商談や来社のあとにお礼メールを送ろうとして、毎回ほとんど同じ文面になってしまうことはないでしょうか。
この記事では、お礼メールに共通する型と、営業の流れに沿った場面別の例文、件名の作り方、敬語の言い換えまでをまとめて解説します。
監修：平野 哲也（株式会社オンリーストーリー 代表取締役）
お礼メールで差がつくのはどこか
お礼メールは、送りさえすれば十分という連絡ではありません。
受け取る側が何を見ているのかを先に押さえておきましょう。
評価されるのは文面の巧みさではなく速さ
お礼メールは、相手がこちらとのやり取りを覚えている間に届いて初めて意味を持ちます。
当日中に届いた短い文面は、翌々日に届いた丁寧な長文より強く印象に残ります。
完璧な表現を考えて半日かかるくらいなら、三行でもその場で送るほうが効果的です。
移動中に下書きだけ作り、席に戻ってから固有名詞を直して送る形でも構いません。
送らないことで失うのは次の接点
お礼を送らなくても、その場で関係が壊れることはまずありません。
ただし次に連絡するときの切り出しが一つ減ります。
お礼メールを送っておけば、その返信をきっかけに次の提案を自然に差し込めます。
接点が一度しかない相手ほど、この一通の有無が後から効いてきます。
定型文をそのまま使うと逆効果になる
検索して出てきた例文をそのまま貼り付けると、相手にも同じ文面が届いている可能性があります。
相手の社名と日付だけを差し替えた文面は、読めばすぐに分かります。
型は借りてよいので、相手の発言や当日の出来事を一文だけ自分の言葉で入れてください。
その一文があるかどうかで、読み飛ばされるか返信が来るかが変わります。
送る相手を一人に絞らない
商談に複数名が同席していた場合、窓口の担当者だけに送ると他の参加者には何も残りません。
同席者を宛先に加えるか、担当者へ共有をお願いする一文を添えると、社内で話題に上がりやすくなります。
役職が上の方が同席していたときは、名刺の情報をもとに宛名の順序も整えます。
人数が多い場合は、代表者を宛先にして残りを同報に入れる形が無難です。
どの場面でも共通するお礼メールの型
場面ごとに文面を考え直すと、送るまでの時間が延びます。
先に共通の型を決めておき、差し替える部分だけを場面ごとに変えましょう。
件名は用件と社名を並べる
件名は、受信箱の一覧で開く順番を決める材料になります。
お礼という言葉だけの件名は、他の連絡に埋もれて後回しにされます。
何についての礼かと、自分の社名と氏名を並べる形が確実です。
返信の形で送る場合は、元の件名を残したまま冒頭に用件を足すと履歴がつながります。
冒頭で何に対する礼かを特定する
本文の一行目で、いつの何に対するお礼なのかをはっきりさせます。
相手は一日に何人とも会っているため、特定できない礼状は記憶と結びつきません。
日付と打ち合わせの名称を入れるだけで、相手の手間が消えます。
社名が長い場合でも省略せず、初回のやり取りでは正式名称を書きます。
感謝は相手がかけた手間に向ける
ありがとうございましたという言葉だけでは、気持ちが伝わりにくくなります。
相手が実際に割いてくれた時間や手間を具体的に挙げると、文面が一段具体的になります。
資料を事前に読んでくれたこと、関係部署に声をかけてくれたことなど、事実を一つ書き添えます。
長く書く必要はなく、一文で十分です。
次に自分が何をするかを一行書く
お礼だけで終わると、受け取った側は読んで終わりになります。
いつまでに、誰が、何を出すのかを一行で書くと、相手はその予定を自分の仕事に組み込めます。
まだ何も決まっていない段階なら、いつまでに連絡するかだけを書きます。
期日を書けない場合は、来週前半などの幅のある表現にとどめます。
結びで返信の負担を外す
最後の一文で相手に返信を求めると、読む側の負担になります。
返信は不要である旨を添えるだけで、相手は安心して読み終えられます。
確認してほしい事項がある場合は、箇条書きではなく一点に絞って尋ねます。
次の連絡をこちらから入れる前提で締めると、やり取りが途切れません。
