監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）

受注が決まったあとは、見積書の送付から請求書の案内まで、メールを送る場面が続けて訪れます。

どの受注メールも、書き方を誤ると取引先との認識のずれやトラブルにつながりかねません。

受注業務でメールを書くタイミング

受注業務でメールを書くタイミングは、以下の5つです。

• 見積書の送付時
• 受注メール送信時
• 社内への受注報告時
• 請求書の送付時
• ミスに関しての謝罪時

それぞれの状況で、どのようなメールを送るのかを解説します。

見積書の送付時

見積書は、商品やサービスの価格、納期、取引条件などを明記した文書です。

取引先に見積書を送り、契約前に取引内容を確認してもらいます。

見積書に添付する文章は、以下の3点に気をつけるとよいでしょう。

商品やサービスの再アピールをする

取引先に見積書を送付する際、商品やサービスの概要や特徴に触れましょう。

もし先方が間違った商品を発注している場合、特徴を記載していれば気づいてもらえる可能性があります。

また、プランや数量を事前に明示していない場合、なぜそのような見積りとなったのか見積書で説明することが重要です。

変更できない形式で送る

見積書は金銭に関わる重要な書類であるため、内容が変更できない形式で送ります。

PDF形式であれば内容の変更ができないため、見積書の形式に適しています。

作成した資料はPDFに書き出してから送付するとよいでしょう。

受注メール送信時

受注メールは、取引先からの注文や依頼を正式に受け付けたことを伝えるメールです。

取引先との信頼関係を構築する上で重要です。

通常、注文情報や取引先への挨拶を記載し、受注内容が正確であることを再確認します。

受注メールを執筆する際は、以下の3点に気をつけます。

受注後すぐに送信する

取引先に注文の確認をするため、受注後できるだけ速やかにメールを送信します。

すぐにメールを送信すれば、取引に対する信頼性を示せる、業務をスムーズに進められるといったメリットがあります。

受注内容を再確認する

商品名、数量、価格、納期など、取引の詳細を記します。

取引先との間での認識のズレを防ぎ、後々の業務進行で生じる可能性のあるミスやトラブルのリスクを軽減できます。

受注後の予定について記す

受注の確認のほか、受注後の具体的な行動計画や予定を伝えることによって、取引先もその後の流れを把握しやすくなります。

商品の出荷日や納品日、サービスの開始日、次回の連絡時期などを具体的に伝えるとよいでしょう。

社内への受注報告時

社内への受注報告のメールは、受注が完了した際に社内の関連部署や上司に送ります。

どの顧客から何の商品・サービスをいつ受注したのか、受注量、受注金額、納期など、受注に関する基本的な情報を記載します。

社内の受注報告文は、以下の3点に気をつけましょう。

簡潔にわかりやすく書く

受注報告は、簡潔かつ明確に情報を伝えることが重要です。

余計な情報や複雑な表現を避け、要点を端的に伝える文を心がけます。

トラブル報告では謝罪の意も示す

受注に関して何らかのトラブルが生じた場合、会社の不利益になったり、他社員に迷惑をかけたりする可能性があります。

そのため、報告とともに上司や関連部署に対して適切な謝罪の意を示しましょう。

「事実」と「所感」を混同しない

受注報告は客観的な事実を伝えることが重要です。

主観的な所感や意見を挟むべきではありません。

事実と所感は明確に分け、客観的なデータや情報を基に報告を行いましょう。

請求書送信時

請求書は、取引先に商品やサービスの代金と支払期日を通知する書類です。

代金を書面に残しておけば、取引先とのトラブルや支払い忘れを防止できます。

請求書の送付時に送る文章は、以下の3点に気をつけるとよいでしょう。

押印形式について確認する

印鑑か電子印鑑か、押印の形式を事前に確認しましょう。

電子印鑑を使用する場合は、事前に請求先との間で合意を取り付けておく必要があります。

分かりやすい件名・ファイル名をつける

メールの件名や添付ファイルの名前は、相手が内容をすぐに把握できるよう明確にします。

メールの件名に商品名などの詳細を明記しておくとよいでしょう。

電子帳簿保存法改正への対応をする

2022年の電子帳簿保存法改正に伴い電子データの原本の保存が7年間となったため、請求書を適切に保存する体制を整えることが必要です。

電子取引に伴うデータの保存に関して、社内で明確な規定を設けましょう。

ミスに関して謝罪する時

