監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

取引先から「ご都合いかがでしょうか」と候補日を示されたとき、どう返せば失礼にならないか迷うことはないでしょうか。

この記事では、承諾・辞退・再提案それぞれの返信例文と、大丈夫ですという表現の是非、返信が遅れたときの詫び方までを解説します。

ご都合いかがでしょうかと聞かれたら何を返すのか

この一文は、相手が日程の主導権をこちらへ渡した合図です。

受け取った側が何を返すべきかを整理しておきましょう。

可否を最初の一行に書く

返信を読む相手が知りたいのは、会えるのか会えないのかという一点です。

挨拶を長く書く前に、承諾か辞退かを先に示すと、相手はすぐ次の手配に移れます。

事情や理由は、可否を書いたあとに一行添えれば十分です。

前置きが三行以上続く返信は、結論を探す手間を相手にかけさせます。

日時を自分の言葉で復唱する

承諾するときは、確定した日時をもう一度書き出します。

復唱があることで、曜日の取り違えや時間帯の勘違いを互いに防げます。

相手が候補を複数出していた場合は、どれを選んだのかを明示します。

所要時間の認識が違いそうなときは、その点もあわせて確認しておきます。

返信はその日のうちに出す

日程の連絡は、相手が会議室や同席者の予定を押さえながら進めています。

返事が遅れるほど、相手が押さえていた枠が崩れていきます。

社内の確認が必要なときは、確認中である旨といつまでに回答するかを先に返します。

返信が翌日以降になる場合は、冒頭に一言添えておくと角が立ちません。

誰に返すかを確かめる

相手が同報で複数名を宛先に入れている場合があります。

全員に返すのか、担当者だけに返すのかを宛先欄で判断する必要があります。

社内の調整役が入っているときは、その人を外すと予定が共有されません。

迷うときは、届いたメールの宛先をそのまま残して返信する形が無難です。

承諾するときの返信例文

最も多いのが、提示された候補のどれかで了解する場面です。

相手の立場や候補の出され方で、書き分けが必要になります。

候補の一つで確定する例文

複数の候補から一つを選ぶ、標準的な返し方です。

選んだ日時と、確定である旨をはっきり書くと、相手は次の案内を送れます。

選ばなかった候補に触れる必要はありません。

訪問先の住所や会議室の情報が未定なら、この返信で尋ねておきます。

件名：Re: お打ち合わせの日程につきまして

株式会社△△

佐藤様

ご連絡を頂戴し、ありがとうございます。

〇〇株式会社の田中でございます。

いただいた候補のうち、十月二十一日（火）十四時でお願いできますでしょうか。

当日は弊社から私と営業部の鈴木の二名で伺います。

受付でお呼び出しする際の部署名をお教えいただけますと助かります。

何とぞよろしくお願いいたします。

すべての候補で問題がない例文

どの日でも対応できる場合は、相手に決めてもらう形が親切です。

選択をこちらへ戻さず、相手が決めやすい形で返すと往復が減ります。

いずれでも可能ですとだけ書くと、相手は結局もう一度連絡する手間を負います。

優先したい日があるなら、希望として一つ挙げておきます。

件名：Re: ご面談の日程について

株式会社△△

佐藤様

お早いご連絡をありがとうございました。

お示しいただいた三つの候補は、いずれも対応が可能でございます。

強いて申し上げれば、十月二十二日（水）の午前が最も余裕がございます。

佐藤様のご都合に合わせていただいて差し支えございません。

決まりましたらお知らせくださいませ。

上司が同席する場合の例文

自社の上長を連れて行く場合は、その旨を先に伝えます。

同席者の役職と人数を書くことで、相手も席や資料の数を準備できます。

当日に人数が増えると、会議室の都合で相手に迷惑をかけます。

相手側の同席者を尋ねておくと、こちらの資料の分量も決めやすくなります。

件名：Re: お打ち合わせの件（同席者のご連絡）

株式会社△△

佐藤様

日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。

十月二十三日（木）十五時にて承知いたしました。

当日は弊社の営業部長である高橋も同席させていただきたく存じます。

二名で伺いますので、お手数ですがご準備のほどお願い申し上げます。

貴社からのご出席者につきましても、差し支えなければお教えください。

候補が合わないときの返信例文

提示された日がすべて埋まっている場面も珍しくありません。

断り方より、次の候補の出し方で印象が決まります。

別の候補を出して再提案する例文

合わない旨だけを返すと、相手がもう一度候補を考えることになります。

こちらから二つか三つの候補を出すと、やり取りが一往復で済みます。

候補は日付だけでなく時間帯まで書きます。

