監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

返事が来ない相手へ催促のメールを送るとき、角が立たない書き方が分からず手が止まることはないでしょうか。

この記事では、一回目と二回目以降の書き分け、行き違いへの配慮、返信・資料・入金それぞれの催促例文までを解説します。

催促メールを送る前に確かめること

送る前の確認を飛ばすと、こちらの落ち度になりかねません。

四点を押さえておきましょう。

本当に送っていたかを確認する

自分の送信箱を見れば、送ったつもりの行き違いが見つかることがあります。

宛先の誤り、添付の漏れ、迷惑メールへの振り分けは実際によく起きます。

相手の受信環境で弾かれている場合もあります。

確認してから送れば、謝る側に回らずに済みます。

約束した期限を読み直す

いつまでにという取り決めが曖昧だったケースもあります。

期限を明示していなかったなら、催促ではなく依頼として送り直します。

相手の受け取り方が違っていた可能性も考えます。

記録を確認してから文面を決めます。

相手の状況を考える

繁忙期や連休明けは、処理が滞って当然です。

決算期や年度末は、相手の社内で優先順位が変わります。

数日の遅れであれば、待つ判断もあります。

急ぐ理由がこちら側にあるなら、その事情を書きます。

急ぎならメールにこだわらない

期限が迫っているときは、文面を練るより電話が早くなります。

電話で話したあと、記録としてメールを送る形が確実です。

相手が電話を好まない場合は、短い文面で送ります。

手段は相手の普段のやり取りに合わせます。

角が立たない書き方の四原則

同じ内容でも、言葉の選び方で受け取られ方が変わります。

四つの原則を押さえましょう。

行き違いの可能性から入る

相手が悪いと決めつけた文面は、反発を招きます。

本メールが行き違いになっていましたら失礼いたします、と先に書くと和らぎます。

この一行があるだけで、責める調子が消えます。

二回目以降でも、同じ配慮は残します。

何についての催促かを特定する

用件が曖昧だと、相手は探すところから始めます。

日付、件名、依頼した内容を具体的に書き出すと、すぐ対応できます。

前回のメールを引用して返信する形が最も確実です。

複数の依頼が並行しているときは、一件ずつ分けて送ります。

期限と理由をセットで書く

いつまでにとだけ書くと、こちらの都合に見えます。

なぜその日までなのかを一行添えると、相手も社内で説明できます。

理由を書けない場合は、調整の余地があるかを尋ねます。

期限を過ぎている場合は、改めて現実的な日を提示します。

難しい場合の逃げ道を用意する

対応できない事情があるかもしれません。

難しいようでしたらその旨をお知らせくださいと添えると、返信そのものは得られます。

反応がないより、できないという返事のほうが次に動けます。

代わりの方法を示せるなら、あわせて書きます。

一回目の催促メール例文

最初の連絡は、できるだけ柔らかく送ります。

対象ごとに三つの例文を挙げます。

返信がこないときの例文

商談の返事や検討の結果を待っている場面です。

状況だけでも知らせてほしいという形にすると、相手の負担が軽くなります。

結論を急かす書き方は避けます。

次の行動を示しておくと、話が止まりません。

件名：Re: お打ち合わせの件につきまして（ご確認のお願い）

株式会社△△

佐藤様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の田中でございます。

十月七日にお送りしたご提案につきまして、本メールが行き違いになっていましたら失礼いたします。

社内でのご検討の状況だけでも、お聞かせいただけますでしょうか。

ご多用の折とは存じますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

資料や書類が届かないときの例文

提出をお願いしていたものが来ない場面です。

何の書類か、いつ依頼したかを明記すると、相手がすぐ探せます。

様式や提出先が分かりにくかった可能性にも触れます。

期限が迫っているなら、その日付も書きます。

件名：契約書ご返送のお願い（十月十日ご依頼分）

株式会社△△

佐藤様

お世話になっております。

十月十日にご郵送いたしました契約書について、ご確認のご連絡でございます。

ご不明な点やご記入でお困りの箇所がございましたら、お申し付けください。

来月一日からの開始に向けて、十月二十四日（金）までにご返送いただけますと助かります。

行き違いでしたらご容赦くださいませ。

入金が確認できないときの例文

最も慎重さが必要な場面です。

まだ入金されていませんではなく、確認が取れておりませんと書くと角が立ちません。

振込の手続き中である可能性を前提にします。

請求書の再送を申し出ると、相手も動きやすくなります。

件名：ご入金の確認につきまして（十月分請求書）

株式会社△△

経理ご担当者様

お世話になっております。

九月三十日にお送りした請求書について、本日時点でご入金の確認が取れておりません。

お手続きの行き違いでしたら申し訳ございません。

請求書の再送が必要でしたら、すぐにお送りいたします。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどお願い申し上げます。

