一度確かめます。

日程が何度も動くときに見るところ

確定したはずの予定が崩れ続ける場合、原因は別にあります。

三つの視点で確かめましょう。

決める人が別にいないか

担当者が確定と言っても、上長の予定で覆ることがあります。

同席者に上長が入るかどうかを、確定の段階で尋ねておくと防げます。

後から人が増えると、日程そのものが組み直しになります。

最初の調整で、必要な出席者を洗い出しておきます。

議題が共有されていないか

何を話すか分からない予定は、優先度が下がります。

議題を書いた確定連絡を送っておくと、他の予定より先に守られます。

相手の社内で説明が必要な場合は、その材料も渡します。

議題が変わったときは、その都度連絡します。

決裁者と直接つながる場を併用する

相手を選べる仕組みを使うという選択肢もあります。

オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。

決める立場の相手と直接話せるため、予定が覆りにくくなります。

一方で、商材の単価が低い場合や担当者レベルで決裁が完結する商材では、効果が出にくい傾向があります。

まとめ

日程確定のメールは、日時、場所、参加者、所要時間、議題の五点を書けば当日の行き違いが消えます。

件名にも確定と入れておけば、やり取りの中から後で見つけやすくなります。

訪問するときは受付での呼び出し先を尋ね、来社いただくときは入口と道順を具体的に書いてください。

前日のリマインドは返信を求めない形にし、変更があるときだけ知らせてもらう書き方にします。

日時や参加者を変えるときは詫びより先に代替案を示し、当日に遅れるときは見込み時刻をすぐ伝えましょう。

そのうえで確定した予定が何度も動くなら、相手の社内に決める人が別にいる可能性があります。

決裁者マッチングのように判断できる相手と直接話せる場を併用し、自社の商材に合うか確かめてみてください。

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よくある質問

Q. 日程確定メールには何を書けばよいですか

A. 日時、場所、参加者、所要時間、議題の五点が基本です。

件名にも確定と入れておけば、後からやり取りを探すときに見つかります。

場所が未定の段階では、いつまでに連絡するかを書いてください。

Q. 前日のリマインドは必要ですか

A. 相手の予定表から抜けるのを防ぐため、送っておくほうが安全です。

返信を求めない形にし、変更があるときだけ知らせてもらう書き方にします。

当日の朝では相手がすでに移動していることがあるため、前日のうちに届けます。

Q. 日程を変更するときは何から書きますか

A. 詫びよりも先に、新しい候補を示します。

理由は一行で足り、詳しく説明する必要はありません。

直前の変更であれば、電話を入れてからメールを送ってください。

Q. 当日に遅れそうなときはどうしますか

A. 分かった時点ですぐ連絡し、到着の見込み時刻を伝えます。

電話がつながらない場合に備え、メールも併せて送ってください。

説明を短縮して進めてよいかどうかも、あわせて尋ねておきます。

日程が決まる前後には、依頼と返信のやり取りがあります。