商談・打ち合わせのお礼メール例文
最も送る機会が多いのが、商談や打ち合わせの直後です。
回数や相手の立場によって、入れるべき一文が変わります。
初回商談のあとに送る例文
初めて会った相手へ、その日のうちに送る文面です。
次回の提案内容と期日を明示することで、検討が止まりにくくなります。
聞いた課題を一つだけ自分の言葉で言い換えて入れると、理解したことが伝わります。
初回から値引きや条件の話を書き足すのは避けます。
件名：本日の打ち合わせのお礼（〇〇株式会社・田中）
株式会社△△
佐藤様
本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。
〇〇株式会社の田中でございます。
新規の問い合わせは増えている一方で、商談化の段階で止まっているというお話が印象に残りました。
いただいた条件をもとに、改めて進め方の案を整理し、今週金曜日までにお送りいたします。
ご不明な点が出てまいりましたら、その都度ご連絡いただけますと幸いです。
本メールへのご返信にはおよびません。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
二回目以降の商談のあとに送る例文
関係ができている相手には、前回からの変化に触れます。
前回の宿題に答えた事実を先に書くと、話が進んでいる実感を共有できます。
毎回同じ挨拶から始めると、惰性で送っている印象を与えます。
決まったことと持ち帰ったことを分けて書くと、認識のずれを防げます。
件名：三回目のお打ち合わせのお礼と決定事項（〇〇株式会社）
株式会社△△
佐藤様
本日もお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
前回ご指摘いただいた運用の負荷について、担当部署と調整のうえ案をお持ちしました。
本日決まりましたのは、開始時期を四月とすること、初期の対象を一部門に絞ることの二点です。
社内での稟議に必要な資料につきましては、こちらで様式を確認したうえで来週火曜日にお送りします。
次回の日程は、改めて候補日をご連絡いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
オンライン商談のあとに送る例文
画面越しのやり取りは、終わったあとの余韻が残りにくくなります。
通信が途切れた箇所や、画面で見せた資料の送付に触れると、内容が頭に戻ります。
対面より情報量が少ない分、文面でも補う意識が必要です。
録画を共有する場合は、相手の社内で扱ってよいかを確認してから送ります。
件名：本日のオンラインでのご相談のお礼と資料の送付
株式会社△△
佐藤様
本日は画面越しにもかかわらず、丁寧にご説明いただきありがとうございました。
途中で音声が途切れた箇所がございましたので、該当部分の資料を添付しております。
ご覧いただいたうえで、認識に相違がないかご確認いただけますでしょうか。
次の打ち合わせでは、費用の内訳についてご説明できるよう準備を進めます。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
訪問・来社・イベントのお礼メール例文
会う場所が変わると、礼を述べる対象も変わります。
移動したのがどちらかを意識して書き分けましょう。
こちらが訪問したときの例文
自分が相手のもとへ出向いた場合は、時間を割いてもらったことに礼を述べます。
場所を用意してもらった手間にも一言触れると、丁寧さが伝わります。
会議室の手配や受付での案内など、担当者以外が動いている場合もあります。
長時間になったときは、予定を超えたことへの気遣いも添えます。
件名：本日ご訪問のお礼（〇〇株式会社・田中）
株式会社△△
佐藤様
本日はご多用のところ貴社までお伺いし、長時間にわたりお付き合いいただきました。
会議室をご手配いただいたこと、受付でご案内いただいたことにも感謝申し上げます。
現場を拝見したことで、資料だけでは分からない運用の実態を把握できました。