二回目以降の催促メール例文

一度で反応がない場合は、伝え方を変えます。

段階を上げる三つの形を見ていきます。

期限を明示して送る例文

二回目は、具体的な日付を示します。

いつまでに返事がなければどうするかを添えると、相手が判断できます。

感情的な表現は使わず、事実と予定だけを書きます。

一回目の送信日も記載します。

件名：【再送】ご返送のお願い（十月二十四日まで）

株式会社△△

佐藤様

十月十五日にも一度ご連絡いたしましたが、その後いかがでございますでしょうか。

開始のご準備がございますので、十月二十四日（金）までにご返送をお願いしたく存じます。

同日までに難しい場合は、開始時期を十一月中旬へ変更する形で調整いたします。

ご事情がございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ。

よろしくお願いいたします。

相手の上長を宛先に加える例文

担当者が動けない事情を抱えている場合があります。

担当者を責めず、情報共有という形で宛先を広げると角が立ちません。

事前に担当者へ一報を入れてから送ります。

いきなり上長だけに送るのは避けます。

件名：契約書ご返送の件（ご状況のご共有）

株式会社△△

部長　高橋様

佐藤様

お世話になっております。

十月十日にご依頼した契約書につきまして、念のためご共有でございます。

社内のご事情で進めにくい点がございましたら、こちらで対応できることがあるかもしれません。

開始時期の調整も可能でございますので、現在のご状況をお聞かせいただけますでしょうか。

何とぞよろしくお願い申し上げます。

一度区切りをつける例文

反応がないまま時間が過ぎた場合の締め方です。

追うのをやめる旨を伝え、再開の条件を残すと関係が切れません。

責める言葉は入れず、こちらから引きます。

必要になったときの連絡先を明記します。

件名：ご提案の件につきまして（いったん区切らせていただきます）

株式会社△△

佐藤様

たびたびのご連絡となり恐縮でございます。

ご多忙のことと存じますので、本件はいったん区切らせていただきます。

社内のご状況が変わられた際には、いつでもご連絡をいただけますと幸いです。

その折には、改めて現在の内容でご提案をお送りいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

社内向けの催促メール例文

社外より書きやすい一方、関係が長く続く相手です。

三つの場面を押さえましょう。

同僚へ依頼した件を催促する例文

対等な相手には、事情を聞く形から入ります。

自分の側の期限を伝えて、調整の相談にすると協力を得やすくなります。

責める書き方は、次の依頼に響きます。

手伝えることがあるかも添えます。

件名：見積資料の件、状況を教えてください

制作部

鈴木さん

お疲れさまです。

先週お願いした見積資料の件、進み具合はいかがでしょうか。

先方へ十月二十二日までに提出する約束になっており、前日までにいただけると助かります。

手が回らないようでしたら、分担できる部分があるか相談させてください。

よろしくお願いします。

上長の承認を待っているときの例文

目上の相手には、確認の形で送ります。

判断に必要な材料が足りているかを尋ねると、催促の色が薄まります。

期限の理由を明確に書きます。

口頭で一言添えてから送ると、より伝わります。

件名：稟議のご確認のお願い（十月二十一日提出分）

営業本部

高橋部長

お疲れさまです。

十月二十一日に提出いたしました稟議について、ご確認をお願いできますでしょうか。

ご判断に必要な資料が不足しておりましたら、すぐにご用意いたします。

先方との契約開始が十一月一日のため、今週中にご承認をいただけますと間に合います。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