相手が提示した曜日や時間帯の傾向に、できるだけ寄せて出します。

件名：Re: 日程のご相談（別日のご提案）

株式会社△△

佐藤様

ご提案をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

いただいた三日間は、いずれも先約が入っております。

恐れ入りますが、下記の日程でご検討いただけませんでしょうか。

十月二十八日（火）十三時から十六時のあいだ、十月三十日（木）終日。

ご都合の悪い場合は、改めて調整いたしますのでお知らせください。

日程を先に延ばしてもらう例文

繁忙期などで、しばらく時間が取れない場合もあります。

いつ以降なら動けるかを具体的に示すと、相手は待つ判断ができます。

漠然と忙しいとだけ書くと、話が流れたと受け取られます。

延期の理由は一行で足り、詳しく説明する必要はありません。

件名：Re: ご面談の日程について（時期のご相談）

株式会社△△

佐藤様

お声がけいただきながら恐縮でございます。

月末まで決算の対応が重なっており、十分なお時間を取ることが難しい状況です。

十一月の第二週以降でしたら、落ち着いて伺うことができます。

その頃に改めて候補日をお送りしてもよろしいでしょうか。

勝手を申し上げますが、何とぞご理解のほどお願い申し上げます。

担当を代わってもらう例文

自分では対応できず、別の担当に引き継ぐ場合があります。

引き継ぐ相手の氏名と連絡先を同じメールに書くと、相手は宙に浮きません。

引き継ぎ先へ事前に話を通してから送ります。

後任が決まっていない段階では、いつ連絡するかだけを伝えます。

件名：Re: お打ち合わせの件（担当者変更のご連絡）

株式会社△△

佐藤様

ご連絡をいただき、ありがとうございます。

あいにく私は四月より別の部署へ異動することとなりました。

後任として、同じ部署の鈴木がご対応させていただきます。

鈴木の連絡先は本メールに記載のとおりでございますので、以後はこちらへお願いいたします。

短い間でございましたが、お世話になり感謝しております。

断るときと保留するときの返信例文

商談そのものを見送る場合も、返信は必要です。

今後の関係を残す書き方を押さえておきましょう。

今回は見送る例文

提案自体に関心が持てないときも、黙って放置するのは避けます。

相手を否定せず、今は必要がないという事実だけを書く形が無難です。

理由を細かく説明すると、かえって反論の余地を与えます。

時期が来たらこちらから連絡する旨を添えておきます。

件名：Re: ご面談のお願いにつきまして

株式会社△△

佐藤様

ご丁寧にご案内をいただき、ありがとうございました。

検討いたしましたが、現時点では社内で優先度の高い案件が他にございます。

誠に恐縮ながら、今回は見送らせていただきたく存じます。

状況が変わりました際には、こちらからご連絡を差し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

社内確認のため保留する例文

自分の一存では決められない場合があります。

確認中であることと、回答の期日を書くだけで相手は待てます。

確認しますとだけ返すと、催促のやり取りが生まれます。

期日までに結論が出ない見込みになったら、期日の前に再度連絡します。

件名：Re: 日程のご相談（社内確認のご連絡）

株式会社△△

佐藤様

ご提案をありがとうございます。

参加者の選定について、社内で確認をしている状況でございます。

十月十七日（金）までには、確定した日程をご返信いたします。

それまでお時間を頂戴できますと幸いでございます。

お待たせして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

返信が遅れたときの例文

気づかずに数日たってしまうこともあります。

言い訳を長く書かず、詫びと可否を先に書くのが最も収まりがよいところです。

確認が漏れておりましたという一文で足ります。

候補日がすでに過ぎている場合は、こちらから新しい候補を出します。

件名：Re: お打ち合わせの日程につきまして（ご返信が遅れ失礼いたしました）

株式会社△△

佐藤様

ご連絡を頂戴しながら、返信が遅くなり申し訳ございません。

いただいた候補日はいずれも過ぎてしまいました。

改めて、十一月五日（水）午後、十一月七日（金）午前はいかがでしょうか。

ご迷惑をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いでございます。

今後は確認を怠らぬよう努めてまいります。

迷いやすい言葉づかい

返信の内容そのものより、言い回しで悩む場面が多くあります。

よく問われる四点を整理します。

大丈夫ですは失礼にあたるのか

大丈夫ですという表現は、肯定と否定のどちらにも取れます。

差し支えございません、承知いたしましたに置き換えると誤解が消えます。