受注業務においてミスが起こった場合、取引先の信頼を回復するためにも、謝罪文を送ることが重要です。

謝罪メールを執筆する際は以下の3点に気をつけるとよいでしょう。

迅速に対応する

ミスを認知した際はすぐに取引先に伝え、謝罪します。

時間が経てば経つほど、取引先の不信感や不安感は増大し、後の謝罪が受け入れられにくくなります。

問題の原因を明確にする

「申し訳ございません」と謝罪の意を伝えるだけでなく、5W1Hを用いて、ミスの発生背景や具体的な状況を明確にしましょう。

5W1Hとは、いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように、の6つの要素を指します。

何に対して謝罪しているのかが明確になり、謝罪の意図が伝わりやすくなります。

対応方法を伝える

原因の説明後は、具体的な解決策を提示します。

ミスにより生じた問題・課題を迅速に解消する方法を伝え、今後、同様のミスを防ぐ手段や方針も共有します。

見積書送付時の例文

見積書送付時に添付する例文を3つ紹介します。

• 初回送付の例文
• 初回送付に返信が来なかった場合の例文
• 初回送付に返信が来なかった際の例文

初回送付の例文

メール本文に商品の見積内容を記載し、取引先の認識に間違いがないか確認している点がポイントです。

添付の見積書データを開かなくても、検討している商品や個数が正しいか確認できるため親切です。

初回送付に返信が来なかった場合の例文

取引先がメールに気づいていないのではなく、メールが届いていない可能性があります。

メールが届いていない場合を考慮し、配慮の一文を入れましょう。

「メールが見当たらない場合や再度見積書が必要でしたら、お知らせください。」の1文がそれに当たります。

初回送付に返信が来た際の例文

取引先が商品購入・サービス導入を進められるよう最大限のサポートを行うため、取引先が分からない点を質問しやすくなるような一節を入れるとよいでしょう。

「必要な資料や情報提供がございましたら、お気軽にお申し付けください。」と「検討過程でのご質問や疑問点など出てきた場合にも、お気兼ねなくご連絡ください。」の2文が該当します。

受注メールの例文

次に取引先から受注した際送るメールの例文を3パターン紹介します。

• 商談後に受注した際のメール例文
• オンラインで受注した場合のメール例文
• 追加のサービスを受注した場合のお礼メール例文

商談後に受注した際のメール例文

取引先とのトラブルを防ぐため、受注内容は再確認しましょう。

商品名、数量、価格と納期に加え、今後の取引がどのように進むかを伝えるとよいでしょう。

オンラインで受注した場合のメール例文

オンラインからの受注の際は、必ず注文受注が入ったWebサイトの名前を記しましょう。

企業名と担当者名のみが記されていると、発注者は何の連絡かわからない場合があるからです。

また、初担当となる場合は自己紹介をするのも重要です。

追加のサービスを受注した場合のお礼メール例文

すでに関係を構築している企業に受注メールを送る際は、関係を深められることを嬉しく思っていると伝える一節を付け加えましょう。

「貴社とのご縁をさらに深めることができ、大変嬉しく思っております。」の1文がそれに当たります。

社内での受注報告メールの例文

次に、社内での受注報告メールの例文を3パターン紹介します。

• 上司への受注報告メール例文
• 新規で取引が始まった場合の受注報告メール例文
• 受注でのミス報告のメール例文

上司への受注報告メール例文

社内への共有メールは、必要最小限の内容を記しましょう。

受注内容、経過をまとめた資料の付与、質問と指示の促しだけを記し、読み手が必要な情報だけをすぐに把握できるようにします。

新規で取引が始まった場合の受注報告メール例文

新規の取引相手の詳細を上司が知らないことは多いため、取引の過程や条件・企業概要等をまとめて伝えるといいでしょう。

メールの本文は端的に済ませつつ、詳しい情報は資料にまとめて添付すると、ストレスなく情報を理解できます。

受注でのミス報告のメール例文

受注に関してミスが生じた場合、上司や関連部署に対して必ず謝罪のメールを送りましょう。

同時に原因分析と今後の取り組みを記し、改善の意志を示します。

この時「事実」と「所感」を混同しないことが重要です。

上記だと「ミス内容：割引を適用していない見積書を送付した」の部分は事実なので断言していますが、「今回のミスについては、私の確認不足が主な原因だと考えています。」は自らの解釈なので「考えています」の一文を挿入し、事実と解釈を分離しています。