お伝えした内容のうち、導入の手順については図にまとめて明日お送りいたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
相手に来社いただいたときの例文
相手が足を運んでくれた場合は、移動そのものへの礼が先に来ます。
天候や距離に触れた一文を冒頭に置くと、形式的な印象が薄れます。
手土産をいただいた場合は、社内へ共有した旨も書き添えます。
受け入れ側として至らなかった点があれば、短く詫びを入れます。
件名：ご来社いただきありがとうございました（〇〇株式会社）
株式会社△△
佐藤様
本日は雨の中、遠方より弊社までお越しいただき誠にありがとうございました。
お心遣いの品も頂戴し、部署一同でありがたく頂戴しております。
弊社の体制についてご質問いただいた点は、持ち帰って確認のうえ回答いたします。
次回は私どもから貴社へお伺いし、現場の様子を拝見できればと考えております。
取り急ぎ御礼を申し上げます。
展示会やセミナーで名刺交換したときの例文
会場で短く話しただけの相手には、思い出してもらう手がかりが必要です。
ブースの名称や話した内容を具体的に書くと、誰からの連絡かが分かります。
その場で売り込まず、まずは資料の送付や情報提供にとどめます。
返信がなくても追わず、次の機会まで間を置くほうが関係が続きます。
件名：展示会にてご挨拶いたしました〇〇株式会社の田中です
株式会社△△
佐藤様
先日は会場にて弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。
商談管理の運用についてお話を伺った者でございます。
その際に話題に上がりました他社の進め方について、まとめた資料を添付いたします。
ご関心をお持ちいただけるようでしたら、改めてご説明の機会を頂戴できれば幸いです。
まずは資料のご送付まで申し上げます。
見積もり・受注・失注のお礼メール例文
金額が動く局面では、お礼の一通が次の取引の条件にも影響します。
結果が良いときも悪いときも、同じ速さで送ることが大切です。
見積もりを承諾されたときの例文
提示した金額に了解をもらった段階は、着手前で最も認識がずれやすい時期です。
礼と同時に、次の手続きと開始予定を確定させると、着手までが滑らかに進みます。
正式な発注書の要否も、この連絡であわせて確認します。
社内の承認を通してくれた相手の手間にも触れます。
件名：お見積りご承諾の御礼と今後の進め方について
株式会社△△
佐藤様
このたびはお見積りの内容にご承諾をいただき、誠にありがとうございます。
社内のご調整にお手数をおかけしたことと存じます。
つきましては、本日中に注文書の様式をお送りいたしますので、ご捺印のうえご返送をお願いいたします。
着手は書面の到着後、十営業日以内を予定しております。
どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。
失注の連絡を受けたときの例文
見送りの連絡にも、必ず返信を入れます。
理由を問い詰めず、検討してくれたことへの礼だけを書く姿勢が、次の機会につながります。
今回の判断を否定する表現は、どれほど丁寧に書いても伝わってしまいます。
時期が来たら改めて連絡してよいかだけを、一行で尋ねます。
件名：ご検討の御礼（〇〇株式会社・田中）
株式会社△△
佐藤様
このたびはご検討いただいたうえで、ご連絡をくださりありがとうございました。
限られたお時間の中で社内をお回りいただいたものと拝察しております。
今回はご縁がかないませんでしたが、またお役に立てる場面がございましたら幸いです。
半年ほど先に改めてご状況を伺ってもよろしいでしょうか。
今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。
結果にかかわらず送る速さをそろえる
受注のときだけ早く、失注のときは遅いという差は、相手に伝わります。
良い知らせも悪い知らせも同じ日のうちに返すことで、信頼が積み上がります。