社内のやり取りであれば大丈夫ですで問題はありません。

初めての相手や役職の高い方には、はっきりした言葉を選びます。

問題ありませんの使いどころ

問題ありませんは、条件を点検したうえでの了解という響きを持ちます。

相手の提案を評価する立場に聞こえることがあるため、目上には避けるのが無難です。

同じ意味なら、差し支えございませんのほうが角が立ちません。

社内や対等な取引関係であれば、そのまま使って構いません。

ご都合いかがでしょうかを自分が使うとき

こちらから尋ねる側に回ることもあります。

候補日を示さずにご都合いかがでしょうかとだけ書くと、相手に丸投げになります。

必ず二つか三つの候補と所要時間を添えます。

相手が役職者であれば、候補は幅のある時間帯で出すと決めやすくなります。

承知しましたと承りましたの違い

承知しましたは、内容を理解して引き受けたという意味です。

承りましたは、依頼や注文を受けたという場面に向いています。

日程の返信では、承知しましたのほうが自然に収まります。

かしこまりましたは丁寧ですが、やや硬い印象を与えます。

日程の往復を減らすために

返信の書き方を整えても、往復そのものが多ければ時間は戻りません。

仕組みの面から見直す視点も持っておきましょう。

候補は幅で出してもらう

一日単位の候補を並べるより、時間帯の幅で示すほうが合いやすくなります。

午後であればいつでも、という形で返すと一往復で決まります。

相手が幅で出してきたときは、こちらも幅で返します。

細かく刻んだ候補は、相手の予定と噛み合う確率が下がります。

日程調整の仕組みを使う

候補日を自動で突き合わせる仕組みを使う会社も増えています。

相手の社内規定で外部の仕組みを開けない場合がある点には注意が必要です。

使う場合でも、本文に候補日を文章で併記しておくと親切です。

相手が役職者のときは、秘書が調整していることもあります。

そもそも決まらない相手と話していないか

日程が何度も流れる相手は、社内で優先度が低いことがあります。

担当者に決める権限がなく、上長の予定を待っている場合も少なくありません。

初回のやり取りで、誰が同席するのかを尋ねておくと見分けがつきます。

決める人が出てこない商談は、日程の往復だけが増えていきます。

決裁者と直接つながる場を併用する

商談の相手を選べる仕組みを使うという考え方もあります。

オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。

最初から決める立場の相手と話せるため、日程の往復が短くなります。

一方で、商材の単価が低い場合や担当者レベルで決裁が完結する商材では、効果が出にくい傾向があります。

まとめ

ご都合いかがでしょうかへの返信は、可否を最初に書き、日時を復唱して結ぶのが基本です。

候補が合わないときほど早く返し、断る言葉だけで終わらせず、こちらから新しい候補を出してください。

大丈夫ですや問題ありませんは誤解を招きやすいため、差し支えございませんに置き換えると安全です。

社内確認が必要なときは、確認中である事実と回答の期日を先に伝えれば、相手は待つ判断ができます。

返信が遅れたときは、言い訳より詫びと可否を先に書くほうが収まります。

そのうえで日程の往復が多いと感じるなら、相手の決裁の仕組みに原因があるかもしれません。

決裁者マッチングのように決める立場の相手と直接話せる場を併用し、自社の商材に合うか確かめてみてください。

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よくある質問

Q. ご都合いかがでしょうかへの返信はいつまでに出すべきですか

A. 受け取った当日のうちに返すのが基本です。

社内の確認が必要なときは、確認中である旨といつまでに回答するかを先に送ります。

返事が遅れるほど、相手が押さえていた会議室や同席者の予定が崩れていきます。

Q. 大丈夫ですと返すのは失礼ですか

A. 肯定と否定のどちらにも取れるため、社外では避けたほうが安全です。

差し支えございませんや承知いたしましたと書けば、受け取り方は一つに定まります。

社内のやり取りであれば、大丈夫ですのままで問題はありません。

Q. 候補日がすべて合わないときはどう返しますか

A. 合わない旨を書いたうえで、こちらから二つか三つの候補を出します。

候補は日付だけでなく時間帯まで書くと、一往復で決まります。

相手が示した曜日や時間帯の傾向に寄せて出すと、決まりやすくなります。

Q. 上司が同席する場合は何を書けばよいですか

A. 同席者の役職と氏名、合計の人数を本文に書きます。

相手は席や資料の数を準備するため、当日に人数が増えると迷惑をかけます。

あわせて相手側の出席者を尋ねておくと、自社の資料の分量も決めやすくなります。

返信を終えたあとは、日程の確定連絡と当日までのやり取りが続きます。