請求書送付に関する例文

続いて請求書送付時に関する例文を以下の3パターン紹介します。

• 請求書送付時の例文
• 入金確認時の例文
• 入金確認ができないときの例文

請求書送付時の例文

電子印を利用する場合は、事前の打ち合わせで押印の形式を確認しておきましょう。

電子印の利用を認めていない場合、印鑑の効果がなくなってしまうためです。

また、請求書は改ざんができないPDF形式で送るのがおすすめです。

入金確認時の例文

取引先を不安にさせないために、入金の確認が取れ次第連絡しましょう。

また、トラブルを避けるために、入金金額に間違いがないかも確認します。

入金確認ができないときの例文

入金の確認が取れない場合、入金の予定を質問しましょう。

入金のお願いではなく質問をした方が、相手を不快にさせずに振込日程を確認できます。

また自社の確認ミスも想定し「既にお振込みいただいておりましたら、申し訳ございません。」という一節も挿入しておきます。

ミスに関して謝罪する時の例文

最後にミスに関して謝罪する時のメールの例文を3パターン紹介する。

• 見積書に間違いがあった際の謝罪メール例文
• 発送遅れの際の謝罪メール例文
• 商品に不備があった際の謝罪メール例文

見積書に間違いがあった際の謝罪メール例文

前述の通り、謝罪の際は謝罪の意に加え、問題の原因と解決策を伝えましょう。

記載する解決策は、今後の改善より今生じている問題に焦点を当てることがポイントです。

取引先の関心は現在の問題であり、その解決に真摯に向き合う姿勢が重要です。

発送遅れの際の謝罪メール例文

発送遅れの対処は早ければ早いほどよいです。

あらゆる手段を使って、少しでも早く発送します。

事前の防止策として、納品日は問題なく発送できる月日から逆算して提示しましょう。

商品に不備があった際の謝罪メール例文

商品の不備があった際は、新しい商品とその発送にかかる費用が問題となります。

自社のミスが原因である場合、原則として費用は自社が負担します。

受注のメール例文に関するQ&A

受注のメール例文に関してよくある質問をまとめました。

• メールは例文をそのまま送ってもよいですか？
• 同じ取引先から複数回受注したとき、どのように例文を使えばいいですか？
• 受注時のミスの原因や解決策を深ぼるにはどうすればいいですか？

それぞれに回答します。

Q.メールは例文をそのまま送ってもよいですか？

A. 例文をそのまま利用するのはおすすめしません。

取引先ごとに文章を書き換えることによって、取引先のニーズや要望に柔軟に対応しましょう。

テンプレートは単なる一つのフォーマットとして捉え、取引先ごとの特性や要望に合わせて調整します。

例文を使ったメールのテンプレート化は、効果的な業務効率化の手段です。

一度テンプレートを作成すれば、受注のたびに同じ文面を再利用できるため、作業時間の短縮やミスの低減につながります。

Q.同じ取引先から複数回受注したとき、どのように例文を使えばいいですか？

A.それぞれの受注の内容や状況に合わせて、例文の微調整を行います。

初めての受注時との違いは、取引先との関係が既に形成されており、以前の取引で得た経験や情報を文章に盛り込める点にあります。

以前の取引に対する謝意を表したり、業務課題の解決状況についての質問を入れたりできます。

また、取引先に商品やサービスの感想を尋ねるのも、満足度を確かめる上で効果的です。

Q.受注時のミスの原因や解決策を深掘りするにはどうすればいいですか？

A.まず現場の状況の正確な把握が重要です。

現場の実態や受注までの流れを洗い出すことによって、ミスの発生原因や背景が明確になります。

さらに、”So What?”の考え方を用いて、事実や情報を深ぼることが推奨されます。

“So What?”の考え方は、「問題が何を意味するのか」または「それに基づいてどのような行動や考え方をすべきか」を理解するためのフレームワークです。

ある要素や、導き出した結論に対し、それがどうしたの？、それが意味するものは何か？と問い、問題についてより深い理解や視点を求めます。

このようなフレームワークを使いつつ、単に事実を知るだけでなく、その事実が意味するものは何か、どのような影響があるのか、次にどのような行動をとるべきかという点を明らかにしましょう。