複数の部署をまたぐ件の例文

誰が止めているのか分からない場合があります。

全体の工程を示し、どこで止まっているかを可視化すると動き出します。

特定の人を名指しで責めません。

次の工程の担当者も宛先に入れます。

件名：導入準備の進み具合について（関係部署の皆様へ）

関係各位

お疲れさまです。

十一月一日の開始に向けた準備状況を共有いたします。

契約と発注は完了し、現在は環境構築と権限の設定をお待ちしている状況でございます。

十月二十五日までに完了の見込みが立たない工程がございましたら、お知らせください。

調整が必要な場合は、こちらで日程を引き直します。

催促メールで避けたい表現

言い方ひとつで、関係が悪くなります。

四つ挙げておきます。

まだ・いまだにという言葉

時間が経ったことを強調すると、責める調子になります。

事実の記述にとどめ、感情を示す副詞を外すと落ち着きます。

本日時点でという書き方に置き換えられます。

二回目以降でも、この原則は変わりません。

早急に・至急の多用

件名に至急と入れる回数が増えると、効き目がなくなります。

本当に急ぐときだけ使い、それ以外は日付で示すほうが伝わります。

日付であれば、相手も予定に組み込めます。

社内の文化によっては、至急が失礼にあたる場合もあります。

相手の落ち度を断定する表現

お送りいただけていませんという書き方は、断定になります。

確認が取れておりません、という表現に置き換えると角が立ちません。

こちら側の見落としの可能性も残しておきます。

記録が残る文面だからこそ、言葉を選びます。

何度も同じ文面を送る

同じ内容の再送が続くと、機械的な印象になります。

回を重ねるごとに、伝え方と手段を変えるほうが動きます。

三回目は電話に切り替える判断もあります。

それでも反応がないときは、いったん引きます。

催促そのものを減らすために

文面を整えるより、催促が起きない進め方を作るほうが効きます。

三つの観点で考えましょう。

依頼するときに期限と理由を書く

催促が必要になるのは、最初の依頼が曖昧だった場合が多くあります。

いつまでに、何を、なぜ必要かを最初の一通に書くと、追う回数が減ります。

受け取った側が社内で説明できる材料も添えます。

期限の少し前に、確認の連絡を一度入れます。

相手の社内の手順を知っておく

承認の経路を知らないと、適切な期限を置けません。

稟議に何日かかるのか、誰が関わるのかを先に尋ねると計画が立ちます。

金額によって手順が変わる会社もあります。

聞いておけば、遅れの理由も推測できます。

決裁者と直接つながる場を併用する

何度も催促が必要な相手は、社内で優先度が低い可能性があります。

オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。

決める立場の相手と直接話せるため、返事を待つ時間が短くなります。

一方で、商材の単価が低い場合や担当者レベルで決裁が完結する商材では、効果が出にくい傾向があります。

まとめ

催促メールは、相手を責める形ではなく、行き違いの可能性に触れる形から入ると角が立ちません。

送る前に、自分の送信記録と約束した期限、相手の繁忙状況を確かめてください。

一回目はやんわり、二回目は期限と代替案を示し、三回目は電話に切り替えるという段階を決めておくと迷いません。

入金の催促では、まだ入金されていませんではなく、確認が取れておりませんという表現に置き換えます。

まだ・いまだにといった副詞や、至急の多用は避け、日付で示すほうが相手も動けます。

反応がないまま時間が過ぎたら、追うのをやめる旨を伝えて再開の条件を残すと、関係が切れません。

そのうえで催促が増える相手は、社内で優先度が低いか決める権限がない可能性を疑ってみてください。

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よくある質問

Q. 催促メールはいつ送ればよいですか

A. 約束した期限を過ぎてから、一営業日ほど空けて送るのが目安です。

期限を明示していなかった場合は、催促ではなく依頼として送り直してください。

繁忙期や連休明けは処理が滞るため、数日であれば待つ判断もあります。

Q. 角が立たない書き出しはどう書きますか

A. 本メールが行き違いになっていましたら失礼いたします、と先に書きます。

相手の落ち度を前提にしない書き出しにすると、読む側の身構えが解けます。

二回目以降でも、同じ配慮は残してください。

Q. 入金の催促はどう書けばよいですか

A. 入金されていませんではなく、ご入金の確認が取れておりませんと書きます。

振込の手続き中である可能性を前提にした表現にしてください。

請求書をもう一度お送りしましょうかと申し出ると、相手の側も動き出しやすくなります。

Q. 何回まで催促してよいですか

A. 回を重ねるごとに伝え方と手段を変え、三回目は電話に切り替える判断もあります。

同じ文面の再送が続くと、機械的な印象になります。

それでも反応がないときは、再開の条件を残していったん引いてください。

催促が必要になる前の段階として、面談の依頼と日程確定の書き方も押さえておきます。