社内の判断を待つ必要がある場合でも、受領した事実だけを先に返せば足ります。
この習慣があるかどうかが、取引が続く会社とそうでない会社を分けます。
紹介・社内・返信のお礼メール例文
社外の商談以外にも、お礼を送るべき場面があります。
見落とされやすい三つの場面を押さえておきましょう。
紹介してもらったときの例文
人や会社を紹介してもらったときは、紹介者と紹介先の二方向に連絡が必要です。
紹介者には受け取った事実と次の動きを、紹介先には紹介者の名前を入れます。
一通にまとめて両方へ送ると、どちらに向けた文面かがぼやけます。
結果が出たあとの報告まで含めて、三通で一組と考えると漏れがありません。
件名：株式会社□□様のご紹介につきまして御礼申し上げます
株式会社△△
佐藤様
先ほどは株式会社□□の鈴木様をおつなぎいただき、ありがとうございました。
先方へ事前にお話を通していただいていたとのことで、お手数をおかけいたしました。
明日中に鈴木様へご挨拶のご連絡を差し上げ、面談の日程を調整いたします。
進み方につきましては、結果が出ましたら改めてご報告いたします。
重ねて御礼申し上げます。
社内で協力してもらったときの例文
社内向けのお礼は短くてよいものの、省くと協力が得にくくなります。
誰の協力が結果にどうつながったかを具体的に書くと、次も動いてもらえます。
上長を宛先に加えると、相手の評価にも反映されやすくなります。
形式ばった敬語は不要で、普段のやり取りに合わせた言葉で構いません。
件名：資料作成のご協力ありがとうございました
制作部
鈴木さん
先日の提案資料の件、急なお願いにもかかわらず対応いただきありがとうございました。
図を入れていただいたページが、先方の担当者から分かりやすいと評価されました。
おかげさまで次回の打ち合わせまで進むことができました。
また近いうちにご相談させてください。
お礼メールへの返信に返すときの例文
相手からお礼のメールが届いたとき、返すかどうかで迷う場面があります。
やり取りを終える合図を入れて一往復で止めると、相手の負担になりません。
同じ内容を繰り返すだけの返信は、かえって手間を増やします。
次の予定が決まっている場合だけ、その確認を兼ねて返します。
件名：御礼のご連絡をいただきありがとうございます
株式会社△△
佐藤様
ご丁寧にご連絡をいただき、恐縮しております。
こちらこそ有意義なお時間を頂戴し、感謝しております。
次回は十月二十日の十四時に貴社へお伺いいたします。
当日お目にかかれますことを楽しみにしております。
言い換えとよくある書き損じ
同じ語を繰り返すと、文面が単調になります。
あわせて、やりがちな誤りも確認しておきましょう。
ありがとうございましたの言い換え
一通の中で同じ表現が三回続くと、読みづらくなります。
御礼申し上げます、感謝しております、恐縮しておりますなどに置き換えられます。
目上の相手や初回のやり取りでは、御礼申し上げますのほうが落ち着いて見えます。
社内であれば、助かりましたという素直な言葉のほうが伝わります。
略儀ながらの正しい使い方
略儀ながらは、本来は訪問や書面で伝えるべきところをメールで済ませる場合に使います。
打ち合わせの直後に送る通常のお礼には必要ありません。
使うのは、受注の御礼や長期の取引への感謝など、格式のある場面に限ります。
多用すると、かえって形式だけを整えた印象になります。
二重敬語と重複表現を避ける
お伺いさせていただきますのように、敬語を重ねた表現は読みにくくなります。
お伺いします、拝見しましたのように、一語で足りる形に直します。
させていただくを一通に三回以上使っている場合は、半分に減らせます。
まずは声に出して読み、引っかかる箇所を削るのが早道です。
記号と装飾は使わない
社外向けのお礼メールでは、感嘆符や顔文字は使いません。
罫線や記号で区切ると、相手の環境によっては崩れて表示されます。
強調したい箇所は、記号ではなく改行と語順で示します。
添付の有無だけは、本文の末尾に一行で書き添えると親切です。