決裁者とのアポイントを獲得したい場合にはチラCEOがおすすめ

ここまで、受注の際に送る文章の例文を紹介してきました。

しかし、受注に至る件数を増やさないことには、売上は増加しません。

決裁者とのアポイントを獲得できれば、商談から成約までスムーズに進められるうえ効果的に提案できるため、受注率の増加につながります。

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受注のメールの例文はシチュエーションに応じて使い分けよう

今回は受注のメールの例文を紹介しました。

受注の際のメール作成において、以下がポイントです。

• 見積書送付時には商品やサービスの再アピール、及び見積書のPDF化が重要
• 受注メール送信時は受注内容を再確認してミスを防ぎ、受注後の予定を伝えて取引を進める
• 社内への受注報告は「事実」と「所感」を分けた上で簡潔にし、ミスに関する報告には謝罪の意を盛り込む
• 請求書は電子帳簿保存法改正へ対応するために適切なフォーマットを事前に決める
• ミスの謝罪メールは問題が起きた理由や解決策を記したうえで、迅速に送る

受注時には、さまざまなタイミングで文章を記す必要があります。

シチュエーションで例文をそのまま使うのではなく、取引先との関係に応じて文面を調整することが重要です。

例文をもとに効果的な文章を作成し、取引先との取引をスムーズに進めましょう。

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新たな受注先をお探しの方は、ぜひチラCEOをご検討ください。

よくある質問

Q. 受注メールはいつ送ればよいですか？

A. 取引先に注文の確認をするため、受注後できるだけ速やかに送信します。

すぐにメールを送信すれば、取引に対する信頼性を示せるうえ、業務もスムーズに進められます。

商談後の受注でもオンラインでの受注でも、確認が取れた時点で早めに連絡するのが基本です。

Q. 受注メールには何を書けばよいですか？

A. 商品名、数量、価格、納期など取引の詳細を記載し、取引先との間での認識のズレを防ぎます。

あわせて、商品の出荷日や納品日、サービスの開始日、次回の連絡時期といった受注後の予定や行動計画を伝えると、取引先もその後の流れを把握しやすくなり、後の業務進行で生じるミスやトラブルのリスクも軽減できます。

Q. 社内への受注報告メールで気をつけることは何ですか？

A. 余計な情報や複雑な表現を避け、要点を端的に伝えることが重要です。

また「事実」と「所感」を混同せず、客観的なデータや情報を基に報告します。

受注先、受注日、商品・サービス、数量、納期、受注金額といった基本情報をまとめ、トラブルが生じた場合は報告とあわせて上司や関連部署に謝罪の意も示しましょう。

Q. 請求書を送るメールで注意すべき点はありますか？

A. 印鑑か電子印鑑か、押印の形式を事前に確認しておきます。

電子印鑑を使う場合は、請求先との間であらかじめ合意を取り付けておく必要があります。

メールの件名や添付ファイル名は相手が内容をすぐ把握できるよう明確にし、2022年の電子帳簿保存法改正に対応したデータ保存の規定も社内で設けておきましょう。

Q. 受注メールの例文はそのまま送ってもよいですか？

A. 例文をそのまま利用するのはおすすめしません。

テンプレートは一つのフォーマットとして捉え、取引先ごとの特性や要望に合わせて調整しましょう。

一方でテンプレート化そのものは効果的な業務効率化の手段で、一度作成すれば受注のたびに再利用でき、作業時間の短縮やミスの低減にもつながります。

受注の連絡を終えたら、商談後のやり取りと紹介依頼で次の案件につなげます。

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この記事の監修者

平野 哲也（ひらの てつや）

株式会社オンリーストーリー 代表取締役

BtoB営業と決裁者マッチングの領域に12年間携わり、決裁者同士をつなぐマッチングサービスを運営。

累計26億円の資金調達を実施し、「ベストベンチャー100」にも選出されている。

「つよいい会社をつくる」を掲げ、経営の中でのしくじりや営業の現場で得た知見を発信中。