お礼メールが続かない会社に共通すること
文面の問題ではなく、仕組みの問題で送れていない場合もあります。
原因を分けて考えると、手の打ちどころが見えてきます。
送る基準が人によって違う
誰にどの場面で送るかが決まっていないと、送る人と送らない人に分かれます。
初回商談の後は必ず送る、という最低限の基準を一つ決めるだけで差が縮まります。
基準を増やしすぎると守られなくなるため、一つか二つにとどめます。
送った記録を残す場所も、あわせて決めておきます。
文面の置き場所がない
毎回ゼロから書いていると、忙しい日ほど送れなくなります。
場面別の下書きを共有の場所に置き、固有名詞だけを差し替える運用にすれば続きます。
置き場所は、全員がすぐ開けるところであれば形式を問いません。
半年に一度は見直し、使われていない文面を減らします。
そもそもお礼を送る場面が足りない
お礼メールの質を上げても、商談の数が少なければ結果は動きません。
月に数件しか商談がない状態では、文面の改善が成果に表れるまでに時間がかかります。
先に接点の数を増やし、そのうえで文面を整える順番が現実的です。
既存の取引先からの紹介に頼りきると、件数が相手の人脈の広さに左右されます。
決裁者と直接つながる場を併用する
商談の数を安定させる方法の一つが、決裁者同士がつながる場を使うことです。
オンリーストーリーが運営する決裁者マッチングは、審査を通過した企業の決裁者同士が直接つながれる仕組みです。
窓口の担当者を経由せずに話が始まるため、お礼メールの次の一手が通りやすくなります。
一方で、商材の単価が低い場合や、担当者レベルで決裁が完結する商材では、効果が出にくいこともあります。
まとめ
お礼メールで評価されるのは、表現の巧みさよりも届くまでの速さです。
何に対する礼かを特定し、相手がかけた手間に触れ、次に自分が何をするかを一行添える。
この三つを守れば、場面が変わっても文面は組み立てられます。
商談、来社、見積もり、紹介といった場面ごとに下書きを用意しておけば、送るまでの時間はさらに短くなります。
そのうえで送る場面自体が足りないと感じるなら、接点の作り方から見直す必要があります。
決裁者マッチングのように、決裁者と直接つながれる場を併用すると、一通ごとの重みが変わってきます。
自社の商材と単価に合うかを確かめたうえで、検討してみてください。
よくある質問
Q. お礼メールはいつまでに送るべきですか
A. 会った当日のうちに送るのが基本です。
遅くとも翌営業日の午前中までに届けば、相手の記憶と結びつきます。
内容が固まっていなくても、礼と次の連絡予定だけを先に送れば問題ありません。
Q. お礼メールの件名はどう書けばよいですか
A. 何についての礼かと、自社名と氏名を並べる形にします。
お礼という語だけの件名は、他の連絡に紛れて開かれにくくなります。
返信の形で送る場合は、元の件名を残して冒頭に用件を足します。
Q. お礼メールに返信が来たら、さらに返すべきですか
A. 一往復で止めるのが基本です。
返す場合は、次の予定の確認など新しい情報を一つだけ添えます。
同じ内容を繰り返す返信は、相手の手間を増やすだけになります。
Q. 商談に複数名が同席していた場合は誰に送りますか
A. 窓口の担当者を宛先にし、同席者を同報に加えます。
人数が多いときは、担当者へ社内共有をお願いする一文を添える形でも構いません。
役職の高い方が同席していた場合は、宛名の順序も名刺に合わせて整えます。
営業メールはお礼だけで完結しないため、依頼から日程調整までの流れもあわせて押さえておきます。
この記事の監修者
平野 哲也（ひらの てつや）
株式会社オンリーストーリー 代表取締役
BtoB営業と決裁者マッチングの領域に12年間携わり、決裁者同士をつなぐマッチングサービスを運営。
累計26億円の資金調達を実施し、「ベストベンチャー100」にも選出されている。
「つよいい会社をつくる」を掲げ、経営の中でのしくじりや営業の現場で得た知見を発信中。
オンリーストーリー代表 平野からのメッセージ
